公司資料柜現(xiàn)場管理制度

公司資料柜現(xiàn)場管理制度一、總則（一）目的為了加強公司資料柜的規(guī)范化管理，確保公司各類資料的安全、完整和有序存放，提高資料的使用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有資料柜的管理，包括但不限于辦公區(qū)域、倉庫、檔案室等存放資料的各類柜子。（三）基本原則1.安全第一原則：確保資料柜及柜內(nèi)資料的安全，防止資料丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。2.分類存放原則：按照資料的類別、性質、用途等進行合理分類，便于查找和管理。3.專人負責原則：明確資料柜的管理責任人，確保管理工作落實到人。4.規(guī)范操作原則：嚴格按照規(guī)定的流程和方法進行資料的存放、取用和維護等操作。二、資料柜的配置與標識（一）配置標準1.根據(jù)各部門的工作需要，合理配置資料柜的數(shù)量、規(guī)格和類型。2.資料柜應具備良好的質量和安全性，能夠滿足資料存放的要求。（二）標識要求1.每個資料柜應張貼明顯的標識牌，注明所屬部門、柜子編號、存放資料類別等信息。2.標識牌應清晰、準確、牢固，便于識別和查找。三、資料的分類與存放（一）分類方法1.按部門分類：將公司各部門的資料分別存放，便于部門內(nèi)部管理和查找。2.按資料類型分類：如文件、檔案、合同、報表、圖紙等，根據(jù)資料的性質進行進一步細分。3.按時間順序分類：對于有時間序列的資料，按照時間先后順序進行排列。（二）存放要求1.資料應整齊有序地存放在資料柜內(nèi)，不得隨意堆放。2.不同類別的資料應分開存放，避免混淆。3.重要資料、機密資料應存放在專門的保密資料柜中，并采取相應的保密措施。4.資料存放應遵循便于取用的原則，常用資料應存放在易于操作的位置。四、資料柜的使用與維護（一）使用規(guī)定1.資料柜僅供公司內(nèi)部員工存放與工作相關的資料使用，嚴禁私自占用或存放私人物品。2.使用人員應愛護資料柜，不得隨意損壞或涂改標識牌。3.開啟資料柜時應輕拉輕推，避免用力過猛造成損壞。4.資料取用后應及時放回原位，保持資料柜內(nèi)的整齊。（二）維護措施1.定期對資料柜進行清潔，保持柜內(nèi)和柜外的整潔。2.檢查資料柜的門鎖、合頁等部件，如有損壞應及時報修。3.對資料柜進行定期盤點，確保資料的數(shù)量和存放位置準確無誤。五、資料的借閱與歸還（一）借閱流程1.員工因工作需要借閱資料時，應填寫《資料借閱申請表》，注明借閱資料的名稱、數(shù)量、用途、預計歸還時間等信息。2.《資料借閱申請表》經(jīng)部門負責人審批后，交資料柜管理責任人辦理借閱手續(xù)。3.資料柜管理責任人根據(jù)審批后的申請表，向借閱人員提供所需資料，并在《資料借閱登記本》上進行登記，注明借閱時間、借閱人、資料名稱等信息。（二）歸還要求1.借閱人員應在預計歸還時間內(nèi)歸還所借資料，如有特殊情況需要延期歸還，應提前向資料柜管理責任人說明并辦理延期手續(xù)。2.歸還資料時，借閱人員應確保資料的完整性和準確性，如有損壞或丟失，應照價賠償。3.資料柜管理責任人在收到歸還的資料后，應認真核對，并在《資料借閱登記本》上注明歸還時間。六、資料的保管與保密（一）保管責任1.資料柜管理責任人負責所管理資料柜及柜內(nèi)資料的保管工作，確保資料的安全和完整。2.各部門負責人對本部門資料的保管情況進行監(jiān)督和檢查。（二）保密措施1.對于涉及公司機密的資料，應嚴格遵守公司的保密制度，采取加密存儲、限制訪問等措施，防止資料泄露。2.未經(jīng)公司授權，任何人不得擅自復制、傳播、泄露公司機密資料。3.在資料的使用過程中，應注意保護資料的保密性，不得在公共場所隨意談論機密資料的內(nèi)容。七、資料的清理與銷毀（一）清理周期1.定期對資料柜內(nèi)的資料進行清理，一般每季度進行一次全面清理。2.根據(jù)資料的時效性和重要性，確定需要清理的資料范圍。（二）銷毀流程1.對于需要銷毀的資料，由資料所屬部門填寫《資料銷毀申請表》，注明銷毀資料的名稱、數(shù)量、原因等信息。2.《資料銷毀申請表》經(jīng)部門負責人、分管領導審批后，交資料柜管理責任人統(tǒng)一組織銷毀。3.資料銷毀應采用安全、環(huán)保的方式進行，如粉碎、焚燒等，并做好銷毀記錄。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司行政部門負責對資料柜現(xiàn)場管理制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.資料柜的標識是否清晰、準確。2.資料的分類存放是否合理。3.資料的借閱與歸還手續(xù)是否齊全。4.資料的保管與保密措施是否落實到位。5.資料柜的維護情況是否良好。（三）檢查頻率行政部門定期對資料柜進行檢查，每月至少進行一次抽查，每季度進行一次全面檢查。（四）問題處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。2.責任部門應按照整改通知書的要求，認真落實整改措施，并將整改情況及時反饋給行政部門。九、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為1.違反資料柜使用規(guī)定，私自占用或存放私人物品。2.損壞資料柜或涂改標識牌。3.未按規(guī)定辦理資料借閱手續(xù)或逾期不歸還所借資料。4.泄露公司機密資料。5.未按要求對資料進行分類存放、清理或銷毀。（二）處理措施1.對于首次違規(guī)的員工，給予口頭警告，并責令其立即改正。2.對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴重的員工，將視情況給予通報批評、罰款、降職、辭退等處理。3.因違規(guī)行為給公司造成損失