IT硬件資產(chǎn)管理制度

IT硬件資產(chǎn)管理制度一、總則（一）目的為加強公司IT硬件資產(chǎn)管理，規(guī)范資產(chǎn)采購、使用、維護、處置等流程，提高資產(chǎn)使用效益，保障公司業(yè)務(wù)正常運轉(zhuǎn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有IT硬件資產(chǎn)，包括但不限于計算機設(shè)備、服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、打印機、復(fù)印機、投影儀等。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司IT硬件資產(chǎn)由專門部門統(tǒng)一管理，確保資產(chǎn)的采購、配置、使用等符合公司整體規(guī)劃。2.責(zé)任到人原則：明確資產(chǎn)使用人的責(zé)任，確保資產(chǎn)得到妥善保管和合理使用。3.效益優(yōu)先原則：優(yōu)化資產(chǎn)配置，提高資產(chǎn)使用效率，降低使用成本。二、管理職責(zé)（一）資產(chǎn)管理部門1.負(fù)責(zé)制定并完善IT硬件資產(chǎn)管理制度和流程。2.統(tǒng)籌規(guī)劃公司IT硬件資產(chǎn)的采購、配置、調(diào)配等工作。3.建立IT硬件資產(chǎn)臺賬，記錄資產(chǎn)的詳細(xì)信息，包括資產(chǎn)編號、型號、配置、購置時間、使用部門等，并定期更新。4.組織定期的資產(chǎn)清查盤點工作，確保賬實相符。5.負(fù)責(zé)IT硬件資產(chǎn)的報廢鑒定、處置等工作。（二）使用部門1.負(fù)責(zé)本部門IT硬件資產(chǎn)的日常使用和保管，確保資產(chǎn)的安全、完好。2.配合資產(chǎn)管理部門進行資產(chǎn)清查盤點等工作。3.根據(jù)業(yè)務(wù)需求，向資產(chǎn)管理部門提出資產(chǎn)采購、配置、維修等申請。（三）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核IT硬件資產(chǎn)采購預(yù)算，并監(jiān)督預(yù)算執(zhí)行情況。2.對IT硬件資產(chǎn)的購置、折舊、處置等進行財務(wù)核算。3.協(xié)助資產(chǎn)管理部門進行資產(chǎn)清查盤點工作，確保資產(chǎn)價值準(zhǔn)確反映在財務(wù)賬目中。三、資產(chǎn)采購與配置（一）采購申請1.使用部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《IT硬件資產(chǎn)采購申請表》，詳細(xì)說明采購資產(chǎn)的名稱、型號、配置、數(shù)量、用途等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審批。2.部門負(fù)責(zé)人審核申請的必要性和合理性后簽署意見，報資產(chǎn)管理部門。（二）采購審批1.資產(chǎn)管理部門收到采購申請后，進行初步審核，核實是否符合公司資產(chǎn)配置標(biāo)準(zhǔn)和預(yù)算安排。2.如申請超出預(yù)算或不符合配置標(biāo)準(zhǔn)，資產(chǎn)管理部門應(yīng)與使用部門溝通協(xié)商調(diào)整；如申請合理，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.主管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，采購申請進入采購流程。（三）采購實施1.資產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)按照公司采購流程選擇合格的供應(yīng)商進行采購。采購方式包括招標(biāo)、詢價、競爭性談判等，具體方式根據(jù)資產(chǎn)金額和性質(zhì)確定。2.采購過程中應(yīng)簽訂詳細(xì)的采購合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)，包括資產(chǎn)規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等條款。3.資產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)跟蹤采購進度，確保資產(chǎn)按時、按質(zhì)、按量到貨。到貨時，會同使用部門對資產(chǎn)進行驗收。（四）資產(chǎn)配置1.資產(chǎn)到貨驗收合格后，資產(chǎn)管理部門根據(jù)使用部門需求進行資產(chǎn)配置。配置過程中應(yīng)確保資產(chǎn)安裝調(diào)試到位，能正常投入使用。2.資產(chǎn)管理部門為新配置的IT硬件資產(chǎn)進行編號，并錄入資產(chǎn)臺賬，注明使用部門、使用人等信息。3.資產(chǎn)配置完成后，資產(chǎn)管理部門應(yīng)及時通知財務(wù)部門進行賬務(wù)處理。四、資產(chǎn)使用與保管（一）使用人職責(zé)1.資產(chǎn)使用人應(yīng)按照操作規(guī)程正確使用IT硬件資產(chǎn)，不得擅自更改設(shè)備配置或拆卸零部件。2.負(fù)責(zé)資產(chǎn)的日常清潔、保養(yǎng)工作，保持設(shè)備良好運行狀態(tài)。3.發(fā)現(xiàn)資產(chǎn)故障或損壞時，應(yīng)及時向資產(chǎn)管理部門報告，并配合維修人員進行維修。4.妥善保管資產(chǎn)相關(guān)資料，如設(shè)備說明書、保修卡等。（二）資產(chǎn)保管要求1.資產(chǎn)應(yīng)放置在安全、整潔、通風(fēng)良好的環(huán)境中，避免受潮、受熱、受撞擊等。2.對于重要資產(chǎn)，如服務(wù)器等，應(yīng)采取必要的安全防護措施，如設(shè)置密碼、安裝防火墻等。3.使用部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門資產(chǎn)的保管工作，確保資產(chǎn)的安全完整。（三）資產(chǎn)借用與歸還1.因工作需要，部門之間如需借用IT硬件資產(chǎn)，應(yīng)填寫《資產(chǎn)借用申請表》，注明借用資產(chǎn)名稱、型號、借用期限、借用原因等，經(jīng)借出部門和借入部門負(fù)責(zé)人審批后，到資產(chǎn)管理部門辦理借用手續(xù)。2.資產(chǎn)管理部門在資產(chǎn)臺賬上記錄借用情況，并將資產(chǎn)交付借入部門。3.借用期限屆滿，借入部門應(yīng)及時歸還資產(chǎn)。歸還時，資產(chǎn)管理部門應(yīng)對資產(chǎn)進行檢查，如發(fā)現(xiàn)資產(chǎn)損壞或丟失，借入部門應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。五、資產(chǎn)維護與維修（一）日常維護1.資產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)制定IT硬件資產(chǎn)日常維護計劃，定期對資產(chǎn)進行巡檢，檢查設(shè)備運行狀況、清潔情況等。2.使用部門應(yīng)配合資產(chǎn)管理部門的日常維護工作，及時反饋資產(chǎn)運行中出現(xiàn)的問題。（二）故障維修1.資產(chǎn)出現(xiàn)故障時，使用人應(yīng)填寫《IT硬件資產(chǎn)維修申請表》，詳細(xì)描述故障現(xiàn)象、出現(xiàn)時間等信息，并提交資產(chǎn)管理部門。2.資產(chǎn)管理部門根據(jù)故障情況，評估維修方式，對于一般性故障，可安排內(nèi)部維修人員進行維修；對于復(fù)雜故障，聯(lián)系設(shè)備供應(yīng)商或?qū)I(yè)維修機構(gòu)進行維修。3.維修過程中，維修人員應(yīng)做好維修記錄，包括故障原因、維修措施、維修時間等。維修完成后，由使用人對維修效果進行確認(rèn)。（三）維修費用管理1.IT硬件資產(chǎn)的維修費用在公司預(yù)算范圍內(nèi)列支。屬于保修范圍內(nèi)的資產(chǎn)維修費用，由供應(yīng)商承擔(dān)；超出保修范圍的維修費用，經(jīng)審批后從公司維修費用中支付。2.財務(wù)部門對維修費用進行審核，確保費用支出合理合規(guī)。六、資產(chǎn)清查與盤點（一）清查盤點計劃1.資產(chǎn)管理部門每年制定IT硬件資產(chǎn)清查盤點計劃，明確清查盤點的范圍、時間、人員等。2.清查盤點計劃應(yīng)報公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實施。（二）清查盤點實施1.清查盤點工作由資產(chǎn)管理部門牽頭組織，使用部門配合。清查人員應(yīng)認(rèn)真核對資產(chǎn)臺賬與實物，檢查資產(chǎn)的數(shù)量、規(guī)格、型號、使用狀況等是否一致。2.對于清查中發(fā)現(xiàn)的盤盈、盤虧、毀損等情況，應(yīng)詳細(xì)記錄，并查明原因。（三）清查盤點結(jié)果處理1.清查盤點結(jié)束后，資產(chǎn)管理部門應(yīng)編制《IT硬件資產(chǎn)清查盤點報告》，報告清查結(jié)果、存在問題及處理建議。2.對于盤盈的資產(chǎn)，應(yīng)及時補登資產(chǎn)臺賬；對于盤虧或毀損的資產(chǎn)，應(yīng)查明原因，分清責(zé)任。屬于正常損耗的，按規(guī)定程序辦理核銷手續(xù)；屬于人為原因造成的，由責(zé)任人承擔(dān)賠償責(zé)任。3.財務(wù)部門根據(jù)清查盤點報告調(diào)整相關(guān)資產(chǎn)賬目，確保賬實相符。七、資產(chǎn)折舊與減值（一）折舊政策1.公司按照國家相關(guān)財務(wù)制度規(guī)定，對IT硬件資產(chǎn)計提折舊。折舊方法采用直線法，折舊年限根據(jù)資產(chǎn)類別確定。2.具體折舊年限如下：計算機設(shè)備：[X]年服務(wù)器：[X]年網(wǎng)絡(luò)設(shè)備：[X]年打印機、復(fù)印機等辦公設(shè)備：[X]年投影儀等其他設(shè)備：[X]年（二）折舊計算財務(wù)部門按照確定的折舊政策和折舊年限，每月計提IT硬件資產(chǎn)折舊，并進行相應(yīng)的賬務(wù)處理。折舊計算公式為：月折舊額=資產(chǎn)原值×（1預(yù)計凈殘值率）÷折舊年限÷12（三）減值準(zhǔn)備1.如IT硬件資產(chǎn)出現(xiàn)技術(shù)陳舊、損壞等情況，導(dǎo)致其可收回金額低于賬面價值時，資產(chǎn)管理部門應(yīng)會同財務(wù)部門進行減值測試，并計提減值準(zhǔn)備。2.減值準(zhǔn)備的計提應(yīng)符合國家相關(guān)財務(wù)制度規(guī)定，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后進行賬務(wù)處理。八、資產(chǎn)處置（一）處置情形1.資產(chǎn)已超過使用年限且無法正常使用，確需報廢的。2.資產(chǎn)因技術(shù)進步、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因，已不再適用公司業(yè)務(wù)需求的。3.資產(chǎn)因自然災(zāi)害、意外事故等原因?qū)е聡?yán)重?fù)p壞，無法修復(fù)的。4.其他符合公司資產(chǎn)處置規(guī)定的情形。（二）處置申請使用部門發(fā)現(xiàn)資產(chǎn)符合處置情形時，填寫《IT硬件資產(chǎn)處置申請表》，詳細(xì)說明資產(chǎn)處置原因、資產(chǎn)現(xiàn)狀等，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人審核后報資產(chǎn)管理部門。（三）處置鑒定1.資產(chǎn)管理部門收到處置申請后，組織相關(guān)專業(yè)人員對資產(chǎn)進行鑒定，確定資產(chǎn)是否符合處置條件。2.對于價值較高的資產(chǎn)，可委托專業(yè)評估機構(gòu)進行評估，以確定資產(chǎn)的處置價值。（四）處置審批1.根據(jù)鑒定結(jié)果，資產(chǎn)管理部門提出處置意見，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，資產(chǎn)進入處置流程。2.對于涉及環(huán)保要求的資產(chǎn)，如廢舊電池、電子垃圾等，應(yīng)按照國家相關(guān)規(guī)定進行處理。（五）處置方式1.資產(chǎn)處置方式包括報廢、出售、捐贈等。報廢：對于已無使用價值的資產(chǎn)，經(jīng)批準(zhǔn)后進行報廢處理。報廢資產(chǎn)應(yīng)集中存放，統(tǒng)一由專業(yè)回收公司進行處理。出售：對于仍有一定使用價值的資產(chǎn)，可通過市場競價等方式進行出售，出售收入上繳公司財務(wù)。捐贈：對于符合公司捐贈政策的資產(chǎn)，可進行捐贈，捐贈時應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)，并做好記錄。（六）處置賬務(wù)處理資產(chǎn)處置完成后，財務(wù)部門根據(jù)審批文件和處置結(jié)果進行相應(yīng)的賬務(wù)處理，核銷資產(chǎn)賬面價值。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司設(shè)立專門的監(jiān)督小組，由公司紀(jì)檢、審計等部門人員組成，負(fù)責(zé)對IT硬件資產(chǎn)管理工作進行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.資產(chǎn)管理制度的執(zhí)行情況，包括采購、使用、維護、處置等流程是否規(guī)范。2.資產(chǎn)臺賬的準(zhǔn)確性和完整性，賬實是否相符。3.資產(chǎn)使用效益情況，是否存在資產(chǎn)閑置或浪費現(xiàn)象。4.資產(chǎn)處置的合規(guī)性，是否存在違規(guī)處置資產(chǎn)的行為。（三）檢查頻率監(jiān)督小組定期對IT硬件資產(chǎn)管理工作進行檢查，每年不少于[X]次。對于發(fā)現(xiàn)的問題，及時下達整改通知，要求責(zé)任部門限期整改。（四）責(zé)任追究對違反IT硬件資產(chǎn)管