酒店公用物資管理制度

酒店公用物資管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)酒店公用物資管理，規(guī)范物資采購、使用、保管等流程，確保物資合理配置與有效利用，降低成本，提高酒店運(yùn)營效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于酒店內(nèi)所有公用物資，包括但不限于客房用品、餐飲用品、辦公用品、工程維修材料、清潔用品等。（三）管理原則1.歸口管理原則：各類公用物資分別由相關(guān)部門歸口管理，明確職責(zé)，確保管理工作的專業(yè)化和規(guī)范化。2.合理配置原則：根據(jù)酒店實(shí)際運(yùn)營需求，合理確定物資儲備數(shù)量和種類，避免積壓和浪費(fèi)。3.成本控制原則：在保證物資質(zhì)量和服務(wù)水平的前提下，通過優(yōu)化采購、使用等環(huán)節(jié)，降低物資采購成本和使用成本。4.責(zé)任追究原則：對在公用物資管理過程中出現(xiàn)違規(guī)行為或造成損失的部門和個人，依法依規(guī)追究責(zé)任。二、組織與職責(zé)（一）物資管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以酒店總經(jīng)理為組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員的物資管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)酒店公用物資管理工作，制定物資管理政策和規(guī)劃，審議重大物資采購和處置事項。（二）采購部門職責(zé)1.市場調(diào)研：收集市場信息，了解物資價格、質(zhì)量、供應(yīng)情況等，為采購決策提供依據(jù)。2.供應(yīng)商選擇與管理：建立供應(yīng)商評估體系，選擇合格供應(yīng)商，與其簽訂采購合同，確保物資供應(yīng)的穩(wěn)定性和質(zhì)量可靠性。3.采購計劃執(zhí)行：根據(jù)各部門需求計劃，按時、按質(zhì)、按量完成物資采購任務(wù)，嚴(yán)格控制采購成本。4.采購合同管理：負(fù)責(zé)采購合同的起草、審核、簽訂、執(zhí)行和歸檔等工作，確保合同的合法性和有效性。（三）使用部門職責(zé)1.需求計劃編制：根據(jù)本部門實(shí)際運(yùn)營情況，定期編制物資需求計劃，明確物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求時間等信息，并提交采購部門。2.物資使用管理：負(fù)責(zé)本部門領(lǐng)用物資的合理使用和日常保管，確保物資安全、完整，提高物資使用效率。3.庫存盤點(diǎn)：配合倉庫管理部門定期進(jìn)行庫存盤點(diǎn)，及時反饋物資使用情況和存在問題。4.成本控制：在保證服務(wù)質(zhì)量的前提下，積極采取措施降低本部門物資消耗，控制成本支出。（四）倉庫管理部門職責(zé)1.物資驗收：負(fù)責(zé)對采購物資進(jìn)行驗收，檢查物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等是否符合合同要求，對驗收合格的物資辦理入庫手續(xù)。2.物資保管：按照物資的特性和類別，合理安排倉儲空間，對物資進(jìn)行分類存放，做好防潮、防火、防盜等保管工作，確保物資安全。3.庫存管理：建立庫存物資臺賬，及時記錄物資的出入庫情況，定期進(jìn)行庫存盤點(diǎn)，做到賬實(shí)相符。4.物資發(fā)放：根據(jù)使用部門的領(lǐng)料單，按照規(guī)定的流程發(fā)放物資，嚴(yán)格控制物資發(fā)放數(shù)量。（五）財務(wù)部門職責(zé)1.預(yù)算管理：參與制定酒店公用物資采購預(yù)算，對預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督和分析。2.賬務(wù)處理：負(fù)責(zé)物資采購、庫存、領(lǐng)用等相關(guān)財務(wù)核算工作，確保財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。3.成本核算與分析：定期對物資成本進(jìn)行核算和分析，為物資管理決策提供財務(wù)支持。4.資金管理：根據(jù)物資采購合同和資金安排，及時支付貨款，合理控制資金使用。三、采購管理（一）采購計劃1.年度采購計劃：各部門應(yīng)于每年年底前編制下一年度物資需求計劃，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報采購部門。采購部門匯總各部門需求計劃，結(jié)合酒店年度經(jīng)營目標(biāo)和預(yù)算，編制年度采購計劃，報物資管理領(lǐng)導(dǎo)小組審批。2.月度采購計劃：各部門應(yīng)于每月[具體日期]前將次月物資需求計劃提交采購部門。采購部門根據(jù)年度采購計劃和實(shí)際庫存情況，編制月度采購計劃，明確采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購時間等，并組織實(shí)施采購。3.臨時采購計劃：因特殊情況急需采購物資時，使用部門應(yīng)填寫臨時采購申請表，說明采購原因、物資名稱、規(guī)格、數(shù)量等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后交采購部門。采購部門應(yīng)優(yōu)先安排采購，確保物資及時供應(yīng)。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商篩選：采購部門通過市場調(diào)研、招標(biāo)、詢價、推薦等方式，收集潛在供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商名錄。對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、服務(wù)等方面進(jìn)行綜合評估，篩選出合格供應(yīng)商。2.供應(yīng)商評估：采購部門定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價格水平等。根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，對不符合要求的供應(yīng)商進(jìn)行淘汰。3.供應(yīng)商合作協(xié)議：與選定的供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資規(guī)格、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款，確保雙方合作的順利進(jìn)行。（三）采購流程1.采購申請：使用部門根據(jù)物資需求計劃或臨時需求，填寫采購申請表，詳細(xì)注明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)計到貨時間等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。2.采購審批：部門負(fù)責(zé)人對采購申請表進(jìn)行審核，確認(rèn)需求的合理性和必要性。對于金額較大或重要物資的采購，需報分管領(lǐng)導(dǎo)或物資管理領(lǐng)導(dǎo)小組審批。3.采購實(shí)施：采購部門根據(jù)審批后的采購申請表，選擇合適的采購方式（如招標(biāo)采購、詢價采購、競爭性談判等）進(jìn)行采購。與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確采購物資的各項條款，并跟蹤合同執(zhí)行情況，確保物資按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。4.物資驗收：物資到貨后，倉庫管理部門會同使用部門按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對物資進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、型號等。對驗收合格的物資辦理入庫手續(xù)，對驗收不合格的物資及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其退換貨或采取其他補(bǔ)救措施。（四）采購成本控制1.價格談判：采購部門在采購過程中，應(yīng)充分與供應(yīng)商進(jìn)行價格談判，爭取最優(yōu)惠的采購價格。通過比較不同供應(yīng)商的報價，選擇性價比高的物資。2.批量采購：對于使用量大、采購頻率高的物資，采購部門可采用批量采購的方式，以獲得更大的價格折扣，降低采購成本。3.成本分析與監(jiān)控：財務(wù)部門定期對采購成本進(jìn)行分析，與預(yù)算進(jìn)行對比，找出成本差異原因，并提出改進(jìn)措施。采購部門應(yīng)配合財務(wù)部門進(jìn)行成本分析，不斷優(yōu)化采購策略，降低采購成本。四、庫存管理（一）庫存分類1.按物資用途分類：分為客房用品、餐飲用品、辦公用品、工程維修材料、清潔用品等類別，便于管理和核算。2.按物資價值分類：分為貴重物資、一般物資和低值易耗品。貴重物資如高檔瓷器、金銀餐具等，應(yīng)重點(diǎn)管理；一般物資如床上用品、餐具等，按常規(guī)方法管理；低值易耗品如一次性洗漱用品、清潔工具等，采用簡單的核算方法。（二）庫存管理制度1.入庫管理：采購物資到貨后，倉庫管理人員應(yīng)及時組織驗收。驗收合格的物資，按照規(guī)定的分類和存放位置辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，注明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息，并登記庫存物資臺賬。2.庫存保管：倉庫應(yīng)保持整潔、干燥、通風(fēng)良好，根據(jù)物資的特性和要求，合理安排倉儲空間，分類存放物資。對易燃易爆、易腐蝕等特殊物資，應(yīng)設(shè)置專門的存放區(qū)域，并采取相應(yīng)的安全防護(hù)措施。定期對庫存物資進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，確保物資安全、完整，防止物資損壞、變質(zhì)、丟失等情況發(fā)生。3.庫存盤點(diǎn)：倉庫管理部門應(yīng)定期進(jìn)行庫存盤點(diǎn)，每月至少進(jìn)行一次小盤點(diǎn)，每季度進(jìn)行一次大盤點(diǎn)。盤點(diǎn)時，應(yīng)核對庫存物資的實(shí)際數(shù)量與庫存臺賬記錄是否一致，對盤盈、盤虧的物資要查明原因，及時調(diào)整庫存臺賬，并按照規(guī)定的審批程序進(jìn)行處理。4.庫存預(yù)警：根據(jù)各類物資的歷史消耗數(shù)據(jù)和庫存周轉(zhuǎn)率，設(shè)定庫存預(yù)警指標(biāo)。當(dāng)庫存物資數(shù)量低于或高于預(yù)警值時，倉庫管理部門應(yīng)及時向采購部門和使用部門發(fā)出預(yù)警信號，以便及時采取采購或調(diào)整使用量等措施。（三）庫存物資損耗管理1.損耗原因分析：對庫存物資損耗情況進(jìn)行定期分析，查找損耗原因，如物資質(zhì)量問題、保管不善、使用不當(dāng)、自然損耗等。2.損耗控制措施：針對不同的損耗原因，采取相應(yīng)的控制措施。加強(qiáng)物資驗收環(huán)節(jié)，確保入庫物資質(zhì)量合格；改善物資保管條件，防止物資損壞變質(zhì)；加強(qiáng)員工培訓(xùn)，提高物資使用和保管意識，減少人為損耗。對因管理不善造成的物資損耗，追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。五、物資使用管理（一）領(lǐng)用制度1.領(lǐng)用流程：使用部門根據(jù)實(shí)際需求填寫領(lǐng)料單，注明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，到倉庫領(lǐng)取物資。倉庫管理人員按照領(lǐng)料單發(fā)放物資，同時在庫存臺賬上記錄物資的發(fā)放情況，并要求領(lǐng)料人簽字確認(rèn)。2.限量領(lǐng)用：對于部分消耗量大或價值較高的物資，實(shí)行限量領(lǐng)用制度。使用部門根據(jù)實(shí)際情況，每月或每季度確定合理的領(lǐng)用限量，倉庫管理人員按照限量發(fā)放物資。如因特殊情況需要超量領(lǐng)用，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.以舊換新：對于部分可回收利用的物資，如餐具、床上用品等，實(shí)行以舊換新制度。使用部門在領(lǐng)用時，應(yīng)將舊物資交回倉庫，倉庫管理人員按照規(guī)定進(jìn)行驗收后，方可發(fā)放新物資。（二）使用監(jiān)督1.日常監(jiān)督：各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對本部門物資使用情況的日常監(jiān)督，確保物資合理使用，避免浪費(fèi)。發(fā)現(xiàn)員工有浪費(fèi)物資或違規(guī)使用物資的行為，應(yīng)及時制止并進(jìn)行批評教育。2.定期檢查：物資管理領(lǐng)導(dǎo)小組定期組織對各部門物資使用情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括物資領(lǐng)用記錄、使用情況、庫存情況等。對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。（三）成本控制1.制定消耗定額：根據(jù)酒店的經(jīng)營特點(diǎn)和歷史數(shù)據(jù)，制定各類物資的消耗定額，作為物資使用部門成本控制的依據(jù)。使用部門應(yīng)嚴(yán)格按照消耗定額控制物資使用量，降低物資消耗成本。2.節(jié)能降耗措施：鼓勵各部門采取節(jié)能降耗措施，如合理設(shè)置空調(diào)溫度、優(yōu)化照明系統(tǒng)、加強(qiáng)設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)等，減少能源消耗和物資損耗，降低運(yùn)營成本。六、物資報廢與處置（一）報廢條件1.損壞無法修復(fù)：物資因使用、保管不當(dāng)或其他原因造成損壞，且無法通過維修恢復(fù)其使用功能的。2.已過使用年限：物資達(dá)到規(guī)定的使用年限，且繼續(xù)使用存在安全隱患或影響服務(wù)質(zhì)量的。3.技術(shù)淘汰：因技術(shù)進(jìn)步或新產(chǎn)品替代，現(xiàn)有物資已不符合酒店經(jīng)營需求，且無使用價值的。（二）報廢審批1.報廢申請：使用部門或倉庫管理部門發(fā)現(xiàn)物資符合報廢條件時，應(yīng)填寫物資報廢申請表，詳細(xì)說明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、購置時間、報廢原因等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。2.技術(shù)鑒定：對于價值較高或?qū)I(yè)性較強(qiáng)的物資，由物資管理領(lǐng)導(dǎo)小組組織相關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行技術(shù)鑒定，確認(rèn)物資是否確實(shí)無法使用或無使用價值。3.審批流程：物資報廢申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、技術(shù)鑒定通過后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對于金額較大的物資報廢，需報物資管理領(lǐng)導(dǎo)小組審批。審批通過后，方可進(jìn)行物資報廢處置。（三）報廢處置1.處置方式：物資報廢處置方式主要包括報廢變賣、捐贈、報廢銷毀等。對于有一定價值的報廢物資，經(jīng)物資管理領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后，可進(jìn)行報廢變賣，變價收入上繳酒店財務(wù)；對于無使用價值且不宜變賣的報廢物資，可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行捐贈或報廢銷毀處理。2.處置記錄：倉庫管理部門負(fù)責(zé)對物資報廢處置過程進(jìn)行記錄，包括報廢物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、處置方式、處置時間、收入情況等信息，并將相關(guān)記錄存檔備案。七、信息化管理（一）物資管理系統(tǒng)建設(shè)建立酒店公用物資管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)物資采購、庫存管理、領(lǐng)用發(fā)放、報廢處置等環(huán)節(jié)的信息化管理。通過系統(tǒng)實(shí)時掌握物資的庫存動態(tài)、采購進(jìn)度、使用情況等信息，提高管理效率和決策科學(xué)性。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)物資管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入和維護(hù)工作，確保數(shù)據(jù)的及時、準(zhǔn)確、完整。采購部門及時錄入采購合同、到貨信息等；倉庫管理部門準(zhǔn)確記錄物資的出入庫情況、庫存盤點(diǎn)結(jié)果等；使用部門如實(shí)填寫物資需求計劃、領(lǐng)料單等信息。（三）數(shù)據(jù)分析與利用利用物資管理系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)分析功能，定期對物資采購成本、庫存周轉(zhuǎn)率、物資消耗情況等進(jìn)行分析，為物資管理決策提供數(shù)據(jù)支持。通過數(shù)據(jù)分析，發(fā)現(xiàn)管理中存在的問題和潛在風(fēng)險，及時采取措施加以改進(jìn)和防范。八、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部審計監(jiān)督酒店內(nèi)部審計部門定期對公用物資管理情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查物資采購、庫存管理、使用等環(huán)節(jié)是否符合相關(guān)制度規(guī)定，是否存在違規(guī)操作、浪費(fèi)物資、貪污腐敗等問題。對審計發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見，并督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。（二）績效考核1.考核指標(biāo)設(shè)定：建立物資管理績效考核指標(biāo)體系，包括采購成本控制、庫存管理水平、物資使用效率、物資損耗率等