Q-三體系內審員培訓教材--樣板.ppt

1、內審員培訓教材,北京經典智業(yè)認證咨詢中心,管理體系貫標培訓講座,主要學習內容,一 管理體系審核概述 二 管理體系內部審核的策劃和準備 三 內部審核實施和審核報告 四 審核員的作用和要求,主要學習內容,一 管理體系審核概述,管理體系審核概述,1.0 前言 管理體系審核是審核的一種類型,準旨在通過對管理體系進行系統(tǒng)的檢查,評價質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系的符合性和有效性,識別管理體系改進的機會,實現持續(xù)改進。 管理體系審核用于確定組織符合質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系要求的程度,是GB/T19001-2000、GB/T24001-2004、GB/T28001-2001管理體系標準的基礎之一。

2、,管理體系審核概述,1.1 審核術語（GB/T190002000 3.9.1） 定義: 為獲得審核證據并對其進行客觀地評價,以確定滿足審核準則的程度所進行的系統(tǒng)的、獨立的并形成文件的過程。 理解要點: 目的:確定滿足審核準則的程度(符合、有效) - 符合是指質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系文件符合標準要求;,管理體系審核概述,- 有效性:指現場質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全活動與其管理體系文件的一致性。 審核方案:針對特定時間段所策劃,并具有特定目的的一組(一次或多次)審核； (系統(tǒng)性) 審核準則:用作依據的一組方針、程序或要求 ( GB/T19001、 GB/T24001、 GB/T28001的標

3、準、QEO管理體系文件、 適用的法規(guī)文件)； 審核證據:與審核準則有關的并且能夠證實的記錄、事實陳述或其它信息；,管理體系審核概述, 審核發(fā)現: 將收集到的審核證據對照審核準則進行評價的結果.(客觀性)。 審核方法: 抽樣(應具有代表性)； 審核范圍: 審核內容和界線(產品、活動、過程、部門、場所)； 審核獨立性:由與被審核對象無直接責任關系,且是經過培訓合格人員進行； 審核是要形成文件的。,管理體系審核概述,1.2 審核類型 1.2.1 按審核對象分 - 質量管理體系（QMS）審核 - 環(huán)境管理體系（EMS）審核 - 職業(yè)健康安全管理體系（QHSMS）審核 注：1 一體化審核：當質量、環(huán)境和

4、職業(yè)健康安全管理體系被一起審核時就稱為一體化審核。 2 聯合審核：當兩個或兩個以上審核機構合作，共同審核一個受審核方時，稱為聯合審核。,管理體系審核概述,1.2.2 按審核方式分類 a) 內部審核：由組織自己或以組織的名義進行的審核（第一方審核)； b) 外部審核：通常包括第二方審核及第三方審核。 第二方審核：由組織的相關方（如顧客）或由其他人員以相關方的名義進行的審核； 第三方審核：由外部獨立的組織進行的審核。,管理體系審核概述,1.2.3 按審核序列分（僅適用于第三方審核） a) 初次審核：接受認證申請后進行的第一次正式審核； b) 監(jiān)督審核：在認證證書有效期內定期進行的審核； c) 復評

5、審核：認證證書有效期屆滿，重新申請認證時所進行的審核。,管理體系審核概述,1.2.4 按審核內容分類 a) 文件審核：體系文件與GB/T19001-2000、GB/T24001-2004、GB/T28001-2001標準的符合性審核（第一方審核無要求、第二方審核非必需、第三方審核必需做)； b) 現場審核：體系運行是否有效,是否符合標準與組織體系文件要求。第一方、第二方及第三方審核均必需做。,管理體系審核概述,1.3 第一方、第二方、第三方審核比較 1.3.1 第一方審核 審核目的： a) 確保 QEO 體系正常運行和改進的需要； b) 外部審核前的準備。 主要審核準則： GB/T19001-

6、2000 標準 GB/T24001-2004 標準 GB/T28001-2001 標準 管理體系文件 適用的法律法規(guī),管理體系審核概述,c) 審 核 員: 由組織內審員或外聘專家； d) 提出建議: 可提出建議； e) 糾正措施: 重視糾正措施，跟蹤、驗證其有效性。,管理體系審核概述,1.3.2 第二方審核 審核目的： a) 合同前的評定 （選擇合格供方）； b) 合同簽訂后的審核（控制供方）； c) 促進供方改進管理體系。 主要審核準則： 顧客要求、 合同要求、 產品技術要求、 有關法規(guī)。,管理體系審核概述,c) 審 核 員: 由客戶授權,來自客戶及其代表； d) 提出建議: 視客戶需要而定

7、； e) 糾正措施: 重視糾正措施，跟蹤、驗證其有效性，以確定是否保持合同關系。,管理體系審核概述,1.3.3 第三方審核 審核目的： a) 體系認證注冊； b) 減少重復的第二方審核； c) 查證是否滿足法規(guī)或其它規(guī)定要求。 主要審核準則： GB/T19001-2000 標準 GB/T24001-2004 標準 GB/T28001-2001 標準 管理體系文件 適用的法律法規(guī),管理體系審核概述,c) 審 核 員: 為國家注冊審核員； d) 提出建議: 客觀評價； e) 糾正措施: 重視糾正措施，跟蹤、驗證其有效性，以確定是否推薦認證/注冊。,主要學習內容,二 管理體系內部審核 的策劃和準備,

8、二 管理體系內部審核的策劃和準備,2.1 審核步驟 - 審核準備 - 審核實施 - 編制審核報告 - 跟蹤驗證,二 管理體系內部審核的策劃和準備,2.2 審核準備 - 編制審核計劃； - 組成審核組； - 收集并審閱有關文件； - 編制檢查表； - 準備有關表格； - 通知受審核部門。,二 管理體系內部審核的策劃和準備,2.2.1 編制審核計劃 a) 審核計劃的內容 - 審核目的 - 審核范圍 - 審核準則 - 審核組成員 - 審核時間 - 審核日程安排 - 審核要求,二 管理體系內部審核的策劃和準備,b) 示例 管理體系內審計劃 一、審核目的 二、審核范圍 (包括刪減說明) 三、審核依據 標

9、 準：GB/T19001、GB/T24001、 GB/T28001 管理手冊： 程序文件： 適宜的法律、法規(guī) 四、審核日期 年 月 日 至 年 月 日 五、審核組成員 組長: 組員: 六、審核日程安排:見附頁 七、審核要求: 八、審核報告的分發(fā)： 編 制： 批 準： 年 月 日,二 管理體系內部審核的策劃和準備,c) 確定審核范圍所考慮的因素 過程刪減的合理性 涉及的產品、過程、活動及服務的類別 法律、法規(guī) 受審核方的規(guī)模和機構設置、分布 受審核方的特定要求,二 管理體系內部審核的策劃和準備,d) 編制審核計劃注意事項 審核組成員人數確定要合理，不要走極端； 審核計劃由審核組長編制，管理者代表

10、審批； 安排好審核期間會議時間和場所； 應考慮審核方式的應用（按部門、按過程及順向追蹤或逆向溯源）； 審核計劃要覆蓋審核范圍中的所有產品、活動、部門、過程、工作場所； 部門、過程的審核時間分配要合理，不搞平均分配時間的做法； 對關鍵過程要配備充足的審核資源。,二 管理體系內部審核的策劃和準備,2.2.2 組成審核組 a) 管理者代表指定審核組長及審核員 b) 選擇審核組長主要考慮 資格、業(yè)務范圍 、工作經驗、組織能力 c) 選擇審核員主要考慮 資格、業(yè)務范圍 、專業(yè)知識、工作的協調能力、個人素質 d) 審核員的獨立性 審核員不能審核自己的工作,二 管理體系內部審核的策劃和準備,2.2.3 收集

11、并審閱有關文件 a) 收集重點:與受審核部門有關的文件(管理手冊、程序文件、作業(yè)文件和規(guī)定等； b) 審閱程序文件并作好審查記錄； c) 審閱文件(注:內審可不單獨作)。 目的:了解組織的管理體系文件是否滿足GB/T19001-2000、 GB/T24001-2004、 GB/T28001-2001標準的要求，從而確定能否進行現場審核，為制訂審核計劃收集必要的信息。,二 管理體系內部審核的策劃和準備,- 文件審查的內容 管理方針、目標（指標）的適宜性、可實現性； 管理體系的范圍，包括刪減的細節(jié)和合理性； 描述管理體系過程運行的方法是否結合組織活動、產品和服務的特點； 過程與過程之間的相互關聯和

12、相互作用是否做了明確描述； 名詞術語是否規(guī)范； 手冊的管理； 組織的基本信息。,二 管理體系內部審核的策劃和準備,- 文件審查的要求 通常由審核組組長進行文件審查。 文件的內容要完全覆蓋標準的要求，刪減的細節(jié)和合理性是否做了說明。 文件提供的信息是否證實滿足 GB/T 190012000、 GB/T 240012004 、GB/T 280012001標準要求。 文件是否明確了對各個過程及活動的控制內容、方法和職責。 文件是否是有效版本。 名詞術語是否規(guī)范，是否符合標準的要求。,二二 管理體系內部審核的策劃和準備,- 文件審查方式 辦公室審查 現場審查 管理手冊在辦公室審查，程序文件在現場審查,

13、二 管理體系內部審核的策劃和準備,2.2.4 編制檢查表 a) 檢查表的作用 - 保持審核目標的清晰和明確； - 保持審核程序規(guī)范化； - 提示和備忘減少審核員的偏見和隨意性； - 保持審核進度； - 樹立審核員形象； - 作為審核記錄保存。,二 管理體系內部審核的策劃和準備,b) 檢查表的內容 哪里查 列出審核的部門； 查什么 列出審核項目、要點及收集什么客觀證據，確保審核覆蓋面完整； 怎么查 列出找誰查、如何抽樣、用什么方法查。,二 管理體系內部審核的策劃和準備,c) 編制檢查表注意事項： - 符合審核準則: （標準、管理體系文件、法律法規(guī)）； - 覆蓋標準要求和管理體系范圍； - 結合部

14、門特點選擇有代表性的問題； - 抽樣有代表性 ( 樣本量312 )； - 時間留有余地； - 檢查表具有可操作性。,二 管理體系內部審核的策劃和準備,2.2.5 準備好有關記錄表格 a) 記錄表格包括: - 審核檢查表 - 不合格報告 - 不合格項分布表 b) 確定記錄人員,二 管理體系內部審核的策劃和準備,2.2.6 通知受審核部門 a) 提前通知受審核部門,確定審核時間; b) 確定受審核部門接待人員.,主要學習內容,三 審核實施和審核報告,三 審核實施和審核報告,3.1 實施審核 3.1.1 現場審核目的 - 查證標準和管理體系文件的實施情況； - 對管理體系運行狀況與標準和文件要求的符

15、合程度做出判斷； - 對管理體系進行評價，并做出審核結論。,三 審核實施和審核報告,3.1.2 實施審核的工作內容 - 召開首次會議； - 進行現場審核； - 確定不合格項并編制不合格報告； - 匯總分析審核結果； - 召開末次會議,宣布審核結果。,三 審核實施和審核報告,3.1.3 首次會議 a) 首次會議的要求 審核組長主持會議； 會議簡短.準時(不超過半小時)； 獲得受審核方的理解和支持； 參加首次會議的人員包括:審核組全體成員、領導層、受審核部門負責人等； 與會者簽到并記錄。,三 審核實施和審核報告,b) 首次會議的內容 人員介紹(需要時) 確認審核目的、審核范圍、審核準則 確認審核計

16、劃（包括日程和時間安排） 介紹審核方法和程序 建立雙方正式的溝通渠道(陪同人員作用:陪同、聯絡、見證、不能替受審核方回答問題) 闡明不合格項的分類及判定原則,三 審核實施和審核報告, 確認審核組所需的資源、設施已齊全 介紹審核結論和報告方式 確認末次會議時間 保密承諾 強調審核原則: - 客觀公正、實事求是 - 審核與被審核目的一致 - 不能僅以不合格項的多少評價一個部門,三 審核實施和審核報告,3.1.4 現場審核 a) 首次會議后立即進入現場審核 現場審核是內審員尋找客觀證據的過程 現場審核是整個內審工作中的重要環(huán)節(jié) b) 審核組長控制審核的全過程 - 控制計劃 - 控制進度 - 控制氣氛

17、 - 控制客觀性 - 紀律控制 - 不合格控制 - 記錄控制,三 審核實施和審核報告,c) 收集客觀證據 - 客觀證據的來源 文件和記錄 經驗證的領導和當事人的談話 現場發(fā)生的事實 - 收集的方法:詢問、聽、查閱記錄、現場觀察、跟蹤審核； - 樣本的選擇:具有代表性、隨機抽樣； - 從問題的各種表現形式尋找客觀證據； - 發(fā)現不合格要追究必要深度。,三 審核實施和審核報告,d) 收集證據應注意的問題 - 審核證據應真實有效 - 適用的審核證據越多越好 - 注意審核證據之間的相關性和一致性 - 始終保持客觀、公正、有禮貌 - 與受審核方負責人共同確認事實,三 審核實施和審核報告,e) 審核技巧

18、- 少講、多看、多問、多聽、多記 避免就題咨詢和重復闡述 - 選擇正確的對象提問 應向該項活動的負責人或有關人員提出 - 正確的提出問題 明確、直接針對問題提出.不能旁敲側擊、不要提錯誤的問題,三 審核實施和審核報告,- 封閉式問題和開啟式問題相結合 封閉式問題用“是” 、“否” 、“有” 、“無”來回答，缺點信息量少 開啟式問題用“如何做” “有什么作用” “如何處理” - 提問和索要相結合 提問: 涉及文件及實際情況 索要: 文件或觀察現場,三 審核實施和審核報告,- 聯想和追溯 從監(jiān)視和測量的結果追溯到活動過程控制情況 從顧客抱怨聯想到產品生產、安裝、服務、交付的狀況或過程控制結果 -

19、創(chuàng)造良好的審核氣氛 平等、和氣待人、耐心說明理由 注意聽人講話、認真記筆記,三 審核實施和審核報告,3.1.5 不合格項和不合格報告 a) 不合格的定義：未滿足要求 要求是指審核準則: - GB/T19001:2000標準 - GB/T24001:2004標準 - GB/T28001:2001標準 - 管理體系文件 - 法律法規(guī),三 審核實施和審核報告,b) 不合格的類型 - 體系性不符合: 文件不符合標準要求 - 實施性不符合: 實施不符合文件要求 - 效果性不符合: 效果不符合目標的要求,三 審核實施和審核報告,c) 不合格的程度 - 嚴重不合格 缺少標準中規(guī)定的要求 存在系統(tǒng)性失效 存在

20、區(qū)域性失效 可造成嚴重后果的不合格 違反法律法規(guī)的不合格,三 審核實施和審核報告,- 一般不合格 個別的、偶爾的、因一時疏忽沒做好或有效性不夠 有問題但影響不大、損失輕微 - 觀察項 證據不足需提請注意 某項活動未開展尚證明不了已滿足要求,三 審核實施和審核報告,d) 判斷不合格項對應條款的準則 以客觀證據證實的事實為依據，應完整敘述事實； 就近不就遠,用與不合格事實最接近的條款，有適用的具體條款，不用綜合性條款； 由表及里，既給出了不符合的事實，又能給出經證實的原因，就按原因的適用條款判； 顧客抱怨未有效處理按8.5.2條款判； 未執(zhí)行工藝規(guī)定按7.5.1條款判； 多次發(fā)生的問題按8.5.2

21、條款判； 未建立監(jiān)視測量標準按 7.1 條款判； 未執(zhí)行檢驗規(guī)范按8.2.4條款判； 合理不合法以法為準。,三 審核實施和審核報告,e) 質量管理標準中易混淆條款的判斷 刪減不合理.未識別清楚; 判 1.2 條款 刪減在手冊中未描述; 判 4.2.2 條款 未識別出外包過程; 判 4.1 條款 對外包過程控制方法不符; 判 7.4.1 條款 文件更改 ; 判 4.2.3b 條款 設計文件更改; 判 7.3.7 條款 外來文件; 判 4.2.3f 條款 顧客提供的文件; 判 7.5.4 條款,三 審核實施和審核報告, 記錄填寫、保管、管理不到位 判 4.2.4 條款 標準要求19處記錄未建立 判

22、 相 關 條款 顧客驗收未作安排 判 7.4.3 條款 組織的驗收未做 判 8.2.4 條款 產品及狀態(tài)標識不合格 判 7.5.4 條款 貯存、運輸標識不合格 判 7.5.5 條款 未按操作規(guī)程執(zhí)行 判 7.5.1 條款 對特殊過程確認無規(guī)定 判 7.5.2 條款,三 審核實施和審核報告,f) 不合格報告的內容 - 受審核部門及其負責人 - 審核人員 - 不合格事實的描述 - 不合格事實判定依據 - 不合格的程度 - 糾正措施計劃 - 糾正措施實施情況 - 糾正措施的驗證,三 審核實施和審核報告,g) 寫好不合格報告的關鍵 - 不合格事實的描述應力求具體,時間.地點.何人執(zhí)行或在現場發(fā)現的現象

23、及關鍵細節(jié)； - 不合格問題的性質要用一兩句話點明不對之處； - 違反標準或 QEO 管理體系文件哪個條款應力求判斷得比較確切； - 注意糾正和糾正措施的區(qū)別； - 末次會議前請受審核部門負責人認可不合格事實。,三 審核實施和審核報告,3.1.6 匯總分析審核結果 按審核中確定的不合格項列出矩陣表 - 分析某過程在組織內運行情況； - 分析某個部門在 QEO 體系運行的情況。 綜合評價分析 - 實物質量的情況； - 自我完善機制及持續(xù)改進的情況； - 管理方針.目標及指標、管理方案完成的情況； - 顧客、相關方投訴處理情況； - 領導及員工的質量、環(huán)境、健康安全意識。,三 審核實施和審核報告,

24、 審核結論 - 文件化的管理體系對于標準的符合程度； - 管理體系的有效實施和保持程度； - 自我糾正、自我完善機制的有效性； - 管理體系運行中還存在的一些問題,仍需要改進的地方。,三 審核實施和審核報告,3.1.7 末次會議 a) 由審核組長主持； b) 參加者簽到并做好記錄； c) 主要議程: - 重申審核目的、范圍、依據 - 審核過程綜述 審核計劃完成情況； 說明不合格項并報告審核結果； 需要時宣讀不合格項報告；,三 審核實施和審核報告, 強調抽樣審核； 宣讀審核結論 (表明 QEO 體系符合標準的程度) - 提出糾正措施的要求 (包括完成期限，一般不超過15天)； - 感謝受審核方的

25、支持和協作； - 重申保密承諾； - 請最高管理者或管理者代表提出要求。,三 審核實施和審核報告,3.2 編制審核報告 (審核組長組織編制.領導審批) 3.2.1 審核報告的內容 審核目的、范圍、準則； 審核組成員及受審核部門； 審核過程概述； 審核發(fā)現及分析； 質量管理體系有效性及對標準符合程度的評價； 糾正措施及驗證要求； 審核報告及分發(fā)范圍； 附件。,三 審核實施和審核報告,3.2.2 QEO 體系評價內容 QEO 體系在審核范圍內是否符合審核準則； QEO 體系在審核范圍內得到有效實施； 產品、活動、服務滿足顧客（相關方）要求與法律法規(guī)要求的能力和顧客滿意程度； 持續(xù)改進的機制是否建立

26、。,三 審核實施和審核報告,3.3 跟蹤驗證 3.3.1 糾正、糾正措施術語 糾 正 為消除已發(fā)現的不合格所采取的措施； 糾正措施 為消除已發(fā)現的不合格或其他不期望情況的原因所采取的措施； 3.3.2 審核雙方在糾正措施實施和跟蹤中的責任 審核人員 受審核部門 識別、評審、確定不合格項； 調查不合格原因； 提出糾正措施實施要求； 制定防止不合格再發(fā)生的糾正措施； 進行糾正措施評價和跟蹤驗證； 實施糾正/糾正措施； 提交驗證報告 驗證已實施的糾正措施； 記錄實施結果，不斷改進QEO體系；,3.3.3 糾正措施的跟蹤與驗證步驟,識別不符合項 審核人員評審確認不合格項 審核組向受審核部門提交不合格項

27、報告 受審核部門負責人確認不合格事實在不合格項報告上簽字 審核組提出糾正措施要求 受審核部門調查分析不合格原因 受審核部門制定防止不合格再發(fā)生的糾正措施 必要時對糾正措施計劃認可 受審核部門實施糾正措施 受審核部門記錄實施糾正措施的結果，并驗證實施結果 審核組驗證評價糾正措施的有效性 提交糾正措施跟蹤驗證報告,三 審核實施和審核報告,3.3.4 糾正措施要求的提出 受審核部門負責人應調查分析造成不合格的原因； 針對原因制定糾正措施計劃,并規(guī)定完成的期限； 審核員確認糾正措施。,三 審核實施和審核報告,3.3.5 糾正措施計劃的實施 受審核部門負責人組織本部門按糾正措施計劃的時限實施； 不能如期完成的,應向主管領導報告，