個(gè)人信息保護(hù)管理制度

個(gè)人信息保護(hù)管理制度一、總則（一）目的為了保護(hù)員工個(gè)人信息的安全與隱私，規(guī)范公司在收集、使用、存儲(chǔ)、傳輸、共享和保護(hù)員工個(gè)人信息方面的行為，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工以及公司在業(yè)務(wù)活動(dòng)中涉及的員工個(gè)人信息處理活動(dòng)。（三）基本原則1.合法原則公司處理員工個(gè)人信息應(yīng)遵循合法、正當(dāng)、必要的原則，符合法律法規(guī)的規(guī)定，不得超出法律法規(guī)允許的范圍收集、使用、存儲(chǔ)和處理員工個(gè)人信息。2.正當(dāng)原則公司處理員工個(gè)人信息應(yīng)具有明確、合理的目的，并基于員工的同意或法律法規(guī)的規(guī)定。處理行為應(yīng)當(dāng)符合公司的業(yè)務(wù)需求，且不會(huì)對(duì)員工的合法權(quán)益造成侵害。3.必要原則公司處理員工個(gè)人信息應(yīng)限于實(shí)現(xiàn)處理目的的最小范圍，不得過度收集員工個(gè)人信息。對(duì)于能夠通過其他途徑滿足業(yè)務(wù)需求的，不得重復(fù)收集員工個(gè)人信息。4.保密原則公司應(yīng)采取必要的保密措施，確保員工個(gè)人信息的保密性、完整性和可用性，防止員工個(gè)人信息泄露、篡改或丟失。未經(jīng)員工明確同意，不得向任何第三方披露員工個(gè)人信息。二、個(gè)人信息的收集（一）收集范圍1.基本信息包括員工的姓名、性別、出生日期、身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式（如電話號(hào)碼、電子郵箱）、家庭住址等。2.工作信息包括員工的入職時(shí)間、離職時(shí)間、崗位信息、薪資待遇、考勤記錄、工作績效評(píng)估結(jié)果等。3.培訓(xùn)信息包括員工參加的內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)課程、培訓(xùn)成績等。4.其他信息在法律法規(guī)允許的范圍內(nèi)，因工作需要收集的其他與員工相關(guān)的信息，如健康信息、緊急聯(lián)系人信息等。（二）收集方式1.入職登記新員工入職時(shí)，填寫《員工入職登記表》，提供上述收集范圍內(nèi)的個(gè)人信息。人力資源部門負(fù)責(zé)對(duì)員工提交的信息進(jìn)行收集和審核。2.日常工作記錄各部門在日常工作中，根據(jù)業(yè)務(wù)需要，通過考勤系統(tǒng)、績效評(píng)估系統(tǒng)、培訓(xùn)管理系統(tǒng)等記錄員工的工作信息、培訓(xùn)信息等。3.員工主動(dòng)提供員工根據(jù)工作安排或公司要求，主動(dòng)向公司提供其他相關(guān)信息，如健康狀況報(bào)告、緊急聯(lián)系人信息變更等。（三）收集時(shí)的告知義務(wù)1.在收集員工個(gè)人信息前，公司應(yīng)向員工明確告知收集個(gè)人信息的目的、范圍、方式以及員工享有的權(quán)利和承擔(dān)的義務(wù)。告知方式可以采用書面形式（如入職須知）、電子形式（如公司內(nèi)部系統(tǒng)通知）或口頭形式，并確保員工能夠理解相關(guān)內(nèi)容。2.對(duì)于因法律法規(guī)規(guī)定或履行法定職責(zé)等無需員工同意即可收集的個(gè)人信息，公司應(yīng)在相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)開始前，以合理的方式告知員工收集的必要性和大致范圍。三、個(gè)人信息的使用（一）使用目的公司使用員工個(gè)人信息的目的應(yīng)與收集目的一致，主要用于以下方面：1.人力資源管理如員工招聘、培訓(xùn)、績效考核、薪資核算、福利管理、崗位調(diào)整、職業(yè)發(fā)展規(guī)劃等。2.內(nèi)部管理與運(yùn)營包括工作安排、任務(wù)分配、數(shù)據(jù)分析、決策支持等，以保障公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。3.法律法規(guī)要求的其他用途如稅務(wù)申報(bào)、勞動(dòng)統(tǒng)計(jì)等符合法律法規(guī)規(guī)定的用途。（二）使用限制1.公司應(yīng)嚴(yán)格按照收集目的使用員工個(gè)人信息，不得將其用于其他未經(jīng)員工明確同意或法律法規(guī)允許的目的。2.在使用員工個(gè)人信息時(shí)，公司應(yīng)遵循必要原則，確保使用行為是為了實(shí)現(xiàn)處理目的所必需的，且不會(huì)過度使用員工個(gè)人信息。（三）共享與披露1.共享范圍公司內(nèi)部共享公司各部門因工作需要，可以在公司內(nèi)部共享員工個(gè)人信息，但應(yīng)確保共享行為符合法律法規(guī)要求和公司內(nèi)部規(guī)定，且僅限于必要的業(yè)務(wù)流程和相關(guān)人員。第三方合作在與第三方合作過程中，如果涉及共享員工個(gè)人信息，公司應(yīng)在合作協(xié)議中明確約定第三方的權(quán)利和義務(wù)，要求第三方采取與公司相當(dāng)?shù)谋Ｃ艽胧┍Ｗo(hù)員工個(gè)人信息，并確保第三方僅在授權(quán)范圍內(nèi)使用員工個(gè)人信息。第三方包括但不限于供應(yīng)商、服務(wù)提供商、合作伙伴等。法律法規(guī)要求的披露在法律法規(guī)要求的情況下，公司可能需要向政府部門、監(jiān)管機(jī)構(gòu)等披露員工個(gè)人信息。公司應(yīng)在確保符合法律法規(guī)規(guī)定的前提下，進(jìn)行必要的披露，并盡最大努力保護(hù)員工個(gè)人信息的安全。2.共享與披露的審批程序公司內(nèi)部共享員工個(gè)人信息，應(yīng)由信息需求部門填寫《員工個(gè)人信息共享申請(qǐng)表》，說明共享目的、共享范圍、共享期限等內(nèi)容，經(jīng)信息提供部門負(fù)責(zé)人審核同意后，報(bào)人力資源部門備案。涉及與第三方合作共享員工個(gè)人信息的，應(yīng)由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與第三方協(xié)商簽訂合作協(xié)議，并在協(xié)議簽訂前將協(xié)議文本提交給人力資源部門和法務(wù)部門審核。審核通過后，報(bào)公司管理層審批。未經(jīng)審批，不得與第三方共享員工個(gè)人信息。對(duì)于法律法規(guī)要求的披露，應(yīng)由法務(wù)部門根據(jù)具體情況進(jìn)行評(píng)估和處理，并按照相關(guān)法律程序進(jìn)行信息披露。披露過程中涉及的文件和記錄應(yīng)進(jìn)行妥善保存。四、個(gè)人信息的存儲(chǔ)（一）存儲(chǔ)方式1.公司應(yīng)根據(jù)員工個(gè)人信息的類型和敏感程度，選擇安全可靠的存儲(chǔ)方式，包括但不限于數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)、文件存儲(chǔ)等。存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)功能，以防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。2.對(duì)于涉及員工敏感信息（如身份證號(hào)碼、薪資數(shù)據(jù)等）的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，應(yīng)采用加密存儲(chǔ)方式，確保數(shù)據(jù)在存儲(chǔ)過程中的保密性和完整性。加密算法應(yīng)符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和法律法規(guī)要求，并定期對(duì)加密密鑰進(jìn)行管理和更新。（二）存儲(chǔ)期限1.公司應(yīng)根據(jù)法律法規(guī)要求和業(yè)務(wù)實(shí)際需要，確定員工個(gè)人信息的存儲(chǔ)期限。對(duì)于一般的人力資源管理信息，存儲(chǔ)期限一般為自員工離職或相關(guān)業(yè)務(wù)結(jié)束后[X]年，以滿足法律法規(guī)規(guī)定的勞動(dòng)糾紛處理、稅務(wù)申報(bào)等期限要求。2.對(duì)于涉及員工敏感信息的存儲(chǔ)期限，應(yīng)遵循更為嚴(yán)格的規(guī)定。在法律法規(guī)允許的最短期限屆滿后，如無必要繼續(xù)存儲(chǔ)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行刪除或匿名化處理。（三）存儲(chǔ)安全管理1.公司應(yīng)建立健全存儲(chǔ)安全管理制度，明確存儲(chǔ)設(shè)備的管理責(zé)任人和操作規(guī)范，確保存儲(chǔ)設(shè)備的物理安全。存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)放置在安全的場(chǎng)所，限制訪問權(quán)限，采取防火、防盜、防潮、防蟲等措施。2.對(duì)存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫中的員工個(gè)人信息，應(yīng)設(shè)置不同的訪問權(quán)限，根據(jù)員工的工作職責(zé)和崗位需求，授予相應(yīng)的查詢、修改、刪除等權(quán)限。權(quán)限設(shè)置應(yīng)遵循最小化原則，確保員工僅能訪問其工作所需的個(gè)人信息。3.定期對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)和清理，確保存儲(chǔ)環(huán)境的正常運(yùn)行。對(duì)存儲(chǔ)的員工個(gè)人信息進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在異地，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。同時(shí)，對(duì)備份數(shù)據(jù)進(jìn)行定期恢復(fù)測(cè)試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性。五、個(gè)人信息的傳輸（一）傳輸方式1.公司在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)中傳輸員工個(gè)人信息時(shí)，應(yīng)確保傳輸過程的安全性，采用加密傳輸協(xié)議或其他安全技術(shù)手段，防止信息在傳輸過程中被竊取或篡改。2.當(dāng)公司需要將員工個(gè)人信息傳輸至外部合作伙伴或第三方服務(wù)提供商時(shí)，應(yīng)優(yōu)先選擇安全可靠的傳輸方式，并要求接收方采取與公司相當(dāng)?shù)陌踩胧┍Ｗo(hù)員工個(gè)人信息。對(duì)于敏感信息的傳輸，應(yīng)采用加密傳輸方式，并對(duì)傳輸過程進(jìn)行監(jiān)控和記錄。（二）傳輸安全管理1.在傳輸員工個(gè)人信息前，應(yīng)評(píng)估傳輸過程的安全性，并對(duì)接收方的資質(zhì)和能力進(jìn)行審查，確保接收方具備保護(hù)員工個(gè)人信息的條件和能力。接收方應(yīng)簽署保密協(xié)議，承諾對(duì)接收的員工個(gè)人信息承擔(dān)保密義務(wù)。2.對(duì)涉及員工個(gè)人信息傳輸?shù)南到y(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行安全審計(jì)，定期檢查傳輸記錄和日志，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理潛在的安全風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，對(duì)可能影響傳輸安全的網(wǎng)絡(luò)配置變更、系統(tǒng)升級(jí)等操作，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的審批和測(cè)試，確保傳輸安全不受影響。六、個(gè)人信息的保護(hù)措施（一）安全技術(shù)措施1.公司應(yīng)采用先進(jìn)的信息技術(shù)手段，加強(qiáng)對(duì)員工個(gè)人信息的保護(hù)。如安裝防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、防病毒軟件等，防范網(wǎng)絡(luò)攻擊、惡意軟件感染等安全威脅。2.對(duì)存儲(chǔ)和傳輸員工個(gè)人信息的服務(wù)器和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備進(jìn)行定期漏洞掃描和安全評(píng)估，及時(shí)修復(fù)發(fā)現(xiàn)的安全漏洞，確保系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。3.采用數(shù)據(jù)加密技術(shù)，對(duì)員工個(gè)人信息進(jìn)行加密處理，無論是在存儲(chǔ)還是傳輸過程中，都確保信息以密文形式存在，防止信息被非法獲取和解讀。（二）人員安全管理1.加強(qiáng)對(duì)公司員工的信息安全培訓(xùn)，提高員工的信息安全意識(shí)和保密意識(shí)。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括法律法規(guī)知識(shí)、信息安全操作規(guī)范、個(gè)人信息保護(hù)重要性等方面。2.與員工簽訂保密協(xié)議，明確員工在個(gè)人信息保護(hù)方面的責(zé)任和義務(wù)，要求員工遵守公司的信息安全管理制度，妥善保管和處理所接觸到的員工個(gè)人信息。3.對(duì)涉及員工個(gè)人信息管理的崗位人員進(jìn)行背景審查，確保人員具備良好的職業(yè)道德和安全意識(shí)。定期對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行崗位輪換，以減少因人員長期接觸敏感信息而可能帶來的安全風(fēng)險(xiǎn)。（三）應(yīng)急處置措施1.制定個(gè)人信息安全應(yīng)急預(yù)案，明確在發(fā)生個(gè)人信息泄露、丟失、篡改等安全事件時(shí)的應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工。應(yīng)急預(yù)案應(yīng)定期進(jìn)行演練和修訂，確保其有效性和可操作性。2.一旦發(fā)現(xiàn)個(gè)人信息安全事件，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取緊急措施，如停止相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)運(yùn)行、封鎖信息傳播渠道、對(duì)受影響的信息進(jìn)行備份和恢復(fù)等，以防止事件的進(jìn)一步擴(kuò)大。3.及時(shí)向公司內(nèi)部相關(guān)部門和管理層報(bào)告信息安全事件，并按照法律法規(guī)要求，及時(shí)向政府監(jiān)管部門報(bào)告。在事件處理過程中，應(yīng)積極配合相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查和處理，采取有效的措施消除事件影響，降低對(duì)員工和公司造成的損失。同時(shí)，對(duì)事件原因進(jìn)行深入分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，完善信息安全管理制度和保護(hù)措施。七、員工個(gè)人信息保護(hù)的權(quán)利與義務(wù)（一）員工權(quán)利1.知情權(quán)員工有權(quán)了解公司收集、使用、存儲(chǔ)、傳輸和共享其個(gè)人信息的目的、范圍、方式等情況，公司應(yīng)按照本制度的規(guī)定及時(shí)向員工進(jìn)行告知。2.同意權(quán)除法律法規(guī)規(guī)定無需員工同意即可收集的個(gè)人信息外，公司收集、使用、共享和披露員工個(gè)人信息應(yīng)獲得員工的明確同意。員工有權(quán)拒絕公司超出告知范圍收集、使用其個(gè)人信息。3.訪問權(quán)員工有權(quán)要求訪問公司持有的與其相關(guān)的個(gè)人信息，公司應(yīng)在收到員工書面申請(qǐng)后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，向員工提供相關(guān)信息，但法律法規(guī)另有規(guī)定或可能對(duì)公司合法權(quán)益造成重大損害的除外。4.更正權(quán)員工發(fā)現(xiàn)公司持有的與其相關(guān)的個(gè)人信息存在錯(cuò)誤或不完整的，有權(quán)要求公司及時(shí)更正。公司應(yīng)在收到員工書面更正申請(qǐng)后的[X]個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行核實(shí)，并根據(jù)核實(shí)結(jié)果進(jìn)行更正或說明理由。5.刪除權(quán)在滿足法律法規(guī)規(guī)定的條件下，員工有權(quán)要求公司刪除其個(gè)人信息。公司應(yīng)在收到員工書面刪除申請(qǐng)后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，對(duì)符合刪除條件的個(gè)人信息進(jìn)行刪除，并通知員工。6.投訴權(quán)員工認(rèn)為公司在個(gè)人信息處理過程中侵犯其合法權(quán)益的，有權(quán)向公司內(nèi)部的投訴處理部門提出投訴。公司應(yīng)在收到投訴后的[X]個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行調(diào)查處理，并將處理結(jié)果及時(shí)反饋給員工。員工對(duì)公司的處理結(jié)果不滿意的，有權(quán)向相關(guān)政府監(jiān)管部門投訴。（二）員工義務(wù)1.員工應(yīng)按照公司要求如實(shí)提供個(gè)人信息，并確保所提供信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。2.員工應(yīng)妥善保管自己的個(gè)人信息，不得隨意泄露給他人。如發(fā)現(xiàn)個(gè)人信息可能被泄露或存在安全風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)及時(shí)通知公司。3.員工應(yīng)遵守公司的信息安全管理制度和個(gè)人信息保護(hù)規(guī)定，積極配合公司開展個(gè)人信息保護(hù)工作，不得從事任何損害公司或其他員工個(gè)人信息安全的行為。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司成立個(gè)人信息保護(hù)監(jiān)督小組，由人力資源部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括法務(wù)部門、信息技術(shù)部門等相關(guān)人員。監(jiān)督小組負(fù)責(zé)定期對(duì)公司個(gè)人信息處理活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保公司個(gè)人信息保護(hù)工作符合法律法規(guī)要求和本制度規(guī)定。2.監(jiān)督小組應(yīng)制定監(jiān)督檢查計(jì)劃，明確檢查內(nèi)容、檢查方式、檢查頻率等。檢查內(nèi)容包括公司個(gè)人信息收集、使用、存儲(chǔ)、傳輸、共享等環(huán)節(jié)的合規(guī)性，安全技術(shù)措施的落實(shí)情況，員工信息安全意識(shí)培訓(xùn)情況等。3.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況。整改責(zé)任部門應(yīng)按照要求制定整改措施，明確整改期限，確保問題得到及時(shí)有效的解決。（二）外部審計(jì)1.公司定期聘請(qǐng)外部專業(yè)審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)公司的個(gè)人信息保護(hù)工作進(jìn)行審計(jì)，審計(jì)內(nèi)容包括公司個(gè)人信息保護(hù)制度的執(zhí)行情況、個(gè)人信息處理活動(dòng)的合規(guī)性、安全技術(shù)措施的有效性等。2.外部審計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)審計(jì)結(jié)果出具審計(jì)報(bào)告，對(duì)公司個(gè)人信息保護(hù)工作的整體情況進(jìn)行評(píng)價(jià)，并提出改進(jìn)建議。公司應(yīng)根據(jù)審計(jì)報(bào)告中的建議，及時(shí)調(diào)整和完善個(gè)人信息保護(hù)工作，不斷提高公司個(gè)人信息保護(hù)水平。九、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司人力資源部門負(fù)責(zé)解釋。如本制度與法律法規(guī)規(guī)定相抵觸的，以法律法規(guī)規(guī)定為準(zhǔn)。（二）修訂與更新1.公司應(yīng)根據(jù)法律法規(guī)的變化和公司