給公司建立文件管理制度

給公司建立文件管理制度公司文件管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文件管理，確保文件的有效控制與合理利用，提高公司運(yùn)營效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)及全體員工。（三）文件管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理公司設(shè)立文件管理領(lǐng)導(dǎo)小組，對全公司文件管理工作進(jìn)行統(tǒng)籌領(lǐng)導(dǎo)。各部門負(fù)責(zé)人為本部門文件管理的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)本部門文件的日常管理。2.準(zhǔn)確及時、安全保密文件的形成、流轉(zhuǎn)、歸檔等環(huán)節(jié)應(yīng)確保準(zhǔn)確、及時，同時嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止文件泄露。3.便于查閱、利于利用文件管理應(yīng)便于員工查閱和利用，以支持各項(xiàng)工作的順利開展。二、文件分類與編號（一）文件分類1.行政文件包括公司發(fā)布的各類通知、決定、通報、報告、請示、批復(fù)等，用于傳達(dá)公司行政指令、溝通信息等。2.業(yè)務(wù)文件涉及公司各業(yè)務(wù)部門具體業(yè)務(wù)活動的文件，如合同、協(xié)議、業(yè)務(wù)方案、工作流程等。3.人事文件有關(guān)員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬、福利、勞動合同等方面的文件。4.財務(wù)文件財務(wù)預(yù)算、決算、報表、審計報告等各類財務(wù)相關(guān)文件。5.技術(shù)文件公司技術(shù)研發(fā)、生產(chǎn)工藝、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等方面的文件。（二）文件編號1.文件編號由部門代碼、年份、順序號三部分組成。2.部門代碼：按照公司各部門的英文縮寫確定，如行政部為“AD”，財務(wù)部為“FD”等。3.年份：文件形成年份的后兩位數(shù)字，如2023年為“23”。4.順序號：該部門在本年度內(nèi)形成文件的流水號，從001開始依次編排。5.示例：行政部2023年第5號文件編號為“AD23005”。三、文件的起草與審核（一）起草1.文件起草應(yīng)根據(jù)工作需要，內(nèi)容準(zhǔn)確、表述清晰、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)。2.涉及多個部門的文件，由主辦部門負(fù)責(zé)起草，相關(guān)部門應(yīng)積極配合提供資料和意見。3.起草文件應(yīng)使用公司統(tǒng)一的格式模板，標(biāo)題應(yīng)簡潔明了，準(zhǔn)確概括文件主旨。（二）審核1.文件起草完成后，應(yīng)提交部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)重點(diǎn)審核文件內(nèi)容是否符合公司政策、法規(guī)要求，是否與其他相關(guān)文件協(xié)調(diào)一致，以及表述是否準(zhǔn)確等。2.對于重要文件，如涉及公司重大決策、規(guī)章制度等，應(yīng)提交公司高層領(lǐng)導(dǎo)審核或組織相關(guān)部門會審。四、文件的發(fā)布（一）紙質(zhì)文件發(fā)布1.審核通過后的紙質(zhì)文件，由起草部門負(fù)責(zé)打印、裝訂，并按照規(guī)定的發(fā)送范圍進(jìn)行分發(fā)。2.文件分發(fā)應(yīng)填寫《文件分發(fā)登記表》，明確文件名稱、編號、分發(fā)部門、份數(shù)、分發(fā)日期等信息，并由收件人簽字確認(rèn)。（二）電子文件發(fā)布1.電子文件應(yīng)通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)進(jìn)行發(fā)布，確保文件及時、準(zhǔn)確傳達(dá)給相關(guān)人員。2.發(fā)布電子文件時，應(yīng)按照規(guī)定設(shè)置文件的權(quán)限，如公開、內(nèi)部、機(jī)密等，以保證文件的安全性和保密性。五、文件的簽收與登記（一）簽收1.員工收到文件后，應(yīng)及時進(jìn)行簽收。對于紙質(zhì)文件，應(yīng)在《文件分發(fā)登記表》上簽字；對于電子文件，應(yīng)在辦公系統(tǒng)中確認(rèn)接收。2.如發(fā)現(xiàn)文件缺失、損壞等情況，應(yīng)及時與發(fā)文部門聯(lián)系。（二）登記1.各部門應(yīng)建立本部門的文件收文登記臺賬，詳細(xì)記錄文件的編號、名稱、來源、簽收日期、分發(fā)情況等信息。2.文件收文登記臺賬應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，方便查閱。六、文件的傳閱與借閱（一）傳閱1.對于需要多個部門或人員傳閱的文件，由行政部負(fù)責(zé)組織傳閱。2.傳閱文件應(yīng)按照規(guī)定的順序進(jìn)行傳遞，不得擅自截留或拖延。傳閱人應(yīng)在文件傳閱記錄上簽字，注明傳閱日期。3.傳閱完畢后，行政部應(yīng)及時收回文件，并進(jìn)行整理歸檔。（二）借閱1.因工作需要借閱文件的，應(yīng)填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、編號、借閱原因、預(yù)計歸還日期等信息。2.《文件借閱申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到行政部辦理借閱手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改或遺失。如因特殊原因需要延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱文件歸還時，行政部應(yīng)進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)文件有損壞或遺失情況，借閱人應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行賠償。七、文件的保管（一）保管期限1.文件保管期限分為永久、長期、短期三種。2.永久保管的文件包括公司章程、股東會議記錄、董事會決議等重要文件。3.長期保管的文件包括公司重要業(yè)務(wù)資料、合同等，保管期限一般為10年至30年。4.短期保管的文件包括一般性文件，保管期限一般為1年至5年。（二）保管方式1.紙質(zhì)文件應(yīng)存放在專門的文件柜中，按照類別、年份、保管期限等進(jìn)行分類存放，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于查找。2.電子文件應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲在安全的存儲介質(zhì)上，并按照電子文件管理要求進(jìn)行分類存儲和命名。3.對于重要文件，如涉及公司機(jī)密的文件，應(yīng)采取加密存儲、專人保管等措施。八、文件的歸檔（一）歸檔范圍1.凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料，均應(yīng)歸檔。2.歸檔文件應(yīng)齊全完整，包括文件的正本、定稿、附件、領(lǐng)導(dǎo)批示等。（二）歸檔時間1.辦理完畢的文件，應(yīng)由承辦部門及時整理歸檔，一般應(yīng)在次年上半年完成。2.對于重要活動或項(xiàng)目形成的文件，應(yīng)在活動或項(xiàng)目結(jié)束后一個月內(nèi)歸檔。（三）歸檔流程1.承辦部門按照文件分類和編號要求，對文件進(jìn)行整理、裝訂，并編制文件目錄。2.將整理好的文件及文件目錄一并移交公司檔案管理部門。檔案管理部門對歸檔文件進(jìn)行審核，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時退回承辦部門進(jìn)行整改。3.審核通過的歸檔文件，由檔案管理部門按照規(guī)定的保管期限進(jìn)行存儲，并建立檔案檢索系統(tǒng)。九、文件的銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無留存價值的文件。2.經(jīng)鑒定確屬不需要保存的文件。（二）銷毀審批1.文件銷毀前，應(yīng)由檔案管理部門填寫《文件銷毀申請表》，詳細(xì)列出擬銷毀文件的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《文件銷毀申請表》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。（三）銷毀方式1.紙質(zhì)文件應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)有專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保文件徹底銷毀。2.電子文件應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等方式進(jìn)行銷毀，并對存儲介質(zhì)進(jìn)行物理銷毀。十、文件管理的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)1.公司行政部負(fù)責(zé)定期對各部門文件管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保文件管理工作符合本制度要求。2.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對本部門文件管理工作的日常監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。（二）檢查內(nèi)容1.文件的起草、審核、發(fā)布、簽收、登記、傳閱、借閱、保管、歸檔、銷毀等環(huán)節(jié)是否規(guī)范。2.文件管理的各項(xiàng)記錄是否完整、準(zhǔn)確。3.文件的安全性和保密性是否得到保障。（三）檢查結(jié)果處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部應(yīng)及時下達(dá)《文件管理整改通知書》，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)認(rèn)真分析問題原因，采取有效措施進(jìn)行整改，并將整改情