高校紅頭文件管理制度

高校紅頭文件管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校紅頭文件管理，確保文件制發(fā)的規(guī)范化、科學(xué)化，提高文件質(zhì)量和工作效率，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和學(xué)校實際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校黨委、行政及各部門以學(xué)校名義制發(fā)的具有特定格式和編號的紅頭文件。（三）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范原則：文件內(nèi)容應(yīng)符合法律法規(guī)和政策要求，表述準(zhǔn)確、格式規(guī)范。2.精簡高效原則：嚴(yán)格控制發(fā)文數(shù)量，注重文件質(zhì)量，提高文件辦理效率。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，確保文件信息安全。二、文件制發(fā)（一）發(fā)文立項1.各部門根據(jù)工作需要，提出發(fā)文立項申請，填寫《發(fā)文立項申請表》，明確發(fā)文主題、目的、內(nèi)容、范圍、發(fā)文形式等。2.申請部門負(fù)責(zé)人對申請內(nèi)容進(jìn)行審核，簽字確認(rèn)后報學(xué)校辦公室。3.學(xué)校辦公室對各部門的發(fā)文立項申請進(jìn)行匯總審核，根據(jù)學(xué)校工作重點和實際情況，提出立項意見，報學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）文件起草1.經(jīng)批準(zhǔn)立項的文件，由申請部門負(fù)責(zé)起草。起草人應(yīng)深入調(diào)查研究，廣泛征求意見，確保文件內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整、可行。2.文件起草應(yīng)使用規(guī)范的語言文字，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清晰。涉及多個部門職責(zé)的文件，起草部門應(yīng)主動與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，形成共識。3.文件內(nèi)容應(yīng)明確發(fā)文目的、依據(jù)、適用范圍、主要內(nèi)容、實施要求等，避免出現(xiàn)模棱兩可、職責(zé)不清的表述。（三）審核把關(guān)1.文件起草完成后，起草部門應(yīng)將文件初稿送本部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性、規(guī)范性、可行性進(jìn)行全面審核，提出修改意見，簽字確認(rèn)后送學(xué)校辦公室。2.學(xué)校辦公室對送審文件進(jìn)行形式審查，重點檢查文件格式、編號、密級、緊急程度等是否符合要求。同時，對文件內(nèi)容進(jìn)行政策性、合法性審核，提出審核意見。3.涉及重要事項、重大決策、全局性工作的文件，學(xué)校辦公室應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行會簽。會簽部門應(yīng)認(rèn)真研究文件內(nèi)容，提出書面意見，簽字確認(rèn)后反饋學(xué)校辦公室。4.文件審核通過后，由起草部門將修改后的文件送學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。（四）簽發(fā)印發(fā)1.學(xué)校黨委文件由黨委書記簽發(fā)；行政文件由校長簽發(fā)；涉及多位校領(lǐng)導(dǎo)的文件，根據(jù)文件內(nèi)容確定主要簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)。2.經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文件，由學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)編號、排版、印刷。文件編號應(yīng)按照學(xué)校規(guī)定的編號規(guī)則進(jìn)行編制，確保文件編號的唯一性。3.文件印刷完成后，學(xué)校辦公室應(yīng)進(jìn)行校對，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。校對無誤的文件，加蓋學(xué)校公章后印發(fā)。三、文件流轉(zhuǎn)（一）登記分發(fā)1.文件印發(fā)后，學(xué)校辦公室應(yīng)及時進(jìn)行登記，記錄文件名稱、文號、印發(fā)日期、發(fā)放范圍等信息。2.根據(jù)文件發(fā)放范圍，學(xué)校辦公室將文件分發(fā)給相關(guān)部門和單位。文件發(fā)放應(yīng)采用專人送達(dá)、機(jī)要交換、電子郵件等方式，確保文件及時、準(zhǔn)確送達(dá)收件人。（二）簽收存檔1.收件部門收到文件后，應(yīng)及時進(jìn)行簽收。簽收人應(yīng)在文件發(fā)放登記表上簽字確認(rèn)，注明收到日期。2.收件部門應(yīng)妥善保管收到的文件，按照檔案管理要求進(jìn)行整理歸檔。需要長期保存的文件，應(yīng)及時移交學(xué)校檔案館。（三）傳閱辦理1.對于需要傳閱的文件，學(xué)校辦公室應(yīng)按照校領(lǐng)導(dǎo)批示或文件要求，確定傳閱范圍和順序。傳閱文件應(yīng)使用《文件傳閱單》，確保文件傳遞過程可追溯。2.傳閱人應(yīng)在《文件傳閱單》上簽字，注明傳閱日期和意見。傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的時間和順序進(jìn)行，不得擅自擴(kuò)大傳閱范圍或延誤傳閱時間。3.對于需要辦理的文件，承辦部門應(yīng)按照文件要求和領(lǐng)導(dǎo)批示，及時組織辦理，并在規(guī)定時間內(nèi)將辦理結(jié)果反饋給學(xué)校辦公室。辦理結(jié)果應(yīng)形成書面報告，經(jīng)承辦部門負(fù)責(zé)人簽字后送學(xué)校辦公室。四、文件清理（一）定期清理1.學(xué)校辦公室應(yīng)定期對學(xué)校紅頭文件進(jìn)行清理，一般每[X]年進(jìn)行一次全面清理。清理范圍包括已印發(fā)的各類紅頭文件。2.清理內(nèi)容主要包括文件的時效性、適用性、準(zhǔn)確性等。對于已過時效、適用期已過、內(nèi)容錯誤或與現(xiàn)行法律法規(guī)和政策不符的文件，應(yīng)及時予以廢止或修訂。（二）清理程序1.學(xué)校辦公室制定文件清理工作方案，明確清理范圍、標(biāo)準(zhǔn)、步驟和要求。2.各部門按照清理工作方案要求，對本部門制發(fā)和收到的文件進(jìn)行自查清理，提出廢止、修訂或繼續(xù)保留的意見，填寫《文件清理登記表》，報學(xué)校辦公室。3.學(xué)校辦公室對各部門報送的文件清理意見進(jìn)行匯總審核，提出初步清理意見，報學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批后的文件清理結(jié)果，由學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)公布和存檔。對廢止的文件，應(yīng)及時通知相關(guān)部門停止執(zhí)行，并收回有關(guān)文件文本；對修訂的文件，應(yīng)及時印發(fā)修訂后的文件。五、文件保密（一）保密范圍1.學(xué)校紅頭文件中涉及國家秘密、商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的文件，應(yīng)按照國家有關(guān)保密法律法規(guī)進(jìn)行管理。2.對于標(biāo)注"秘密""機(jī)密""絕密"等密級的文件，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行保管和傳遞，確保文件信息不泄露。（二）保密措施1.文件起草過程中，起草人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對涉及敏感信息的內(nèi)容進(jìn)行妥善處理。不得在非保密場所談?wù)撐募?nèi)容，不得將文件草稿隨意丟棄。2.文件審核、簽發(fā)過程中，審核人和簽發(fā)人應(yīng)嚴(yán)格履行保密職責(zé)，對文件內(nèi)容嚴(yán)格保密。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自向他人透露文件內(nèi)容。3.文件印發(fā)過程中，印刷人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對印刷過程中的文件內(nèi)容嚴(yán)格保密。印刷完成后，應(yīng)及時清理印刷設(shè)備和場地，確保無文件信息殘留。4.文件流轉(zhuǎn)過程中，傳閱人、簽收人等應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自擴(kuò)大文件傳閱范圍，不得將文件轉(zhuǎn)借他人或泄露給無關(guān)人員。5.文件保管過程中，各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件保管，設(shè)立專門的文件柜，對文件進(jìn)行分類存放，確保文件安全。涉及密級的文件，應(yīng)按照保密要求進(jìn)行專柜保管，實行雙人雙鎖制度。（三）解密與公開1.文件保密期限屆滿或保密事項公開后，文件密級自動解除。文件解密后，應(yīng)按照學(xué)校有關(guān)規(guī)定進(jìn)行公開或銷毀。2.對于需要公開的紅頭文件，學(xué)校辦公室應(yīng)按照學(xué)校信息公開的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行審核和發(fā)布。公開文件應(yīng)注明文件來源、發(fā)布時間等信息，確保文件公開的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。六、文件歸檔（一）歸檔范圍學(xué)校紅頭文件是學(xué)校檔案的重要組成部分，應(yīng)按照檔案管理要求及時進(jìn)行歸檔。歸檔范圍包括學(xué)校黨委、行政及各部門制發(fā)的各類紅頭文件，以及與學(xué)校工作相關(guān)的重要文件材料。（二）歸檔要求1.文件歸檔應(yīng)遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同保管期限，進(jìn)行分類整理。2.歸檔文件應(yīng)齊全完整，字跡清楚，簽字蓋章手續(xù)完備。對于破損或褪色的文件，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制后再行歸檔。3.歸檔文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和編號進(jìn)行整理，編制歸檔文件目錄，注明文件名稱、文號、日期、責(zé)任者等信息，便于查詢和利用。（三）歸檔程序1.文件承辦部門在文件辦理完畢后，應(yīng)及時將文件整理立卷，向?qū)W校辦公室移交。移交時，應(yīng)填寫《文件歸檔移交清單》，注明移交文件的名稱、文號、日期、份數(shù)等信息。2.學(xué)校辦公室對各部門移交的歸檔文件進(jìn)行審核驗收，對不符合歸檔要求的文件，退回承辦部門重新整理。審核驗收合格的文件，由學(xué)校辦公室按照檔案管理要求進(jìn)行編號、編目、裝訂，移交學(xué)校檔案館統(tǒng)一保管。七、監(jiān)督檢查（一）檢查內(nèi)容1.各部門紅頭文件管理制度的執(zhí)行情況，包括文件制發(fā)、流轉(zhuǎn)、清理、保密、歸檔等環(huán)節(jié)的工作是否符合規(guī)定要求。2.文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性、規(guī)范性、可行性，是否存在與法律法規(guī)和政策不符、表述不清、職責(zé)不明等問題。3.文件辦理的時效性，是否存在延誤文件辦理、積壓文件等情況。（二）檢查方式1.定期檢查：學(xué)校辦公室每年組織一次對各部門紅頭文件管理工作的全面檢查，檢查結(jié)果進(jìn)行通報。2.不定期抽查：學(xué)校辦公室根據(jù)工作需要，不定期對各部門紅頭文件管理情況進(jìn)行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。3.專項檢查：針對文件管理工作中的突出問題或重點事項，組織開展專項檢查，確保文件管理工作規(guī)范有序。（三）問題處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，學(xué)校辦公室應(yīng)及時向相關(guān)部門反饋，并提出整改意見。相關(guān)部門應(yīng)按照整改意見