項目執(zhí)行保密管理制度

項目執(zhí)行保密管理制度?一、總則（一）目的為加強公司項目執(zhí)行過程中的保密管理，保護公司的商業(yè)秘密和知識產(chǎn)權(quán)，維護公司的合法權(quán)益，確保項目的順利進行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及項目執(zhí)行的部門、員工以及參與項目的外部合作單位和個人。（三）基本原則1.預(yù)防為主原則通過建立健全保密制度、加強保密教育、強化保密措施等手段，預(yù)防和減少項目執(zhí)行過程中保密信息的泄露風險。2.全程管控原則對項目執(zhí)行的全過程進行保密管理，包括項目策劃、實施、驗收等各個環(huán)節(jié)，確保保密措施貫穿始終。3.最小化原則根據(jù)項目執(zhí)行的實際需要，確定保密信息的范圍和知悉人員，嚴格限制保密信息的傳播和使用，確保保密信息的知悉范圍最小化。4.依法管理原則嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司的各項規(guī)章制度，依法開展保密管理工作，確保保密管理活動的合法性和規(guī)范性。二、保密范圍（一）商業(yè)秘密1.公司的技術(shù)秘密，包括但不限于產(chǎn)品設(shè)計、工藝流程、技術(shù)訣竅、技術(shù)方案、技術(shù)資料、實驗數(shù)據(jù)、研發(fā)成果等。2.公司的經(jīng)營秘密，包括但不限于市場策略、營銷計劃、客戶信息、銷售渠道、合作伙伴資料、財務(wù)數(shù)據(jù)、采購信息等。3.公司的管理秘密，包括但不限于內(nèi)部管理制度、業(yè)務(wù)流程、決策文件、會議紀要、人事信息、薪酬福利等。（二）項目相關(guān)信息1.項目的計劃、進度、預(yù)算、成本、質(zhì)量等情況。2.項目的技術(shù)方案、設(shè)計圖紙、技術(shù)文件、測試報告等技術(shù)資料。3.項目的客戶需求、項目目標、項目成果等信息。4.項目執(zhí)行過程中產(chǎn)生的各類文檔、數(shù)據(jù)、記錄等。（三）其他保密信息公司認為需要保密的其他信息，包括但不限于與公司簽訂保密協(xié)議的第三方提供的保密信息、公司在業(yè)務(wù)活動中獲取的尚未公開的信息等。三、保密措施（一）人員管理1.保密培訓(xùn)新員工入職時，必須參加公司組織的保密培訓(xùn)，了解公司的保密制度和保密要求，明確保密責任和義務(wù)。定期對員工進行保密培訓(xùn)，提高員工的保密意識和保密技能，培訓(xùn)內(nèi)容包括保密法律法規(guī)、公司保密制度、保密技術(shù)和方法等。2.簽訂保密協(xié)議公司與員工簽訂保密協(xié)議，明確員工在項目執(zhí)行過程中的保密義務(wù)和違約責任。保密協(xié)議應(yīng)包括保密范圍、保密期限、保密措施、違約責任等內(nèi)容。對于涉及重要項目或核心技術(shù)的員工，應(yīng)簽訂專項保密協(xié)議，進一步明確保密責任和義務(wù)。3.背景審查在招聘項目執(zhí)行人員時，應(yīng)對其進行背景審查，了解其工作經(jīng)歷、職業(yè)道德、保密意識等情況，確保招聘人員具備良好的保密素質(zhì)。對于涉及公司核心機密的崗位，應(yīng)進行嚴格的背景調(diào)查，包括但不限于犯罪記錄查詢、信用調(diào)查等。（二）文件管理1.文件分類將項目執(zhí)行過程中產(chǎn)生的文件分為絕密、機密、秘密三個等級，根據(jù)文件的重要性和保密程度確定相應(yīng)的管理措施。絕密文件是指涉及公司核心商業(yè)秘密和重大利益的文件，如公司的核心技術(shù)資料、戰(zhàn)略規(guī)劃、財務(wù)報表等，應(yīng)采取最嚴格的保密措施進行管理。機密文件是指涉及公司重要商業(yè)秘密和較大利益的文件，如項目的技術(shù)方案、設(shè)計圖紙、客戶信息等，應(yīng)采取較高的保密措施進行管理。秘密文件是指涉及公司一般商業(yè)秘密和一定利益的文件，如項目的日常文檔、會議紀要、內(nèi)部管理制度等，應(yīng)采取適當?shù)谋Ｃ艽胧┻M行管理。2.文件標識在文件首頁顯著位置標注文件的密級和保密期限，如"絕密★5年"、"機密★3年"、"秘密★2年"等。對于電子文件，應(yīng)在文件名、文件屬性或存儲介質(zhì)上標注密級和保密期限。3.文件存儲紙質(zhì)文件應(yīng)存放在專門的保密文件柜中，由專人負責保管，文件柜應(yīng)加鎖并設(shè)置密碼。電子文件應(yīng)存儲在公司指定的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，設(shè)置訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問。對于重要的電子文件，應(yīng)進行加密存儲，并定期備份。4.文件借閱嚴格控制文件的借閱范圍和借閱期限，借閱文件必須填寫借閱申請表，注明借閱人姓名、部門、借閱文件名稱、借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)部門負責人和保密管理部門審批后，方可借閱。絕密文件一般不予借閱，確因工作需要借閱的，必須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得擅自復(fù)印、轉(zhuǎn)借、泄露文件內(nèi)容。借閱期限屆滿后，應(yīng)及時歸還文件，如因特殊原因需要延長借閱期限的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。5.文件銷毀對于已失去保存價值的文件，應(yīng)按照公司的文件銷毀制度進行銷毀。文件銷毀前，應(yīng)填寫文件銷毀申請表，注明文件名稱、文號、密級、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)部門負責人和保密管理部門審批后，方可銷毀。文件銷毀應(yīng)采用適當?shù)姆绞竭M行，如粉碎、焚燒、電子數(shù)據(jù)擦除等，確保文件信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息，并由審批人簽字確認。（三）會議管理1.會議保密要求涉及項目執(zhí)行的重要會議，應(yīng)明確會議的保密要求，要求參會人員不得泄露會議內(nèi)容。會議組織者應(yīng)提前確定參會人員名單，控制會議規(guī)模，避免無關(guān)人員參會。2.會議記錄會議記錄應(yīng)明確記錄會議的主要內(nèi)容、討論結(jié)果、決策事項等，記錄人應(yīng)按照會議的保密要求對會議記錄進行管理。會議記錄應(yīng)存放在專門的保密文件柜中，由專人負責保管，未經(jīng)授權(quán)不得查閱和復(fù)印。3.會議資料管理會議過程中產(chǎn)生的各類資料，如會議文件、報告、演示文稿等，應(yīng)按照文件管理的要求進行分類、標識、存儲和保管。會議結(jié)束后，會議組織者應(yīng)及時收回會議資料，確保資料不被泄露。對于需要留存的會議資料，應(yīng)按照規(guī)定進行歸檔和保管。（四）辦公區(qū)域管理1.門禁管理在公司辦公區(qū)域設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進入。員工應(yīng)妥善保管門禁卡，不得轉(zhuǎn)借他人使用。對于涉及項目執(zhí)行的重要區(qū)域，如研發(fā)中心、實驗室、資料室等，應(yīng)設(shè)置專門的門禁設(shè)施，嚴格控制人員進出，并進行身份驗證和登記。2.辦公設(shè)備管理員工使用的辦公設(shè)備，如電腦、打印機、復(fù)印機、傳真機等，應(yīng)設(shè)置必要的安全防護措施，如設(shè)置開機密碼、安裝殺毒軟件、定期更新系統(tǒng)補丁等，防止信息泄露。對于存儲有保密信息的辦公設(shè)備，應(yīng)進行加密處理，并嚴格限制訪問權(quán)限。未經(jīng)授權(quán)，不得在辦公設(shè)備上存儲、處理和傳輸保密信息。3.網(wǎng)絡(luò)管理公司應(yīng)建立健全網(wǎng)絡(luò)安全管理制度，加強網(wǎng)絡(luò)安全防護，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)泄密。員工應(yīng)遵守公司的網(wǎng)絡(luò)使用規(guī)定，不得在公司網(wǎng)絡(luò)上訪問非法網(wǎng)站、下載未經(jīng)授權(quán)的軟件和文件，不得利用公司網(wǎng)絡(luò)進行與工作無關(guān)的活動。對于涉及項目執(zhí)行的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，應(yīng)設(shè)置訪問權(quán)限，對數(shù)據(jù)傳輸進行加密處理，確保網(wǎng)絡(luò)信息的安全。（五）移動存儲設(shè)備管理1.移動存儲設(shè)備使用規(guī)定員工如需使用移動存儲設(shè)備存儲、傳輸保密信息，必須經(jīng)過部門負責人和保密管理部門審批，并確保移動存儲設(shè)備已進行加密處理。禁止使用未經(jīng)公司認可的移動存儲設(shè)備存儲、傳輸保密信息。2.移動存儲設(shè)備標識對用于存儲保密信息的移動存儲設(shè)備應(yīng)進行標識，注明設(shè)備的密級、使用人、使用部門等信息。3.移動存儲設(shè)備保管員工應(yīng)妥善保管移動存儲設(shè)備，防止丟失、被盜或損壞。如發(fā)現(xiàn)移動存儲設(shè)備丟失或被盜，應(yīng)立即報告部門負責人和保密管理部門，并采取必要的措施防止信息泄露。4.移動存儲設(shè)備使用記錄員工使用移動存儲設(shè)備存儲、傳輸保密信息時，應(yīng)進行記錄，包括使用時間、使用人、存儲文件名稱、傳輸文件內(nèi)容等信息，記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。（六）對外交流與合作管理1.合作單位選擇在選擇對外合作單位時，應(yīng)充分考慮其保密能力和信譽，與其簽訂保密協(xié)議，明確雙方的保密責任和義務(wù)。對于涉及公司核心機密的合作項目，應(yīng)選擇具有良好保密記錄和較強保密管理能力的合作單位，并在合作協(xié)議中明確保密條款和違約責任。2.信息共享與披露在與合作單位進行信息共享與披露時，應(yīng)嚴格控制共享和披露的范圍，確保共享和披露的信息符合公司的保密要求。如需向合作單位提供保密信息，應(yīng)提前填寫信息共享申請表，注明信息內(nèi)容、共享目的、共享對象、保密期限等信息，經(jīng)部門負責人和保密管理部門審批后，方可提供。在與合作單位交流過程中，應(yīng)注意保護公司的保密信息，避免因疏忽或不當行為導(dǎo)致信息泄露。3.參觀與考察管理如有外部單位來公司參觀考察涉及項目執(zhí)行的相關(guān)區(qū)域或設(shè)施，應(yīng)提前進行審批，并安排專人陪同，明確參觀考察的范圍和注意事項，防止參觀人員接觸到公司的保密信息。對于參觀考察過程中涉及的項目執(zhí)行情況、技術(shù)資料等信息，應(yīng)按照公司的保密要求進行管理，不得隨意向參觀人員透露。四、保密監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機構(gòu)公司設(shè)立保密管理部門，負責對項目執(zhí)行過程中的保密工作進行監(jiān)督檢查。保密管理部門應(yīng)定期或不定期對各部門的保密工作進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.保密制度的執(zhí)行情況，包括人員管理、文件管理、會議管理、辦公區(qū)域管理、移動存儲設(shè)備管理、對外交流與合作管理等方面的制度執(zhí)行情況。2.保密措施的落實情況，如保密培訓(xùn)、簽訂保密協(xié)議、文件標識與存儲、會議記錄與資料管理、門禁與辦公設(shè)備管理、網(wǎng)絡(luò)安全防護等措施的落實情況。3.保密信息的知悉范圍和使用情況，是否存在超范圍知悉和違規(guī)使用保密信息的情況。4.保密工作中存在的問題和隱患，以及對發(fā)現(xiàn)問題的整改情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查保密管理部門應(yīng)定期對各部門的保密工作進行全面檢查，檢查周期一般為每季度一次。定期檢查應(yīng)制定詳細的檢查計劃，明確檢查內(nèi)容、檢查方法、檢查人員等，并形成檢查報告。2.不定期抽查保密管理部門應(yīng)不定期對各部門的保密工作進行抽查，抽查內(nèi)容和方式可根據(jù)實際情況靈活確定。不定期抽查應(yīng)及時發(fā)現(xiàn)和糾正保密工作中存在的問題，確保保密措施的有效落實。3.專項檢查針對項目執(zhí)行過程中的重點環(huán)節(jié)或存在的突出問題，保密管理部門可組織開展專項檢查。專項檢查應(yīng)深入查找問題根源，提出針對性的整改措施，確保項目執(zhí)行過程中的保密工作得到有效保障。（四）問題整改1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，保密管理部門應(yīng)及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。整改通知書應(yīng)明確整改內(nèi)容、整改期限、整改責任人等信息。2.責任部門應(yīng)按照整改通知書的要求，制定詳細的整改計劃，認真組織實施整改措施，并在規(guī)定期限內(nèi)將整改情況報告保密管理部門。3.保密管理部門應(yīng)對責任部門的整改情況進行跟蹤檢查，確保整改措施得到有效落實。如整改不到位，應(yīng)責令責任部門重新整改，直至達到要求為止。五、保密責任與獎懲（一）保密責任1.公司責任公司應(yīng)建立健全保密管理制度，加強保密教育和培訓(xùn)，提供必要的保密設(shè)施和條件，確保項目執(zhí)行過程中的保密工作得到有效保障。公司應(yīng)定期對保密制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題，對違反保密制度的行為進行嚴肅處理。2.部門責任各部門負責人是本部門保密工作的第一責任人，應(yīng)負責組織實施本部門的保密工作，確保本部門員工遵守公司的保密制度和保密要求。各部門應(yīng)定期對本部門的保密工作進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并向保密管理部門報告自查情況。3.員工責任員工應(yīng)自覺遵守公司的保密制度和保密要求，履行保密義務(wù)，保守公司的商業(yè)秘密和項目相關(guān)信息。員工在項目執(zhí)行過程中，如發(fā)現(xiàn)保密信息有泄露風險或已經(jīng)發(fā)生泄露事件，應(yīng)立即報告部門負責人和保密管理部門，并采取必要的措施防止損失擴大。（二）獎勵1.對于在項目執(zhí)行過程中嚴格遵守保密制度，為公司保密工作做出突出貢獻的部門和個人，公司將給予表彰和獎勵。獎勵方式包括但不限于頒發(fā)榮譽證書、獎金、晉升等。2.對及時發(fā)現(xiàn)和制止保密信息泄露事件，避免公司遭受重大損失的員工，公司將視情節(jié)給予相應(yīng)的獎勵。（三）懲罰1.對于違反公司保密制度，泄露公司商業(yè)秘密或項目相關(guān)信息的員工，公司將視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職、辭退等處罰，并依法追究其法律