小作坊采購管理制度

小作坊采購管理制度一、總則（一）目的為加強本小作坊采購工作的管理，規(guī)范采購流程，確保采購工作的順利進行，保證所采購物資的質(zhì)量，降低采購成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本小作坊所有采購活動，包括原材料、輔助材料、設備、辦公用品等物資的采購。（三）基本原則1.按需采購原則：根據(jù)小作坊的生產(chǎn)經(jīng)營需求，合理確定采購數(shù)量和規(guī)格，避免盲目采購。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的供應商，確保所采購物資符合生產(chǎn)要求。3.成本控制原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本。4.公平公正原則：采購過程應遵循公平、公正、公開的原則，維護小作坊的利益。二、采購流程（一）采購申請1.生產(chǎn)部門：根據(jù)生產(chǎn)計劃和庫存情況，填寫《采購申請表》，詳細注明所需物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求日期等信息，并提交給部門負責人審核。2.其他部門：如行政部門、銷售部門等，根據(jù)工作需要填寫《采購申請表》，經(jīng)部門負責人審核后提交給采購部門。（二）采購審批1.部門負責人：對本部門提交的《采購申請表》進行審核，重點審核采購需求的合理性、必要性以及預算情況，審核通過后簽字確認。2.財務部門：對采購申請的預算進行審核，確保采購費用在預算范圍內(nèi)，審核通過后簽字確認。3.作坊負責人：對采購申請進行最終審批，批準后方可進入采購環(huán)節(jié)。（三）供應商選擇與評估1.供應商開發(fā)：采購部門通過多種渠道收集供應商信息，如網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等，建立供應商信息庫。2.供應商篩選：根據(jù)采購物資的要求，對供應商信息庫中的供應商進行篩選，選擇符合條件的供應商進行初步溝通和洽談。3.供應商評估：采購部門組織相關人員對篩選出的供應商進行實地考察和評估，評估內(nèi)容包括供應商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、價格水平、售后服務等方面。4.供應商確定：根據(jù)評估結(jié)果，選擇合格的供應商作為合作對象，并與之簽訂采購合同。（四）采購訂單下達1.采購人員：根據(jù)審批通過的《采購申請表》和選定的供應商，填寫《采購訂單》，明確物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨日期、交貨地點等條款，并發(fā)送給供應商。2.訂單確認：供應商收到《采購訂單》后，應及時確認訂單內(nèi)容，并回傳確認函。如供應商對訂單條款有異議，應及時與采購人員溝通協(xié)商。（五）采購跟蹤與催貨1.采購人員：負責跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時了解供應商的生產(chǎn)進度、發(fā)貨情況等信息。2.催貨通知：如發(fā)現(xiàn)供應商未能按時交貨，采購人員應及時向供應商發(fā)出催貨通知，要求其盡快安排發(fā)貨。3.問題協(xié)調(diào)：對于采購過程中出現(xiàn)的問題，如質(zhì)量問題、交貨延遲等，采購人員應及時與供應商溝通協(xié)調(diào)，尋求解決方案。（六）到貨驗收1.驗收準備：倉庫管理人員在物資到貨前，應做好驗收準備工作，包括清理驗收場地、準備驗收工具等。2.驗收人員：由倉庫管理人員、質(zhì)量檢驗人員等組成驗收小組，對到貨物資進行驗收。3.驗收內(nèi)容：驗收內(nèi)容包括物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、包裝等方面。如發(fā)現(xiàn)物資存在質(zhì)量問題或數(shù)量不符等情況，應及時與供應商聯(lián)系處理。4.驗收記錄：驗收人員應填寫《物資驗收單》，詳細記錄驗收情況，并簽字確認。（七）入庫處理1.入庫單填寫：倉庫管理人員根據(jù)《物資驗收單》填寫《入庫單》，注明物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫日期等信息。2.物資入庫：倉庫管理人員按照《入庫單》的要求，將驗收合格的物資辦理入庫手續(xù)，存放到指定的倉庫位置。3.賬務處理：財務部門根據(jù)《入庫單》和采購發(fā)票等憑證，進行賬務處理，記錄采購成本和庫存情況。（八）付款結(jié)算1.付款申請：采購人員根據(jù)采購合同和《物資驗收單》，填寫《付款申請表》，注明付款金額、付款方式、付款日期等信息，并提交給財務部門審核。2.財務審核：財務部門對《付款申請表》進行審核，重點審核采購合同的執(zhí)行情況、發(fā)票的真實性和合法性等，審核通過后簽字確認。3.付款審批：作坊負責人對付款申請進行最終審批，批準后方可安排付款。4.付款執(zhí)行：財務部門按照審批結(jié)果，及時辦理付款手續(xù)，支付采購款項。三、采購合同管理（一）合同簽訂1.合同起草：采購人員根據(jù)采購訂單和雙方協(xié)商的結(jié)果，起草采購合同，明確雙方的權利和義務。2.合同審核：采購合同起草完成后，應提交給法務部門或相關負責人進行審核，確保合同條款合法合規(guī)、公平合理。3.合同簽訂：采購合同經(jīng)審核通過后，由小作坊負責人或授權代表與供應商簽訂合同，并加蓋雙方公章或合同專用章。（二）合同執(zhí)行1.合同跟蹤：采購人員負責跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時了解供應商的履行合同情況，確保雙方按照合同約定履行各自的義務。2.合同變更：如因特殊原因需要變更采購合同的條款，采購人員應及時與供應商協(xié)商，并簽訂合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應按照合同簽訂的流程進行審核和簽訂。3.合同終止：采購合同履行完畢后，采購人員應及時辦理合同終止手續(xù)，并對合同執(zhí)行情況進行總結(jié)和評估。（三）合同歸檔采購合同簽訂后，采購人員應及時將合同原件及相關資料整理歸檔，妥善保管。合同歸檔應按照檔案管理的要求進行分類、編號、裝訂，以便于查閱和管理。四、供應商管理（一）供應商檔案建立采購部門應建立供應商檔案，詳細記錄供應商的基本信息、資質(zhì)證明、合作歷史、評估結(jié)果等內(nèi)容。供應商檔案應定期更新，確保信息的準確性和完整性。（二）供應商考核與評價1.考核指標：制定供應商考核指標體系，包括質(zhì)量、交貨期、價格、服務等方面的指標。2.考核周期：定期對供應商進行考核，考核周期一般為季度或年度。3.考核方式：通過數(shù)據(jù)分析、實地考察、客戶反饋等方式對供應商進行考核。4.評價結(jié)果應用：根據(jù)供應商考核評價結(jié)果，對供應商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予獎勵和更多的合作機會，對于表現(xiàn)不佳的供應商進行警告、整改或淘汰。（三）供應商激勵與約束1.激勵措施：建立供應商激勵機制，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予價格優(yōu)惠、優(yōu)先合作、表彰獎勵等激勵措施，提高供應商的積極性和合作意愿。2.約束措施：對于違反采購合同約定、提供不合格產(chǎn)品或服務的供應商，采取扣除貨款、暫停合作、追究法律責任等約束措施，維護小作坊的合法權益。五、采購風險管理（一）風險識別與評估1.風險識別：采購部門應定期對采購過程中可能存在的風險進行識別，包括市場風險、質(zhì)量風險、供應商風險、合同風險等。2.風險評估：對識別出的風險進行評估，分析風險發(fā)生的可能性和影響程度，確定風險等級。（二）風險應對措施1.風險規(guī)避：對于高風險的采購活動，如涉及重大金額、關鍵物資等，應采取風險規(guī)避措施，如選擇更可靠的供應商、采用多種采購方式等。2.風險降低：對于中等風險的采購活動，應采取風險降低措施，如加強供應商管理、簽訂詳細的采購合同、增加保險等。3.風險轉(zhuǎn)移：對于低風險的采購活動，可采取風險轉(zhuǎn)移措施，如購買保險、要求供應商提供擔保等。4.風險接受：對于一些無法避免或控制的風險，如市場價格波動等，可采取風險接受措施，同時密切關注風險變化情況，及時調(diào)整應對策略。（三）風險監(jiān)控與預警1.風險監(jiān)控：建立風險監(jiān)控機制，定期對采購風險進行監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)風險變化情況。2.預警指標：設定風險預警指標，如供應商逾期交貨次數(shù)、物資質(zhì)量不合格率等，當指標達到預警值時，及時發(fā)出預警信號。3.預警處理：采購部門接到預警信號后，應及時采取措施進行處理，如與供應商溝通協(xié)商、調(diào)整采購計劃等，降低風險影響。六、采購人員管理（一）崗位職責1.采購主管：負責采購部門的日常管理工作，制定采購計劃和預算，組織供應商開發(fā)與評估，審核采購合同等。2.采購專員：負責具體的采購業(yè)務操作，包括采購申請的受理、供應商選擇與溝通、采購訂單下達與跟蹤、到貨驗收等工作。（二）人員培訓1.定期培訓：采購部門應定期組織采購人員參加業(yè)務培訓，提高采購人員的專業(yè)知識和技能水平。2.培訓內(nèi)容：培訓內(nèi)容包括采購業(yè)務流程、供應商管理、談判技巧、質(zhì)量控制、法律法規(guī)等方面。3.培訓方式：培訓方式可采用內(nèi)部培訓、外部培訓、在線學習等多種形式。（三）績效考核1.考核指標：制定采購人員績效考核指標體系，包括采購任務完成情況、采購成本控制、物資質(zhì)量保證、供應商管理等方面的指標。2.考核周期：定期對采購人員進行績效考核，考核周期一般為季度或年度。3.考核方式：通過工作業(yè)績評估、上級評價