專門檔案會計管理制度

專門檔案會計管理制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司專門檔案會計管理工作，確保會計檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，為公司財務(wù)管理和決策提供可靠依據(jù)。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構(gòu)的專門檔案會計管理工作。3.職責(zé)分工財務(wù)部門：負責(zé)會計檔案的整理、歸檔、保管和銷毀等工作，并指定專人負責(zé)檔案管理。檔案管理部門：協(xié)助財務(wù)部門做好會計檔案的整理、歸檔和保管工作，并提供必要的檔案管理設(shè)施和條件。審計部門：對會計檔案的管理情況進行監(jiān)督檢查，確保會計檔案的真實性、合法性和完整性。二、會計檔案的范圍1.會計憑證包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。2.會計賬簿包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片等。3.財務(wù)會計報告包括月度、季度、年度財務(wù)報表及附注等。4.其他會計資料包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。三、會計檔案的整理與歸檔1.整理要求會計憑證應(yīng)按記賬憑證編號順序排列，原始憑證應(yīng)附在相應(yīng)記賬憑證后面，并在記賬憑證上注明附件張數(shù)。會計賬簿應(yīng)按總賬、明細賬、日記賬等分類整理，每本賬簿應(yīng)單獨編號，并在賬簿扉頁上注明賬簿名稱、啟用日期、記賬人員和會計主管人員姓名等。財務(wù)會計報告應(yīng)按年度分類整理，包括月度、季度、年度財務(wù)報表及附注等，并在每份報告上注明報告日期。其他會計資料應(yīng)按類別整理，如銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單等應(yīng)分別裝訂成冊，并在封面上注明資料名稱、所屬期間等。2.歸檔流程每月終了，財務(wù)部門應(yīng)將當(dāng)月的會計憑證、會計賬簿等資料整理完畢，交由專人負責(zé)歸檔。檔案管理人員應(yīng)認真核對歸檔資料的準(zhǔn)確性和完整性，無誤后按照檔案管理要求進行分類、編號和裝訂。裝訂后的會計檔案應(yīng)裝入檔案盒，并在檔案盒上注明檔案名稱、所屬年度、月份、冊數(shù)等信息。檔案管理人員應(yīng)將歸檔后的會計檔案及時放入檔案庫，并建立檔案臺賬，記錄檔案的名稱、編號、存放位置、歸檔日期等信息。四、會計檔案的保管1.保管期限會計憑證、會計賬簿的保管期限為30年。財務(wù)會計報告的保管期限為年度財務(wù)報表永久保管，月度、季度財務(wù)報表保管期限為10年。其他會計資料的保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.保管要求會計檔案應(yīng)存放在安全、干燥、通風(fēng)良好的檔案庫內(nèi)，并配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。檔案管理人員應(yīng)定期對會計檔案進行檢查和清點，確保檔案的完好無損。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時采取措施進行處理。會計檔案應(yīng)按照類別、年度、月份等順序排列存放，并建立索引目錄，便于查找和利用。嚴禁任何人擅自銷毀會計檔案。如因工作需要查閱、復(fù)制會計檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進行。五、會計檔案的查閱與復(fù)制1.查閱規(guī)定公司內(nèi)部人員因工作需要查閱會計檔案，應(yīng)填寫《會計檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)部門負責(zé)人簽字同意后，報財務(wù)部門負責(zé)人審批。外部單位因?qū)徲嫛⒍悇?wù)檢查等工作需要查閱公司會計檔案，應(yīng)出具相關(guān)單位的介紹信，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由財務(wù)部門安排專人陪同查閱。查閱會計檔案時，不得在檔案上涂畫、標(biāo)記、拆封和抽換，不得擅自將檔案帶出檔案庫。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進行。2.復(fù)制要求復(fù)制會計檔案應(yīng)使用復(fù)印機、掃描儀等設(shè)備進行，并確保復(fù)制件與原件一致。復(fù)制后的會計檔案應(yīng)加蓋“復(fù)印件與原件一致”章，并由檔案管理人員和查閱人員簽字確認。復(fù)制后的會計檔案應(yīng)按照檔案管理要求進行整理和歸檔，并存放在指定的檔案柜內(nèi)。六、會計檔案的移交1.移交原則會計檔案的移交應(yīng)遵循安全、完整、有序的原則，確保檔案在移交過程中不受損壞和丟失。2.移交流程公司因機構(gòu)調(diào)整、撤銷等原因需要移交會計檔案時，原財務(wù)部門應(yīng)提前做好檔案整理和清點工作，并編制《會計檔案移交清冊》。《會計檔案移交清冊》應(yīng)詳細注明檔案名稱、編號、冊數(shù)、起止日期、保管期限等信息，并經(jīng)移交部門和接收部門負責(zé)人簽字確認。移交會計檔案時，應(yīng)由專人負責(zé)辦理交接手續(xù)，并在《會計檔案移交清冊》上注明移交日期、移交人、接收人等信息。交接雙方應(yīng)認真核對檔案的數(shù)量和內(nèi)容，無誤后簽字確認。接收部門應(yīng)按照檔案管理要求對接收的會計檔案進行整理和歸檔，并建立檔案臺賬，記錄檔案的存放位置、保管期限等信息。七、會計檔案的銷毀1.銷毀條件會計檔案保管期滿，需要銷毀時，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定進行鑒定和審批。經(jīng)鑒定確無保存價值的會計檔案，方可按照規(guī)定程序進行銷毀。2.銷毀流程財務(wù)部門應(yīng)定期對保管期滿的會計檔案進行清理和鑒定，編制《會計檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、編號、冊數(shù)、起止日期、保管期限、銷毀原因等信息，并經(jīng)財務(wù)部門負責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，報檔案管理部門審核。檔案管理部門對《會計檔案銷毀清冊》進行審核，確認無誤后報公司總經(jīng)理審批。經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門會同財務(wù)部門共同組織銷毀。銷毀會計檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷。監(jiān)銷人應(yīng)認真核對銷毀檔案的名稱、編號、冊數(shù)等信息，確保銷毀工作符合規(guī)定要求。銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在《會計檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將銷毀情況報告公司總經(jīng)理。3.特殊情況處理保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。八、監(jiān)督檢查1.內(nèi)部監(jiān)督公司審計部門應(yīng)定期對會計檔案的管理情況進行檢查，重點檢查檔案的整理、歸檔、保管、查閱、復(fù)制、移交、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定要求。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應(yīng)及時提出整改意見，并督促相關(guān)部門進行整改。整改情況應(yīng)及時報告公司總經(jīng)理。2.外部監(jiān)督公司應(yīng)積極配合財政、審計、稅務(wù)等部門的監(jiān)督檢查工作，如實提供會計檔案資料，不得拒絕、