城市公司印章管理制度

城市公司印章管理制度?一、總則（一）目的為加強城市公司印章管理，維護公司合法權益，規(guī)范印章使用流程，防范印章使用風險，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于城市公司總部及所屬各部門、各項目公司的印章管理。（三）印章種類1.公司公章：代表公司對外行使權力、承擔責任的法定印章。2.合同專用章：用于簽訂各類合同、協(xié)議等具有法律效力的文件。3.財務專用章：用于公司財務核算、資金收付等相關財務業(yè)務。4.法定代表人章：用于特定的財務文件、授權委托書等。5.部門章：各部門根據(jù)工作需要刻制的印章，用于部門內部文件、資料等的處理。6.項目章：各項目公司為項目建設、管理等工作刻制的印章，用于與項目相關的文件、資料等的處理。（四）管理原則1.分級負責原則：實行公司總部、部門、項目公司分級管理，明確各級管理職責。2.專人保管原則：指定專人負責印章的保管，確保印章安全。3.審批使用原則：嚴格印章使用審批流程，未經(jīng)審批不得使用印章。4.規(guī)范使用原則：印章使用應符合法律法規(guī)和公司規(guī)定，確保印章使用的合法性、準確性和嚴肅性。二、印章的刻制與啟用（一）刻制申請1.因工作需要刻制印章的部門或項目公司，應填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、用途、規(guī)格、材質等信息，并經(jīng)部門負責人或項目公司負責人簽字確認后，報公司總部行政管理部門。2.行政管理部門對申請事項進行審核，審核通過后報公司領導審批。（二）刻制審批公司領導根據(jù)申請事項的必要性和合規(guī)性進行審批，審批通過后方可安排刻制。（三）印章刻制行政管理部門根據(jù)公司領導審批意見，選擇具有資質的印章刻制單位進行刻制。印章刻制完成后，應及時將印章交付申請部門或項目公司，并辦理交接手續(xù)。（四）印章啟用1.新刻制的印章啟用前，行政管理部門應在公司內部發(fā)布《印章啟用通知》，明確印章名稱、啟用時間、使用范圍、保管人等信息。2.印章保管人應在收到印章后，在《印章保管登記表》上簽字確認，并對印章進行妥善保管。三、印章的保管（一）保管責任人1.公司公章、合同專用章、財務專用章、法定代表人章由行政管理部門指定專人保管。2.部門章由各部門負責人指定專人保管。3.項目章由各項目公司負責人指定專人保管。（二）保管要求1.印章保管人應妥善保管印章，不得將印章轉借他人或帶出辦公區(qū)域。2.印章應存放在安全可靠的地方，如保險柜、文件柜等，并配備必要的防盜、防潮、防火等設施。3.印章保管人應定期對印章進行檢查，確保印章完好無損。如發(fā)現(xiàn)印章?lián)p壞、遺失等情況，應及時報告行政管理部門，并采取相應的措施。（三）印章交接1.印章保管人因工作調動、離職等原因需要交接印章時，應填寫《印章交接登記表》，詳細記錄印章名稱、交接時間、交接雙方姓名等信息，并經(jīng)交接雙方簽字確認后，報行政管理部門備案。2.行政管理部門應安排專人監(jiān)交，確保印章交接過程的順利進行。四、印章的使用（一）使用范圍1.公司公章：用于公司對外發(fā)布重要文件、簽訂合同協(xié)議、出具證明材料、辦理工商登記、稅務申報等重大事項。2.合同專用章：用于簽訂各類合同、協(xié)議等具有法律效力的文件。3.財務專用章：用于公司財務核算、資金收付等相關財務業(yè)務。4.法定代表人章：用于特定的財務文件、授權委托書等。5.部門章：用于部門內部文件、資料等的處理，如發(fā)文、通知、報告等。6.項目章：用于與項目相關的文件、資料等的處理，如項目工程文件、項目進度報告等。（二）使用流程1.填寫《印章使用申請表》：使用印章的部門或個人應填寫《印章使用申請表》，詳細說明用印事項、用印文件名稱、份數(shù)、用印時間等信息，并經(jīng)部門負責人或項目公司負責人簽字確認后，報行政管理部門審核。2.行政管理部門審核：行政管理部門對《印章使用申請表》進行審核，重點審核用印事項的合法性、合規(guī)性、真實性以及用印文件的格式、內容等是否符合要求。審核通過后，報公司領導審批。3.公司領導審批：公司領導根據(jù)申請事項的重要性和風險程度進行審批，審批通過后方可使用印章。4.印章使用：印章保管人根據(jù)公司領導審批意見，在用印文件上加蓋印章，并在《印章使用登記表》上詳細記錄用印時間、用印文件名稱、份數(shù)、用印人等信息。（三）特殊情況處理1.緊急用印：如遇緊急情況需要立即使用印章，但無法按照正常流程進行審批的，使用部門或個人應電話請示公司領導同意后，先使用印章，并在事后及時補辦審批手續(xù)。2.異地用?。阂蚬ぷ餍枰诋惖厥褂糜≌碌模瑧崆芭c行政管理部門溝通協(xié)調，并按照當?shù)胤煞ㄒ?guī)和公司規(guī)定辦理相關手續(xù)。五、印章的停用與銷毀（一）停用原因1.公司名稱變更、機構調整等原因導致印章不再使用。2.印章?lián)p壞、遺失等原因需要更換新印章。3.其他原因需要停用印章。（二）停用程序1.行政管理部門根據(jù)印章停用原因，填寫《印章停用申請表》，詳細說明印章名稱、停用時間、停用原因等信息，并經(jīng)公司領導審批。2.公司領導審批通過后，行政管理部門在公司內部發(fā)布《印章停用通知》，明確印章停用時間、停用原因等信息。3.印章保管人在收到《印章停用通知》后，應及時將停用印章交回行政管理部門，并辦理交接手續(xù)。（三）銷毀程序1.行政管理部門對停用印章進行清理核對，確認無誤后填寫《印章銷毀申請表》，詳細說明印章名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，并經(jīng)公司領導審批。2.公司領導審批通過后，行政管理部門應選擇具有資質的銷毀單位進行銷毀，并指定專人監(jiān)銷。3.銷毀完成后，監(jiān)銷人應在《印章銷毀登記表》上簽字確認，并將銷毀情況報告公司領導。六、印章使用的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司行政管理部門負責對印章使用情況進行監(jiān)督檢查。（二）檢查內容1.印章保管情況：檢查印章是否存放在安全可靠的地方，保管人是否嚴格履行保管職責。2.印章使用審批情況：檢查印章使用是否按照規(guī)定的審批流程進行，審批手續(xù)是否齊全。3.印章使用記錄情況：檢查《印章使用登記表》等相關記錄是否完整、準確。（三）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定使用印章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括但不限于警告、罰款、辭退等。2.因違規(guī)使用印章給公司造成經(jīng)濟損失或其他不良影響的，違規(guī)責任人應承擔相應的賠償責任。構成犯罪的，依法追究刑事責任。