單位委托檔案協(xié)議書

單位委托檔案協(xié)議書?甲方（委托方）：名稱：______________________法定代表人：________________地址：____________________聯(lián)系方式：________________乙方（受托方）：名稱：______________________法定代表人：________________地址：____________________聯(lián)系方式：________________鑒于甲方有檔案管理需求，乙方具備專業(yè)的檔案管理能力和資質(zhì)，雙方經(jīng)友好協(xié)商，依據(jù)《中華人民共和國民法典》相關(guān)規(guī)定，就甲方委托乙方進行檔案管理事宜達成如下協(xié)議：一、委托事項及標的物/服務詳細說明（一）委托事項甲方委托乙方對其[具體檔案類別，如人事檔案、業(yè)務檔案、財務檔案等]進行全面管理，包括檔案的收集、整理、歸檔、存儲、保管、查閱、利用及銷毀等一系列工作。（二）標的物/服務詳細說明1.檔案范圍涵蓋甲方自成立以來產(chǎn)生的各類紙質(zhì)檔案、電子檔案，具體包括但不限于：人事檔案：員工入職登記表、勞動合同、薪資記錄、培訓記錄、考核評價、獎懲情況等相關(guān)資料。業(yè)務檔案：業(yè)務合同、項目文檔、市場調(diào)研資料、客戶信息、招投標文件等。財務檔案：會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務資料等。2.檔案整理乙方應按照國家檔案管理標準及甲方內(nèi)部檔案管理制度，對各類檔案進行分類、編號、編目、裝訂等整理工作，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。3.檔案存儲乙方應提供安全、適宜的存儲環(huán)境，配備防火、防潮、防蟲、防盜等設施設備，保證檔案的質(zhì)量不受損害。對于電子檔案，應采用安全可靠的存儲方式，定期進行備份，并確保數(shù)據(jù)的可恢復性。4.檔案保管建立嚴格的檔案保管制度，明確檔案保管人員職責，對檔案的出入庫進行詳細登記，確保檔案的安全與保密。定期對檔案進行清查核對，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題。5.檔案查閱為甲方及甲方授權(quán)的人員提供檔案查閱服務，建立查閱登記制度，詳細記錄查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。根據(jù)甲方需求，協(xié)助甲方進行檔案的復印、掃描等操作，確保查閱過程符合規(guī)定。6.檔案利用根據(jù)甲方業(yè)務需要，為甲方提供檔案數(shù)據(jù)分析、統(tǒng)計等服務，為甲方?jīng)Q策提供支持。在法律法規(guī)允許的范圍內(nèi)，協(xié)助甲方辦理因檔案使用而涉及的相關(guān)手續(xù)。7.檔案銷毀按照甲方及國家有關(guān)規(guī)定，對已過保管期限或無需繼續(xù)保存的檔案進行銷毀處理。銷毀過程應進行詳細記錄，包括檔案名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等，并由雙方指定人員簽字確認。二、雙方權(quán)利與義務（一）甲方權(quán)利與義務1.權(quán)利有權(quán)要求乙方按照本協(xié)議約定提供檔案管理服務。有權(quán)對乙方的檔案管理工作進行監(jiān)督、檢查，提出意見和建議。有權(quán)根據(jù)自身業(yè)務需要查閱、利用委托管理的檔案。2.義務向乙方提供真實、完整、準確的檔案資料，并按照乙方要求及時補充、完善相關(guān)材料。按照本協(xié)議約定向乙方支付檔案管理費用。協(xié)助乙方開展檔案管理工作，提供必要的工作條件和支持。遵守國家檔案管理法律法規(guī)及乙方檔案管理制度，不得利用檔案從事違法違規(guī)活動。（二）乙方權(quán)利與義務1.權(quán)利有權(quán)按照本協(xié)議約定收取檔案管理費用。有權(quán)要求甲方提供必要的協(xié)助和配合，以確保檔案管理工作的順利進行。在法律法規(guī)允許的范圍內(nèi)，對檔案進行合理的整理、保管和利用。2.義務按照國家檔案管理標準及本協(xié)議約定，為甲方提供專業(yè)、高效、優(yōu)質(zhì)的檔案管理服務。配備專業(yè)的檔案管理人員，定期對檔案管理人員進行培訓，提高其業(yè)務水平和服務意識。妥善保管甲方的檔案資料，確保檔案的安全與保密，不得泄露甲方檔案信息。定期向甲方匯報檔案管理工作情況，及時反饋檔案管理過程中出現(xiàn)的問題及解決方案。根據(jù)甲方需求，及時提供檔案查閱、利用等服務，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。三、費用及支付方式（一）費用標準甲方應向乙方支付的檔案管理費用為每年人民幣[X]元。該費用涵蓋乙方為甲方提供檔案管理服務所需的人員工資、辦公場地租賃、設備購置及維護、檔案整理及保管等各項費用。（二）支付方式甲方應在本協(xié)議簽訂之日起[X]個工作日內(nèi)，向乙方支付首年檔案管理費用的[X]%作為預付款；此后，每年[具體支付時間]前，支付當年剩余檔案管理費用。乙方應在收到甲方支付款項后的[X]個工作日內(nèi)，向甲方開具合法有效的發(fā)票。四、保密條款（一）保密范圍雙方應對在履行本協(xié)議過程中知悉的對方商業(yè)秘密、檔案信息等予以保密。保密范圍包括但不限于甲方檔案內(nèi)容、乙方檔案管理工作流程、雙方業(yè)務往來信息等。（二）保密措施1.雙方應建立保密制度，明確保密責任，對涉及保密信息的人員進行保密培訓。2.未經(jīng)對方書面同意，任何一方不得向第三方披露或使用對方的保密信息。3.在本協(xié)議終止或解除后，雙方應繼續(xù)履行保密義務，直至保密信息不再具有保密價值。（三）違約責任如一方違反保密條款，應向?qū)Ψ街Ц哆`約金人民幣[X]元，并賠償對方因此遭受的全部損失。如違約行為給對方造成重大損失或影響惡劣的，對方有權(quán)追究違約方的法律責任。五、違約責任（一）甲方違約責任1.若甲方未按照本協(xié)議約定支付檔案管理費用，每逾期一日，應按照未支付金額的[X]%向乙方支付違約金。逾期超過[X]日的，乙方有權(quán)暫停檔案管理服務，直至甲方支付全部費用及違約金。2.若甲方提供的檔案資料不真實、不完整、不準確，導致乙方無法正常開展檔案管理工作或給乙方造成損失的，甲方應承擔相應的賠償責任。3.若甲方違反國家檔案管理法律法規(guī)或乙方檔案管理制度，利用檔案從事違法違規(guī)活動，乙方有權(quán)解除本協(xié)議，并要求甲方承擔由此產(chǎn)生的一切法律責任和經(jīng)濟損失。（二）乙方違約責任1.若乙方未按照本協(xié)議約定提供檔案管理服務，或提供的服務不符合國家檔案管理標準及本協(xié)議要求，乙方應負責及時整改，并按照甲方要求采取補救措施。如給甲方造成損失的，乙方應承擔相應的賠償責任。2.若乙方泄露甲方檔案信息，應按照本協(xié)議保密條款的約定承擔違約責任，賠償甲方因此遭受的全部損失。如因乙方泄密行為給甲方造成重大損失或影響惡劣的，甲方有權(quán)解除本協(xié)議，并要求乙方承擔法律責任。3.若乙方未按照本協(xié)議約定保管檔案，導致檔案丟失、損壞或滅失的，乙方應負責采取措施進行查找、修復或賠償，并按照檔案價值及給甲方造成的損失進行賠償。六、協(xié)議變更與解除（一）協(xié)議變更1.本協(xié)議履行期間，如有需要變更協(xié)議內(nèi)容，雙方應協(xié)商一致，并簽訂書面補充協(xié)議。補充協(xié)議與本協(xié)議具有同等法律效力。2.協(xié)議變更涉及檔案管理費用調(diào)整的，應按照本協(xié)議約定的費用支付方式執(zhí)行。（二）協(xié)議解除1.經(jīng)雙方協(xié)商一致，可以提前解除本協(xié)議。2.若一方違反本協(xié)議約定，另一方有權(quán)解除本協(xié)議，并要求違約方承擔違約責任。3.因不可抗力或其他不可預見、不可避免的原因?qū)е卤緟f(xié)議無法履行或部分無法履行的，雙方互不承擔違約責任，但應及時通知對方，并提供相關(guān)證明文件。在不可抗力或其他不可預見、不可避免的原因消除后，雙方應協(xié)商是否繼續(xù)履行本協(xié)議或變更協(xié)議內(nèi)容。七、爭議解決本協(xié)議在履行過程中發(fā)生的爭議，由雙方協(xié)商解決；協(xié)商不成的，任何一方均有權(quán)向有管轄權(quán)的人民法院提起訴訟。八、其他條款（一）協(xié)議生效本協(xié)議自雙方簽字（或蓋章）之日起生效，有效期為[X]年。協(xié)議期滿后，雙方如無異議，則本協(xié)議自動延續(xù)[X]年。（二）協(xié)議份數(shù)本協(xié)議一式兩份，甲乙雙方各執(zhí)一份，具有同等法律效力