內(nèi)控采購(gòu)業(yè)務(wù)管理制度VIP

內(nèi)控采購(gòu)業(yè)務(wù)管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司采購(gòu)業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制，規(guī)范采購(gòu)行為，防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，確保采購(gòu)活動(dòng)合法、合規(guī)、高效，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的順利進(jìn)行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門(mén)的采購(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)，包括物資采購(gòu)、服務(wù)采購(gòu)等。（三）基本原則1.合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)章制度的要求。2.效益性原則：在保證采購(gòu)質(zhì)量的前提下，努力降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效益。3.公平性原則：采購(gòu)活動(dòng)應(yīng)當(dāng)遵循公平、公正、公開(kāi)的原則，確保供應(yīng)商之間的公平競(jìng)爭(zhēng)。4.職責(zé)分離原則：采購(gòu)業(yè)務(wù)的審批、執(zhí)行、驗(yàn)收等環(huán)節(jié)應(yīng)當(dāng)相互分離，形成相互制約的機(jī)制。二、采購(gòu)業(yè)務(wù)流程（一）采購(gòu)需求提出1.各部門(mén)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和實(shí)際需求，定期或不定期提出采購(gòu)申請(qǐng)。采購(gòu)申請(qǐng)應(yīng)明確采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容。2.采購(gòu)申請(qǐng)應(yīng)經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購(gòu)部門(mén)。（二）采購(gòu)計(jì)劃制定1.采購(gòu)部門(mén)收到采購(gòu)申請(qǐng)后，應(yīng)進(jìn)行匯總整理，并結(jié)合公司庫(kù)存情況、市場(chǎng)供應(yīng)情況等因素，制定采購(gòu)計(jì)劃。2.采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間、采購(gòu)方式等內(nèi)容，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商檔案。供應(yīng)商檔案應(yīng)包括供應(yīng)商基本信息、聯(lián)系方式、經(jīng)營(yíng)范圍、資質(zhì)證書(shū)、業(yè)績(jī)情況等內(nèi)容。2.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)根據(jù)采購(gòu)物資或服務(wù)的要求，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行篩選和評(píng)估。評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、交貨期、售后服務(wù)、信譽(yù)等方面。3.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄，并定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。對(duì)于考核評(píng)價(jià)不合格的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)淘汰，并補(bǔ)充新的供應(yīng)商。（四）采購(gòu)合同簽訂1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃和供應(yīng)商選擇情況，與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。2.采購(gòu)合同簽訂前，應(yīng)經(jīng)公司法律部門(mén)審核，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（五）采購(gòu)執(zhí)行1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)按照采購(gòu)合同的要求，及時(shí)向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單，并跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況。2.供應(yīng)商應(yīng)按照采購(gòu)訂單的要求，按時(shí)、按質(zhì)、按量將采購(gòu)物資或服務(wù)交付至公司指定地點(diǎn)。采購(gòu)部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)采購(gòu)物資或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收。（六）采購(gòu)驗(yàn)收1.采購(gòu)物資或服務(wù)到貨后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)、使用部門(mén)等相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資或服務(wù)的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、外觀等方面。2.質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)采購(gòu)物資或服務(wù)進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，并出具檢驗(yàn)報(bào)告。對(duì)于驗(yàn)收合格的采購(gòu)物資或服務(wù)，使用部門(mén)應(yīng)辦理入庫(kù)手續(xù)；對(duì)于驗(yàn)收不合格的采購(gòu)物資或服務(wù)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商處理。（七）采購(gòu)付款1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同的約定，及時(shí)辦理采購(gòu)付款手續(xù)。采購(gòu)付款申請(qǐng)應(yīng)附采購(gòu)合同、采購(gòu)發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)憑證。2.采購(gòu)付款申請(qǐng)應(yīng)經(jīng)采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照公司領(lǐng)導(dǎo)審批意見(jiàn)，及時(shí)支付采購(gòu)款項(xiàng)。三、采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制要點(diǎn)（一）采購(gòu)申請(qǐng)環(huán)節(jié)1.采購(gòu)申請(qǐng)應(yīng)明確采購(gòu)的必要性和合理性，避免盲目采購(gòu)。2.采購(gòu)申請(qǐng)應(yīng)經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批流程，確保采購(gòu)申請(qǐng)符合公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和預(yù)算安排。（二）采購(gòu)計(jì)劃環(huán)節(jié)1.采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)根據(jù)市場(chǎng)供應(yīng)情況、公司庫(kù)存情況等因素進(jìn)行合理制定，避免采購(gòu)過(guò)多或過(guò)少。2.采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批，確保采購(gòu)計(jì)劃符合公司的戰(zhàn)略目標(biāo)和經(jīng)營(yíng)決策。（三）供應(yīng)商選擇環(huán)節(jié)1.供應(yīng)商選擇應(yīng)遵循公平、公正、公開(kāi)的原則，確保供應(yīng)商之間的公平競(jìng)爭(zhēng)。2.供應(yīng)商選擇應(yīng)進(jìn)行充分的調(diào)查和評(píng)估，確保供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、交貨期、售后服務(wù)等方面符合公司的要求。（四）采購(gòu)合同環(huán)節(jié)1.采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同的合法性和有效性。2.采購(gòu)合同簽訂前，應(yīng)經(jīng)公司法律部門(mén)審核，確保合同條款符合法律法規(guī)的要求。（五）采購(gòu)執(zhí)行環(huán)節(jié)1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)按照采購(gòu)合同的要求，及時(shí)向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單，并跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況。2.采購(gòu)訂單執(zhí)行過(guò)程中，如發(fā)生變更或調(diào)整，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂補(bǔ)充協(xié)議。（六）采購(gòu)驗(yàn)收環(huán)節(jié)1.采購(gòu)驗(yàn)收應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行，確保采購(gòu)物資或服務(wù)的質(zhì)量符合要求。2.采購(gòu)驗(yàn)收過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商處理，并做好記錄。（七）采購(gòu)付款環(huán)節(jié)1.采購(gòu)付款應(yīng)嚴(yán)格按照采購(gòu)合同的約定進(jìn)行，確保付款的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。2.采購(gòu)付款申請(qǐng)應(yīng)附相關(guān)憑證，并經(jīng)嚴(yán)格的審批流程，確保采購(gòu)付款的合法性和合規(guī)性。四、采購(gòu)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)：市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)、供應(yīng)短缺等因素可能導(dǎo)致采購(gòu)成本增加或采購(gòu)物資供應(yīng)不足。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)：供應(yīng)商提供的物資或服務(wù)質(zhì)量不符合要求，可能導(dǎo)致公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)受到影響。3.合同風(fēng)險(xiǎn)：采購(gòu)合同條款不明確、合同執(zhí)行過(guò)程中發(fā)生糾紛等因素可能導(dǎo)致公司遭受經(jīng)濟(jì)損失。4.廉潔風(fēng)險(xiǎn)：采購(gòu)人員在采購(gòu)過(guò)程中接受供應(yīng)商賄賂、回扣等不正當(dāng)利益，可能導(dǎo)致公司利益受損。（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，分析風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：采購(gòu)部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)研，及時(shí)掌握市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)情況，合理安排采購(gòu)計(jì)劃；與供應(yīng)商建立長(zhǎng)期合作關(guān)系，確保采購(gòu)物資的穩(wěn)定供應(yīng)。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)供應(yīng)商管理，嚴(yán)格篩選供應(yīng)商，確保供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量符合要求；加強(qiáng)采購(gòu)驗(yàn)收環(huán)節(jié)的管理，嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行驗(yàn)收。3.合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)采購(gòu)合同管理，明確合同條款，確保合同的合法性和有效性；加強(qiáng)合同執(zhí)行過(guò)程中的監(jiān)督和管理，及時(shí)處理合同糾紛。4.廉潔風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)采購(gòu)人員的廉潔教育，建立健全廉潔風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)過(guò)程的監(jiān)督和管理，嚴(yán)肅查處采購(gòu)人員的違規(guī)違紀(jì)行為。五、采購(gòu)業(yè)務(wù)監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)，檢查采購(gòu)業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制制度執(zhí)行情況、采購(gòu)流程的合規(guī)性、采購(gòu)合同的履行情況等。2.內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)采購(gòu)業(yè)務(wù)中存在的問(wèn)題，并提出改進(jìn)建議，督促相關(guān)部門(mén)進(jìn)行整改。（二）財(cái)務(wù)監(jiān)督1.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)監(jiān)督，檢查采購(gòu)付款的準(zhǔn)確性和及時(shí)性、采購(gòu)發(fā)票的真實(shí)性和合法性等。2.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)異常情況及時(shí)進(jìn)行調(diào)查和處理。（三）紀(jì)檢監(jiān)察監(jiān)督1.公司紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)的監(jiān)督檢查，嚴(yán)肅查處采購(gòu)過(guò)程中的違規(guī)違紀(jì)行為。2.紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)應(yīng)建立健全舉報(bào)機(jī)制，鼓勵(lì)員工對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)中的違規(guī)違紀(jì)行為進(jìn)行舉報(bào)。六、附則（一）解釋