建立采購準(zhǔn)入管理制度

建立采購準(zhǔn)入管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司采購行為，確保采購物資和服務(wù)的質(zhì)量，降低采購成本，防范采購風(fēng)險(xiǎn)，特制定本采購準(zhǔn)入管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有采購活動，包括物資采購、工程采購、服務(wù)采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定。2.公平公正原則：對待所有供應(yīng)商應(yīng)一視同仁，確保采購過程公平、公正。3.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇能夠提供高質(zhì)量物資和服務(wù)的供應(yīng)商。4.成本效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。5.誠信合作原則：與供應(yīng)商建立誠信合作關(guān)系，共同促進(jìn)公司發(fā)展。二、采購準(zhǔn)入管理職責(zé)（一）采購部門1.負(fù)責(zé)供應(yīng)商的開發(fā)、評估、選擇和管理。2.建立供應(yīng)商檔案，維護(hù)供應(yīng)商信息。3.組織采購準(zhǔn)入評審工作，提出采購準(zhǔn)入建議。4.監(jiān)督供應(yīng)商的供貨情況，處理采購過程中的相關(guān)問題。（二）質(zhì)量部門1.參與供應(yīng)商的質(zhì)量評估工作，提供質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)要求。2.對采購物資進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)收，確保符合質(zhì)量要求。3.協(xié)助處理采購過程中的質(zhì)量問題，提出改進(jìn)建議。（三）財(cái)務(wù)部門1.參與采購成本分析和控制工作，提供財(cái)務(wù)支持。2.審核采購合同，確保合同條款符合財(cái)務(wù)規(guī)定。3.監(jiān)督采購資金的使用，確保資金安全。（四）其他相關(guān)部門根據(jù)需要參與供應(yīng)商的評估和選擇工作，提供專業(yè)意見和建議。三、供應(yīng)商開發(fā)與選擇（一）供應(yīng)商信息收集1.采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.收集的信息應(yīng)包括供應(yīng)商的基本情況、經(jīng)營范圍、生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、價(jià)格水平、售后服務(wù)等。（二）供應(yīng)商初步篩選1.采購部門根據(jù)收集的供應(yīng)商信息，對供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，確定潛在供應(yīng)商名單。2.初步篩選的標(biāo)準(zhǔn)可包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格等。（三）供應(yīng)商實(shí)地考察1.對于初步篩選合格的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行實(shí)地考察。2.實(shí)地考察的內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)現(xiàn)場、質(zhì)量管理體系、倉儲物流、售后服務(wù)等。3.考察人員應(yīng)填寫實(shí)地考察報(bào)告，記錄考察情況和評價(jià)意見。（四）供應(yīng)商評估與選擇1.采購部門組織相關(guān)部門對實(shí)地考察合格的供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估指標(biāo)可包括質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)、技術(shù)支持等。2.評估人員應(yīng)根據(jù)評估指標(biāo)對供應(yīng)商進(jìn)行打分，綜合得分高的供應(yīng)商作為優(yōu)先選擇對象。3.采購部門根據(jù)評估結(jié)果，與選定的供應(yīng)商進(jìn)行談判，簽訂采購合同。四、采購準(zhǔn)入評審（一）評審組織采購準(zhǔn)入評審工作由采購部門組織，相關(guān)部門參與，成立評審小組。評審小組應(yīng)包括采購、質(zhì)量、財(cái)務(wù)、技術(shù)等方面的專業(yè)人員。（二）評審內(nèi)容1.供應(yīng)商資質(zhì)評審：審查供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證等相關(guān)資質(zhì)證書。2.質(zhì)量能力評審：評估供應(yīng)商的質(zhì)量管理體系、生產(chǎn)工藝、檢測設(shè)備等質(zhì)量控制能力。3.價(jià)格水平評審：比較供應(yīng)商的報(bào)價(jià)與市場價(jià)格水平，評估其價(jià)格合理性。4.交貨能力評審：考察供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、物流配送能力等交貨保障能力。5.售后服務(wù)評審：了解供應(yīng)商的售后服務(wù)承諾、響應(yīng)速度、解決問題能力等。6.信譽(yù)狀況評審：查詢供應(yīng)商的信譽(yù)記錄，了解其在行業(yè)內(nèi)的口碑和信用情況。（三）評審流程1.采購部門向評審小組提供供應(yīng)商的相關(guān)資料和信息。2.評審小組對供應(yīng)商資料進(jìn)行審查和分析，必要時(shí)可要求供應(yīng)商提供補(bǔ)充資料。3.評審小組根據(jù)評審內(nèi)容對供應(yīng)商進(jìn)行打分，形成評審意見。4.評審小組將評審意見提交給公司管理層，由管理層決定是否批準(zhǔn)供應(yīng)商準(zhǔn)入。（四）評審結(jié)果處理1.對于評審合格的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)將其納入合格供應(yīng)商名單，并建立供應(yīng)商檔案。2.對于評審不合格的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)向其說明原因，不予準(zhǔn)入。3.采購部門應(yīng)定期對合格供應(yīng)商名單進(jìn)行更新和維護(hù)，淘汰不符合要求的供應(yīng)商。五、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購部門與選定的供應(yīng)商談判達(dá)成一致后，應(yīng)簽訂采購合同。2.采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。3.采購合同簽訂前，應(yīng)提交財(cái)務(wù)部門審核，確保合同條款符合財(cái)務(wù)規(guī)定。（二）合同執(zhí)行1.采購部門應(yīng)按照采購合同的約定，及時(shí)向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，跟蹤訂單執(zhí)行情況。2.供應(yīng)商應(yīng)按照采購合同的要求，按時(shí)、按質(zhì)、按量提供物資或服務(wù)。3.采購部門應(yīng)定期與供應(yīng)商溝通，協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。（三）合同變更1.在采購合同執(zhí)行過程中，如因特殊原因需要變更合同條款，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂合同變更協(xié)議。2.合同變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、原因、雙方的責(zé)任和義務(wù)等。3.合同變更協(xié)議簽訂前，應(yīng)提交財(cái)務(wù)部門審核。（四）合同終止1.采購合同履行完畢或雙方協(xié)商一致同意終止合同的，采購合同終止。2.采購部門應(yīng)在合同終止后，及時(shí)與供應(yīng)商辦理結(jié)算手續(xù)，清理合同檔案。六、供應(yīng)商日常管理（一）供應(yīng)商績效評估1.采購部門定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面進(jìn)行績效評估。2.績效評估可采用定量和定性相結(jié)合的方式，根據(jù)評估結(jié)果對供應(yīng)商進(jìn)行排名。3.對于績效評估優(yōu)秀的供應(yīng)商，采購部門可給予一定的獎勵，如增加采購份額、優(yōu)先付款等；對于績效評估不合格的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)及時(shí)與其溝通，要求其限期整改，如整改仍不合格，可暫?；蛉∠浜细窆?yīng)商資格。（二）供應(yīng)商培訓(xùn)與輔導(dǎo)1.采購部門根據(jù)供應(yīng)商的實(shí)際情況，組織供應(yīng)商參加相關(guān)培訓(xùn)，提高其質(zhì)量管理水平、生產(chǎn)能力、服務(wù)意識等。2.采購部門可定期與供應(yīng)商進(jìn)行溝通，提供技術(shù)支持和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，幫助供應(yīng)商改進(jìn)工作。（三）供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)1.采購部門應(yīng)與供應(yīng)商保持良好的溝通和合作關(guān)系，定期回訪供應(yīng)商，了解其需求和意見。2.對于供應(yīng)商提出的合理要求，采購部門應(yīng)及時(shí)給予回應(yīng)和解決，共同促進(jìn)雙方的發(fā)展。七、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識別與評估1.采購部門應(yīng)識別采購過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，如質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)、交貨風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)等。2.采購部門應(yīng)定期對采購風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估，分析風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施1.針對不同的采購風(fēng)險(xiǎn)，采購部門應(yīng)制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施，如選擇多家供應(yīng)商、簽訂質(zhì)量保證協(xié)議、建立價(jià)格預(yù)警機(jī)制、加強(qiáng)合同管理等。2.采購部門應(yīng)定期對風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評估，及時(shí)調(diào)整和完善風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施。（三）風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與預(yù)警1.采購部門應(yīng)建立采購風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，定期對采購過程進(jìn)行監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理潛在的風(fēng)險(xiǎn)。2.采購部門應(yīng)設(shè)定風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警指標(biāo)，如質(zhì)量合格率、交貨延遲率、價(jià)格波動幅度等，當(dāng)指標(biāo)超過預(yù)警值時(shí)，及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對采購活動進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購準(zhǔn)入管理制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。（二）采購部門自查采購部門應(yīng)定期對自身的采購工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，不斷提高采購管理水平。（三）相關(guān)部門監(jiān)督質(zhì)量、