中小企業(yè)檔案管理制度

中小企業(yè)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)，涵蓋公司在經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)活動(dòng)、技術(shù)研發(fā)、人力資源等方面形成的各類(lèi)檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)完整原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，保證檔案內(nèi)容的完整性，不得擅自篡改、偽造或銷(xiāo)毀檔案。3.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱和利用，提高檔案的使用效率，為公司的決策、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理提供有力支持。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全防護(hù)，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息的泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)公司設(shè)立綜合管理部門(mén)作為檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)公司檔案工作的具體實(shí)施。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等日常管理工作。建立檔案檢索工具，編制檔案目錄，方便檔案的查閱和利用。對(duì)檔案的保管情況進(jìn)行定期檢查，確保檔案的安全和完整。負(fù)責(zé)檔案的數(shù)字化處理工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。按照規(guī)定辦理檔案的借閱、歸還手續(xù)，做好檔案利用登記工作。2.部門(mén)兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和初步分類(lèi)工作，并定期移交至檔案管理部門(mén)。協(xié)助檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案的清查、核對(duì)等工作。配合檔案管理部門(mén)做好本部門(mén)檔案的查閱和利用服務(wù)工作。三、檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）檔案分類(lèi)公司檔案分為以下十大類(lèi)：1.行政管理類(lèi)：包括公司設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等相關(guān)文件，股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議文件，公司規(guī)章制度，行政公文，證照印章管理文件等。2.人力資源類(lèi)：涵蓋員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬福利、勞動(dòng)合同、人事任免等方面的文件。3.財(cái)務(wù)審計(jì)類(lèi)：包含財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告，會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表，審計(jì)報(bào)告，稅務(wù)文件等。4.市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)類(lèi)：涉及市場(chǎng)調(diào)研、營(yíng)銷(xiāo)策劃、銷(xiāo)售合同、客戶(hù)資料等文件。5.生產(chǎn)管理類(lèi)：包括生產(chǎn)計(jì)劃、工藝流程、質(zhì)量控制、設(shè)備管理等方面的文件。6.技術(shù)研發(fā)類(lèi)：如研發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)、研究報(bào)告、技術(shù)方案、專(zhuān)利申請(qǐng)等文件。7.物資采購(gòu)類(lèi)：涵蓋采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)合同、供應(yīng)商管理、物資驗(yàn)收等文件。8.合同協(xié)議類(lèi)：包括各類(lèi)業(yè)務(wù)合同、合作協(xié)議、租賃合同等。9.項(xiàng)目管理類(lèi)：針對(duì)公司各類(lèi)項(xiàng)目的立項(xiàng)、實(shí)施、驗(yàn)收等過(guò)程中形成的文件。10.其他類(lèi)：不屬于上述分類(lèi)的其他重要文件。（二）編號(hào)規(guī)則檔案編號(hào)采用“年度+類(lèi)別代碼+順序號(hào)”的方式。例如，2023年行政管理類(lèi)的第5份文件編號(hào)為：2023XZ005。其中，類(lèi)別代碼根據(jù)上述檔案分類(lèi)確定，如XZ代表行政管理類(lèi)。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司各部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.公司對(duì)外簽訂的各類(lèi)合同、協(xié)議、意向書(shū)等。3.公司員工個(gè)人在工作中形成的重要業(yè)務(wù)文件、技術(shù)資料等。4.公司獲得的榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)項(xiàng)、資質(zhì)證明等。5.其他與公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)相關(guān)的有保存價(jià)值的文件。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集工作，并按照檔案管理部門(mén)的要求及時(shí)移交。2.檔案收集應(yīng)做到及時(shí)、完整、準(zhǔn)確，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和原始性。3.對(duì)于重要文件和緊急文件，應(yīng)優(yōu)先收集并及時(shí)移交檔案管理部門(mén)。（三）整理方法1.檔案整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目、裝訂等工作。3.紙質(zhì)檔案應(yīng)使用A4紙張進(jìn)行整理，破損或褪色的文件應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.電子檔案應(yīng)按照統(tǒng)一的格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理，并與紙質(zhì)檔案建立對(duì)應(yīng)關(guān)系。五、檔案的保管與保護(hù)（一）保管場(chǎng)所公司設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照類(lèi)別和編號(hào)順序存放，排列整齊，便于查找。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和核對(duì)，確保檔案的數(shù)量、內(nèi)容與目錄一致。3.對(duì)破損、褪色、霉變等有問(wèn)題的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的溫濕度，溫度保持在14℃24℃，相對(duì)濕度保持在45%60%。（三）安全保護(hù)措施1.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等設(shè)施，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案庫(kù)房管理制度，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入庫(kù)房。3.加強(qiáng)檔案信息的安全管理，對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并采取加密等安全措施，防止信息泄露。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理部門(mén)查閱。2.涉及重要機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。3.外部單位查閱檔案，需持有單位介紹信，并經(jīng)公司綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱(chēng)及編號(hào)等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)審批后，檔案管理人員根據(jù)查閱需求提供相應(yīng)檔案，并在《檔案查閱登記表》上記錄查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房或轉(zhuǎn)借他人。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）利用限制1.檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。2.未經(jīng)公司書(shū)面同意，查閱人員不得將檔案用于商業(yè)目的或向第三方提供。3.涉及公司核心機(jī)密的檔案，不得隨意查閱和利用，確因工作需要的，應(yīng)按照公司保密規(guī)定辦理審批手續(xù)。七、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析、準(zhǔn)確判定價(jià)值的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人等。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案的保存價(jià)值，包括對(duì)公司歷史研究、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理決策等方面的作用。3.檔案的時(shí)效性，是否已失去現(xiàn)行效用。（四）銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見(jiàn)，編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》。2.《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員負(fù)責(zé)組織銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，并確保銷(xiāo)毀徹底。4.檔案銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)指定專(zhuān)人監(jiān)銷(xiāo)，并在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。5.銷(xiāo)毀后的《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》應(yīng)永久保存。八、電子檔案管理（一）電子檔案的定義與范圍電子檔案是指公司在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的，以數(shù)字代碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴(lài)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募牧?。包括但不限于電子公文、電子合同、電子?bào)表、電子圖紙、電子照片等。（二）電子檔案的收集與整理1.電子檔案的收集應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步進(jìn)行，確保電子文件的完整性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)收集到的電子檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、著錄等整理工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。3.電子檔案的命名應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一，便于識(shí)別和管理。（三）電子檔案的存儲(chǔ)與備份1.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。2.備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.定期對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和可用性。（四）電子檔案的利用與安全管理1.電子檔案的查閱和利用應(yīng)通過(guò)公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，并嚴(yán)格遵守公司的保密制度。2.加強(qiáng)電子檔案信息的安全防