erp軟件管理制度

erp軟件管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司ERP軟件的使用與管理，確保ERP系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行，提高公司信息化管理水平，促進(jìn)業(yè)務(wù)流程的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有使用ERP軟件的部門(mén)和人員。（三）基本原則1.合法性原則：ERP軟件的使用與管理應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求。2.安全性原則：確保ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全、網(wǎng)絡(luò)安全和信息安全，防止數(shù)據(jù)泄露、丟失和被非法篡改。3.規(guī)范性原則：規(guī)范ERP軟件的操作流程、數(shù)據(jù)錄入標(biāo)準(zhǔn)和系統(tǒng)維護(hù)要求，保證系統(tǒng)運(yùn)行的穩(wěn)定性和數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。4.效益性原則：充分發(fā)揮ERP軟件的功能，提高工作效率，降低運(yùn)營(yíng)成本，提升公司整體管理效益。二、職責(zé)分工（一）信息管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)ERP軟件系統(tǒng)的整體規(guī)劃、選型、實(shí)施和升級(jí)工作。2.制定ERP系統(tǒng)的操作手冊(cè)、維護(hù)手冊(cè)等相關(guān)文檔，并定期進(jìn)行更新。3.負(fù)責(zé)ERP系統(tǒng)的日常維護(hù)、故障排除和數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)工作，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。4.對(duì)ERP系統(tǒng)的使用情況進(jìn)行監(jiān)控和統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決系統(tǒng)運(yùn)行中出現(xiàn)的問(wèn)題。5.負(fù)責(zé)對(duì)使用人員進(jìn)行ERP系統(tǒng)的培訓(xùn)和技術(shù)支持，提高使用人員的操作技能和系統(tǒng)應(yīng)用水平。（二）各業(yè)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)ERP系統(tǒng)的日常操作和數(shù)據(jù)錄入工作，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、及時(shí)和完整。2.配合信息管理部門(mén)進(jìn)行ERP系統(tǒng)的實(shí)施和升級(jí)工作，提供業(yè)務(wù)需求和相關(guān)數(shù)據(jù)。3.負(fù)責(zé)本部門(mén)ERP系統(tǒng)用戶(hù)賬號(hào)的管理，包括賬號(hào)的申請(qǐng)、變更和注銷(xiāo)等。4.對(duì)本部門(mén)使用ERP系統(tǒng)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)反饋給信息管理部門(mén)，并協(xié)助解決。（三）公司管理層1.負(fù)責(zé)審批ERP軟件的選型、實(shí)施和升級(jí)方案，確保項(xiàng)目符合公司發(fā)展戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)需求。2.監(jiān)督ERP軟件管理制度的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)各部門(mén)之間的工作，保障ERP系統(tǒng)的順利運(yùn)行。3.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要，對(duì)ERP系統(tǒng)的功能優(yōu)化和拓展提出決策意見(jiàn)。三、系統(tǒng)操作管理（一）用戶(hù)賬號(hào)管理1.信息管理部門(mén)負(fù)責(zé)統(tǒng)一創(chuàng)建、分配和管理ERP系統(tǒng)的用戶(hù)賬號(hào)。各業(yè)務(wù)部門(mén)如需新增用戶(hù)賬號(hào)，應(yīng)填寫(xiě)《ERP系統(tǒng)用戶(hù)賬號(hào)申請(qǐng)表》，注明用戶(hù)名、所屬部門(mén)、崗位職責(zé)和權(quán)限要求等信息，提交給信息管理部門(mén)審批。2.用戶(hù)賬號(hào)的初始密碼由信息管理部門(mén)統(tǒng)一設(shè)置，并通知用戶(hù)及時(shí)修改。用戶(hù)應(yīng)妥善保管自己的賬號(hào)和密碼，不得將賬號(hào)轉(zhuǎn)借他人使用。如發(fā)現(xiàn)賬號(hào)被盜用或密碼泄露，應(yīng)立即通知信息管理部門(mén)進(jìn)行處理。3.員工離職或崗位變動(dòng)時(shí)，所在部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知信息管理部門(mén)，信息管理部門(mén)在確認(rèn)相關(guān)工作交接完成后，及時(shí)對(duì)該員工的ERP系統(tǒng)賬號(hào)進(jìn)行停用或權(quán)限調(diào)整。（二）操作規(guī)范1.使用人員應(yīng)嚴(yán)格按照ERP系統(tǒng)的操作手冊(cè)和相關(guān)規(guī)定進(jìn)行操作，不得擅自更改系統(tǒng)設(shè)置和操作流程。2.在進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入時(shí)，應(yīng)確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，錄入的數(shù)據(jù)應(yīng)與原始憑證一致。對(duì)于必填項(xiàng)，必須如實(shí)填寫(xiě)，不得為空。3.操作人員在操作過(guò)程中如發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)出現(xiàn)異常情況，應(yīng)立即停止操作，并及時(shí)通知信息管理部門(mén)進(jìn)行處理。在問(wèn)題未解決之前，不得繼續(xù)進(jìn)行可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)錯(cuò)誤或系統(tǒng)故障的操作。4.禁止在ERP系統(tǒng)中進(jìn)行與工作無(wú)關(guān)的操作，如玩游戲、瀏覽無(wú)關(guān)網(wǎng)頁(yè)等。嚴(yán)禁利用ERP系統(tǒng)進(jìn)行違法違規(guī)活動(dòng)。（三）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.信息管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份頻率根據(jù)數(shù)據(jù)重要性和變化情況確定，一般為每天或每周進(jìn)行一次全量備份，每小時(shí)或每天進(jìn)行一次增量備份。2.備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并分別存儲(chǔ)在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和驗(yàn)證，確保數(shù)據(jù)的可用性。3.在系統(tǒng)出現(xiàn)故障或數(shù)據(jù)丟失等情況下，信息管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)按照備份恢復(fù)流程進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)操作?；謴?fù)數(shù)據(jù)前，應(yīng)進(jìn)行數(shù)據(jù)完整性檢查，確?；謴?fù)的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。四、數(shù)據(jù)管理（一）數(shù)據(jù)錄入與審核1.各業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)相關(guān)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的錄入工作，錄入人員應(yīng)經(jīng)過(guò)系統(tǒng)培訓(xùn)，熟悉業(yè)務(wù)流程和數(shù)據(jù)錄入要求。2.數(shù)據(jù)錄入完成后，錄入人員應(yīng)進(jìn)行自查，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。然后提交給本部門(mén)的數(shù)據(jù)審核人員進(jìn)行審核。審核人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)通知錄入人員進(jìn)行修改。3.對(duì)于重要數(shù)據(jù)或涉及財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)關(guān)鍵環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)，應(yīng)實(shí)行雙人錄入、交叉審核制度，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可靠性。（二）數(shù)據(jù)維護(hù)與更新1.信息管理部門(mén)負(fù)責(zé)定期對(duì)ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行清理和維護(hù)，刪除無(wú)效數(shù)據(jù)和過(guò)期數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)庫(kù)的存儲(chǔ)空間合理利用和系統(tǒng)運(yùn)行效率。2.各業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展和變化情況，及時(shí)更新本部門(mén)在ERP系統(tǒng)中的相關(guān)數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)的及時(shí)性和有效性。如涉及數(shù)據(jù)變更，應(yīng)填寫(xiě)《ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)變更申請(qǐng)表》，注明變更內(nèi)容、原因和時(shí)間等信息，提交給信息管理部門(mén)審批后進(jìn)行操作。3.在數(shù)據(jù)維護(hù)與更新過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守?cái)?shù)據(jù)備份與恢復(fù)的相關(guān)規(guī)定，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）數(shù)據(jù)安全與保密1.公司應(yīng)高度重視ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全與保密工作，采取必要的技術(shù)和管理措施，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改和丟失。2.信息管理部門(mén)應(yīng)對(duì)ERP系統(tǒng)的安全防護(hù)進(jìn)行定期檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并修復(fù)安全漏洞。設(shè)置不同級(jí)別的用戶(hù)權(quán)限，嚴(yán)格限制對(duì)敏感數(shù)據(jù)的訪問(wèn)。3.所有接觸ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)的人員均應(yīng)簽訂保密協(xié)議，承諾對(duì)公司數(shù)據(jù)保密，不得擅自泄露給無(wú)關(guān)人員。如因工作需要查閱或使用數(shù)據(jù)，應(yīng)按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行操作，并做好記錄。4.禁止在未經(jīng)授權(quán)的情況下將ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)拷貝到外部存儲(chǔ)設(shè)備或通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸給外部人員。如因特殊情況需要進(jìn)行數(shù)據(jù)共享或交換，應(yīng)經(jīng)過(guò)公司管理層審批，并采取相應(yīng)的安全措施。五、系統(tǒng)維護(hù)與升級(jí)管理（一）系統(tǒng)日常維護(hù)1.信息管理部門(mén)應(yīng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)ERP系統(tǒng)的日常監(jiān)控和維護(hù)工作，實(shí)時(shí)關(guān)注系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理系統(tǒng)出現(xiàn)的故障和問(wèn)題。2.定期對(duì)系統(tǒng)服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等硬件設(shè)施進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。對(duì)系統(tǒng)軟件進(jìn)行日常巡檢，及時(shí)更新系統(tǒng)補(bǔ)丁，優(yōu)化系統(tǒng)性能。3.建立系統(tǒng)維護(hù)日志，詳細(xì)記錄系統(tǒng)維護(hù)的時(shí)間、內(nèi)容、處理結(jié)果等信息。維護(hù)日志應(yīng)妥善保存，以備查詢(xún)和審計(jì)。（二）系統(tǒng)升級(jí)管理1.信息管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)ERP軟件供應(yīng)商發(fā)布的升級(jí)通知和公司業(yè)務(wù)發(fā)展需求，制定系統(tǒng)升級(jí)計(jì)劃。升級(jí)計(jì)劃應(yīng)包括升級(jí)內(nèi)容、時(shí)間安排、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和應(yīng)對(duì)措施等。2.在系統(tǒng)升級(jí)前，信息管理部門(mén)應(yīng)進(jìn)行充分的測(cè)試，確保升級(jí)后的系統(tǒng)功能正常、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。測(cè)試內(nèi)容包括功能測(cè)試、性能測(cè)試、兼容性測(cè)試等。3.系統(tǒng)升級(jí)過(guò)程中，信息管理部門(mén)應(yīng)密切關(guān)注升級(jí)進(jìn)度，及時(shí)處理出現(xiàn)的問(wèn)題。升級(jí)完成后，應(yīng)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行全面的檢查和驗(yàn)證，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行。4.各業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)積極配合系統(tǒng)升級(jí)工作，在升級(jí)期間按照信息管理部門(mén)的要求調(diào)整工作安排，確保業(yè)務(wù)不受影響。升級(jí)完成后，應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其熟悉新系統(tǒng)的功能和操作方法。六、培訓(xùn)與支持管理（一）培訓(xùn)管理1.信息管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)公司員工的崗位需求和ERP系統(tǒng)應(yīng)用水平，制定系統(tǒng)的培訓(xùn)計(jì)劃。培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)包括培訓(xùn)目標(biāo)、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)時(shí)間和培訓(xùn)人員等。2.培訓(xùn)方式可采用集中培訓(xùn)、在線(xiàn)培訓(xùn)、現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)等多種形式。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)涵蓋ERP系統(tǒng)的基本操作、業(yè)務(wù)流程應(yīng)用、數(shù)據(jù)管理等方面。3.新員工入職時(shí)，應(yīng)安排ERP系統(tǒng)基礎(chǔ)培訓(xùn)，使其了解系統(tǒng)的基本功能和操作方法。對(duì)于涉及ERP系統(tǒng)應(yīng)用的崗位變動(dòng)人員，應(yīng)進(jìn)行針對(duì)性的培訓(xùn)，確保其能夠勝任新崗位的工作。4.鼓勵(lì)員工自主學(xué)習(xí)ERP系統(tǒng)相關(guān)知識(shí)，信息管理部門(mén)應(yīng)提供必要的學(xué)習(xí)資料和技術(shù)支持。定期組織ERP系統(tǒng)知識(shí)競(jìng)賽或技能考核等活動(dòng)，激發(fā)員工學(xué)習(xí)的積極性。（二）技術(shù)支持管理1.信息管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的技術(shù)支持熱線(xiàn)或郵箱，及時(shí)響應(yīng)使用人員在ERP系統(tǒng)使用過(guò)程中遇到的問(wèn)題。對(duì)于一般性問(wèn)題，應(yīng)通過(guò)電話(huà)或郵件等方式及時(shí)給予解答和指導(dǎo)。2.對(duì)于較為復(fù)雜的問(wèn)題，信息管理部門(mén)應(yīng)安排技術(shù)人員到現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行處理。技術(shù)人員應(yīng)在接到問(wèn)題反饋后及時(shí)到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)，盡快解決問(wèn)題，并記錄問(wèn)題處理情況。3.建立技術(shù)支持知識(shí)庫(kù)，將常見(jiàn)問(wèn)題及解決方案、系統(tǒng)操作技巧等內(nèi)容進(jìn)行整理和存儲(chǔ)，方便使用人員查詢(xún)和學(xué)習(xí)。定期對(duì)知識(shí)庫(kù)進(jìn)行更新和完善，確保其內(nèi)容的準(zhǔn)確性和實(shí)用性。七、考核與獎(jiǎng)懲（一）考核內(nèi)容1.對(duì)各業(yè)務(wù)部門(mén)ERP系統(tǒng)使用情況的考核內(nèi)容包括數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確性和及時(shí)性、系統(tǒng)操作的規(guī)范性、業(yè)務(wù)流程執(zhí)行的有效性等。2.對(duì)信息管理部門(mén)的考核內(nèi)容包括系統(tǒng)維護(hù)的及時(shí)性和質(zhì)量、培訓(xùn)工作的效果、技術(shù)支持的響應(yīng)速度和解決問(wèn)題的能力等。（二）考核方式1.定期考核：信息管理部門(mén)每月對(duì)各業(yè)務(wù)部門(mén)的ERP系統(tǒng)使用情況進(jìn)行檢查和統(tǒng)計(jì)分析，并形成考核報(bào)告。每季度對(duì)各部門(mén)的考核情況進(jìn)行匯總和排名。2.不定期抽查：公司管理層或相關(guān)部門(mén)可根據(jù)工作需要，不定期對(duì)ERP系統(tǒng)的使用情況進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行記錄和反饋。（三）獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰1.對(duì)于在ERP系統(tǒng)使用與管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門(mén)