日常報銷會計管理制度

日常報銷會計管理制度一、總則1.目的為了加強公司日常報銷管理，規(guī)范報銷流程，確保公司財務(wù)支出的合理性、合法性和真實性，提高財務(wù)管理效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工在日常工作中發(fā)生的各類費用報銷。3.基本原則真實性原則：報銷憑證必須真實、合法、有效，能夠準(zhǔn)確反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的實際情況。合理性原則：報銷費用應(yīng)符合公司的相關(guān)規(guī)定和業(yè)務(wù)實際需要，不得隨意列支不合理費用。審批原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的審批流程進行報銷，未經(jīng)審批的費用不予報銷。及時性原則：員工應(yīng)在費用發(fā)生后及時辦理報銷手續(xù)，不得拖延。二、報銷范圍及標(biāo)準(zhǔn)1.差旅費定義：員工因公務(wù)需要到外地出差所發(fā)生的交通、住宿、餐飲等費用。交通費用乘坐飛機應(yīng)根據(jù)職級和實際需要選擇經(jīng)濟艙，特殊情況需乘坐商務(wù)艙或頭等艙的，需提前經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。乘坐火車，符合條件的可乘坐軟臥、一等座，未經(jīng)批準(zhǔn)不得乘坐高鐵商務(wù)座等。市內(nèi)交通，根據(jù)出差地實際情況，可選擇乘坐公共交通或乘坐出租車，憑有效發(fā)票報銷。住宿費用按照不同職級設(shè)定住宿標(biāo)準(zhǔn)，如職級[X]對應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)為[X]元/晚，職級[X]對應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)為[X]元/晚等。同性兩人一同出差，原則上應(yīng)合住標(biāo)準(zhǔn)間，如需單獨住宿，需經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，超出標(biāo)準(zhǔn)部分自理。餐飲補貼：根據(jù)出差地區(qū)不同，給予相應(yīng)的餐飲補貼，如一線城市[X]元/天，二線城市[X]元/天等。2.業(yè)務(wù)招待費定義：公司因業(yè)務(wù)需要招待客戶所發(fā)生的費用，包括餐飲、住宿、禮品等。招待標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)招待對象的重要程度和業(yè)務(wù)性質(zhì)設(shè)定不同的招待標(biāo)準(zhǔn)。一般客戶招待標(biāo)準(zhǔn)為[X]元/人，重要客戶招待標(biāo)準(zhǔn)可適當(dāng)提高，但需提前經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。招待費用應(yīng)嚴(yán)格控制在預(yù)算范圍內(nèi)，不得超支。招待禮品應(yīng)選擇具有公司特色且價值適中的物品，禮品費用應(yīng)計入業(yè)務(wù)招待費，并按照規(guī)定進行審批。3.辦公費定義：用于購買辦公用品、辦公設(shè)備、印刷資料等日常辦公所需的費用。辦公用品各部門應(yīng)根據(jù)實際工作需要，制定辦公用品采購計劃，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報行政部門統(tǒng)一采購。辦公用品采購應(yīng)選擇正規(guī)供應(yīng)商，確保質(zhì)量，并取得合法有效的發(fā)票。辦公設(shè)備購置辦公設(shè)備應(yīng)填寫固定資產(chǎn)購置申請單，經(jīng)相關(guān)部門審批后進行采購。辦公設(shè)備的維修、保養(yǎng)費用應(yīng)根據(jù)實際情況進行報銷，需提供維修發(fā)票和維修清單。印刷資料印刷資料應(yīng)提前填寫印刷申請單，注明印刷內(nèi)容、數(shù)量、規(guī)格等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報行政部門安排印刷。印刷費用應(yīng)按照實際發(fā)生金額報銷，不得虛報。4.通訊費定義：員工因工作需要發(fā)生的手機通訊費用。報銷標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)員工職級設(shè)定不同的通訊費報銷標(biāo)準(zhǔn)，如職級[X]每月報銷標(biāo)準(zhǔn)為[X]元，職級[X]每月報銷標(biāo)準(zhǔn)為[X]元等。員工需提供正規(guī)的通訊費發(fā)票，發(fā)票抬頭應(yīng)為公司名稱或員工本人姓名。5.差旅費定義：員工因公務(wù)需要到外地出差所發(fā)生的交通、住宿、餐飲等費用。交通費用乘坐飛機應(yīng)根據(jù)職級和實際需要選擇經(jīng)濟艙，特殊情況需乘坐商務(wù)艙或頭等艙的，需提前經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。乘坐火車，符合條件的可乘坐軟臥、一等座，未經(jīng)批準(zhǔn)不得乘坐高鐵商務(wù)座等。市內(nèi)交通，根據(jù)出差地實際情況，可選擇乘坐公共交通或乘坐出租車，憑有效發(fā)票報銷。住宿費用按照不同職級設(shè)定住宿標(biāo)準(zhǔn)，如職級[X]對應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)為[X]元/晚，職級[X]對應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)為[X]元/晚等。同性兩人一同出差，原則上應(yīng)合住標(biāo)準(zhǔn)間，如需單獨住宿，需經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，超出標(biāo)準(zhǔn)部分自理。餐飲補貼：根據(jù)出差地區(qū)不同，給予相應(yīng)的餐飲補貼，如一線城市[X]元/天，二線城市[X]元/天等。三、報銷流程1.費用發(fā)生員工在日常工作中發(fā)生費用支出時，應(yīng)取得合法有效的原始憑證，如發(fā)票、收據(jù)等，并在憑證上注明費用發(fā)生的日期、事由、金額等信息。2.填寫報銷單員工應(yīng)根據(jù)費用類型填寫相應(yīng)的報銷單，如差旅費報銷單、業(yè)務(wù)招待費報銷單、辦公費報銷單等。報銷單應(yīng)填寫完整、準(zhǔn)確，包括員工姓名、部門、報銷日期、費用明細(xì)、金額等內(nèi)容。3.部門負(fù)責(zé)人審核員工所在部門負(fù)責(zé)人對報銷事項的真實性、合理性進行審核，確認(rèn)無誤后在報銷單上簽字批準(zhǔn)。4.財務(wù)審核財務(wù)部門對報銷憑證的合法性、合規(guī)性、準(zhǔn)確性進行審核，檢查報銷單填寫是否規(guī)范、發(fā)票是否真實有效、費用是否符合報銷標(biāo)準(zhǔn)等。如發(fā)現(xiàn)問題，財務(wù)部門有權(quán)要求員工補充或更正相關(guān)信息。5.審批根據(jù)公司審批權(quán)限規(guī)定，報銷金額在一定額度以下的，由部門負(fù)責(zé)人和財務(wù)負(fù)責(zé)人審批；報銷金額超過一定額度的，需經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批。審批通過后，在報銷單上簽字確認(rèn)。6.報銷支付財務(wù)部門根據(jù)審批后的報銷單，按照公司財務(wù)制度進行報銷支付。報銷款項可通過銀行轉(zhuǎn)賬、現(xiàn)金支付等方式支付給員工。四、報銷憑證要求1.發(fā)票報銷必須提供合法有效的發(fā)票，發(fā)票應(yīng)加蓋發(fā)票專用章，內(nèi)容應(yīng)完整、清晰，包括發(fā)票名稱、發(fā)票號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、服務(wù)內(nèi)容、金額等。發(fā)票不得涂改、挖補，如有錯誤，應(yīng)要求開票方重新開具。對于增值稅專用發(fā)票，員工應(yīng)確保發(fā)票信息準(zhǔn)確無誤，包括公司名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號等，以便財務(wù)部門進行認(rèn)證抵扣。2.收據(jù)部分費用如支付給個人的小額費用等，可使用收據(jù)報銷，但收據(jù)應(yīng)加蓋收款單位財務(wù)專用章或發(fā)票專用章，并注明收款事由、金額等信息。收據(jù)應(yīng)與報銷事項相關(guān)，不得使用白條或其他無效憑證報銷。3.其他憑證除發(fā)票和收據(jù)外，如因特殊情況需要提供其他憑證的，應(yīng)確保憑證真實、合法、有效，并能夠證明費用的發(fā)生。如出差的行程單、住宿清單、會議通知等，應(yīng)作為報銷的輔助憑證一并提供。五、報銷時間規(guī)定1.員工應(yīng)在費用發(fā)生后[X]個工作日內(nèi)辦理報銷手續(xù)，特殊情況需提前向財務(wù)部門說明原因。2.每月[X]日為報銷截止日期，超過截止日期提交的報銷單，財務(wù)部門將不予受理，順延至次月報銷。六、報銷違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定的報銷行為，如虛報、多報、假發(fā)票報銷等，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，財務(wù)部門有權(quán)拒絕報銷，并追回已報銷款項。2.對違規(guī)報銷的員工，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，如警告、罰款、降職、辭退等。3.如因員工違規(guī)報銷行為