下屬公司證照管理制度

下屬公司證照管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)下屬公司證照管理，規(guī)范證照的申請(qǐng)、保管、使用、年審、變更及注銷等行為，保障公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司下屬各子公司、分公司及其他分支機(jī)構(gòu)（以下統(tǒng)稱“下屬公司”）。（三）定義1.證照：指下屬公司在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中依法取得的各類資質(zhì)證書、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、許可證、認(rèn)證證書等相關(guān)證件。2.保管責(zé)任人：指負(fù)責(zé)具體保管證照原件或復(fù)印件的人員。二、證照的分類與編號(hào)（一）證照分類1.資質(zhì)證書類：如建筑企業(yè)資質(zhì)證書、安全生產(chǎn)許可證、質(zhì)量管理體系認(rèn)證證書等。2.營(yíng)業(yè)執(zhí)照類：包括企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本等。3.許可證類：如食品經(jīng)營(yíng)許可證、醫(yī)療器械經(jīng)營(yíng)許可證、道路運(yùn)輸經(jīng)營(yíng)許可證等。4.其他證照類：如商標(biāo)注冊(cè)證、專利證書、著作權(quán)登記證書等。（二）編號(hào)規(guī)則為便于證照管理與查詢，對(duì)每類證照進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)格式如下：[公司簡(jiǎn)稱首字母縮寫][年份][序號(hào)]例如：ABC2023001，其中“ABC”為公司簡(jiǎn)稱首字母縮寫，“2023”表示年份，“001”為該類證照的序號(hào)。三、證照的申請(qǐng)與領(lǐng)?。ㄒ唬┥暾?qǐng)流程1.下屬公司因業(yè)務(wù)需要申請(qǐng)證照時(shí)，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門填寫《證照申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明申請(qǐng)證照的名稱、用途、申請(qǐng)依據(jù)等信息，并附上所需的申請(qǐng)材料清單。2.《證照申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至公司行政部門。3.行政部門對(duì)申請(qǐng)材料進(jìn)行初審，確保材料齊全、真實(shí)有效。如發(fā)現(xiàn)材料不符合要求，及時(shí)通知業(yè)務(wù)部門補(bǔ)充或修改。4.初審?fù)ㄟ^(guò)后，行政部門將《證照申請(qǐng)表》及申請(qǐng)材料報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。5.分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，行政部門負(fù)責(zé)按照相關(guān)規(guī)定向政府主管部門提交申請(qǐng)，并跟蹤申請(qǐng)進(jìn)度。（二）領(lǐng)取與登記1.證照申請(qǐng)獲批后，行政部門指定專人前往政府主管部門領(lǐng)取證照原件。領(lǐng)取時(shí)，需仔細(xì)核對(duì)證照內(nèi)容，確保無(wú)誤。2.領(lǐng)取證照原件后，行政部門應(yīng)立即填寫《證照領(lǐng)取登記表》，詳細(xì)記錄證照名稱、編號(hào)、領(lǐng)取日期、有效期等信息，并由領(lǐng)取人簽字確認(rèn)。3.《證照領(lǐng)取登記表》應(yīng)妥善保存，以備查詢。四、證照的保管（一）保管方式1.證照原件原則上應(yīng)存放在公司保險(xiǎn)柜或?qū)ｉT的證照保管箱中，確保安全。2.對(duì)于不常用的證照原件，可在拍照或掃描留存副本后，將原件交由政府主管部門代為保管，但需與主管部門簽訂相關(guān)保管協(xié)議，并定期核實(shí)證照狀態(tài)。3.證照復(fù)印件應(yīng)分類整理，存放在檔案柜中，并建立電子檔案，便于查詢和管理。（二）保管責(zé)任人1.公司行政部門負(fù)責(zé)人為證照保管的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌安排證照保管工作，并定期檢查保管情況。2.行政部門應(yīng)指定專人作為具體的保管責(zé)任人，負(fù)責(zé)日常的證照保管、借閱登記等工作。保管責(zé)任人應(yīng)具備較強(qiáng)的責(zé)任心和保密意識(shí)，確保證照安全。（三）保管要求1.保管責(zé)任人應(yīng)妥善保管證照，不得擅自將證照轉(zhuǎn)借、出租、抵押或用于其他非法目的。2.定期對(duì)證照進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)證照遺失、損壞或被盜等情況，應(yīng)立即向行政部門負(fù)責(zé)人報(bào)告，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。3.加強(qiáng)對(duì)證照保管場(chǎng)所的安全防范措施，安裝必要的防盜、防火、防潮等設(shè)備，確保證照存放環(huán)境安全可靠。五、證照的使用（一）使用范圍1.下屬公司在開展正常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、辦理業(yè)務(wù)手續(xù)、參加招投標(biāo)等情況下，可使用相關(guān)證照。2.未經(jīng)公司書面授權(quán)，任何部門或個(gè)人不得擅自將證照用于其他非公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的目的。（二）使用流程1.因業(yè)務(wù)需要使用證照時(shí)，使用部門應(yīng)填寫《證照使用申請(qǐng)表》，注明使用證照的名稱、用途、使用期限等信息，并附上相關(guān)業(yè)務(wù)文件或合同。2.《證照使用申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至行政部門。3.行政部門對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，核實(shí)使用目的和期限等信息。如申請(qǐng)符合規(guī)定，在《證照使用申請(qǐng)表》上簽字批準(zhǔn)，并注明可使用的證照原件或復(fù)印件。4.使用部門憑行政部門批準(zhǔn)的《證照使用申請(qǐng)表》到保管責(zé)任人處領(lǐng)取證照。領(lǐng)取時(shí)，雙方應(yīng)在《證照借閱登記表》上簽字確認(rèn)，注明領(lǐng)取時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。5.使用部門應(yīng)在規(guī)定的使用期限內(nèi)歸還證照，不得逾期使用。如因特殊情況需要延長(zhǎng)使用期限，應(yīng)提前向行政部門申請(qǐng)，并重新辦理審批手續(xù)。（三）復(fù)印件使用1.如因業(yè)務(wù)需要僅使用證照復(fù)印件，使用部門應(yīng)在復(fù)印件上注明“此復(fù)印件僅用于[具體用途]，再次復(fù)印無(wú)效”字樣，并加蓋公司公章。2.復(fù)印件使用流程與原件使用流程相同，但無(wú)需在《證照借閱登記表》上注明領(lǐng)取和歸還時(shí)間，只需記錄使用情況。六、證照的年審與變更（一）年審1.行政部門應(yīng)提前關(guān)注各類證照的年審時(shí)間要求，在年審期限屆滿前[X]個(gè)工作日，通知相關(guān)業(yè)務(wù)部門準(zhǔn)備年審材料。2.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)收集、整理年審所需的材料，包括但不限于公司年度報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表、人員資質(zhì)證明等，并提交至行政部門。3.行政部門對(duì)年審材料進(jìn)行初審，確保材料齊全、真實(shí)有效。初審?fù)ㄟ^(guò)后，將年審材料報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，行政部門負(fù)責(zé)按照政府主管部門的要求，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成年審申報(bào)工作，并跟蹤年審結(jié)果。5.如年審?fù)ㄟ^(guò)，行政部門應(yīng)及時(shí)更新證照的相關(guān)信息，并將年審情況記錄在《證照管理臺(tái)賬》中；如年審未通過(guò)，應(yīng)分析原因，采取相應(yīng)的整改措施，并重新申報(bào)年審。（二）變更1.當(dāng)公司的名稱、地址、法定代表人、經(jīng)營(yíng)范圍等信息發(fā)生變更時(shí)，行政部門應(yīng)及時(shí)辦理證照變更手續(xù)。2.變更流程如下：相關(guān)業(yè)務(wù)部門填寫《證照變更申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明變更事項(xiàng)及原因，并附上相關(guān)證明材料?！蹲C照變更申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至行政部門。行政部門對(duì)變更申請(qǐng)及材料進(jìn)行初審，核實(shí)變更事項(xiàng)的真實(shí)性和合法性。初審?fù)ㄟ^(guò)后，將申請(qǐng)材料報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，行政部門負(fù)責(zé)按照政府主管部門的規(guī)定，準(zhǔn)備變更所需的材料，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)前往主管部門辦理變更手續(xù)。變更完成后，行政部門應(yīng)及時(shí)更新證照原件及相關(guān)檔案信息，并將變更情況記錄在《證照管理臺(tái)賬》中。七、證照的注銷（一）注銷情形1.下屬公司因合并、分立、解散、破產(chǎn)等原因終止經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的，應(yīng)及時(shí)辦理相關(guān)證照的注銷手續(xù)。2.證照有效期屆滿未延續(xù)，或因其他原因被政府主管部門依法吊銷、撤銷的，應(yīng)辦理注銷手續(xù)。（二）注銷流程1.行政部門在確定需要注銷證照后，填寫《證照注銷申請(qǐng)表》，注明注銷證照的名稱、編號(hào)、注銷原因等信息，并附上相關(guān)證明材料。2.《證照注銷申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，行政部門負(fù)責(zé)按照政府主管部門的要求，準(zhǔn)備注銷所需的材料，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)前往主管部門辦理注銷手續(xù)。4.注銷完成后，行政部門應(yīng)及時(shí)將注銷情況記錄在《證照管理臺(tái)賬》中，并對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行整理歸檔。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司行政部門應(yīng)定期對(duì)下屬公司的證照管理情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括證照的申請(qǐng)、保管、使用、年審、變更及注銷等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定。2.檢查方式可采用實(shí)地查看、查閱資料、詢問(wèn)相關(guān)人員等方式進(jìn)行。對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求下屬公司限期整改。3.下屬公司應(yīng)積極配合行政部門的檢查工作，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。如對(duì)檢查結(jié)果有異議，可在接到整改通知書后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，向行政部門提出書面申訴。行政部門應(yīng)在接到申訴后的[X]個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行復(fù)查，并將復(fù)查結(jié)果反饋給下屬公司。（二）外部監(jiān)督1.關(guān)注政府主管部門對(duì)公司證照管理的要求和監(jiān)管動(dòng)態(tài)，及時(shí)了解相關(guān)政策法規(guī)的變化，并確保公司的證照管理工作符合要求。2.積極配合政府主管部門的監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供公司證照管理的相關(guān)資料和信息。對(duì)于政府主管部門提出的問(wèn)題和整改要求，應(yīng)及時(shí)落實(shí)整改措施，并按時(shí)提交整改報(bào)告。九、責(zé)任追究（一）違規(guī)行為1.未經(jīng)授權(quán)擅自使用、轉(zhuǎn)借、出租、抵押證照的。2.因保管不善導(dǎo)致證照遺失、損壞或被盜的。3.未按規(guī)定辦理證照的申請(qǐng)、年審、變更及注銷手續(xù)，給公司造成損失的。4.在證照管理工作中弄虛作假、隱瞞事實(shí)的。（二）責(zé)任追究措施1.對(duì)于違反本制度規(guī)定的部門或個(gè)人，公司將視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、罰款等處罰