建立涉密文件管理制度VIP

建立涉密文件管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司涉密文件管理，確保公司商業(yè)秘密和敏感信息的安全，防止涉密文件的泄露、丟失或不當(dāng)使用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及涉密文件的產(chǎn)生、傳遞、使用、存儲(chǔ)、保管和銷毀等環(huán)節(jié)。（三）定義1.涉密文件：指涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)信息、客戶信息等敏感信息，一旦泄露可能對(duì)公司造成重大損失或不良影響的文件。2.密級(jí)劃分：根據(jù)涉密文件的重要性和敏感性，將其劃分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)等級(jí)。絕密級(jí)：是最重要的公司秘密，一旦泄露會(huì)使公司的權(quán)益和利益遭受特別嚴(yán)重的損害。機(jī)密級(jí)：是重要的公司秘密，一旦泄露會(huì)使公司的權(quán)益和利益遭受嚴(yán)重的損害。秘密級(jí)：是一般的公司秘密，一旦泄露會(huì)使公司的權(quán)益和利益遭受一定的損害。二、涉密文件的產(chǎn)生與標(biāo)識(shí)（一）文件產(chǎn)生1.各部門在工作過(guò)程中，凡涉及公司涉密信息的文件，應(yīng)按照本制度要求進(jìn)行管理。2.擬制涉密文件時(shí)，應(yīng)明確標(biāo)明密級(jí)，并在文件首頁(yè)左上角加蓋相應(yīng)密級(jí)標(biāo)識(shí)章。（二）密級(jí)標(biāo)識(shí)1.絕密級(jí)：標(biāo)識(shí)為“絕密★”，紅色字體，左上角加蓋紅色五角星，五角星外框?yàn)榧t色，五角星內(nèi)為黃色。2.機(jī)密級(jí)：標(biāo)識(shí)為“機(jī)密★”，紅色字體，左上角加蓋紅色五角星，五角星外框?yàn)榧t色，五角星內(nèi)為黃色。3.秘密級(jí)：標(biāo)識(shí)為“秘密”，黑色字體，左上角加蓋黑色實(shí)心三角形。三、涉密文件的傳遞（一）傳遞方式1.涉密文件應(yīng)通過(guò)專人傳遞、機(jī)要通信、加密電子郵件等安全可靠的方式進(jìn)行傳遞，不得通過(guò)普通郵政、快遞或互聯(lián)網(wǎng)等非安全渠道傳遞。2.傳遞涉密文件時(shí)，應(yīng)將文件封裝在專用的保密信封或文件袋內(nèi)，并在封口處加蓋密封章。（二）傳遞人員要求1.傳遞涉密文件的人員應(yīng)經(jīng)過(guò)保密培訓(xùn)，熟悉保密規(guī)定和要求，具備良好的保密意識(shí)和責(zé)任心。2.傳遞人員在傳遞過(guò)程中應(yīng)妥善保管涉密文件，確保文件的安全，不得擅自將文件交予他人或在公共場(chǎng)所停留。（三）傳遞記錄1.建立涉密文件傳遞記錄臺(tái)賬，詳細(xì)記錄文件的名稱、密級(jí)、傳遞時(shí)間、傳遞人員、接收人員等信息。2.傳遞記錄應(yīng)保存至少[X]年，以備查閱。四、涉密文件的使用（一）使用范圍1.涉密文件僅限在公司內(nèi)部規(guī)定的范圍內(nèi)使用，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自擴(kuò)大使用范圍。2.使用涉密文件的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得將文件泄露給無(wú)關(guān)人員。（二）使用審批1.員工因工作需要使用涉密文件時(shí)，應(yīng)填寫《涉密文件使用申請(qǐng)表》，注明文件名稱、密級(jí)、使用目的、使用期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可使用。2.對(duì)于絕密級(jí)文件的使用，需經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。（三）使用要求1.使用涉密文件時(shí)，應(yīng)在符合保密要求的場(chǎng)所進(jìn)行，不得在公共場(chǎng)所或未采取保密措施的環(huán)境中使用。2.使用人員應(yīng)妥善保管涉密文件，不得擅自復(fù)制、摘抄、轉(zhuǎn)借或銷毀文件。如需復(fù)制或摘抄文件，應(yīng)按照本制度的規(guī)定辦理審批手續(xù)。3.使用完畢后，應(yīng)及時(shí)將涉密文件歸還至指定的保管部門或人員，并辦理歸還手續(xù)。五、涉密文件的存儲(chǔ)（一）存儲(chǔ)場(chǎng)所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的涉密文件存儲(chǔ)場(chǎng)所，如保密室、保險(xiǎn)柜等，并確保存儲(chǔ)場(chǎng)所具備安全保密條件，如防盜、防火、防潮、防蟲等。2.涉密文件存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)、報(bào)警裝置等。（二）存儲(chǔ)方式1.涉密文件應(yīng)按照密級(jí)分類存儲(chǔ)，不同密級(jí)的文件應(yīng)分開存放，不得混存。2.存儲(chǔ)涉密文件的介質(zhì)應(yīng)進(jìn)行加密處理，并定期進(jìn)行備份，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.存儲(chǔ)涉密文件的場(chǎng)所應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)，標(biāo)明“涉密場(chǎng)所，未經(jīng)許可不得入內(nèi)”。（三）存儲(chǔ)人員要求1.負(fù)責(zé)涉密文件存儲(chǔ)的人員應(yīng)經(jīng)過(guò)保密培訓(xùn)，熟悉保密規(guī)定和要求，具備良好的保密意識(shí)和責(zé)任心。2.存儲(chǔ)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自開啟、查閱或銷毀涉密文件。六、涉密文件的保管（一）保管責(zé)任1.各部門負(fù)責(zé)人為本部門涉密文件保管的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)本部門涉密文件的日常保管和監(jiān)督檢查。2.公司設(shè)立保密管理員，負(fù)責(zé)公司涉密文件的統(tǒng)一保管和定期檢查。（二）保管措施1.涉密文件應(yīng)存放在專門的保密柜或文件架內(nèi)，并加鎖保管。2.定期對(duì)涉密文件進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保文件的數(shù)量、內(nèi)容與臺(tái)賬記錄一致。3.對(duì)發(fā)現(xiàn)的涉密文件丟失、損壞或泄露等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。（三）保管期限1.涉密文件的保管期限根據(jù)文件的性質(zhì)和重要程度確定，一般為[X]年。2.保管期限屆滿后，如需繼續(xù)保存，應(yīng)重新進(jìn)行鑒定和審批；如需銷毀，應(yīng)按照本制度的規(guī)定辦理銷毀手續(xù)。七、涉密文件的銷毀（一）銷毀范圍1.已超過(guò)保管期限且無(wú)需繼續(xù)保存的涉密文件。2.因工作失誤或其他原因形成的多余、重復(fù)或無(wú)效的涉密文件。3.已被新的文件替代且無(wú)需繼續(xù)保存的涉密文件。（二）銷毀方式1.涉密文件的銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保文件信息無(wú)法恢復(fù)。2.對(duì)于存儲(chǔ)在電子介質(zhì)上的涉密文件，應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除工具進(jìn)行擦除，并進(jìn)行多次覆蓋，確保數(shù)據(jù)徹底銷毀。（三）銷毀審批1.擬銷毀涉密文件時(shí)，應(yīng)填寫《涉密文件銷毀申請(qǐng)表》，注明文件名稱、密級(jí)、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。2.對(duì)于絕密級(jí)文件的銷毀，需經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。（四）銷毀記錄1.建立涉密文件銷毀記錄臺(tái)賬，詳細(xì)記錄文件的名稱、密級(jí)、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式、銷毀人員等信息。2.銷毀記錄應(yīng)保存至少[X]年，以備查閱。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司設(shè)立保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)對(duì)公司涉密文件管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室設(shè)在公司辦公室，負(fù)責(zé)日常監(jiān)督檢查工作的組織和協(xié)調(diào)。（二）檢查內(nèi)容1.涉密文件管理制度的執(zhí)行情況。2.涉密文件的產(chǎn)生、傳遞、使用、存儲(chǔ)、保管和銷毀等環(huán)節(jié)的管理情況。3.涉密人員的保密意識(shí)和行為規(guī)范情況。（三）檢查方式1.定期檢查：保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室定期對(duì)公司各部門的涉密文件管理工作進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行[X]次全面檢查。2.不定期抽查：保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室不定期對(duì)公司各部門的涉密文件管理工作進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（四）問題處理1.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)按照整改通知書的要求，認(rèn)真落實(shí)整改措施，并將整改情況及時(shí)報(bào)告保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室。3.對(duì)于違反涉密文件管理制度的行為，公司將視情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的紀(jì)律處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。九、培訓(xùn)與教育（一）培訓(xùn)對(duì)象公司全體員工，特別是涉及涉密文件管理和使用的人員。（二）培訓(xùn)內(nèi)容1.國(guó)家保密法律法規(guī)和公司保密制度。2.涉密文件管理的基本知識(shí)和技能。3.保密意識(shí)和職業(yè)道德教育。（三）培訓(xùn)方式1.定期組織保密培訓(xùn)，邀請(qǐng)專業(yè)的保密機(jī)構(gòu)或?qū)＜疫M(jìn)行授課。2.發(fā)放保密宣傳資料