單位物業(yè)合同管理制度

單位物業(yè)合同管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)單位物業(yè)合同管理，規(guī)范物業(yè)合同的簽訂、履行、變更、終止等行為，維護(hù)單位合法權(quán)益，提高物業(yè)服務(wù)質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于單位與各類物業(yè)服務(wù)企業(yè)簽訂的物業(yè)合同管理，包括但不限于辦公區(qū)域、家屬區(qū)、公共設(shè)施等物業(yè)服務(wù)合同。（三）管理原則1.依法合規(guī)原則：物業(yè)合同的簽訂、履行等應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)政策規(guī)定。2.公平公正原則：合同條款應(yīng)體現(xiàn)公平公正，保障雙方合法權(quán)益。3.全面履行原則：雙方應(yīng)按照合同約定全面履行各自義務(wù)。4.動(dòng)態(tài)管理原則：對(duì)物業(yè)合同實(shí)施全過程動(dòng)態(tài)管理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。二、合同簽訂管理（一）合同簽訂流程1.需求調(diào)研由單位相關(guān)部門（如行政部門、后勤部門等）根據(jù)實(shí)際需求，對(duì)物業(yè)服務(wù)內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)、范圍等進(jìn)行調(diào)研分析，形成需求調(diào)研報(bào)告。需求調(diào)研報(bào)告應(yīng)明確物業(yè)服務(wù)的具體要求，如環(huán)境衛(wèi)生維護(hù)標(biāo)準(zhǔn)、安全保衛(wèi)措施、設(shè)施設(shè)備維修養(yǎng)護(hù)要求等。2.招標(biāo)（或議標(biāo)）根據(jù)需求調(diào)研報(bào)告，制定招標(biāo)（或議標(biāo)）文件。招標(biāo)（或議標(biāo)）文件應(yīng)包括物業(yè)服務(wù)內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)、報(bào)價(jià)要求、評(píng)標(biāo)辦法等。通過公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)或議標(biāo)等方式，選擇合適的物業(yè)服務(wù)企業(yè)。參與招標(biāo)（或議標(biāo)）的物業(yè)服務(wù)企業(yè)應(yīng)具備相應(yīng)的資質(zhì)和良好的業(yè)績(jī)。組織開標(biāo)、評(píng)標(biāo)（或議標(biāo)）會(huì)議，按照既定的評(píng)標(biāo)辦法確定中標(biāo)（或中選）企業(yè)。3.合同起草由單位法務(wù)部門或相關(guān)專業(yè)人員根據(jù)評(píng)標(biāo)結(jié)果和需求調(diào)研報(bào)告，起草物業(yè)合同文本。合同文本應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、費(fèi)用支付方式、合同期限、違約責(zé)任等條款。4.審核與審批合同文本起草完成后，提交單位相關(guān)部門進(jìn)行審核。審核部門應(yīng)從法律合規(guī)、業(yè)務(wù)需求、財(cái)務(wù)預(yù)算等方面進(jìn)行審查，并提出修改意見。經(jīng)審核修改后的合同文本，按照單位內(nèi)部審批流程提交審批。審批通過后，方可簽訂合同。5.合同簽訂合同經(jīng)審批通過后，由單位法定代表人或其授權(quán)代表與物業(yè)服務(wù)企業(yè)法定代表人或其授權(quán)代表簽訂合同。簽訂合同應(yīng)使用單位統(tǒng)一的合同專用章，并確保合同簽字蓋章齊全、手續(xù)完備。（二）合同條款要點(diǎn)1.服務(wù)內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)詳細(xì)列舉物業(yè)服務(wù)的具體項(xiàng)目，如房屋建筑及附屬設(shè)施設(shè)備的維修養(yǎng)護(hù)、環(huán)境衛(wèi)生清掃保潔、綠化養(yǎng)護(hù)、秩序維護(hù)等。明確各項(xiàng)服務(wù)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，如環(huán)境衛(wèi)生應(yīng)達(dá)到的清潔程度、設(shè)施設(shè)備維修的及時(shí)性等，以便于監(jiān)督和考核。2.費(fèi)用支付明確物業(yè)服務(wù)費(fèi)用的金額、支付方式（如按月、按季或按年支付）、支付時(shí)間節(jié)點(diǎn)等。約定費(fèi)用調(diào)整的條件和方式，如根據(jù)物價(jià)指數(shù)、服務(wù)成本變化等因素進(jìn)行調(diào)整。3.合同期限明確合同的起始日期和終止日期，合同期限應(yīng)合理設(shè)定，避免過短或過長(zhǎng)。約定合同續(xù)簽的條件和程序，如在合同期滿前一定期限內(nèi)，雙方無(wú)異議則自動(dòng)續(xù)簽等。4.雙方權(quán)利義務(wù)明確單位作為業(yè)主的權(quán)利，如對(duì)物業(yè)服務(wù)質(zhì)量的監(jiān)督權(quán)、提出整改意見的權(quán)利等。明確物業(yè)服務(wù)企業(yè)的權(quán)利，如按照合同約定收取服務(wù)費(fèi)用的權(quán)利等。詳細(xì)列舉雙方的義務(wù)，如單位應(yīng)按時(shí)支付服務(wù)費(fèi)用，物業(yè)服務(wù)企業(yè)應(yīng)按照合同約定提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)等。5.違約責(zé)任明確雙方違反合同約定應(yīng)承擔(dān)的違約責(zé)任，如支付違約金、賠償損失等。對(duì)違約責(zé)任的承擔(dān)方式和金額應(yīng)具體明確，具有可操作性。三、合同履行管理（一）服務(wù)監(jiān)督1.建立服務(wù)監(jiān)督機(jī)制成立由單位相關(guān)部門人員組成的物業(yè)服務(wù)監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對(duì)物業(yè)服務(wù)企業(yè)的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行日常監(jiān)督檢查。制定服務(wù)監(jiān)督檢查標(biāo)準(zhǔn)和流程，明確檢查的內(nèi)容、方式、頻率等。2.定期檢查與不定期抽查監(jiān)督小組定期對(duì)物業(yè)服務(wù)項(xiàng)目進(jìn)行全面檢查，檢查內(nèi)容包括服務(wù)質(zhì)量、設(shè)施設(shè)備運(yùn)行狀況、環(huán)境衛(wèi)生等方面。不定期對(duì)物業(yè)服務(wù)項(xiàng)目進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決服務(wù)過程中出現(xiàn)的問題。3.問題反饋與整改監(jiān)督小組對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)向物業(yè)服務(wù)企業(yè)反饋，并下達(dá)整改通知書。物業(yè)服務(wù)企業(yè)應(yīng)按照整改通知書的要求，制定整改措施，限期整改，并將整改情況及時(shí)反饋給監(jiān)督小組。（二）費(fèi)用支付1.費(fèi)用核算財(cái)務(wù)部門按照合同約定，對(duì)物業(yè)服務(wù)費(fèi)用進(jìn)行核算。核算內(nèi)容包括費(fèi)用金額、支付時(shí)間、支付方式等。財(cái)務(wù)部門應(yīng)確保費(fèi)用核算準(zhǔn)確無(wú)誤，如有疑問及時(shí)與物業(yè)服務(wù)企業(yè)溝通核實(shí)。2.支付審批物業(yè)服務(wù)費(fèi)用支付前，應(yīng)按照單位內(nèi)部審批流程進(jìn)行審批。審批人應(yīng)審核費(fèi)用核算情況、服務(wù)質(zhì)量是否符合合同要求等。經(jīng)審批通過后，財(cái)務(wù)部門按照合同約定的支付方式和時(shí)間節(jié)點(diǎn)支付服務(wù)費(fèi)用。（三）溝通協(xié)調(diào)1.建立溝通協(xié)調(diào)機(jī)制單位與物業(yè)服務(wù)企業(yè)應(yīng)建立定期溝通協(xié)調(diào)會(huì)議制度，及時(shí)解決服務(wù)過程中出現(xiàn)的問題。明確雙方的溝通聯(lián)系人及聯(lián)系方式，確保信息傳遞暢通。2.日常溝通雙方工作人員在日常工作中應(yīng)保持密切溝通，及時(shí)反饋服務(wù)需求和意見建議。對(duì)于臨時(shí)性的問題或緊急事項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)通過電話、郵件等方式進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)。四、合同變更管理（一）變更情形1.服務(wù)內(nèi)容變更根據(jù)單位實(shí)際需求變化，需要增加或減少物業(yè)服務(wù)內(nèi)容。例如，因單位業(yè)務(wù)拓展，需要增加辦公區(qū)域的綠化養(yǎng)護(hù)面積。服務(wù)內(nèi)容的變更應(yīng)符合法律法規(guī)和合同約定，且經(jīng)雙方協(xié)商一致。2.服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)變更由于單位對(duì)物業(yè)服務(wù)質(zhì)量要求提高或其他原因，需要調(diào)整服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。如提高環(huán)境衛(wèi)生清掃保潔的頻次和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)變更應(yīng)提前通知物業(yè)服務(wù)企業(yè)，并協(xié)商確定變更后的費(fèi)用等相關(guān)事宜。3.合同期限變更雙方協(xié)商一致，需要延長(zhǎng)或縮短合同期限。例如，因物業(yè)服務(wù)企業(yè)表現(xiàn)優(yōu)秀，雙方協(xié)商延長(zhǎng)合同期限。合同期限變更應(yīng)簽訂書面協(xié)議，明確變更后的期限及其他相關(guān)條款。（二）變更流程1.提出變更申請(qǐng)由單位相關(guān)部門或物業(yè)服務(wù)企業(yè)提出合同變更申請(qǐng)，說(shuō)明變更的原因、內(nèi)容、影響等。變更申請(qǐng)應(yīng)提交相關(guān)證明材料，如需求變化的說(shuō)明文件、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)調(diào)整的依據(jù)等。2.協(xié)商與評(píng)估單位與物業(yè)服務(wù)企業(yè)就變更事項(xiàng)進(jìn)行協(xié)商，評(píng)估變更對(duì)雙方權(quán)利義務(wù)、費(fèi)用等方面的影響。協(xié)商過程中應(yīng)充分考慮雙方利益，達(dá)成一致意見后形成變更方案。3.合同變更協(xié)議簽訂根據(jù)協(xié)商確定的變更方案，起草合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)明確變更的具體內(nèi)容、雙方權(quán)利義務(wù)的調(diào)整、費(fèi)用的變化等條款。合同變更協(xié)議經(jīng)雙方審核、審批通過后，簽訂變更協(xié)議。變更協(xié)議作為原合同的補(bǔ)充文件，與原合同具有同等法律效力。五、合同終止管理（一）終止情形1.合同期滿物業(yè)合同約定的期限屆滿，雙方未續(xù)簽合同，則合同自動(dòng)終止。2.雙方協(xié)商一致單位與物業(yè)服務(wù)企業(yè)經(jīng)協(xié)商一致，決定提前終止合同。例如，因物業(yè)服務(wù)企業(yè)服務(wù)質(zhì)量嚴(yán)重不達(dá)標(biāo)，雙方協(xié)商解除合同。3.不可抗力因不可抗力因素導(dǎo)致合同無(wú)法繼續(xù)履行，如自然災(zāi)害、政府征收等，合同可以終止。4.一方嚴(yán)重違約一方違反合同約定，且經(jīng)另一方書面通知后在規(guī)定期限內(nèi)仍未整改到位，另一方有權(quán)解除合同。例如，物業(yè)服務(wù)企業(yè)連續(xù)多次未按照合同約定提供服務(wù)，單位有權(quán)終止合同。（二）終止流程1.通知與協(xié)商合同終止前，一方應(yīng)提前通知另一方，并就終止合同的相關(guān)事宜進(jìn)行協(xié)商。協(xié)商內(nèi)容包括服務(wù)交接、費(fèi)用結(jié)算、違約責(zé)任承擔(dān)等。通知應(yīng)采用書面形式，明確通知的時(shí)間、內(nèi)容等。2.服務(wù)交接雙方按照協(xié)商確定的方式進(jìn)行物業(yè)服務(wù)交接。物業(yè)服務(wù)企業(yè)應(yīng)將相關(guān)設(shè)施設(shè)備、資料等移交給單位，并確保交接工作順利完成。交接過程中應(yīng)制作交接清單，雙方簽字確認(rèn)。3.費(fèi)用結(jié)算財(cái)務(wù)部門按照合同約定和實(shí)際服務(wù)情況，對(duì)物業(yè)服務(wù)費(fèi)用進(jìn)行結(jié)算。結(jié)算內(nèi)容包括已發(fā)生的費(fèi)用、未支付的費(fèi)用、違約金等。經(jīng)雙方核對(duì)無(wú)誤后，辦理費(fèi)用結(jié)算手續(xù)。4.合同終止確認(rèn)雙方完成服務(wù)交接和費(fèi)用結(jié)算后，簽訂合同終止協(xié)議，確認(rèn)合同終止。合同終止協(xié)議應(yīng)明確合同終止的原因、時(shí)間、雙方權(quán)利義務(wù)的處理等條款。六、檔案管理（一）檔案內(nèi)容1.合同文本包括物業(yè)合同原件、合同變更協(xié)議、合同終止協(xié)議等。2.招標(biāo)（或議標(biāo)）文件如招標(biāo)公告、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告等。3.服務(wù)監(jiān)督記錄包括監(jiān)督檢查報(bào)告、整改通知書、整改反饋情況等。4.費(fèi)用支付憑證如發(fā)票、付款記錄等。5.溝通協(xié)調(diào)記錄如會(huì)議紀(jì)要、往來(lái)郵件、電話記錄等。（二）檔案保管1.設(shè)立專門的檔案保管場(chǎng)所，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。2.按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等整理工作。3.確定檔案保管期限，一般物業(yè)合同檔案保管期限為[X]年。保管期限屆滿后，按照檔案銷毀程序進(jìn)行銷毀。（三）檔案查閱1.建立