會(huì)員卡管理制度

1、.食品有限公司會(huì)員卡管理制度（第二稿）第一章 總則第一條.為了規(guī)范會(huì)員卡管理行為，保證公司長(zhǎng)期穩(wěn)定有序發(fā)展，結(jié)合公司實(shí)際，制定本管理制度。 第二條.會(huì)員卡管理的目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)企業(yè)效益最大化，保障財(cái)產(chǎn)安全與持續(xù)經(jīng)營(yíng)，增強(qiáng)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。有效利用企業(yè)資產(chǎn)，提高經(jīng)濟(jì)效益。 第二章 會(huì)員卡管理第三條.會(huì)員卡卡類管理會(huì)員卡按用途分類管理：1.普通會(huì)員卡：具備積分、充值、消費(fèi)功能，享受公司為會(huì)員設(shè)計(jì)的各項(xiàng)優(yōu)惠服務(wù)。2.禮品卡：不具備積分功能.且無(wú)會(huì)員信息。不享受公司為普通會(huì)員卡設(shè)計(jì)的各項(xiàng)優(yōu)惠服務(wù)。應(yīng)與普通會(huì)員卡嚴(yán)格區(qū)分，不得混合使用。應(yīng)設(shè)置有效期,卡內(nèi)余額為零時(shí)，應(yīng)由門(mén)店回收上交資金部。由資金部集中將回收卡報(bào)送客

2、服部統(tǒng)一銷毀，并注銷禮品卡卡號(hào)及使用功能?？偛考案鞣止镜亩Y品卡應(yīng)使用同一類型的卡。3.特定卡：原則上不使用，特殊情況需要啟用時(shí)，由需求部門(mén)提出報(bào)告，申請(qǐng)需求數(shù)量、優(yōu)惠方式及折扣比例。報(bào)營(yíng)運(yùn)中心、財(cái)務(wù)中心及總經(jīng)理認(rèn)可同意，信息部方可開(kāi)通特定卡的使用功能。第四條.會(huì)員卡使用范圍以完備的設(shè)施和優(yōu)質(zhì)的服務(wù)為依托，為會(huì)員提供一種全新的購(gòu)物體驗(yàn)，滿足會(huì)員在購(gòu)物前充值需求、刷卡購(gòu)物享受積分優(yōu)惠，享受公司為廣大會(huì)員客戶量身訂制的各種產(chǎn)品折扣優(yōu)惠，以及積分轉(zhuǎn)換電子券優(yōu)惠服務(wù)；并通過(guò)不定期舉辦一系列促銷活動(dòng)，為會(huì)員節(jié)省每一分錢(qián)。會(huì)員卡面向顧客，用于顧客充值、消費(fèi)、享受公司對(duì)顧客的各項(xiàng)優(yōu)惠活動(dòng)。經(jīng)銷商原則上禁止使

3、用普通會(huì)員卡。第五條. 會(huì)員卡制作管理1.會(huì)員卡制作由客服部組織辦理。各分公司以文字報(bào)告的形式經(jīng)分公司負(fù)責(zé)人及總辦簽批后轉(zhuǎn)交客服部統(tǒng)一辦理。2.申請(qǐng)制作報(bào)告應(yīng)包括以下內(nèi)容：申請(qǐng)的理由；各分公司會(huì)員卡現(xiàn)存數(shù)量；會(huì)員卡需求類型、數(shù)量和時(shí)間等。3.客服部將根據(jù)分公司負(fù)責(zé)人及總辦的批復(fù)，在1個(gè)工作日內(nèi)與相關(guān)的人員進(jìn)行溝通，并在下個(gè)工作日內(nèi)確定所制會(huì)員卡外部卡號(hào)及內(nèi)部編碼，并交由供應(yīng)鏈中心確認(rèn)制卡。4.會(huì)員卡制作完畢直接由會(huì)員卡供應(yīng)商發(fā)往會(huì)員卡需求地，同時(shí)客服部將對(duì)應(yīng)的內(nèi)部編碼導(dǎo)入會(huì)員管理系統(tǒng)，以保證會(huì)員卡的正常使用。第六條.會(huì)員卡領(lǐng)用管理 1.空白會(huì)員卡應(yīng)視同資產(chǎn)管理辦法, 由專人妥善負(fù)責(zé)保管。領(lǐng)用部

4、門(mén)應(yīng)建立登記賬薄，按領(lǐng)用順序逐一登記卡號(hào)，定期(每月或每季)清點(diǎn)核對(duì)未用空白卡。2.各分公司營(yíng)運(yùn)部按需將會(huì)員卡發(fā)往各門(mén)店，所發(fā)放的號(hào)段應(yīng)提前至少3個(gè)工作日告知客服部，由客服部將該號(hào)段所對(duì)應(yīng)的內(nèi)部編碼導(dǎo)入會(huì)員管理系統(tǒng)，確?？ㄆ恼Ｊ褂煤?，門(mén)店方可為顧客進(jìn)行會(huì)員卡的辦理。3. 分公司各門(mén)店領(lǐng)用會(huì)員卡，應(yīng)由營(yíng)運(yùn)部計(jì)劃主管負(fù)責(zé)登記造冊(cè)，統(tǒng)一到客服部辦理領(lǐng)用手續(xù)。 第三章 會(huì)員卡活動(dòng)設(shè)置權(quán)限管理第七條.會(huì)員卡活動(dòng)設(shè)置權(quán)限管理 1.信息部應(yīng)充分利用ERP系統(tǒng)，最大限度發(fā)揮會(huì)員卡使用功能，應(yīng)對(duì)會(huì)員卡設(shè)置使用情況，定期與會(huì)員卡使用及管理部門(mén)進(jìn)行溝通，更好地發(fā)揮會(huì)員卡功能為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)。2.信息部應(yīng)配合經(jīng)

5、營(yíng)管理部門(mén)需要，由客服部會(huì)同財(cái)務(wù)中心及營(yíng)運(yùn)中心，負(fù)責(zé)做好會(huì)員公示及短信通知工作，對(duì)會(huì)員卡積分有效期進(jìn)行控制，應(yīng)設(shè)置積分自動(dòng)清除期限；配合做好一年以上未使用會(huì)員卡的積分清零工作。3.對(duì)一年內(nèi)未使用有余額的睡眠卡（包括普通會(huì)員卡、禮品卡、測(cè)試卡等），由客服部提供一年內(nèi)未使用有余額的睡眠卡數(shù)據(jù)，向總辦提出申請(qǐng)報(bào)批后，并協(xié)同營(yíng)運(yùn)中心，負(fù)責(zé)做好會(huì)員公示及短信通知工作。由信息部在系統(tǒng)中采取凍結(jié)方式停用，（計(jì)算會(huì)員數(shù)據(jù)就不會(huì)包括在內(nèi)）凍結(jié)停用資料，應(yīng)交財(cái)務(wù)中心以方便后續(xù)處理工作。4.停用的會(huì)員卡解決方案：顧客持有停用卡，由門(mén)店負(fù)責(zé)讓顧客填寫(xiě)會(huì)員卡號(hào)，客服部核對(duì)信息無(wú)誤后，為顧客開(kāi)通使用功能。開(kāi)通單據(jù)應(yīng)報(bào)客服

6、部及財(cái)務(wù)中心復(fù)核確認(rèn)進(jìn)行賬務(wù)處理。5.信息部應(yīng)該完善會(huì)員卡系統(tǒng)設(shè)置，系統(tǒng)充值自動(dòng)生成贈(zèng)送金額，應(yīng)同時(shí)設(shè)置負(fù)數(shù)充值自動(dòng)減少贈(zèng)送金額。6.營(yíng)運(yùn)部門(mén)或市場(chǎng)部安排促銷活動(dòng)，促銷方案確定前，應(yīng)征詢財(cái)務(wù)中心、信息部、客服部方案的可行性。在促銷方案實(shí)施前15天，將報(bào)批實(shí)施方案交財(cái)務(wù)中心、信息部、客服部備案。信息部方可開(kāi)通報(bào)批活動(dòng)內(nèi)容及規(guī)則，設(shè)置系統(tǒng)權(quán)限。7.接到手續(xù)齊全的報(bào)批實(shí)施方案后，信息部按報(bào)批活動(dòng)內(nèi)容及規(guī)則，設(shè)置系統(tǒng)權(quán)限后，應(yīng)先進(jìn)行系統(tǒng)測(cè)試，通過(guò)測(cè)試確認(rèn)系統(tǒng)設(shè)置沒(méi)有問(wèn)題，方可通知營(yíng)運(yùn)部門(mén)開(kāi)展活動(dòng)。8.新店開(kāi)業(yè)促銷活動(dòng)權(quán)限設(shè)置，應(yīng)提前三天（參照第7條）辦理權(quán)限開(kāi)通審批手續(xù)。9.各分公司的促銷活動(dòng)必須向總

7、公司申報(bào)審批，分公司信息員應(yīng)根據(jù)報(bào)批實(shí)施方案，進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)置，并將報(bào)批同意實(shí)施方案向信息部報(bào)備。10.信息部對(duì) ERP系統(tǒng)管理權(quán)限的開(kāi)通，須使用部門(mén)申請(qǐng)，經(jīng)總辦審批同意后方可開(kāi)通權(quán)限。第四章 會(huì)員卡辦理管理第八條.會(huì)員卡辦理管理會(huì)員卡在受理登記時(shí)應(yīng)當(dāng)采用實(shí)名制原則。顧客憑有效證件(身份證、護(hù)照、軍人證)辦理,不能提供信息或信息不全的不得辦理。SS的到指定的的4444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444會(huì)員卡

8、會(huì)員登記表應(yīng)填寫(xiě)規(guī)范，應(yīng)嚴(yán)格按照會(huì)員登記表所列表格的內(nèi)容為顧客辦理會(huì)員卡。凡滿足申請(qǐng)條件的顧客，辦理會(huì)員卡時(shí)，需出示本人的有效身份證件，一張身份證件只能辦理一張普通會(huì)員卡。SS的到指定的的5555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555會(huì)員卡會(huì)員登記表信息包括：1.必填項(xiàng)：姓名、有效證件號(hào)、手機(jī)號(hào)等；2.選填項(xiàng)：通訊地址、郵箱等；3.重點(diǎn)信息填寫(xiě)：會(huì)員卡卡卡號(hào)、注明辦理日期；4.“會(huì)員卡會(huì)員登記表”，應(yīng)經(jīng)當(dāng)事

9、人親自簽字確認(rèn)；5.以上所有資料要求書(shū)寫(xiě)規(guī)范、完整、清晰。對(duì)于會(huì)員登記表上的信息有誤、信息不全、卡號(hào)錯(cuò)誤、卡號(hào)不清、卡號(hào)重復(fù)等，客服部有權(quán)將錯(cuò)誤單據(jù)、錯(cuò)誤原因?qū)⑵浒l(fā)回各分公司營(yíng)運(yùn)部進(jìn)行核實(shí)，校對(duì)準(zhǔn)確后再將正確、有效的會(huì)員登記單轉(zhuǎn)交客服部進(jìn)行錄入并歸檔。第五章會(huì)員卡充值及消費(fèi)管理第九條.會(huì)員卡充值及消費(fèi)管理：1.會(huì)員消費(fèi)按消費(fèi)額產(chǎn)生積分，積分的轉(zhuǎn)換優(yōu)惠活動(dòng)，按市場(chǎng)部制定的方案執(zhí)行。積分從辦卡生效日起一年內(nèi)有效，若持卡人連續(xù)一年內(nèi)無(wú)消費(fèi)記錄，原卡內(nèi)積分自動(dòng)失效。2.在會(huì)員卡的使用過(guò)程中，嚴(yán)禁本公司員工參加充值贈(zèng)送電子券；充值額按一定比例贈(zèng)送金額的會(huì)員活動(dòng)，并從中獲取經(jīng)濟(jì)利益行為，將按所涉金額進(jìn)行處

10、罰。3.門(mén)店員工用自己或親屬的會(huì)員卡，對(duì)顧客所購(gòu)產(chǎn)品進(jìn)行刷卡，從中套取贈(zèng)送金額及電子券行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)將處以罰款100-500元，并視情節(jié)輕重進(jìn)行教育或直致開(kāi)除。4. 會(huì)員卡反充值權(quán)限由總公司財(cái)務(wù)中心資金部統(tǒng)一管理。顧客在門(mén)店多充值，原則上不予沖轉(zhuǎn)。確屬操作失誤造成的多充值，各分公司應(yīng)及時(shí)向總部資金部反饋，認(rèn)真核實(shí)情況后填寫(xiě)會(huì)員卡故障單，并于當(dāng)天傳至總部進(jìn)行處理。5.門(mén)店誤充值的現(xiàn)金當(dāng)天必須和銷售款一同上交,反充值處理后再返還.如當(dāng)天未能執(zhí)行反充值，充值款項(xiàng)由責(zé)任人自行墊付，次日總部反充值操作后，分公司應(yīng)根據(jù)簽批后的會(huì)員卡故障單，填寫(xiě)費(fèi)用報(bào)銷單，返還反充值金額。6.會(huì)員卡誤充值處理。誤充值的卡號(hào)

11、應(yīng)及時(shí)報(bào)備客服部及資金部?jī)鼋Y(jié)，將卡返回資金部處理，或告知顧客48小時(shí)或幾個(gè)工作日后（內(nèi)）憑與卡內(nèi)信息一致的有效證件前來(lái)辦理領(lǐng)取因故修正的會(huì)員卡。7.營(yíng)業(yè)員在顧客消費(fèi)時(shí)，應(yīng)主動(dòng)詢問(wèn)是否持有會(huì)員卡，提醒顧客使用會(huì)員卡消費(fèi)，會(huì)員卡消費(fèi)則能享受相應(yīng)積分及促銷折扣等優(yōu)惠；會(huì)員卡在購(gòu)物付款時(shí)積分自動(dòng)生成，過(guò)后不再補(bǔ)加積分。（會(huì)員卡故障單 格式另附會(huì)員卡故障處理單.xlsx）第六章 會(huì)員卡掛失、補(bǔ)辦、故障卡處理管理第十條.會(huì)員卡掛失、補(bǔ)辦管理 .客服部應(yīng)做好會(huì)員卡辦理、掛失、補(bǔ)辦、會(huì)員卡制作、領(lǐng)用情況的資料匯總及資料保管工作。對(duì)會(huì)員信息資料的單據(jù)的接收與存放，以及對(duì)會(huì)員資料安全負(fù)責(zé)。.會(huì)員卡遺失后，持卡人可

12、憑有效身份證件到公司門(mén)店辦理掛失；為保證和維護(hù)會(huì)員的利益，代辦會(huì)員卡掛失手續(xù)須憑雙方的有效證件辦理；辦理掛失后狀態(tài)立即生效。.如掛失后需重新補(bǔ)辦的，需重新填寫(xiě)申請(qǐng)表。工作人員在申請(qǐng)表上注明遺失的卡號(hào)，并由客服部注銷遺失的卡號(hào)。補(bǔ)辦后原會(huì)員卡內(nèi)余額及積分，可由資金部轉(zhuǎn)至重新補(bǔ)辦會(huì)員卡內(nèi)。第十一條.會(huì)員故障卡處理管理1.客服部應(yīng)做好故障會(huì)員卡處理工作：負(fù)責(zé)對(duì)有卡、無(wú)卡等各類故障卡的處理工作。對(duì)不同類型的故障，做好處理的同時(shí)；客服部有權(quán)要求營(yíng)運(yùn)部，按故障會(huì)員卡處理流程操作，對(duì)信息不詳或不符的資料，重新補(bǔ)充完整后，再進(jìn)行故障會(huì)員卡處理工作。2.為顧客正常使用會(huì)員卡提供保障。對(duì)新卡故障（卡片彎折、消磁、

13、卡信息不能讀?。┘皶r(shí)反饋供應(yīng)鏈，及時(shí)與供貨商溝通，保證新卡制作質(zhì)量，減少新卡故障率。第七章會(huì)員數(shù)據(jù)、資料管理 第十二條. 會(huì)員數(shù)據(jù)管理1.為了確保會(huì)員數(shù)據(jù)的完整性和安全性，客服部負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)員數(shù)據(jù)進(jìn)行管理?？头繎?yīng)對(duì)ERP系統(tǒng)有直接查詢會(huì)員用卡的歷史交易記錄 、余額、積分等信息的權(quán)限。2.客服部應(yīng)每月對(duì)會(huì)員數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)及分析，反映會(huì)員卡當(dāng)月充值消費(fèi)促銷活動(dòng)等信息。會(huì)員卡的使用率的活躍度；做好相關(guān)資料的統(tǒng)計(jì)工作，并向各有關(guān)部門(mén)反饋，為公司各部門(mén)提供準(zhǔn)確的會(huì)員數(shù)據(jù)依據(jù)。3.客服部應(yīng)建立會(huì)員信息錄入管理制度，統(tǒng)一記錄單據(jù)所提供的所有會(huì)員信息，錄入時(shí)會(huì)員卡號(hào)按照會(huì)員卡類型進(jìn)行分類（如新會(huì)員卡、星運(yùn)卡、師生

14、卡、團(tuán)購(gòu)卡等）；聯(lián)系方式在錄入時(shí)如遇座機(jī)號(hào)碼，在號(hào)碼前加上當(dāng)?shù)貐^(qū)號(hào)；不完整信息單據(jù)，將單據(jù)提供的所有信息錄入。為保證會(huì)員信息及時(shí)錄入或更新，各分公司營(yíng)運(yùn)部應(yīng)按客服部要求，新辦會(huì)員登記單及會(huì)員消費(fèi)單，在最遲不晚于15日內(nèi)將轉(zhuǎn)交客服部。4.客服部應(yīng)建立會(huì)員信息導(dǎo)入管理制度，區(qū)別不同地區(qū)/不同類型的會(huì)員卡、不同的卡號(hào)段內(nèi)部編碼不同，導(dǎo)入前需嚴(yán)格檢查內(nèi)部編碼的前綴、位數(shù)和卡類型代號(hào)，確保會(huì)員卡正常使用。5.其他部門(mén)需查詢非權(quán)限內(nèi)相關(guān)會(huì)員數(shù)據(jù)，應(yīng)由需求人及相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后提交申請(qǐng)函至客服部，待客服部負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，方可查詢會(huì)員數(shù)據(jù)。6.財(cái)務(wù)人員應(yīng)如實(shí)核算會(huì)員充值及消費(fèi)數(shù)據(jù)，以及會(huì)員其他數(shù)據(jù)，不得虛報(bào)、瞞報(bào)；以確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)與ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)一致。7.信息部人員應(yīng)定期檢查數(shù)據(jù)庫(kù)運(yùn)行情況，同時(shí)做好數(shù)據(jù)庫(kù)相關(guān)設(shè)備的維護(hù)。做好有效數(shù)據(jù)的備份；定期檢查硬盤(pán)工作狀態(tài)，關(guān)注硬盤(pán)存儲(chǔ)空間的變化，做好硬盤(pán)存儲(chǔ)空間的合理利用與及時(shí)擴(kuò)容。第十三條. 會(huì)員資料管理1.客服部應(yīng)建立會(huì)員資料管理制度。對(duì)所有紙檔會(huì)員單據(jù)，由客服部負(fù)責(zé)統(tǒng)一接收并登記，統(tǒng)一存放，確保會(huì)員單據(jù)的安全性及保密性。2.營(yíng)運(yùn)部負(fù)責(zé)將各門(mén)店辦理會(huì)員卡資料進(jìn)行歸集，安排專人向客服部進(jìn)行交接，由客服部對(duì)會(huì)員信息資料進(jìn)行專項(xiàng)