學(xué)校檔案歸檔管理制度

學(xué)校檔案歸檔管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)學(xué)校檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門、各年級(jí)組、各班級(jí)及全體教職工。（三）檔案定義學(xué)校檔案是指學(xué)校在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學(xué)校檔案由學(xué)校綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，各部門負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理，并定期移交檔案室。2.真實(shí)性原則：歸檔的文件材料必須真實(shí)反映學(xué)校各項(xiàng)工作的實(shí)際情況。3.完整性原則：應(yīng)歸檔的文件材料要齊全完整，保證檔案的系統(tǒng)性。4.規(guī)范性原則：檔案的整理、分類、編號(hào)、裝訂等應(yīng)符合國(guó)家和學(xué)校的有關(guān)規(guī)定，確保檔案的質(zhì)量。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室1.負(fù)責(zé)制定學(xué)校檔案工作的規(guī)章制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理學(xué)校各類檔案，做好檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.對(duì)各部門的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作。4.積極開發(fā)檔案信息資源，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供服務(wù)。（二）各部門檔案工作小組1.各部門應(yīng)成立檔案工作小組，由部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，指定專人負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理和移交工作。2.負(fù)責(zé)制定本部門檔案工作計(jì)劃，明確檔案管理職責(zé)，確保檔案工作有序開展。3.按照學(xué)校檔案管理規(guī)定，定期對(duì)本部門形成的文件材料進(jìn)行整理、分類，并及時(shí)移交學(xué)校綜合檔案室。三、檔案歸檔范圍（一）黨群工作類1.學(xué)校黨組織的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、決議等文件材料。2.黨員名冊(cè)、入黨申請(qǐng)書、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書、入黨志愿書、政審材料等黨員檔案。3.學(xué)校組織開展的各類黨建活動(dòng)的文件、照片、視頻等資料。4.工會(huì)、共青團(tuán)等群團(tuán)組織的工作計(jì)劃、總結(jié)、活動(dòng)記錄等材料。（二）行政管理類1.學(xué)校行政工作的各項(xiàng)規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議記錄等文件材料。2.學(xué)校機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、干部任免、考核獎(jiǎng)懲等文件材料。3.學(xué)校與上級(jí)主管部門、其他單位的往來文件、信函、協(xié)議等。4.學(xué)校的發(fā)展規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等資料。5.學(xué)校的印章管理、公文處理、保密工作等方面的文件材料。（三）教育教學(xué)類1.學(xué)校的教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程標(biāo)準(zhǔn)、教材等教學(xué)文件。2.教師的教案、教學(xué)課件、教學(xué)反思、聽課記錄等教學(xué)資料。3.學(xué)生的學(xué)籍檔案，包括入學(xué)登記表、成績(jī)單、獎(jiǎng)懲記錄、畢業(yè)登記表等。4.學(xué)校組織的各類教學(xué)活動(dòng)的方案、總結(jié)、照片、視頻等資料。5.教學(xué)研究、教育改革方面的文件材料，如課題研究報(bào)告、論文等。（四）科學(xué)研究類1.學(xué)校承擔(dān)的各級(jí)各類科研項(xiàng)目的申報(bào)書、立項(xiàng)通知書、研究報(bào)告、成果鑒定書等文件材料。2.科研人員的科研成果、論文、著作等資料。3.學(xué)校組織的科研會(huì)議、學(xué)術(shù)交流活動(dòng)的文件、照片、視頻等資料。（五）學(xué)生管理類1.學(xué)生的思想政治教育、品德教育等方面的文件材料。2.學(xué)生的社會(huì)實(shí)踐、志愿服務(wù)等活動(dòng)記錄。3.學(xué)生的心理健康教育、資助管理等方面的資料。4.學(xué)生社團(tuán)組織的活動(dòng)計(jì)劃、總結(jié)、照片、視頻等材料。（六）后勤管理類1.學(xué)校的校園建設(shè)規(guī)劃、基建工程文件材料，如項(xiàng)目審批文件、設(shè)計(jì)圖紙、施工記錄等。2.學(xué)校的資產(chǎn)管理文件，包括固定資產(chǎn)登記、清查報(bào)告等。3.學(xué)校的財(cái)務(wù)管理文件，如財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告、會(huì)計(jì)憑證等。4.學(xué)校的物資采購(gòu)、設(shè)備維修、水電管理等方面的文件材料。5.學(xué)校的安全保衛(wèi)、環(huán)境衛(wèi)生、后勤服務(wù)等方面的工作記錄。四、檔案歸檔要求（一）文件材料的收集1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)包括原件、復(fù)印件、電子文檔等多種形式，確保檔案的完整性。3.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)收集相關(guān)的背景資料、補(bǔ)充材料等，以便更全面地反映工作情況。（二）文件材料的整理1.歸檔的文件材料應(yīng)按照分類方案進(jìn)行整理，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.每份文件材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備。對(duì)于破損、褪色的文件，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理，確保文件的可讀性和可利用性。（三）文件材料的裝訂1.紙質(zhì)文件材料應(yīng)按照一定的順序進(jìn)行裝訂，左側(cè)裝訂，不掉頁、不壓字、不損壞文件。2.對(duì)于幅面過大的文件，應(yīng)折疊成A4紙大小；對(duì)于幅面過小的文件，應(yīng)粘貼在A4紙上。（四）文件材料的編號(hào)1.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)科學(xué)合理，便于查找和管理。2.每份檔案應(yīng)編制唯一的檔號(hào)，檔號(hào)應(yīng)包括全宗號(hào)、年度、保管期限、目錄號(hào)、案卷號(hào)等要素。（五）文件材料的編目1.檔案應(yīng)編制目錄，目錄應(yīng)包括檔號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目。2.目錄應(yīng)打印或書寫清晰，一式兩份，一份裝訂在案卷內(nèi)，一份單獨(dú)成冊(cè)。五、檔案歸檔時(shí)間（一）文書檔案1.當(dāng)年形成的文書檔案，應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.跨年度的文件材料，應(yīng)在文件辦結(jié)后及時(shí)歸檔。（二）教學(xué)檔案1.每學(xué)期結(jié)束后，教師應(yīng)及時(shí)整理本學(xué)期的教學(xué)檔案，并移交學(xué)校綜合檔案室。2.學(xué)生的學(xué)籍檔案應(yīng)在學(xué)生畢業(yè)時(shí)統(tǒng)一歸檔。（三）科研檔案1.科研項(xiàng)目完成后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在三個(gè)月內(nèi)將科研檔案整理歸檔。2.科研人員的科研成果、論文、著作等應(yīng)在發(fā)表或出版后及時(shí)歸檔。（四）其他檔案其他檔案應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成歸檔工作。六、檔案保管（一）檔案庫(kù)房建設(shè)1.學(xué)校應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、防蟲藥、滅火器等。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行存放，不同類別的檔案應(yīng)分開存放，便于查找和管理。2.檔案應(yīng)排列整齊，標(biāo)識(shí)清晰，便于識(shí)別和提取。（三）檔案保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要是反映學(xué)校主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)學(xué)校和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。3.長(zhǎng)期保管的檔案主要是反映學(xué)校一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)校工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。4.短期保管的檔案主要是反映學(xué)校一般性工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)校工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年至15年。（四）檔案鑒定1.學(xué)校應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和存毀。2.檔案鑒定工作應(yīng)由學(xué)校檔案鑒定小組負(fù)責(zé)，鑒定小組應(yīng)由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等組成。3.鑒定工作應(yīng)按照國(guó)家和學(xué)校的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和公正性。（五）檔案銷毀1.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀前，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由兩人以上監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字。3.銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。七、檔案利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循保密、安全、合法的原則，確保檔案的真實(shí)性和完整性。2.利用檔案應(yīng)填寫利用登記表，注明利用目的、利用時(shí)間、利用人等信息。（二）利用方式1.查閱：利用者可到學(xué)校綜合檔案室查閱檔案原件或復(fù)印件。2.借閱：因工作需要，利用者可辦理借閱手續(xù)，將檔案借出檔案室，但借閱時(shí)間一般不超過兩周。3.復(fù)制：利用者可根據(jù)需要復(fù)制檔案，但應(yīng)經(jīng)檔案室同意，并注明復(fù)制用途。（三）利用審批1.查閱檔案一般由利用者所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.借閱檔案應(yīng)經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。3.涉及重要機(jī)密的檔案，應(yīng)經(jīng)學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。（四）利用監(jiān)督1.檔案室工作人員應(yīng)監(jiān)督利用者的利用行為，確保檔案的安全和完整。2.利用者應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)規(guī)劃1.學(xué)校應(yīng)制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)和步驟。2.檔案信息化建設(shè)應(yīng)與學(xué)校的信息化建設(shè)相協(xié)調(diào)，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，提高檔案管理的效率和水平。（二）檔案數(shù)字化1.學(xué)校應(yīng)逐步推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，將重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案數(shù)字化應(yīng)按照國(guó)家和學(xué)校的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。（三）電子檔案管