公司采購內控管理制度

公司采購內控管理制度一、總則（一）目的為加強公司采購內部控制，規(guī)范采購行為，防范采購風險，確保公司采購活動合法、合規(guī)、有效，保障公司利益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部所有采購活動，包括但不限于原材料采購、辦公用品采購、設備采購、服務采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和公司內部規(guī)章制度。2.效益性原則：在保證采購質量的前提下，降低采購成本，提高采購效益。3.公開、公平、公正原則：采購過程應公開透明，公平對待所有供應商，確保采購結果公正合理。4.職責分離原則：采購業(yè)務的審批、執(zhí)行、驗收等環(huán)節(jié)應相互分離，形成制衡機制。二、采購組織與職責（一）采購決策機構公司設立采購決策委員會，由公司高層管理人員、相關部門負責人等組成。采購決策委員會負責審議重大采購項目，制定采購戰(zhàn)略和政策，對采購工作進行監(jiān)督和指導。（二）采購執(zhí)行部門采購部是公司采購活動的執(zhí)行部門，負責具體采購業(yè)務的組織實施。其主要職責包括：1.制定采購計劃和預算，根據(jù)公司需求和市場情況，合理安排采購任務。2.尋找、篩選、評估供應商，建立供應商檔案，維護供應商關系。3.組織采購談判，簽訂采購合同，確保合同條款符合公司利益。4.跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，協(xié)調解決采購過程中的問題。5.參與采購物資的驗收工作，提供采購相關資料。（三）需求部門各需求部門負責提出采購需求，明確采購物資的規(guī)格、型號、數(shù)量、質量要求等，并對采購物資的使用效果負責。其主要職責包括：1.根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展和實際工作需要，及時準確地提交采購申請。2.協(xié)助采購部進行供應商選擇和采購談判，提供技術支持和商務建議。3.參與采購物資的驗收工作，對采購物資的質量、數(shù)量等進行確認。（四）驗收部門質量控制部或相關專業(yè)部門負責采購物資的驗收工作。其主要職責包括：1.制定驗收標準和流程，確保采購物資符合合同要求和公司質量標準。2.組織對采購物資進行檢驗、測試、試用等驗收工作，出具驗收報告。3.對驗收過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時反饋給采購部和需求部門，并跟蹤處理結果。（五）財務部門財務部門負責采購資金的預算管理、支付審核和賬務處理。其主要職責包括：1.參與采購預算的編制和審核，提供財務意見和建議。2.審核采購合同付款條款，確保付款安排符合公司財務規(guī)定和資金狀況。3.對采購發(fā)票進行審核，辦理采購款項的支付手續(xù)。4.定期對采購成本進行核算和分析，提供財務數(shù)據(jù)支持。三、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據(jù)業(yè)務需要，填寫《采購申請表》，詳細說明采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質量要求、預計采購時間、用途等信息，并經(jīng)部門負責人簽字審批。2.對于金額較大或重要的采購項目，需求部門還應提供可行性分析報告、技術方案等相關資料，報采購決策委員會審議批準。（二）采購計劃制定采購部收到經(jīng)審批的《采購申請表》后，結合公司庫存情況、采購周期、市場供應情況等因素，制定采購計劃。采購計劃應明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、采購時間、采購方式、預算金額等內容，并報部門負責人審核。（三）供應商選擇與管理1.采購部通過多種渠道尋找潛在供應商，如網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商主動聯(lián)系等。對潛在供應商進行初步篩選，收集其營業(yè)執(zhí)照、資質證書、產(chǎn)品質量認證、業(yè)績情況等相關資料。2.采購部組織相關人員對篩選后的供應商進行實地考察或評估，了解其生產(chǎn)能力、技術水平、質量管理、售后服務等方面的情況。根據(jù)考察結果，建立供應商檔案，對供應商進行分類管理。3.定期對供應商進行評估和考核，評估指標包括產(chǎn)品質量、交貨期、價格、售后服務等。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商，給予優(yōu)先合作機會；對于不符合要求的供應商，及時進行淘汰或整改。（四）采購談判與合同簽訂1.根據(jù)采購計劃，采購部選擇合適的供應商進行采購談判。談判前，采購部應充分了解市場行情和供應商情況，制定談判策略和底線。2.采購談判應至少包括采購物資的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、售后服務等條款。談判過程中，采購人員應保持公正、客觀的態(tài)度，爭取最有利的采購條件。3.談判達成一致后，采購部起草采購合同，并提交法務部門審核。法務部門對合同條款的合法性、完整性、準確性進行審核，提出修改意見。采購部根據(jù)審核意見對合同進行修改完善，確保合同符合法律法規(guī)和公司要求。4.采購合同經(jīng)雙方簽字蓋章后生效。采購部應及時將合同副本分發(fā)給需求部門、財務部門、驗收部門等相關部門，以便各部門做好后續(xù)工作。（五）采購訂單下達采購部根據(jù)采購合同，向供應商下達采購訂單。采購訂單應明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、交貨期、交貨地點、質量標準、付款方式等內容，并要求供應商簽字確認。（六）采購訂單跟蹤與催貨1.采購部應定期跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時掌握供應商的生產(chǎn)進度、發(fā)貨情況等信息。如發(fā)現(xiàn)供應商可能無法按時交貨，應及時與供應商溝通協(xié)調，要求其采取措施確保按時交貨。2.對于重要或緊急的采購訂單，采購部應安排專人進行跟蹤催貨，確保采購物資按時、按質、按量到達公司。（七）驗收與付款1.采購物資到貨前，驗收部門應根據(jù)采購合同和驗收標準，做好驗收準備工作。2.采購物資到貨后，驗收部門按照驗收流程對采購物資進行檢驗、測試、試用等驗收工作。驗收合格的，出具驗收報告；驗收不合格的，應及時通知采購部與供應商協(xié)商解決，如退貨、換貨、補貨等。3.財務部門根據(jù)驗收報告和采購合同，審核采購發(fā)票和付款申請。審核無誤后，辦理采購款項的支付手續(xù)。四、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部會同相關部門定期對采購活動進行風險識別和評估，分析可能存在的風險因素，如供應商違約、質量問題、價格波動、合同糾紛等。2.根據(jù)風險發(fā)生的可能性和影響程度，對識別出的風險進行評估，確定風險等級。（二）風險應對措施1.供應商違約風險加強供應商管理，選擇信譽良好、實力較強的供應商，并在合同中明確違約責任和賠償條款。定期對供應商進行評估和考核，及時發(fā)現(xiàn)和解決供應商存在的問題。建立供應商違約預警機制，一旦發(fā)現(xiàn)供應商有違約跡象，及時采取措施，如暫停合作、要求提供擔保等。2.質量問題風險嚴格審核供應商的產(chǎn)品質量認證和資質證書，確保供應商具備生產(chǎn)符合要求產(chǎn)品的能力。在采購合同中明確質量標準和驗收條款，加強對采購物資的驗收工作，確保質量合格。要求供應商提供質量保證承諾，并對采購物資進行定期抽檢，發(fā)現(xiàn)質量問題及時要求供應商整改或退換貨。3.價格波動風險關注市場價格動態(tài)，定期收集市場價格信息，分析價格走勢。在采購合同中合理約定價格調整條款，如根據(jù)市場價格波動情況調整采購價格。采用招標、詢價、談判等多種采購方式，通過競爭降低采購價格，減少價格波動對公司成本的影響。4.合同糾紛風險加強合同管理，確保采購合同條款明確、合法、合規(guī)，避免合同漏洞和歧義。采購合同簽訂前，組織相關部門和人員進行評審，確保合同符合公司利益和要求。合同執(zhí)行過程中，加強與供應商的溝通協(xié)調，及時解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。如發(fā)生合同糾紛，應及時收集相關證據(jù)，按照合同約定和法律法規(guī)進行處理。五、采購監(jiān)督與審計（一）內部監(jiān)督1.公司內部審計部門定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等。2.審計部門應及時發(fā)現(xiàn)采購活動中存在的問題，并提出整改建議。采購部和相關部門應按照審計意見進行整改，確保采購活動規(guī)范運行。（二）外部監(jiān)督1.接受政府有關部門的監(jiān)督檢查，積極配合相關部門的工作，如實提供