酒店項(xiàng)目合同管理規(guī)定

酒店項(xiàng)目合同管理規(guī)定

酒店項(xiàng)目合同管理規(guī)定一、總則1.目的為加強(qiáng)酒店項(xiàng)目合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更及終止等行為，有效防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)酒店合法權(quán)益，保障酒店項(xiàng)目的順利實(shí)施，特制定本規(guī)定。2.適用范圍本規(guī)定適用于酒店在經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中涉及的各類(lèi)項(xiàng)目合同，包括但不限于工程建設(shè)合同、物資采購(gòu)合同、服務(wù)合同、合作經(jīng)營(yíng)合同等。3.管理原則-合法性原則：合同的簽訂和履行必須符合國(guó)家法律法規(guī)的規(guī)定。-平等自愿原則：合同雙方應(yīng)在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得強(qiáng)迫另一方簽訂合同。-公平公正原則：合同條款應(yīng)公平合理，不得損害任何一方的合法權(quán)益。-誠(chéng)實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，嚴(yán)格履行合同約定的義務(wù)。二、合同管理職責(zé)分工1.總經(jīng)理-全面負(fù)責(zé)酒店項(xiàng)目合同管理工作，對(duì)重大合同進(jìn)行決策。-審批合同管理制度和流程。-協(xié)調(diào)解決合同管理過(guò)程中的重大問(wèn)題。2.行政經(jīng)理-組織制定和完善酒店項(xiàng)目合同管理制度和流程。-對(duì)合同的簽訂、履行、變更及終止等過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督和管理。-組織合同評(píng)審工作，審核合同條款的合法性、合理性和完整性。-負(fù)責(zé)合同糾紛的處理和協(xié)調(diào)工作。3.法務(wù)部門(mén)（如有）-對(duì)合同進(jìn)行法律審查，確保合同條款符合法律法規(guī)的規(guī)定，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。-提供法律咨詢(xún)服務(wù)，參與重大合同的談判和起草工作。-協(xié)助處理合同糾紛，提供法律支持和指導(dǎo)。4.業(yè)務(wù)部門(mén)-負(fù)責(zé)本部門(mén)相關(guān)項(xiàng)目合同的發(fā)起、起草、談判和簽訂工作。-負(fù)責(zé)合同的履行和跟蹤，及時(shí)反饋合同履行過(guò)程中的問(wèn)題。-配合行政經(jīng)理和法務(wù)部門(mén)（如有）進(jìn)行合同評(píng)審、糾紛處理等工作。5.財(cái)務(wù)部門(mén)-參與合同的評(píng)審工作，對(duì)合同的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核，包括付款方式、結(jié)算周期、稅務(wù)等方面。-負(fù)責(zé)合同款項(xiàng)的收付和核算工作，監(jiān)控合同的財(cái)務(wù)執(zhí)行情況。-協(xié)助處理合同糾紛，提供財(cái)務(wù)方面的證據(jù)和支持。三、合同的簽訂1.合同主體資格審查-業(yè)務(wù)部門(mén)在簽訂合同前，應(yīng)對(duì)合同相對(duì)方的主體資格進(jìn)行審查，包括但不限于營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書(shū)、法定代表人身份證明等文件。-審查合同相對(duì)方是否具有簽訂和履行合同的能力和資質(zhì)，是否存在不良信用記錄。-對(duì)于重大合同或涉及特殊行業(yè)的合同，應(yīng)要求合同相對(duì)方提供詳細(xì)的背景資料和業(yè)績(jī)證明。2.合同起草-合同起草應(yīng)遵循本規(guī)定及相關(guān)法律法規(guī)的要求，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，條款應(yīng)具體、明確、清晰，避免模糊不清或產(chǎn)生歧義。-業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況和需求，起草合同初稿。對(duì)于常用合同類(lèi)型，可使用酒店制定的合同范本。-在起草合同過(guò)程中，應(yīng)充分考慮各種可能出現(xiàn)的情況，并制定相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施，確保合同具有可操作性。3.合同評(píng)審-合同初稿完成后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行合同評(píng)審。評(píng)審內(nèi)容包括合同條款的合法性、合理性、完整性、可行性等方面。-行政經(jīng)理應(yīng)組織法務(wù)部門(mén)（如有）、財(cái)務(wù)部門(mén)等對(duì)合同進(jìn)行聯(lián)合評(píng)審，提出修改意見(jiàn)和建議。-業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)評(píng)審意見(jiàn)對(duì)合同進(jìn)行修改完善，確保合同條款符合各方要求和法律法規(guī)的規(guī)定。4.合同談判-對(duì)于重大合同或復(fù)雜合同，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)人員與合同相對(duì)方進(jìn)行談判。談判過(guò)程中應(yīng)保持良好的溝通和協(xié)商，爭(zhēng)取達(dá)成雙方都能接受的合同條款。-在談判過(guò)程中，應(yīng)做好記錄，明確雙方的分歧和共識(shí)，為合同的簽訂提供參考。-談判結(jié)束后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)談判結(jié)果對(duì)合同進(jìn)行進(jìn)一步修改和完善。5.合同簽訂-合同經(jīng)評(píng)審和談判確定最終文本后，由業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)辦理合同簽訂手續(xù)。合同應(yīng)由雙方法定代表人或其授權(quán)代表簽字，并加蓋單位公章或合同專(zhuān)用章。-授權(quán)代表簽訂合同的，應(yīng)提供法定代表人的授權(quán)委托書(shū)，授權(quán)委托書(shū)應(yīng)明確授權(quán)范圍和有效期限。-合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給行政經(jīng)理、法務(wù)部門(mén)（如有）、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)，以便各部門(mén)履行相應(yīng)的職責(zé)。四、合同的履行1.合同執(zhí)行計(jì)劃制定-合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)合同約定，制定詳細(xì)的合同執(zhí)行計(jì)劃，明確各項(xiàng)工作的責(zé)任人、時(shí)間節(jié)點(diǎn)和質(zhì)量要求。-合同執(zhí)行計(jì)劃應(yīng)報(bào)行政經(jīng)理審核批準(zhǔn)后實(shí)施。2.合同履行跟蹤-業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行跟蹤和檢查，及時(shí)掌握合同執(zhí)行進(jìn)度和質(zhì)量情況。-如發(fā)現(xiàn)合同履行過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題或偏差，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行調(diào)整和糾正，并向行政經(jīng)理報(bào)告。3.合同款項(xiàng)支付-財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)合同約定的付款方式和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，及時(shí)辦理合同款項(xiàng)的支付手續(xù)。-在支付合同款項(xiàng)前，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)審核相關(guān)憑證，確保付款符合合同約定和財(cái)務(wù)制度的要求。-業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)協(xié)助財(cái)務(wù)部門(mén)做好合同款項(xiàng)的催收工作，對(duì)于逾期未支付的款項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行催款。4.合同變更與解除-合同履行過(guò)程中，如因客觀原因需要變更或解除合同的，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)提出申請(qǐng)，并說(shuō)明變更或解除合同的原因和內(nèi)容。-合同變更或解除申請(qǐng)應(yīng)報(bào)行政經(jīng)理審核批準(zhǔn)，并經(jīng)法務(wù)部門(mén)（如有）進(jìn)行法律審查。-合同變更或解除應(yīng)簽訂書(shū)面協(xié)議，明確變更或解除的內(nèi)容、雙方的權(quán)利和義務(wù)等。五、合同的歸檔與保管1.合同歸檔-合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同正本及相關(guān)資料整理歸檔，交酒店檔案室統(tǒng)一保管。-歸檔的合同資料應(yīng)包括合同文本、評(píng)審意見(jiàn)、談判記錄、授權(quán)委托書(shū)、相關(guān)憑證等。2.合同保管-檔案室應(yīng)建立合同檔案管理制度，對(duì)合同檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、登記和保管，確保合同檔案的完整性和安全性。-合同檔案應(yīng)按照規(guī)定的期限進(jìn)行保管，保管期限屆滿(mǎn)后，應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀或處理。3.合同查閱與借閱-因工作需要查閱或借閱合同檔案的，應(yīng)填寫(xiě)查閱或借閱申請(qǐng)表，經(jīng)行政經(jīng)理批準(zhǔn)后，到檔案室辦理相關(guān)手續(xù)。-查閱或借閱合同檔案時(shí)，應(yīng)遵守檔案室的相關(guān)規(guī)定，不得擅自涂改、復(fù)制、損壞合同檔案。六、合同風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估-行政經(jīng)理應(yīng)組織相關(guān)部門(mén)定期對(duì)合同管理過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和評(píng)估，分析可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)因素和風(fēng)險(xiǎn)后果。-風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估應(yīng)涵蓋合同簽訂、履行、變更及終止等各個(gè)環(huán)節(jié)，重點(diǎn)關(guān)注法律風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、信用風(fēng)險(xiǎn)等。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施-根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估的結(jié)果，行政經(jīng)理應(yīng)組織制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。-風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施應(yīng)包括風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避、風(fēng)險(xiǎn)減輕、風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移、風(fēng)險(xiǎn)接受等方式，具體措施應(yīng)根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)的性質(zhì)和特點(diǎn)進(jìn)行選擇。3.風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與預(yù)警-業(yè)務(wù)部門(mén)和行政經(jīng)理應(yīng)加強(qiáng)對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)的監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)變化情況，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行調(diào)整。-建立合同風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，當(dāng)出現(xiàn)可能影響合同履行的重大風(fēng)險(xiǎn)因素時(shí)，應(yīng)及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號(hào)，提醒相關(guān)部門(mén)采取應(yīng)對(duì)措施。七、合同糾紛處理1.糾紛處理原則-合同糾紛發(fā)生后，應(yīng)遵循合法、公正、及時(shí)、有效的原則進(jìn)行處理，維護(hù)酒店的合法權(quán)益。-盡量通過(guò)協(xié)商、調(diào)解等方式解決糾紛，避免通過(guò)訴訟或仲裁等方式解決糾紛，以降低糾紛處理成本和對(duì)酒店經(jīng)營(yíng)的影響。2.糾紛處理流程-合同糾紛發(fā)生后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)向行政經(jīng)理報(bào)告，并提供相關(guān)資料和情況說(shuō)明。-行政經(jīng)理應(yīng)組織法務(wù)部門(mén)（如有）、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)對(duì)糾紛進(jìn)行分析和評(píng)估，制定糾紛處理方案。-如通過(guò)協(xié)商、調(diào)解等方式解決糾紛，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)負(fù)責(zé)與合同相對(duì)方進(jìn)行溝通和協(xié)商，爭(zhēng)取達(dá)成一致解決方案。-如協(xié)商、調(diào)解不成，需要通過(guò)訴訟或仲裁等方式解決糾紛的，法務(wù)部門(mén)（如有）應(yīng)負(fù)責(zé)辦理相關(guān)法律事務(wù)，包括起草法律文書(shū)、參加庭審等。3.糾紛處理結(jié)果反饋-合同糾紛處理結(jié)束后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將糾紛處理結(jié)果反饋給行政經(jīng)理和相關(guān)部門(mén)。-行政經(jīng)理應(yīng)組織相關(guān)部門(mén)對(duì)糾紛處理過(guò)程進(jìn)行總結(jié)和分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施，避免類(lèi)似糾紛再次發(fā)生。八、附則1.本規(guī)定由酒店行政經(jīng)理負(fù)責(zé)解釋和修訂。2.本規(guī)