公司禮品系統(tǒng)管理制度

公司禮品系統(tǒng)管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司禮品系統(tǒng)的管理，確保禮品的合理使用，提升公司形象，增強(qiáng)員工歸屬感，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、全體員工以及因業(yè)務(wù)往來涉及的外部合作伙伴。（三）禮品定義本制度所指禮品包括但不限于節(jié)日禮品、商務(wù)禮品、員工福利禮品、獎(jiǎng)勵(lì)禮品等各類用于公司內(nèi)外交往的物品。二、禮品管理職責(zé)分工（一）人事部門1.負(fù)責(zé)制定和完善禮品系統(tǒng)管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.根據(jù)公司年度預(yù)算，統(tǒng)籌規(guī)劃禮品采購(gòu)資金及禮品類型、數(shù)量等。3.組織禮品的采購(gòu)、驗(yàn)收、保管、發(fā)放等工作。4.建立禮品管理檔案，記錄禮品的采購(gòu)、發(fā)放、使用等情況。（二）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)禮品采購(gòu)資金的預(yù)算編制、審核及支付。2.對(duì)禮品采購(gòu)費(fèi)用進(jìn)行核算和監(jiān)督，確保費(fèi)用支出合理合規(guī)。（三）使用部門1.根據(jù)業(yè)務(wù)需求，提前向人事部門提出禮品申請(qǐng)，并說明禮品用途、對(duì)象、數(shù)量等。2.負(fù)責(zé)本部門禮品的領(lǐng)取、發(fā)放及使用情況的反饋。（四）采購(gòu)部門（如有）1.根據(jù)人事部門提供的禮品采購(gòu)清單，負(fù)責(zé)禮品的供應(yīng)商選擇、采購(gòu)談判及合同簽訂。2.按照采購(gòu)合同要求，確保禮品按時(shí)、按質(zhì)、按量采購(gòu)到位。三、禮品預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.人事部門應(yīng)于每年年末根據(jù)公司下一年度的業(yè)務(wù)計(jì)劃、員工人數(shù)、節(jié)日安排、市場(chǎng)行情等因素，編制禮品采購(gòu)預(yù)算草案。2.預(yù)算草案應(yīng)詳細(xì)列出各類禮品的預(yù)計(jì)采購(gòu)數(shù)量、單價(jià)、金額以及預(yù)算總金額，并提交財(cái)務(wù)部門審核。（二）預(yù)算審核與調(diào)整1.財(cái)務(wù)部門對(duì)禮品采購(gòu)預(yù)算草案進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查預(yù)算的合理性、準(zhǔn)確性以及與公司財(cái)務(wù)狀況的匹配性。2.如因特殊情況需要調(diào)整禮品預(yù)算，使用部門應(yīng)提前向人事部門提出申請(qǐng)，說明調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容及預(yù)計(jì)增加或減少的金額。人事部門審核后，報(bào)公司管理層審批。經(jīng)審批通過后，財(cái)務(wù)部門對(duì)預(yù)算進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。四、禮品采購(gòu)管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購(gòu)部門（如有）應(yīng)建立禮品供應(yīng)商庫，通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、供貨能力、售后服務(wù)等。3.選擇至少三家符合要求的供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)，綜合考慮各方面因素，確定最終合作供應(yīng)商，并簽訂采購(gòu)合同。（二）采購(gòu)流程1.使用部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求填寫禮品采購(gòu)申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交人事部門。2.人事部門審核禮品采購(gòu)申請(qǐng)表，確認(rèn)申請(qǐng)的合理性和必要性。審核通過后，將申請(qǐng)表交采購(gòu)部門（如有）。3.采購(gòu)部門（如有）根據(jù)申請(qǐng)表要求，向選定的供應(yīng)商發(fā)送采購(gòu)訂單，明確禮品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等要求。4.供應(yīng)商按照采購(gòu)訂單要求組織生產(chǎn)或采購(gòu)禮品，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將禮品送達(dá)指定地點(diǎn)。5.采購(gòu)部門（如有）負(fù)責(zé)組織禮品的驗(yàn)收工作，會(huì)同人事部門、使用部門等相關(guān)人員對(duì)禮品的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行核對(duì)。如發(fā)現(xiàn)禮品存在問題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決。（三）采購(gòu)合同管理1.采購(gòu)部門（如有）應(yīng)與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.采購(gòu)合同應(yīng)包括禮品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。3.采購(gòu)部門（如有）應(yīng)妥善保管采購(gòu)合同，及時(shí)跟蹤合同執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時(shí)履行合同義務(wù)。五、禮品保管管理（一）保管地點(diǎn)人事部門應(yīng)設(shè)立專門的禮品倉庫或指定合適的保管地點(diǎn)，用于存放公司采購(gòu)的禮品。保管地點(diǎn)應(yīng)具備安全、防潮、防火、防盜等條件。（二）保管方式1.禮品應(yīng)分類存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和管理。2.建立禮品出入庫臺(tái)賬，詳細(xì)記錄禮品的入庫時(shí)間、名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息，以及禮品的出庫時(shí)間、領(lǐng)取部門、領(lǐng)取人、用途等信息。3.定期對(duì)禮品進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)禮品短缺、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。六、禮品發(fā)放管理（一）發(fā)放原則1.公平公正原則：禮品發(fā)放應(yīng)遵循公平公正的原則，確保每位符合條件的員工或合作伙伴都能得到相應(yīng)的禮品。2.按需發(fā)放原則：根據(jù)不同的節(jié)日、活動(dòng)、業(yè)務(wù)需求等，按需發(fā)放禮品，避免浪費(fèi)。3.實(shí)名簽收原則：禮品發(fā)放時(shí)，應(yīng)要求領(lǐng)取人實(shí)名簽收，確保禮品發(fā)放記錄真實(shí)可靠。（二）發(fā)放對(duì)象1.員工福利禮品：面向公司全體員工，根據(jù)公司規(guī)定的福利政策進(jìn)行發(fā)放。2.節(jié)日禮品：在重要節(jié)日期間，向公司全體員工發(fā)放節(jié)日禮品。3.商務(wù)禮品：用于公司與外部合作伙伴的業(yè)務(wù)往來，如拜訪客戶、參加商務(wù)活動(dòng)等。4.獎(jiǎng)勵(lì)禮品：對(duì)在工作中表現(xiàn)優(yōu)秀、為公司做出突出貢獻(xiàn)的員工進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)時(shí)發(fā)放。（三）發(fā)放流程1.人事部門根據(jù)禮品發(fā)放計(jì)劃，提前準(zhǔn)備好禮品，并通知使用部門領(lǐng)取。2.使用部門安排專人到人事部門領(lǐng)取禮品，并在禮品發(fā)放登記表上簽字確認(rèn)。3.對(duì)于員工福利禮品、節(jié)日禮品等，人事部門應(yīng)按照員工名單進(jìn)行發(fā)放，確保每位員工都能領(lǐng)取到相應(yīng)的禮品。發(fā)放方式可以采用集中發(fā)放、部門領(lǐng)取后再分發(fā)等方式。4.對(duì)于商務(wù)禮品，使用部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需求填寫禮品領(lǐng)用申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后到人事部門領(lǐng)取。領(lǐng)取時(shí)應(yīng)注明禮品的用途、贈(zèng)送對(duì)象等信息。5.對(duì)于獎(jiǎng)勵(lì)禮品，由人事部門根據(jù)公司的獎(jiǎng)勵(lì)制度確定獎(jiǎng)勵(lì)對(duì)象和禮品類型、數(shù)量等，并組織發(fā)放。發(fā)放時(shí)應(yīng)舉行簡(jiǎn)單的頒獎(jiǎng)儀式，增強(qiáng)員工的榮譽(yù)感。七、禮品使用管理（一）使用范圍1.員工福利禮品：?jiǎn)T工可根據(jù)公司規(guī)定自行使用福利禮品。2.商務(wù)禮品：用于公司與外部合作伙伴的業(yè)務(wù)交往，如贈(zèng)送客戶、供應(yīng)商等，以維護(hù)良好的合作關(guān)系。3.獎(jiǎng)勵(lì)禮品：受獎(jiǎng)勵(lì)員工可根據(jù)公司規(guī)定合理使用獎(jiǎng)勵(lì)禮品。（二）使用審批1.員工使用福利禮品，一般無需審批，但應(yīng)遵守公司相關(guān)規(guī)定和禮品使用說明。2.使用部門使用商務(wù)禮品時(shí)，應(yīng)填寫禮品使用申請(qǐng)表，注明禮品用途、贈(zèng)送對(duì)象、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后報(bào)人事部門備案。3.受獎(jiǎng)勵(lì)員工使用獎(jiǎng)勵(lì)禮品時(shí)，應(yīng)按照公司獎(jiǎng)勵(lì)制度的要求進(jìn)行使用，如需特殊用途，應(yīng)提前向人事部門申請(qǐng)并說明原因，經(jīng)批準(zhǔn)后方可使用。（三）使用監(jiān)督1.人事部門應(yīng)定期對(duì)禮品的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，了解禮品是否按照規(guī)定的用途使用，是否達(dá)到預(yù)期效果等。2.如發(fā)現(xiàn)禮品使用過程中存在違規(guī)行為，如私自挪用、轉(zhuǎn)賣禮品等，人事部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。八、禮品登記與備案管理（一）禮品登記1.人事部門應(yīng)建立禮品登記制度，對(duì)每一份禮品的采購(gòu)、發(fā)放、使用等情況進(jìn)行詳細(xì)登記。2.禮品登記內(nèi)容應(yīng)包括禮品名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購(gòu)日期、采購(gòu)金額、供應(yīng)商、發(fā)放對(duì)象、發(fā)放時(shí)間、使用情況等信息。（二）禮品備案1.對(duì)于涉及金額較大的禮品采購(gòu)、重要商務(wù)禮品的贈(zèng)送等情況，人事部門應(yīng)及時(shí)向公司管理層備案。2.備案內(nèi)容應(yīng)包括禮品采購(gòu)的原因、用途、預(yù)算執(zhí)行情況、發(fā)放對(duì)象及反饋效果等信息，以便公司管理層了解禮品使用情況，進(jìn)行決策參考。九、禮品盤點(diǎn)與清查管理（一）盤點(diǎn)周期1.人事部門應(yīng)定期對(duì)禮品進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)周期為每季度一次。2.如遇特殊情況，如公司組織結(jié)構(gòu)調(diào)整、禮品管理制度修訂等，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行全面盤點(diǎn)。（二）盤點(diǎn)內(nèi)容1.核對(duì)禮品的實(shí)際數(shù)量與庫存臺(tái)賬記錄是否一致。2.檢查禮品的質(zhì)量狀況，是否存在損壞、變質(zhì)等情況。3.查看禮品的存放環(huán)境是否符合要求，是否存在安全隱患。（三）清查處理1.盤點(diǎn)結(jié)束后，人事部門應(yīng)編制禮品盤點(diǎn)報(bào)告，詳細(xì)記錄盤點(diǎn)結(jié)果。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)查明原因，分清責(zé)任。2.對(duì)于盤盈的禮品，應(yīng)及時(shí)登記入賬，并查明來源；對(duì)于盤虧的禮品，應(yīng)分析原因，屬于正常損耗的，經(jīng)審批后核銷；屬于人為原因造成的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任，并要求其賠償損失。十、禮品回收管理（一）回收情形1.因業(yè)務(wù)合作終止、客戶關(guān)系變更等原因，已贈(zèng)送的商務(wù)禮品需要回收的。2.員工離職時(shí)，根據(jù)公司規(guī)定需要回收的福利禮品、獎(jiǎng)勵(lì)禮品等。（二）回收流程1.對(duì)于需要回收的禮品，由相關(guān)部門或人員向人事部門提出回收申請(qǐng)，并說明回收原因。2.人事部門審核回收申請(qǐng)，如情況屬實(shí)，批準(zhǔn)回收申請(qǐng)，并通知相關(guān)部門或人員進(jìn)行禮品回收。3.禮品回收后，人事部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記，并妥善保管或按照規(guī)定進(jìn)行處理。十一、禮品違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自采購(gòu)禮品的。2.私自挪用、截留、轉(zhuǎn)賣禮品的。3.虛報(bào)禮品用途、數(shù)量，騙取公司禮品的。4.在禮品采購(gòu)、發(fā)放、使用過程中，存在其他違反公司規(guī)定或法律法規(guī)行為的。（二）處理措施1.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的禮品違規(guī)行為，人事部門應(yīng)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)。2.根據(jù)違規(guī)行為的情節(jié)輕重，給予相關(guān)責(zé)任人批評(píng)教育、警告、罰款、降