藥品申購流程管理制度

藥品申購流程管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司藥品申購流程，確保藥品采購的合理性、合法性和及時(shí)性，滿足公司日常運(yùn)營(yíng)及員工醫(yī)療需求，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門藥品的申購管理。3.基本原則按需申購原則：各部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要和員工健康狀況，合理申購藥品，避免浪費(fèi)。合規(guī)采購原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策，確保藥品采購渠道合法、質(zhì)量可靠。流程規(guī)范原則：明確藥品申購的各個(gè)環(huán)節(jié)，嚴(yán)格按照規(guī)定流程進(jìn)行操作，確保申購工作有序進(jìn)行。二、申購職責(zé)分工1.使用部門負(fù)責(zé)根據(jù)本部門實(shí)際需求，填寫《藥品申購申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明藥品名稱、規(guī)格、數(shù)量、申購理由等信息。對(duì)申購藥品的必要性和合理性負(fù)責(zé)，并配合采購部門進(jìn)行藥品驗(yàn)收等工作。2.采購部門依據(jù)經(jīng)審批后的《藥品申購申請(qǐng)表》，負(fù)責(zé)選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行采購。與供應(yīng)商簽訂采購合同，確保采購藥品的質(zhì)量、價(jià)格、交貨期等符合要求。跟進(jìn)采購進(jìn)度，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題。3.質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)對(duì)采購藥品進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，確保藥品符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司規(guī)定。審核《藥品申購申請(qǐng)表》中申購藥品的質(zhì)量要求及相關(guān)資質(zhì)證明文件。對(duì)不合格藥品提出處理意見，并監(jiān)督處理結(jié)果。4.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核藥品申購費(fèi)用預(yù)算，確保申購資金的合理性。按照公司財(cái)務(wù)制度，辦理藥品采購款項(xiàng)的支付手續(xù)。對(duì)藥品采購費(fèi)用進(jìn)行核算和賬務(wù)處理。三、申購流程1.提出申購使用部門根據(jù)實(shí)際需求，填寫《藥品申購申請(qǐng)表》（見附件1）。申請(qǐng)表應(yīng)詳細(xì)填寫藥品名稱、規(guī)格、劑型、數(shù)量、申購理由、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等內(nèi)容。使用部門負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，確認(rèn)申購信息準(zhǔn)確無誤后簽字批準(zhǔn)。2.部門初審使用部門將簽字后的《藥品申購申請(qǐng)表》提交至本部門分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行初審。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)部門實(shí)際工作情況和藥品使用需求，對(duì)申購的必要性、合理性進(jìn)行審核。如申購合理，簽字批準(zhǔn)；如申購不合理，應(yīng)注明原因并退回使用部門重新填寫。3.會(huì)審?fù)ㄟ^部門初審的《藥品申購申請(qǐng)表》提交至?xí)徯〗M進(jìn)行會(huì)審。會(huì)審小組由采購部門、質(zhì)量管理部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員組成。采購部門審核申購藥品的市場(chǎng)供應(yīng)情況、采購難度及成本等因素；質(zhì)量管理部門審核申購藥品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、資質(zhì)要求等；財(cái)務(wù)部門審核申購費(fèi)用預(yù)算的合理性。會(huì)審小組各成員根據(jù)職責(zé)對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，并在會(huì)審意見欄中簽署意見。如會(huì)審?fù)ㄟ^，申請(qǐng)表進(jìn)入下一環(huán)節(jié)；如會(huì)審不通過，應(yīng)注明原因并退回使用部門重新填寫。4.終審會(huì)審?fù)ㄟ^的《藥品申購申請(qǐng)表》提交至公司總經(jīng)理進(jìn)行終審?？偨?jīng)理根據(jù)公司整體運(yùn)營(yíng)情況和資源配置，對(duì)申購申請(qǐng)進(jìn)行最終審批。如審批通過，申請(qǐng)表生效；如審批不通過，應(yīng)注明原因并退回使用部門。5.采購執(zhí)行采購部門依據(jù)終審?fù)ㄟ^的《藥品申購申請(qǐng)表》，選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行采購。采購人員應(yīng)通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量等進(jìn)行評(píng)估，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同（見附件2），明確藥品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。合同簽訂后，采購人員應(yīng)及時(shí)跟進(jìn)采購進(jìn)度，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。6.到貨驗(yàn)收藥品到貨前，采購部門應(yīng)提前通知質(zhì)量管理部門和使用部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備。藥品到貨時(shí)，質(zhì)量管理部門、使用部門和采購部門共同對(duì)藥品進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括藥品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、劑型、外觀質(zhì)量、包裝、標(biāo)簽、說明書、合格證、檢驗(yàn)報(bào)告等。驗(yàn)收人員應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定進(jìn)行驗(yàn)收，并填寫《藥品驗(yàn)收單》（見附件3）。如驗(yàn)收合格，驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)；如發(fā)現(xiàn)藥品存在質(zhì)量問題或與合同約定不符，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系協(xié)商解決，并在《藥品驗(yàn)收單》中注明問題情況。7.入庫管理驗(yàn)收合格的藥品由倉庫管理人員辦理入庫手續(xù)。倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)《藥品驗(yàn)收單》，核對(duì)藥品信息無誤后，將藥品入庫上架，并更新庫存臺(tái)賬。入庫藥品應(yīng)按照類別、劑型、規(guī)格等進(jìn)行分類存放，確保藥品擺放整齊、便于查找和管理。同時(shí)，應(yīng)做好庫存盤點(diǎn)工作，定期核對(duì)庫存數(shù)量，保證賬實(shí)相符。8.費(fèi)用報(bào)銷采購部門憑采購合同、發(fā)票、《藥品驗(yàn)收單》等相關(guān)憑證，按照公司財(cái)務(wù)制度辦理費(fèi)用報(bào)銷手續(xù)。財(cái)務(wù)部門對(duì)報(bào)銷憑證進(jìn)行審核，審核無誤后予以報(bào)銷付款。報(bào)銷金額應(yīng)與采購合同及實(shí)際采購情況相符，如有不符，應(yīng)查明原因并進(jìn)行相應(yīng)處理。四、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商選擇采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商評(píng)估機(jī)制，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和篩選。評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、交貨期、售后服務(wù)等方面。采購人員應(yīng)通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，并對(duì)收集到的供應(yīng)商信息進(jìn)行整理和分析。對(duì)于新供應(yīng)商，采購部門應(yīng)要求其提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照、藥品生產(chǎn)許可證、藥品經(jīng)營(yíng)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、稅務(wù)登記證等相關(guān)資質(zhì)證明文件，并進(jìn)行實(shí)地考察或資質(zhì)審核。經(jīng)審核合格的供應(yīng)商納入公司合格供應(yīng)商名錄。2.供應(yīng)商評(píng)估采購部門定期（每季度或半年）對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估。評(píng)估方式可采用問卷調(diào)查、實(shí)地考察、數(shù)據(jù)分析等多種形式。評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定性、交貨及時(shí)性、價(jià)格合理性、售后服務(wù)質(zhì)量等方面。采購部門根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)或增加采購份額；對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)與其溝通并要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，應(yīng)取消其合格供應(yīng)商資格。3.供應(yīng)商檔案管理采購部門負(fù)責(zé)建立供應(yīng)商檔案，對(duì)供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證明文件、評(píng)估記錄、采購合同等資料進(jìn)行歸檔管理。供應(yīng)商檔案應(yīng)及時(shí)更新，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商檔案進(jìn)行整理和備份，防止檔案丟失或損壞。五、庫存管理1.庫存盤點(diǎn)倉庫管理人員應(yīng)定期（每月或每季度）對(duì)庫存藥品進(jìn)行盤點(diǎn)。盤點(diǎn)方式可采用實(shí)地盤點(diǎn)或賬實(shí)核對(duì)等方式。盤點(diǎn)過程中，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)藥品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、劑型等信息，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行調(diào)整。盤點(diǎn)結(jié)束后，倉庫管理人員應(yīng)填寫《庫存盤點(diǎn)表》（見附件4），詳細(xì)記錄盤點(diǎn)情況，并將盤點(diǎn)表提交至財(cái)務(wù)部門和采購部門。財(cái)務(wù)部門根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行賬務(wù)處理，采購部門根據(jù)盤點(diǎn)情況調(diào)整采購計(jì)劃。2.庫存預(yù)警倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)藥品的庫存數(shù)量、使用頻率、采購周期等因素，設(shè)定庫存預(yù)警指標(biāo)。當(dāng)庫存數(shù)量低于預(yù)警指標(biāo)時(shí)，應(yīng)及時(shí)發(fā)出庫存預(yù)警信息。庫存預(yù)警信息應(yīng)發(fā)送至采購部門和使用部門，采購部門根據(jù)預(yù)警信息及時(shí)安排采購計(jì)劃，使用部門應(yīng)合理調(diào)整藥品使用計(jì)劃，避免因庫存短缺影響正常工作。3.庫存報(bào)廢處理對(duì)于過期、變質(zhì)、損壞等無法使用的庫存藥品，倉庫管理人員應(yīng)填寫《庫存報(bào)廢申請(qǐng)表》（見附件5），詳細(xì)注明藥品名稱、規(guī)格、數(shù)量、報(bào)廢原因等信息。《庫存報(bào)廢申請(qǐng)表》經(jīng)質(zhì)量管理部門審核確認(rèn)后，提交至公司總經(jīng)理審批?？偨?jīng)理審批通過后，倉庫管理人員按照公司規(guī)定的報(bào)廢流程進(jìn)行處理，如銷毀、變賣等，并做好相關(guān)記錄。六、監(jiān)督與考核1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)藥品申購流程進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查申購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、藥品驗(yàn)收與庫存管理情況等。審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正申購流程中存在的問題，并提出改進(jìn)建議。對(duì)于違反本制度的行為，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。2.考核機(jī)制建立藥品申購流程考核機(jī)制，對(duì)使用部門、采購部門、質(zhì)量管理部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門在藥品申購流程中的工作表現(xiàn)進(jìn)行考核?？己酥笜?biāo)包括申購的合理性、采購的及時(shí)性、