礦山文件資料管理制度

礦山文件資料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)礦山文件資料的管理，確保文件資料的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和安全性，提高文件資料的利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于礦山企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)、各崗位涉及的文件資料管理工作。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：礦山文件資料由專(zhuān)門(mén)的部門(mén)或人員進(jìn)行集中管理，確保文件資料的完整性和一致性。2.分類(lèi)分級(jí)管理原則：根據(jù)文件資料的性質(zhì)、用途和重要程度進(jìn)行分類(lèi)分級(jí)管理，便于查找和使用。3.及時(shí)準(zhǔn)確原則：文件資料的形成、傳遞、處理和歸檔要及時(shí)、準(zhǔn)確，確保信息的時(shí)效性和可靠性。4.安全保密原則：加強(qiáng)文件資料的安全保密工作，防止文件資料的泄露、丟失和損壞。二、文件資料的分類(lèi)與編號(hào)（一）分類(lèi)1.行政文件：包括礦山企業(yè)的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、通知、通報(bào)等。2.技術(shù)文件：包括礦山開(kāi)采設(shè)計(jì)方案、地質(zhì)勘探報(bào)告、安全技術(shù)措施、操作規(guī)程、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。3.生產(chǎn)文件：包括生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)報(bào)表、生產(chǎn)調(diào)度記錄、設(shè)備運(yùn)行記錄等。4.安全文件：包括安全生產(chǎn)許可證、安全評(píng)價(jià)報(bào)告、安全檢查記錄、隱患排查治理記錄等。5.財(cái)務(wù)文件：包括財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)報(bào)表、成本核算資料、資金管理文件等。6.人事文件：包括員工檔案、招聘文件、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核資料、薪酬福利文件等。7.其他文件：包括與礦山企業(yè)相關(guān)的合同協(xié)議、對(duì)外聯(lián)絡(luò)文件、宣傳資料等。（二）編號(hào)1.文件資料編號(hào)采用“年份+類(lèi)別代碼+順序號(hào)”的方式，如“2023XZ001”，其中“2023”表示年份，“XZ”表示行政文件類(lèi)別代碼，“001”表示順序號(hào)。2.類(lèi)別代碼如下：行政文件：XZ技術(shù)文件：JS生產(chǎn)文件：SC安全文件：AQ財(cái)務(wù)文件：CW人事文件：RS其他文件：QT三、文件資料的形成與收集（一）形成1.各部門(mén)、各崗位應(yīng)按照工作職責(zé)和工作流程，及時(shí)形成各類(lèi)文件資料。文件資料應(yīng)內(nèi)容完整、表述準(zhǔn)確、格式規(guī)范。2.文件資料的起草應(yīng)使用統(tǒng)一的稿紙或電子文檔模板，注明文件名稱(chēng)、編號(hào)、起草部門(mén)、起草人、日期等信息。（二）收集1.文件資料形成后，起草部門(mén)應(yīng)及時(shí)將文件資料收集整理，并移交至文件資料管理部門(mén)。2.文件資料管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)各部門(mén)移交的文件資料進(jìn)行檢查，確保文件資料的完整性和準(zhǔn)確性。3.對(duì)于外來(lái)文件資料，如上級(jí)部門(mén)文件、政府部門(mén)文件、合作單位文件等，由相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)收集，并及時(shí)移交至文件資料管理部門(mén)。四、文件資料的審核與審批（一）審核1.文件資料起草完成后，應(yīng)由起草部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括文件資料的內(nèi)容是否符合法律法規(guī)和企業(yè)規(guī)章制度的要求，是否與企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略和工作目標(biāo)相一致，是否具有可操作性等。2.對(duì)于重要文件資料，還應(yīng)組織相關(guān)部門(mén)和人員進(jìn)行會(huì)審，廣泛征求意見(jiàn)，確保文件資料的科學(xué)性和合理性。（二）審批1.文件資料審核通過(guò)后，應(yīng)按照企業(yè)的審批流程進(jìn)行審批。審批人應(yīng)認(rèn)真審查文件資料的內(nèi)容，簽署審批意見(jiàn)。2.對(duì)于涉及重大事項(xiàng)、重要決策的文件資料，需經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)班子集體研究決定，并由企業(yè)法定代表人簽署審批意見(jiàn)。五、文件資料的印發(fā)與傳遞（一）印發(fā)1.文件資料經(jīng)審批通過(guò)后，由文件資料管理部門(mén)負(fù)責(zé)印發(fā)。印發(fā)前應(yīng)認(rèn)真核對(duì)文件資料的內(nèi)容和格式，確保印刷質(zhì)量。2.文件資料的印發(fā)數(shù)量應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要確定，避免浪費(fèi)。印發(fā)后的文件資料應(yīng)及時(shí)發(fā)放至相關(guān)部門(mén)和人員，并做好發(fā)放記錄。（二）傳遞1.文件資料的傳遞應(yīng)采用安全、快捷、有效的方式，確保文件資料能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地送達(dá)收件人。2.對(duì)于紙質(zhì)文件資料，可通過(guò)專(zhuān)人送達(dá)、郵寄等方式進(jìn)行傳遞；對(duì)于電子文件資料，可通過(guò)電子郵件、企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)等方式進(jìn)行傳遞。傳遞過(guò)程中應(yīng)注意文件資料的保密性和完整性，防止文件資料的泄露和丟失。六、文件資料的使用與借閱（一）使用1.各部門(mén)、各崗位應(yīng)按照文件資料的使用范圍和權(quán)限，合理使用文件資料。使用文件資料時(shí)應(yīng)注意愛(ài)護(hù)，不得隨意涂改、損壞、丟失。2.文件資料管理人員應(yīng)定期對(duì)文件資料的使用情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。（二）借閱1.因工作需要借閱文件資料的，應(yīng)填寫(xiě)《文件資料借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文件資料的名稱(chēng)、編號(hào)、借閱原因、借閱期限等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到文件資料管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。2.文件資料管理部門(mén)應(yīng)對(duì)借閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，向借閱人發(fā)放文件資料，并做好借閱登記。借閱登記內(nèi)容包括借閱日期、借閱人姓名、部門(mén)、文件資料名稱(chēng)、編號(hào)、借閱期限等信息。3.借閱人應(yīng)按照借閱期限及時(shí)歸還文件資料，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未還的，文件資料管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)催還，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。4.借閱人在借閱期間應(yīng)妥善保管文件資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播文件資料內(nèi)容。如因保管不善造成文件資料損壞、丟失的，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。七、文件資料的歸檔與保管（一）歸檔1.文件資料辦理完畢后，應(yīng)按照歸檔范圍和歸檔要求及時(shí)進(jìn)行歸檔。歸檔文件資料應(yīng)齊全完整、分類(lèi)準(zhǔn)確、編目規(guī)范。2.文件資料管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)歸檔文件資料進(jìn)行整理和編目，編制歸檔文件目錄，建立歸檔文件數(shù)據(jù)庫(kù)，便于查詢(xún)和利用。（二）保管1.文件資料應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的檔案室或文件柜中，確保存放環(huán)境安全、干燥、通風(fēng)。檔案室應(yīng)配備必要的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施設(shè)備，保證文件資料的安全。2.文件資料管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)文件資料進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)歸檔文件目錄與實(shí)際存放的文件資料是否一致，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)查找原因并進(jìn)行處理。3.對(duì)于電子文件資料，應(yīng)定期進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)建立電子文件資料的存儲(chǔ)和管理制度，確保電子文件資料的安全和保密。八、文件資料的保密與銷(xiāo)毀（一）保密1.礦山企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)文件資料的保密工作，明確保密責(zé)任，采取必要的保密措施，防止文件資料的泄露。2.涉及國(guó)家機(jī)密、企業(yè)商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的文件資料，應(yīng)嚴(yán)格按照保密法律法規(guī)和企業(yè)保密制度的要求進(jìn)行管理，限制知悉范圍，確保文件資料的安全。3.文件資料管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，不得擅自泄露文件資料內(nèi)容。在文件資料的形成、傳遞、處理、存儲(chǔ)和銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施，防止文件資料的泄露。（二）銷(xiāo)毀1.文件資料保管期限屆滿(mǎn)或已失去保存價(jià)值的，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀前應(yīng)填寫(xiě)《文件資料銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，注明銷(xiāo)毀文件資料的名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)文件資料管理部門(mén)審核。2.文件資料管理部門(mén)應(yīng)對(duì)銷(xiāo)毀申請(qǐng)表進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，組織專(zhuān)人對(duì)文件資料進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷(xiāo)毀日期、銷(xiāo)毀文件資料名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量、銷(xiāo)毀方式等信息。3.文件資料的銷(xiāo)毀方式可采用焚燒、粉碎、電子數(shù)據(jù)刪除等方式，確保文件資料無(wú)法恢復(fù)。對(duì)于涉及重要信息的電子文件資料，應(yīng)采用專(zhuān)業(yè)的數(shù)據(jù)刪除軟件進(jìn)行多次覆蓋刪除，防止數(shù)據(jù)恢復(fù)。九、文件資料的信息化管理（一）建立文件資料管理系統(tǒng)1.礦山企業(yè)應(yīng)建立文件資料管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文件資料的電子化管理。文件資料管理系統(tǒng)應(yīng)具備文件資料的上傳、下載、查詢(xún)、借閱、審批、歸檔、銷(xiāo)毀等功能，提高文件資料管理的效率和準(zhǔn)確性。2.文件資料管理系統(tǒng)應(yīng)與企業(yè)內(nèi)部其他信息系統(tǒng)進(jìn)行集成，實(shí)現(xiàn)信息共享，為企業(yè)的決策和管理提供支持。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.文件資料管理部門(mén)應(yīng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件資料管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入和維護(hù)工作，確保數(shù)據(jù)的及時(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.在文件資料形成、傳遞、處理、歸檔等過(guò)程中，應(yīng)及時(shí)將相關(guān)信息錄入文件資料管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文件資料的全過(guò)程信息化管理。3.定期對(duì)文件資料管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)建立數(shù)據(jù)維護(hù)機(jī)制，及時(shí)清理過(guò)期、無(wú)效的數(shù)據(jù)，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的質(zhì)量。十、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.礦山企業(yè)應(yīng)定期對(duì)文件資料管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括文件資料的形成、收集、審核、審批、印發(fā)、傳遞、使用、借閱、歸檔、保管、保密、銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)的工作情況。2.監(jiān)督檢查可采用定期檢查和不定期抽查相結(jié)合的方式進(jìn)行。對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求責(zé)任部門(mén)限期整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立文件資料管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)各部門(mén)和相關(guān)人員的文件資料管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)?？己嗽u(píng)價(jià)內(nèi)容包括文件資料管理工作