信息外部傳遞管理制度VIP

信息外部傳遞管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司信息外部傳遞行為，確保公司信息安全、準(zhǔn)確、及時地傳達給外部相關(guān)方，維護公司的良好形象和利益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門與外部機構(gòu)、個人之間進行信息傳遞的活動，包括但不限于文件、資料、報告、郵件、電話、會議、宣傳資料等形式的信息傳遞。（三）原則1.合法性原則：信息傳遞應(yīng)符合國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.準(zhǔn)確性原則：確保傳遞的信息真實、準(zhǔn)確、完整，避免虛假或誤導(dǎo)性信息。3.及時性原則：根據(jù)信息的重要性和緊急程度，及時進行傳遞，不得延誤。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守公司保密制度，保護公司商業(yè)秘密和敏感信息，防止信息泄露。5.適度性原則：根據(jù)信息傳遞的目的和對象，合理控制信息的傳遞范圍和方式，避免過度傳播或不必要的信息擴散。二、信息分類與分級（一）信息分類1.公司戰(zhàn)略與決策信息：包括公司發(fā)展戰(zhàn)略、年度經(jīng)營計劃、重大決策等。2.業(yè)務(wù)運營信息：涉及公司日常業(yè)務(wù)活動的信息，如銷售數(shù)據(jù)、生產(chǎn)進度、采購情況等。3.財務(wù)信息：如財務(wù)報表、預(yù)算執(zhí)行情況、資金狀況等。4.人力資源信息：員工招聘、培訓(xùn)、績效、薪酬等方面的信息。5.技術(shù)研發(fā)信息：公司的技術(shù)創(chuàng)新成果、研發(fā)項目進展等。6.市場與客戶信息：市場調(diào)研數(shù)據(jù)、客戶需求、競爭對手信息等。7.行政管理信息：公司內(nèi)部管理規(guī)定、行政事務(wù)處理情況等。8.其他信息：不屬于上述分類的其他各類信息。（二）信息分級根據(jù)信息的敏感程度和影響范圍，將信息分為以下三級：1.絕密級：涉及公司核心商業(yè)秘密、重大戰(zhàn)略決策、關(guān)鍵技術(shù)等，一旦泄露將對公司造成極其嚴(yán)重的損失。2.機密級：重要的業(yè)務(wù)信息、財務(wù)數(shù)據(jù)、人力資源敏感信息等，泄露可能對公司產(chǎn)生較大影響。3.秘密級：一般性的業(yè)務(wù)信息、行政管理信息等，泄露可能對公司造成一定的不利影響。三、信息傳遞流程（一）信息發(fā)起1.各部門或個人根據(jù)工作需要，確定需要向外部傳遞的信息內(nèi)容。2.填寫《信息外部傳遞申請表》，詳細(xì)說明信息的類別、級別、傳遞對象、傳遞目的、預(yù)計傳遞時間等信息。3.將申請表提交至部門負(fù)責(zé)人審核。（二）審核審批1.部門負(fù)責(zé)人對信息的準(zhǔn)確性、必要性、合規(guī)性進行審核，確保信息符合公司利益和相關(guān)制度要求。2.對于涉及絕密級和機密級信息的傳遞，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審核審批通過后，申請表返回信息發(fā)起部門或個人。（三）信息準(zhǔn)備1.根據(jù)審核通過的信息內(nèi)容，進行整理、編輯、校對等工作，確保信息質(zhì)量。2.對于需要保密的信息，采取相應(yīng)的加密、標(biāo)識等保密措施。（四）信息傳遞1.根據(jù)信息的性質(zhì)和傳遞對象，選擇合適的傳遞方式，如郵件、快遞、專人送達、會議、電話等。2.在傳遞信息時，明確告知接收方信息的保密要求和注意事項。3.對于重要信息的傳遞，可要求接收方簽收確認(rèn)，并留存相關(guān)憑證。（五）信息跟蹤與反饋1.信息發(fā)出后，及時跟蹤信息的接收情況，確保接收方已成功獲取信息。2.對于接收方提出的疑問或反饋，及時進行解答和處理，并記錄相關(guān)情況。（六）信息存檔1.信息傳遞完成后，將相關(guān)的申請表、信息內(nèi)容、傳遞憑證等資料進行整理歸檔，以便日后查閱和追溯。2.按照公司檔案管理制度的要求，對信息檔案進行妥善保管，確保信息的完整性和安全性。四、信息傳遞方式及要求（一）郵件1.選擇安全可靠的郵件系統(tǒng)進行信息傳遞，確保郵件內(nèi)容不被泄露或篡改。2.在郵件主題中明確標(biāo)注信息的類別和級別，如“[機密級]關(guān)于XX項目的匯報”。3.郵件正文應(yīng)簡潔明了，邏輯清晰，避免使用模糊或歧義性的語言。4.對于包含附件的郵件，應(yīng)對附件進行加密或設(shè)置訪問密碼，并在郵件正文中注明。5.發(fā)送重要郵件前，仔細(xì)核對收件人地址，避免誤發(fā)。（二）快遞1.選擇信譽良好的快遞公司進行文件資料的傳遞，確?？爝f過程中的安全和及時送達。2.在快遞單上準(zhǔn)確填寫收件人信息、寄件人信息、文件名稱、數(shù)量等內(nèi)容。3.對于機密級以上信息，可選擇保價服務(wù)，并要求快遞公司提供簽收憑證。4.跟蹤快遞物流信息，及時了解文件的送達情況。（三）專人送達1.對于重要且緊急的信息，可安排專人進行送達。2.專人應(yīng)具備良好的保密意識和責(zé)任心，確保信息在傳遞過程中的安全。3.送達后，要求接收方在送達記錄上簽字確認(rèn)。（四）會議1.組織外部會議時，提前確定會議主題、議程、參會人員等信息，并向參會人員發(fā)送會議通知。2.在會議中，注意控制信息的傳遞范圍和方式，避免無關(guān)人員獲取敏感信息。3.會議結(jié)束后，及時整理會議紀(jì)要，并按照規(guī)定進行分發(fā)和存檔。（五）電話1.通過電話傳遞信息時，應(yīng)確保通話環(huán)境安全，避免信息泄露。2.準(zhǔn)確清晰地傳達信息內(nèi)容，避免口頭表述不清或產(chǎn)生歧義。3.對于重要信息，可在通話結(jié)束后通過郵件等方式進行再次確認(rèn)和記錄。五、信息保密管理（一）保密協(xié)議1.與外部合作伙伴、供應(yīng)商、客戶等簽訂保密協(xié)議，明確雙方在信息保密方面的權(quán)利和義務(wù)。2.保密協(xié)議應(yīng)涵蓋公司信息的范圍、保密期限、違約責(zé)任等內(nèi)容。（二）人員培訓(xùn)1.對涉及信息外部傳遞的員工進行保密培訓(xùn)，提高員工的保密意識和技能。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括公司保密制度、信息分級分類、信息傳遞流程及要求、保密措施等。（三）監(jiān)督檢查1.定期對公司信息外部傳遞情況進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.對于違反信息保密規(guī)定的行為，按照公司相關(guān)制度進行嚴(yán)肅處理。六、信息安全管理（一）網(wǎng)絡(luò)安全1.加強公司網(wǎng)絡(luò)安全防護，安裝防火墻、殺毒軟件等安全設(shè)備，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件入侵。2.定期對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進行漏洞掃描和修復(fù)，確保網(wǎng)絡(luò)安全穩(wěn)定運行。（二）數(shù)據(jù)備份1.定期對重要信息進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的位置，如異地數(shù)據(jù)中心。2.制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計劃，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時能夠及時恢復(fù)。（三）應(yīng)急處理1.制定信息安全應(yīng)急預(yù)案，明確在信息泄露、網(wǎng)絡(luò)攻擊等突發(fā)事件發(fā)生時的應(yīng)急處理流程和責(zé)任分工。2.定期對應(yīng)急預(yù)案進行演練，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自對外傳遞公司信息。2.傳遞虛假或誤導(dǎo)性信息。3.違反保密規(guī)定，導(dǎo)致公司信息泄露。4.未按照規(guī)定的流程和方式進行信息傳遞。5.其他違反本制度的行為。（二）處理措施1.對于輕微違規(guī)行為，給予警告，并要求立即整改。2.對于一般違規(guī)行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的