藥品集中采購(gòu)管理制度

藥品集中采購(gòu)管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司藥品集中采購(gòu)管理，規(guī)范采購(gòu)行為，降低采購(gòu)成本，保證藥品質(zhì)量，提高采購(gòu)效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有藥品集中采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于藥品的采購(gòu)計(jì)劃制定、供應(yīng)商選擇、采購(gòu)合同簽訂、采購(gòu)執(zhí)行、驗(yàn)收付款等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：確保所采購(gòu)藥品符合國(guó)家藥品標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)質(zhì)量要求，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商提供的藥品。2.成本控制原則：通過集中采購(gòu)、批量采購(gòu)等方式，降低藥品采購(gòu)成本，提高公司經(jīng)濟(jì)效益。3.公開透明原則：采購(gòu)過程應(yīng)公開、公平、公正，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和相關(guān)部門的檢查。4.廉潔自律原則：采購(gòu)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守廉潔自律規(guī)定，不得接受供應(yīng)商的賄賂、回扣等不正當(dāng)利益。二、采購(gòu)計(jì)劃管理（一）需求預(yù)測(cè)1.各部門應(yīng)定期（每月/每季度）根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展、庫存情況等因素，對(duì)藥品需求進(jìn)行預(yù)測(cè)，并填寫《藥品需求預(yù)測(cè)表》。2.預(yù)測(cè)內(nèi)容應(yīng)包括藥品名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息。（二）采購(gòu)計(jì)劃制定1.采購(gòu)部門根據(jù)各部門提交的《藥品需求預(yù)測(cè)表》，結(jié)合庫存情況，綜合考慮采購(gòu)周期、市場(chǎng)供應(yīng)等因素，制定月度/季度采購(gòu)計(jì)劃。2.采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確藥品名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等內(nèi)容，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）計(jì)劃調(diào)整1.如因業(yè)務(wù)變化、突發(fā)事件等原因需要調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)填寫《采購(gòu)計(jì)劃調(diào)整申請(qǐng)表》，說明調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容等，并按原審批流程進(jìn)行審批。2.采購(gòu)部門根據(jù)審批后的《采購(gòu)計(jì)劃調(diào)整申請(qǐng)表》，及時(shí)調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃，并通知相關(guān)部門。三、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商篩選1.采購(gòu)部門應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫，收集供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證明、產(chǎn)品質(zhì)量情況、價(jià)格水平、售后服務(wù)等資料。2.根據(jù)公司藥品采購(gòu)需求和供應(yīng)商信息庫，篩選符合條件的供應(yīng)商，并填寫《供應(yīng)商篩選表》。3.篩選標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括但不限于：供應(yīng)商具有合法的經(jīng)營(yíng)資質(zhì)、良好的商業(yè)信譽(yù)、穩(wěn)定的產(chǎn)品質(zhì)量、合理的價(jià)格水平、完善的售后服務(wù)體系等。（二）供應(yīng)商評(píng)估1.對(duì)篩選出的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理體系、倉儲(chǔ)物流條件、財(cái)務(wù)狀況等。2.填寫《供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告》，對(duì)供應(yīng)商的評(píng)估結(jié)果進(jìn)行記錄和分析，作為供應(yīng)商選擇和合作的依據(jù)。（三）供應(yīng)商選擇1.根據(jù)供應(yīng)商評(píng)估結(jié)果，選擇綜合實(shí)力較強(qiáng)、信譽(yù)良好的供應(yīng)商作為公司藥品集中采購(gòu)的合作伙伴，并簽訂《藥品采購(gòu)框架協(xié)議》。2.《藥品采購(gòu)框架協(xié)議》應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、藥品名稱、規(guī)格、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等內(nèi)容。（四）供應(yīng)商管理與考核1.采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價(jià)格執(zhí)行情況、售后服務(wù)等進(jìn)行跟蹤和評(píng)估，填寫《供應(yīng)商考核表》。2.根據(jù)供應(yīng)商考核結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)不符合要求的供應(yīng)商采取警告、限期整改、暫停合作、取消合作等措施。四、采購(gòu)執(zhí)行管理（一）采購(gòu)訂單下達(dá)1.采購(gòu)部門根據(jù)審批后的采購(gòu)計(jì)劃，向選定的供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單。2.采購(gòu)訂單應(yīng)明確藥品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、交貨地點(diǎn)等內(nèi)容，并要求供應(yīng)商簽字確認(rèn)。（二）采購(gòu)合同簽訂1.對(duì)于金額較大、采購(gòu)周期較長(zhǎng)的藥品采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購(gòu)合同。2.采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、藥品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容，并報(bào)公司法律部門審核。（三）采購(gòu)進(jìn)度跟蹤1.采購(gòu)部門應(yīng)建立采購(gòu)進(jìn)度跟蹤機(jī)制，及時(shí)掌握采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，確保藥品按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨。2.定期與供應(yīng)商溝通采購(gòu)進(jìn)度，對(duì)于出現(xiàn)的問題及時(shí)協(xié)調(diào)解決，并填寫《采購(gòu)進(jìn)度跟蹤表》。（四）到貨驗(yàn)收1.藥品到貨后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)通知質(zhì)量部門、倉庫管理部門等相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收人員應(yīng)按照國(guó)家藥品標(biāo)準(zhǔn)和合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)藥品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、包裝、外觀、質(zhì)量證明文件等進(jìn)行檢查和核對(duì)，并填寫《藥品驗(yàn)收單》。3.對(duì)于驗(yàn)收合格的藥品，倉庫管理部門應(yīng)及時(shí)辦理入庫手續(xù)；對(duì)于驗(yàn)收不合格的藥品，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，如退貨、換貨、索賠等。五、付款管理（一）付款申請(qǐng)1.采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)合同和到貨驗(yàn)收情況，填寫《付款申請(qǐng)表》，注明藥品名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購(gòu)金額、已到貨金額、應(yīng)付款金額、付款方式、付款期限等信息，并附上采購(gòu)合同、發(fā)票、驗(yàn)收單等相關(guān)證明文件。2.《付款申請(qǐng)表》經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)財(cái)務(wù)部門審核。（二）付款審核1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)管理制度和相關(guān)規(guī)定，對(duì)《付款申請(qǐng)表》及相關(guān)證明文件進(jìn)行審核，核實(shí)采購(gòu)業(yè)務(wù)的真實(shí)性、合法性、準(zhǔn)確性和完整性。2.審核內(nèi)容包括但不限于：采購(gòu)合同是否有效、發(fā)票是否合規(guī)、驗(yàn)收單是否齊全、付款金額是否正確、付款方式是否符合合同約定等。（三）付款審批1.《付款申請(qǐng)表》經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核通過后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)公司資金狀況、采購(gòu)合同約定等因素，對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審批。（四）付款執(zhí)行1.財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后的《付款申請(qǐng)表》，按照規(guī)定的付款方式和付款期限，及時(shí)辦理付款手續(xù)。2.付款后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)登記入賬，并將付款憑證復(fù)印件交采購(gòu)部門存檔。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)藥品集中采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)程序是否合規(guī)、采購(gòu)行為是否規(guī)范、采購(gòu)成本是否合理、采購(gòu)質(zhì)量是否保證等。2.審計(jì)部門應(yīng)出具審計(jì)報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見和建議，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）外部監(jiān)督1.積極配合相關(guān)政府部門、監(jiān)管機(jī)構(gòu)對(duì)公司藥品集中采購(gòu)活動(dòng)的監(jiān)督檢查，如實(shí)提供有關(guān)資料和信息。2.對(duì)于外部監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)整改，并將整改情況報(bào)告相關(guān)部門。七、信息管理（一）采購(gòu)信息收集1.采購(gòu)部門應(yīng)收集、整理、分析與藥品集中采購(gòu)相關(guān)的市場(chǎng)信息、供應(yīng)商信息、采購(gòu)價(jià)格信息、采購(gòu)合同信息等，并建立相應(yīng)的信息檔案。2.定期對(duì)采購(gòu)信息進(jìn)行更新和維護(hù)，確保信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。（二）信息共享與交流1.建立采購(gòu)信息共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)部門、質(zhì)量部門、倉庫管理部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門之間的信息共享和交流。2.各部門應(yīng)及時(shí)在信息共享平臺(tái)上發(fā)布和更新與藥品集中采購(gòu)有關(guān)的信