公司用印流程管理制度

公司用印流程管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司印章的使用管理，確保印章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)，涵蓋公司所有部門及員工在工作中涉及的各類印章使用事項(xiàng)。3.印章分類公司印章分為公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章、部門章及其他專用章。4.管理原則印章使用必須嚴(yán)格遵循審批程序，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何部門和個(gè)人不得擅自使用印章。印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，確保印章安全，防止印章被盜用、冒用或?yàn)E用。印章使用應(yīng)基于真實(shí)、合法、有效的業(yè)務(wù)需求，嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印章。二、印章的刻制與啟用1.印章刻制公司各類印章的刻制由行政部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)辦理。行政部門應(yīng)根據(jù)公司實(shí)際需要，填寫《印章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明印章名稱、規(guī)格、材質(zhì)等信息，并提交公司法定代表人審批。經(jīng)法定代表人批準(zhǔn)后，行政部門持相關(guān)證明文件到公安機(jī)關(guān)指定的印章刻制單位進(jìn)行刻制。2.印章啟用新印章刻制完成后，行政部門應(yīng)及時(shí)辦理印章啟用手續(xù)。填寫《印章啟用申請(qǐng)表》，注明啟用日期、印章名稱、保管人等信息，經(jīng)公司法定代表人簽字確認(rèn)后，正式啟用。行政部門應(yīng)將新印章啟用的相關(guān)信息及時(shí)通知各部門，并在公司內(nèi)部進(jìn)行公告。三、印章的保管1.公章保管公章由公司法定代表人指定的專人負(fù)責(zé)保管，保管人應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，確保公章安全。公章保管人應(yīng)將公章存放在安全可靠的保險(xiǎn)柜中，并設(shè)置密碼，密碼應(yīng)嚴(yán)格保密，不得告知他人。公章保管人因特殊原因需要臨時(shí)委托他人保管公章時(shí)，應(yīng)填寫《公章委托保管申請(qǐng)表》，注明委托原因、委托期限、受托人姓名等信息，經(jīng)公司法定代表人批準(zhǔn)后，方可辦理委托保管手續(xù)。受托人應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)妥善保管公章，并在歸還時(shí)進(jìn)行交接登記。2.合同專用章保管合同專用章由公司合同管理部門指定的專人負(fù)責(zé)保管，保管人應(yīng)熟悉合同管理業(yè)務(wù)，嚴(yán)格按照合同審批程序使用印章。合同專用章保管人應(yīng)將合同專用章存放在保險(xiǎn)柜中，并建立印章使用登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄印章使用的日期、合同名稱、合同編號(hào)、用印份數(shù)、經(jīng)辦人姓名等信息。合同專用章保管人不得擅自將合同專用章帶出公司使用，如因工作需要必須帶出公司的，應(yīng)填寫《合同專用章外出使用申請(qǐng)表》，注明外出原因、使用期限、攜帶人姓名等信息，經(jīng)公司合同管理部門負(fù)責(zé)人和法定代表人批準(zhǔn)后，方可帶出公司。攜帶人應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還印章，并進(jìn)行交接登記。3.財(cái)務(wù)專用章保管財(cái)務(wù)專用章由公司財(cái)務(wù)部門指定的專人負(fù)責(zé)保管，保管人應(yīng)具備專業(yè)的財(cái)務(wù)知識(shí)和技能，嚴(yán)格遵守財(cái)務(wù)管理制度。財(cái)務(wù)專用章保管人應(yīng)將財(cái)務(wù)專用章存放在保險(xiǎn)柜中，并按照財(cái)務(wù)制度規(guī)定的用途使用印章。財(cái)務(wù)專用章保管人在使用印章時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格審核相關(guān)財(cái)務(wù)憑證和文件，確保印章使用的準(zhǔn)確性和合法性。如發(fā)現(xiàn)印章使用存在疑問或風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。4.法定代表人章保管法定代表人章由公司法定代表人指定的專人負(fù)責(zé)保管，保管人應(yīng)熟悉公司法定代表人的簽字習(xí)慣和業(yè)務(wù)要求。法定代表人章保管人應(yīng)將法定代表人章存放在保險(xiǎn)柜中，并按照公司法定代表人的指示使用印章。法定代表人章保管人在使用印章時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)用印文件和審批手續(xù)，確保印章使用符合法定代表人的意愿和公司規(guī)定。5.部門章保管部門章由各部門負(fù)責(zé)人指定的專人負(fù)責(zé)保管，保管人應(yīng)妥善保管印章，確保印章安全，并按照部門職責(zé)和工作需要使用印章。部門章保管人應(yīng)建立印章使用登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄印章使用的日期、文件名稱、用印份數(shù)、經(jīng)辦人姓名等信息。部門章保管人在使用印章時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的審批程序，不得擅自超越部門職責(zé)范圍使用印章。如因工作需要涉及跨部門用印的，應(yīng)按照公司規(guī)定的流程進(jìn)行審批。6.其他專用章保管其他專用章由相關(guān)業(yè)務(wù)部門指定的專人負(fù)責(zé)保管，保管人應(yīng)根據(jù)專用章的用途和業(yè)務(wù)需求，嚴(yán)格按照規(guī)定使用印章。其他專用章保管人應(yīng)建立印章使用登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄印章使用的相關(guān)信息。其他專用章保管人在使用印章時(shí)，應(yīng)確保印章使用符合公司業(yè)務(wù)規(guī)定和法律法規(guī)要求，不得隨意擴(kuò)大印章使用范圍。四、印章的使用1.用印審批公司員工在使用印章前，應(yīng)填寫《用印申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明用印事項(xiàng)、用印文件名稱、用印份數(shù)、用印日期、經(jīng)辦人姓名等信息?！队糜∩暾?qǐng)表》應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行逐級(jí)審批，審批通過后方可使用印章。審批流程一般為：經(jīng)辦人填寫申請(qǐng)表→部門負(fù)責(zé)人審核→分管領(lǐng)導(dǎo)審批→法定代表人或其授權(quán)人批準(zhǔn)（根據(jù)印章類型和用印事項(xiàng)的重要程度確定）。對(duì)于涉及重大事項(xiàng)、金額較大的合同或文件用印，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)班子集體研究決定后，方可使用印章。2.用印登記印章保管人在使用印章時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照審批后的《用印申請(qǐng)表》進(jìn)行用印，并在印章使用登記臺(tái)賬上進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容應(yīng)包括用印日期、用印文件名稱、用印份數(shù)、經(jīng)辦人姓名、審批人姓名等信息，確保登記信息準(zhǔn)確、完整。印章使用登記臺(tái)賬應(yīng)妥善保存，以備查閱和審計(jì)。3.用印要求印章保管人在用印時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)用印文件的內(nèi)容和審批手續(xù)，確保用印文件真實(shí)、合法、有效。用印應(yīng)清晰、端正，不得模糊、歪斜或重疊。印章加蓋位置應(yīng)符合文件格式和排版要求，不得加蓋在文件空白處或其他不適當(dāng)?shù)奈恢?。?yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印章。如因特殊情況需要先加蓋印章的，必須經(jīng)公司法定代表人批準(zhǔn)，并在空白處注明用途和有效期。用印完成后，印章保管人應(yīng)及時(shí)將印章歸還原位，并妥善保管。五、印章的停用與銷毀1.印章停用因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更、印章?lián)p壞等原因，需要停用印章的，由行政部門填寫《印章停用申請(qǐng)表》，注明停用原因、印章名稱、停用日期等信息，經(jīng)公司法定代表人批準(zhǔn)后，辦理印章停用手續(xù)。行政部門應(yīng)及時(shí)將印章停用的相關(guān)信息通知各部門，并收回停用的印章。2.印章銷毀對(duì)于停用的印章，行政部門應(yīng)按照公司規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。填寫《印章銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀原因、印章名稱、數(shù)量等信息，經(jīng)公司法定代表人批準(zhǔn)后，選擇具有資質(zhì)的銷毀機(jī)構(gòu)進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并保留相關(guān)銷毀證明文件，以備查閱。印章銷毀后，行政部門應(yīng)在公司內(nèi)部進(jìn)行公告，確保公司員工知曉印章已銷毀。六、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督公司審計(jì)部門負(fù)責(zé)定期對(duì)印章使用情況進(jìn)行審計(jì)和監(jiān)督檢查，確保印章使用符合公司規(guī)定和法律法規(guī)要求。審計(jì)部門應(yīng)檢查印章使用登記臺(tái)賬、用印申請(qǐng)表等相關(guān)資料，核實(shí)印章使用的審批程序是否合規(guī)、用印文件是否真實(shí)有效等。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.外部監(jiān)督公司應(yīng)積極配合相關(guān)政府部門、監(jiān)管機(jī)構(gòu)等的監(jiān)督檢查，如實(shí)提供印章使用管理的相關(guān)資料和信息。對(duì)于外部監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，公司應(yīng)認(rèn)真對(duì)待，及時(shí)整改，并將整改情況報(bào)告相關(guān)部門。七、違規(guī)處理1.違規(guī)行為界定未經(jīng)批準(zhǔn)擅自使用印章的。超越審批權(quán)限使用印章的。在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印章的。印章保管人未妥善保管印章，導(dǎo)致印章被盜用、冒用或?yàn)E用的。其他違反印章使用管理規(guī)定的行為。2.處理措施對(duì)于違規(guī)使用印章