EXCEL學(xué)習(xí)要點.ppt

1、第4章 Excel 電子表格,4.1 考試內(nèi)容與要求 Excel的基本知識 工作表的建立與編輯 公式與函數(shù)的使用 數(shù)據(jù)處理 圖表的使用,4.2 Excel的基本知識,4.2.1功能 Excel是一種專門用于數(shù)據(jù)管理和數(shù)據(jù)分析等操作的電子表格軟件。簡而言之，就是建立各種表格和表格中的數(shù)值計算。,2.Excel的啟動和退出,（1）啟動 方法一：開始 程序 Microsoft Excel 方法二：可雙擊桌面上的Excel 2003快捷方式 （2）新建Excel文檔 啟動Excel后，程序自動建立工作簿 在桌面或者目標文件夾空白處右擊，選 擇快捷菜單里“新建” Microsoft Excel工作表”,

2、（3）打開Excel文檔 雙擊Excel文檔 運行Excel程序，選擇“文件”打開”，選擇Excel文檔。 （4）保存 常用工具欄上的保存按鈕 ，或者“文件”保存（另存為）”命令。文件類型：工作薄，對應(yīng)的擴展名：.XLS （5）退出 （1）單擊“文件”菜單中的“退出”選項。 （2）單擊標題欄左側(cè)的 （ ） 圖標，在出現(xiàn)的菜單中單 擊“關(guān)閉”選項。 （3）單擊Excel窗口右上角的關(guān)閉圖標 （4）按Alt+F4組合鍵。 在退出Excel時，如果還沒保存當前的工作表，會出現(xiàn)一個提示對話框 詢問是否保存所做修改。,3. Excel窗口,一個Excel2003最多可以保存255張工作表 一張工作表有6

3、5536行，256列，行號用阿拉伯數(shù)字表示，最小為1；列標用一個英文字符及兩個字符的來組合表示。行列交叉構(gòu)成單元格，不同的單元格用不同的地址表示，地址格式：列標+行號。注意列標在前，行號在后。,*工作簿的構(gòu)成：一張或一張以上的工作表組成。,4.2.2 工作表的建立與編輯,1.建立工作表 (1)選定、插入、刪除和重命名工作表 單個、連續(xù)多個SHIFT、不連續(xù)多個CTRL 選取插入工作表的位置 插入工作表 選取要刪除的工作表編輯刪除工作表 雙擊要重命名的工作表輸入新名字,（2）移動和復(fù)制工作表,1. 工作簿之間的復(fù)制或移動,打開源工作簿和目標工作簿,選取源工作表,編輯/移動或復(fù)制工作表,2. 工作

4、簿內(nèi)的復(fù)制或移動 首先選定源工作表 復(fù)制: Ctrl+拖曳 移動: 拖曳,選中“建立副本”復(fù)選框為復(fù)制，否則為移動。,（3）建立工作表,（4）選定單元格區(qū)域 選取單元格：單擊單元格 選定單元格區(qū)域：拖動或與SHIFT組合 選取不連續(xù)區(qū)域：CTRL鍵 選取整行或整列：行標或列標 選取整張工作表：全選框 清除選定的單元格：工作表任意處單擊。,（5）輸入數(shù)據(jù),輸入數(shù)據(jù) 輸入負數(shù) - 或 （） 輸入分數(shù) 數(shù)字+空格+純分數(shù) 例：0 輸入數(shù)字串前面加單引號 輸入文本 單元格內(nèi)換行，按Alt+Enter。 輸入日期和時間 日期格式：年/月/日 年-月-日 時間格式：時:分:秒 數(shù)據(jù)的格式 默認時，數(shù)值數(shù)字

5、右對齊，字符左對齊 右擊欲操作的單元格，選擇快捷菜單中“設(shè)置單元格格式”命令，選擇所需格式。 *特定對象的處理：以對象的形式插入。如： 要以公式編輯器來處理。,6.自動填充數(shù)據(jù),輸入前2個數(shù),選中該2個單元格,指向第2個單元格右下角的自動填充柄 ,拖曳填充柄到結(jié)束,工具選項自定義序列,在輸入序列框依次輸入序列，之間用逗號分隔,系統(tǒng)提供的序列數(shù)據(jù) 例：甲、乙、丙.；?3、6、9.；星期一 、星期二. 方法：輸入一個數(shù)據(jù)，利用自動填充柄拖曳到結(jié)束填充。,(2) 用戶自定義序列數(shù)據(jù),(1)填充相同數(shù)據(jù)和序列數(shù)據(jù),輸入第1數(shù),右擊鼠標,序列,在序列對話框中決定等差或等比及差數(shù),2. 編輯工作表,（1）

6、插入行、列和單元格 單擊需要插入的新行之下相鄰行中的任意單元格；如要插入多行，選定需要插入的新行之下相鄰的若干行，選定的行數(shù)應(yīng)與待插入空行數(shù)量相等，選擇“插入” “行” 。 同理可以插入一列或多列。 選中某一單元格或多個單元格，打開“插入” “單元格”命令，選擇插入方式，確定。 （2）刪除行、列和單元格 要刪除不需要的行、列或單元格，可選擇需要刪除的行、列或單元格，然后選擇“編輯”“刪除”菜單命令即可。,3.編輯單元格,(1)編輯單元格內(nèi)數(shù)據(jù) 選中要編輯的單元格，按Del鍵刪除數(shù)據(jù) 雙擊要編輯的單元格，如編輯普通文本那樣進行內(nèi)容的修改。 (2)合并單元格 選中需要合并的單元格，單擊合“合并及居

7、中”按鈕 (3)移動和復(fù)制單元格數(shù)據(jù) 在Excel中，數(shù)據(jù)的復(fù)制和移動是經(jīng)常要用到的操作。原先單元格中含有公式計算，復(fù)制和移動數(shù)據(jù)到新的位置時，公式會因單元格或區(qū)域引用變化，生成新的計算結(jié)果。 選擇要復(fù)制或移動的單元格“編輯”“復(fù)制”或“剪切”。,4.排版工作表,（1）調(diào)整行和列的尺寸,列寬,選定需改變列寬的區(qū)域,格式列,最合適的列寬,行高,選定需改變行高的區(qū)域,列寬,標準列寬,格式行,最合適的行高,行高,（2）設(shè)置字體格式 （3）設(shè)置數(shù)字格式 選擇單元格或區(qū)域。 打開【格式】【單元格】命令。 在字體選項卡、數(shù)字選項卡進行相應(yīng)設(shè)置。 確定。,（4）邊框和底紋,邊框 選擇單元格或區(qū)域。 打開【格

8、式】【單元格】命令。 在出現(xiàn)的“單元格格式”對話框中 選擇“邊框”選項卡，逐個選擇線條。 例如逐個選擇線條樣式為粗單實線、紅色、外邊框；再逐個選擇線條樣式為細單實線、藍色、內(nèi)邊框。 確定。 另外，可用工具欄上的邊框按鈕對邊框進行設(shè)置。,底紋 選擇相關(guān)單元格區(qū)域，右擊打開“設(shè)置單元格格式”快捷菜單，選擇“圖案”選項卡，在其中設(shè)置底紋的樣式和顏色。,（5）調(diào)整數(shù)據(jù)對齊方式,在Excel中，默認情況下，單元格中的文本是左對齊，數(shù)值是右對齊，且靠下框線對齊。用戶可根據(jù)需要改變設(shè)置。 選擇要設(shè)置對齊方式的單元格區(qū)域。 打開【格式】【單元格】命令。 在出現(xiàn)的“單元格格式”對話框進行相應(yīng)設(shè)置。 確定。,（6

9、）工作表的打印區(qū)域設(shè)置,Excel默認打印區(qū)域為含數(shù)據(jù)的區(qū)域，如果將某區(qū)域設(shè)為打印區(qū)域，那么以后打印時就打印該區(qū)域的數(shù)據(jù)了。 方法： 選擇經(jīng)常打印的單元格區(qū)域 選擇“文件”打印區(qū)域”設(shè)置打印區(qū)域”命令,（7）工作表的頁面設(shè)置,通過“文件”“頁面設(shè)置”打開頁面設(shè)置菜單，頁面設(shè)置支隊當前工作表有效。 頁面 ：設(shè)置縮放比例、紙張大小、打印方向。 頁邊距 ：上、下、左、右頁邊距，水平、垂直居中方式等。 頁眉/頁腳：設(shè)置頁碼、日期、時間、文件名、工作表名。,4.2.3 公式與函數(shù)的使用,1.單元格數(shù)據(jù)類型 數(shù)值 工資數(shù)、成績、年齡、銷售額、日期、時間等。 文本 漢字、英文、電話號碼、學(xué)好、郵編等。 公式

10、 公式以“=”開頭，可以是簡單的數(shù)學(xué)公式，也可是包含函數(shù)的式子。,2.數(shù)據(jù)引用,相對引用： 列坐標行坐標例B6， A4 , C5:F8 絕對引用： $列坐標$行坐標例$B$6, $A$4 ,$C$5:$F$8 混合引用： 列坐標$行坐標 例 B$6, A$4, C$5:F$8 $列坐標行坐標 例 $B6, $A4, $C5:$F8 引用不同工作表單元格前面需加工作表名 如：sheet2!B2+B2,3.公式的使用,（1）公式組成 公式形式：操作數(shù)和運算符 操作數(shù)：單元格引用、數(shù)字、字符、區(qū)域名、區(qū)域 公式使用：,（2）運算符,算術(shù)運算符(+、-、*、/、%、等) 比較運算符(=、=、等) 文本

11、運算符(& 等) 引用運算符(：、，、空格 等),（3）公式的輸入,選擇存放計算結(jié)果的單元格。 輸入等號“=”或直接單擊“編輯公式”或“插入函數(shù)”按鈕。 輸入公式內(nèi)容，如：輸入“C5+D5+E5”。 按【Enter】鍵或單擊 編輯欄上的“確認”按鈕， 結(jié)果出現(xiàn)在單元格中。,4.使用函數(shù)進行計算,函數(shù)使用形式：函數(shù)名（參數(shù)表） 例如：=SUM(C2：F2)或=SUM(C2,D2,E2,F2)或=C2+D2+E2+F2 函數(shù)的輸入方法： 1、直接輸入法 2、利用函數(shù)模板輸入函數(shù) 3、粘貼函數(shù)法,1、 求和函數(shù)SUM（）,使用格式： SUM(number1,number2, .) 功能：計算一組數(shù)值

12、的總合 說明：（1）Number1, number2, . 為需要求和的參數(shù)。 （2）如果參數(shù)為數(shù)組或引用：只有其中的將數(shù)字或單元格地址去參與計算。 （3）如果參數(shù)為錯誤值或為不能轉(zhuǎn)換成數(shù)字的文本，將會導(dǎo)致錯誤。,常用函數(shù)格式及功能說明,例如:形如 1、 SUM(3, 2) 等于 5 2、 如果單元格 A2：E2 包含 5，15，30，40 和 50，則： SUM(A2:C2) 等于 50 *、零星單元格中數(shù)據(jù)要參與到函數(shù)或公式中去計算，只要將相應(yīng)單元格的地址引用到參數(shù)或公式中去。,例：求C5:C8單元格的平均值，結(jié)果存放在C10單元格中。,單擊C10,粘貼函數(shù),選取函數(shù)類型和函數(shù)名,輸入?yún)?shù)

13、,在編輯框直接輸入: AVERAGE(C5:C8),2 求平均值函數(shù)AVERAGE（）,使用格式： AVERAGE(number1,number2, .) 功能：計算一組數(shù)值的平均值 說明： Number1, number2, . 為 需要平均值的參數(shù)。,例：求C5:C8區(qū)域單元格數(shù)值個的最大值，存放在C10單元格中。,單擊C10,粘貼函數(shù),選取函數(shù)類型和函數(shù)名,輸入?yún)?shù),在編輯框直接輸入：MAX(C5:C8),3 求最大和最小值函數(shù)MAX（）和MIN（）,使用格式： MAX(number1,number2, .) MIN(number1,number2, .) 功能：求某個區(qū)域內(nèi)或一組數(shù)值中

14、的最大值（最小值）。 說明： Number1, number2, . 可以為數(shù)值或單元格引用。 例如：MAX（16，28，89，10）的值為89,2.數(shù)據(jù)排序,排序的字段叫關(guān)鍵字段，最多允許3個字段，以主和次區(qū)分。 (1)簡單排序,數(shù)據(jù)排序,選擇排序主關(guān)鍵字段名,可以選擇次關(guān)鍵字段名,排序區(qū)域,選中要排序的范圍,常用工具欄/升序降序,(2)使用排序命令排序,注意：簡單排序按選中區(qū)域最左邊列按要求排序。,4.2.5圖表的使用,1.圖表基本知識 圖表是將工作表中的數(shù)據(jù)用圖的形式表示出來，使數(shù)據(jù)更直觀、形象。 用于生成圖表的數(shù)據(jù)清單中一個單元格的數(shù)據(jù)成為數(shù)據(jù)點，一列或蟻行單元格的數(shù)據(jù)成為數(shù)據(jù)系列。

15、圖表有兩種形式： 嵌入在工作表內(nèi)，稱為嵌入式圖表。 一張獨立的圖表，稱為工作表圖表。 根據(jù)數(shù)據(jù)表示不同，可分為柱形圖、條形圖、折線圖等12類（詳見書P147P150）。常用的是柱形圖和餅圖兩類。,2. 圖表的創(chuàng)建,嵌入式圖表 在第4步驟圖表位置中，選中“作為其中對象插入”選項。 工作表圖表 在第4步驟圖表位置中，選中“作為新工作表插入”選項。,選中作圖的數(shù)據(jù)源,圖表向?qū)?按圖表類型、數(shù)據(jù)源、圖表選項、圖表位置等4個步驟進行。,3.圖表的編輯,（1）改變圖表類型 右擊已創(chuàng)建的圖表，選擇快捷菜單中的“圖表類型”命令，選擇需要的類型。 （2）修改圖表數(shù)據(jù) 修改工作表的數(shù)據(jù)或改變圖形形狀時，圖形或者工作表數(shù)據(jù)會隨之改變。 （3）添加和刪除數(shù)據(jù)系列 添加數(shù)據(jù)系列:選中圖表，圖表添加數(shù)據(jù)命令，