酒店會議服務流程-(精) PPT課件

1、1,會議服務流程,1,2,培訓目標與任務,提高服務質量 操作更加規(guī)范化 增進部門之間的了解,2,3,會 議 室 簡 介,會議室共有14個會議廳，分別為： 一號樓三層會議室共8個，1301-1308 一號樓一層報告廳會議室和多功能會議室 九號樓六層9601會議室 網球場大會議室 綜合廳2010會議室和三號樓二層3220會議室,4,5,會議服務工作流程,會前準備 會中服務 會后收尾,3,6,會前準備,了解會議基本情況 會議桌的要求 物品擺放 場地布置,4,7,了解會議基本情況,所需要的會議器材和必需品 （白板、白板筆、水及茶等）,會議室的預訂情況，做好會議場桌型及 衛(wèi)生等。,檢查所需品是否到位,會

2、議名稱、會議時間及課程情況,5,8,6,了解會議基本情況,1、會議的人數，會議類型，名稱，時間，主辦部門，會議的特殊要求，付款方式和收費金額等。 2、了解會議的舉辦單位，出席人數，會議時間，會場要求。 按市場、教學或教務等部門下發(fā)會議通知書，擺放會議桌和座椅，所需要用的文具用品、席位卡等。 3、 檢查會場：電子屏、簽到臺、投影儀、幕布，音響、燈光、調等設施設備確保在完好的狀態(tài)。 4、 協(xié)助會務組工作人員布置會議室和派發(fā)資料。,9,7,會議桌的要求,1.服務員根據會議的類型、性質、人數，結合會議室的具體情況安排會場布局，臺型要比例協(xié)調、美觀。 2.會議用桌要結實平穩(wěn)，桌與桌之間距離合適；臺昵平整

3、無污垢，無破損、無皺褶；椅子要干凈整潔，椅子前后左右距離合適，桌椅各成直線。 3.同時可根據與會者的風俗習慣和特點安排用品，搞好會議室內外的衛(wèi)生，保證無異味，無異物。,10,8,會議桌的類型,1.教室型(Classroom Style)（即課桌式） 教室型主要適用于授課等需要用筆記錄的會議。 通常用會議長條桌（長183CMX寬45CMX高76CM）進行擺放，后面再放一排宴會椅。,11,會議桌的類型,9,2 劇院型(Theater Style)一般用于人數較多，不需作記錄的會議，如報告會（如為報告會，主席臺一般會就坐領導，需做VIP的招待），一些大型會議，新聞發(fā)布會，新品發(fā)布會或觀看表演等。一般

4、由主席臺和宴會椅組成。根據客人需要可在第一排位置處放上一排桌子，要注意留出通道。,12,會議桌的類型,10,3. U 型臺（U Shape Style）U型臺一般為需要使用幕布，投影等的說明會或項目說明會等。此種臺型也是有IBM、臺裙和宴會椅組成，空位處可放綠色植物進行裝飾。,13,會議桌的類型,11,4. 回型或董事會型（Boardroom Style）回型或董事會型主要是針對公司內部研討會，董事會或座談會等。通?；匦陀蒊BM 、圍裙和宴會椅組成。如客人需要可將會議桌兩頭加上兩個半圓形，使桌面更美觀。董事會型是在回型的基礎上中間再加上宴會桌進行填充，桌子上可放小型花進行裝飾。,14,12,場

5、地布置,主席臺 聽眾席,15,主席臺,13,舞臺裙:舞臺前部外圍用深紅色或黃色舞臺裙粘貼，長度垂直地面，兩個舞臺裙之間的接縫吻合，接口處不能面向客人。 條幅及背景： 根據客人要求緩流協(xié)助客人人員懸掛在正確位置，高度適當，不歪斜，不破壞墻面。 投影幕及投影儀：會前1小時將投影幕投影儀安裝到位，投影不歪斜，對正投影幕；懸掛式投影儀提 前放下。大型會議提前1天調試完畢，中小型會議至少提前1小時調試完畢。 會議主題或歡迎詞： 根據主辦方要求，可由音響師在投影幕上打上會議主題或歡迎詞，要求： 色澤醒目，字體大小適當，字型美觀，間距合適，烘托氣氛。,16,聽眾席,14,會議桌的擺放 椅子 臺昵 音響及電線

6、,17,15,物品準備,準備會議需用物品，按規(guī)定擺放。 一般會議擺臺只需茶水及桌簽。 高規(guī)格的會議要配毛巾，毛巾碟，茶水，礦水，杯墊，鉛筆，桌簽等。（煙缸備在一邊，有需要時及時送上）高規(guī)格的會議會要求禁煙，我們將跟據現(xiàn)場的工作人員要求做好配合工作。） 確保物品干凈整潔，無破損。特殊會議如（簽字儀式）等應詢問是否需要準備香檳等及時做好準備,18,16,會議桌的擺放,課桌式會議先將桌子定位，根據場地人數計劃桌子張數，第一排桌子距離主席臺之間的通道應寬敞點（一般大于 2 米）。用23 張桌子拼在一起成一直線，前后排桌子之間相距1米；豎排桌子中間至少留出3 條主要通道，每條通道寬度應在1.52 米之間

7、。,19,17,椅子,課桌式會場椅子在桌后面擺成一條直線，椅子前端與臺呢下垂部分相切，間距相等前后成直線，椅套平整干凈無皺。劇院式會場：每排椅子前后間距合適。,20,18,臺昵,每張桌用臺昵鋪好，臺昵四臺平挺無皺褶，臺面無污物。,21,19,音響及電線,電源線應順墻走線，不打卷多余電線應放置于不明顯處，如果必須要走會場中的要用膠條粘好，壁免絆倒客人。 音響設備：整齊擺放在墻角處，提前調試好音量及效果。音箱放在會場靠邊適當位置或墻角處。,22,舉 例,20,1 使用礦泉水的會議擺臺 會議桌上鋪好綠色的臺絨后開始進行擺臺，擺臺時盛放信簽紙和鉛筆的皮夾必須處于椅子正前方。信簽紙和鉛筆擺放在皮夾相應的

8、位置。水杯距皮夾兩厘米，水杯中線與皮夾上邊緣線成水平位子，礦泉水距水杯兩厘米，并成30度角。,23,21,綠臺布,帶有酒店標識的皮墊,帶有酒店標識的紙張,鉛筆,礦泉水,帶有杯墊及杯蓋的水杯,24,22,2 使用中式茶的會議擺臺 會議桌上鋪好綠色的臺絨后開始進行擺臺，擺臺時盛放信簽紙和鉛筆的皮夾必須處于椅子正前方。信簽紙和鉛筆擺放在皮夾相應的位置。茶杯的底部邊緣與皮夾上邊緣線成水平位子,25,23,26,24,會中服務,迎賓服務 打開相關設備設施 會議開始 會中服務細節(jié) 會議中間休息 茶歇服務,27,25,迎賓服務,如主辦方要求提供禮儀，應在指定時間安排禮儀小姐著紅色禮儀服在大堂和電梯間迎接客人

9、。服務員要在會議開始前1小時到達并于會議開始前半小時在門口站立迎接賓客。儀容儀表要合格。,28,26,打開相關設備設施,會場主要燈光要在會議開始前半小時打開，主席臺上方會議燈開啟保持燈光明亮。話筒應在會議開始前5分鐘打開。會前半小時開始播放輕柔、歡快的輕音樂，會議開始前1分鐘通知音響師停播。并檢查各項設備設施是否正常。,29,27,會議開始,客人到場服務 1，客人進場時，服務員要將手機調至振動狀態(tài)并放入工作間，禁止帶入會議室。 2，留意客人進場情況，對可疑人員要暗記必要時可上前詢問或通知保安部跟進。 3，客人進場后，引領客人入座，并為客人倒好茶水。,30,28,會中服務細節(jié),A參會人員落座時，

10、為演講人或前排就座的貴賓倒礦泉水或茶水。 會議開始后，服務員要站在會場的后面或側面注意觀察全場及時提供服務。如果賓客表示會議期間不用服務時，服務員要在會場外面值班，以備客人需要。如果有事需要離開，必須找人替崗，保證會議有人值班。 B會議過程中，服務員要精神集中，注意觀察與會者有無服務要求，不能交頭接耳，要保證會場安靜，注意室內溫度，合理調節(jié)空調。,31,C若有茶水服務，茶頭應在會議開始前5分鐘泡好。準備足量熱水瓶，熱水瓶應干凈光亮無水印。會議進行中間30到40分鐘應續(xù)水一次。倒主席臺茶水時，應在賓客的右后方進行，動作要輕穩(wěn)，不能在賓客頭上或背部上方倒水，茶水以八分滿為宜。主席臺下面的客人倒水沒

11、有特殊要求在桌子前面進行，特殊情況可按客人要求服務。 D會議期間，服務員要勤觀察，若出現(xiàn)工程噪音或停電等突發(fā)事件，及時處理上報，保證會議正常進行。,29,32,E會議期間，我們只承諾我們所能提供的服務，自己做不到的不能隨口就答應客人要求，在想好后在說。 F會中隨時和音響師保持聯(lián)系確保音響設備正常使用。 G會議期間做好保潔工作，保持警覺性，防災、防盜、防雜物等。,30,33,會 議 間 服 務,注意事項 1，關注會議室的溫度，根據現(xiàn)場情況做好合適的溫度調整。 2，給主席臺添加茶水時要從客人的身后右側進行。如主席臺發(fā)言人有跟換，要及時的調換茶水和礦水毛巾。 3，注意觀察客人喝茶水的動作，判斷客人杯

12、內的茶水量以便及時添加。,34,4，用礦泉水的會議，要及時給喝完的客人補充新的礦水 5，有茶歇的會議，要關注茶歇桌上所放的茶葉、咖啡、礦泉水的用量，是否要添加。 6，在會議過程中如有電話尋找會場的客人，服務員應該和會場的工作人員聯(lián)系，小聲的詢問，不要打擾客人會議。,35,31,會議中間休息,1）當演講人宣布休息時，將會場的門打開，如有帶班老師要求放音樂的，通知音響師播放輕柔、歡快的音樂，音量適中。 2）如有茶歇臺的，在會議休息時盡快整理補充和更換各種用品，保持臺面整潔，熱水瓶確保有熱水。 3 ) 為客人指示洗手間和吸煙區(qū)的方向。 4）會議開始前1分鐘通知音響師停播音樂。參會人員進場后將門關閉。,36,32,茶歇服務,1）會議休息開始前至少5分鐘，將各種飲品、茶品、用具準備齊全，人員做好服務準備。 2) 禮貌詢問賓客所需飲品，并迅速為其服務，保證餐臺及周圍的衛(wèi)生整潔，及時補充飲品及用具。 3）茶歇結束時整理餐臺，恢復原貌，撤走并送洗餐具。,37,33,會后收尾,會議結束，應將所有門打開，禮貌送客。送別賓客時及時為賓客叫電梯。 賓客全部離場后，要檢查會場有無客人遺留物品。如發(fā)現(xiàn)遺留物品要及時歸還，不能及時歸還的要及時上報上交。 檢查各種物品