《人事助理崗位業(yè)務(wù)》PPT課件.ppt

1、人事助理崗位業(yè)務(wù)培訓(xùn),管理部 2010年9月24日,崗位職能,1、負(fù)責(zé)派遣員工的招聘、錄用、體檢、培訓(xùn)； 2、負(fù)責(zé)員工檔案及各類(lèi)文書(shū)檔案的收集、整理及保管，管理數(shù)據(jù)的采集、分 析，做到檔案齊全、數(shù)據(jù)保密、不遺失、標(biāo)識(shí)清晰 ； 3、員工勞動(dòng)合同的簽訂、管理； 4、員工銀行卡、社?？ā⒕幼∽C等證卡的辦理； 5、員工社保、意外保險(xiǎn)的購(gòu)買(mǎi)及工傷事故的處理； 6、員工轉(zhuǎn)正、續(xù)約、請(qǐng)（銷(xiāo)）假、離職手續(xù)辦理及工資的發(fā)放、工資誤差的核 對(duì)與確認(rèn)； 7、負(fù)責(zé)人事表單、人事工作流程、人事制度的維護(hù)、更新及管理； 8、負(fù)責(zé)與企業(yè)往來(lái)業(yè)務(wù)的對(duì)接，相關(guān)往來(lái)文件的管理，服務(wù)好客戶(hù)； 9、負(fù)責(zé)派遣員工隊(duì)伍的建設(shè)工作，指導(dǎo)員

2、工管委會(huì)的運(yùn)作，積極開(kāi)展員工各類(lèi) 文娛活動(dòng)、員工培訓(xùn)，提高員工的綜合素質(zhì)，增強(qiáng)員工對(duì)公司的認(rèn)同感和 歸屬感； 10、定期調(diào)查研究派遣員工隊(duì)伍中存在的各類(lèi)問(wèn)題，及時(shí)掌握員工的思想動(dòng) 態(tài)，及時(shí)做好思想引導(dǎo)工作，有效控制員工離職率； 11、保持對(duì)人力資源市場(chǎng)的敏感度，定期收集、整理同行業(yè)、合作企業(yè)、周邊 中介的相關(guān)信息并上報(bào)公司管理部 。,員工招聘入職流程,-合作企業(yè)- 將詳細(xì)用人需求告知萬(wàn)昌公司（市場(chǎng)部張經(jīng)理接單通知各管理處),-萬(wàn)昌公司- 人力資源供應(yīng)部在指定的時(shí)間內(nèi)組織人員到管理處進(jìn)行初步面試、確認(rèn)證件（身份證、 畢業(yè)證、未婚證）、安排住宿、填寫(xiě)應(yīng)聘申請(qǐng)書(shū),-合作企業(yè)- 管理處在指定的時(shí)間內(nèi)將

3、符合要求的人員帶到企業(yè)進(jìn)行面試、考試（攜帶應(yīng)聘申請(qǐng)書(shū)、花名冊(cè)、三證、筆），初步確定錄用人員,-合作企業(yè)- 組織面試合格人員參加體檢，體檢合格的安排入職、組織培訓(xùn)（公司情況介紹、勞務(wù)派遣特色介紹、規(guī)章制度培訓(xùn)、薪酬培訓(xùn)、安全培訓(xùn)、生活指引、5S培訓(xùn)、職業(yè)道德培訓(xùn)等）,-萬(wàn)昌公司- 辦理入職手續(xù)，填寫(xiě)入職登記表、收取證件、拍攝廠牌照、簽訂勞動(dòng)合同、宿舍居住協(xié)議、購(gòu)買(mǎi)社保、辦理銀行卡、居住證，并于入職當(dāng)日提交新員工資料給企業(yè)人事部門(mén)存檔，同時(shí) 將指定格式電子版檔案發(fā)送到企業(yè)人事部郵箱,-合作企業(yè)- 發(fā)放工衣工卡，培訓(xùn)結(jié)束后，分配部門(mén)、安排上崗,-萬(wàn)昌公司- 人力資源供應(yīng)部發(fā)布招聘信息組織人員（學(xué)校、

4、中介）；管理處發(fā)動(dòng)內(nèi)部資源協(xié)助招聘（管理員、派遣員工、周邊工廠及中介）,面試前期的準(zhǔn)備工作驗(yàn)證、登記,檢查面試人員的三證原件（身份證、未婚證、畢業(yè)證）， 做好登記工作； 1、面試人員的個(gè)人信息：姓名、性別、婚姻狀況、出生年月、身份證號(hào)碼、家庭住址、畢業(yè)學(xué)校、專(zhuān)業(yè)、聯(lián)系電話； 2、面試人員的來(lái)源信息；參照派遣員工入職登記表填寫(xiě)；（見(jiàn)下表）,面試前期的準(zhǔn)備工作培訓(xùn),一、簡(jiǎn)單介紹萬(wàn)昌公司、合作企業(yè)的基本情況及招工要求、標(biāo)準(zhǔn)，管理處、工廠周邊環(huán)境及安全注意事項(xiàng)（治安、交通、購(gòu)物、取款、辦事、游玩等）； 二、簡(jiǎn)單介紹勞務(wù)派遣的特色，員工、企業(yè)、萬(wàn)昌三者之間的關(guān)系，明確員工的勞動(dòng)關(guān)系是與萬(wàn)昌建立的； 三、

5、介紹員工的薪酬福利待遇情況； 四、面試人員列隊(duì)訓(xùn)練；（提高整體效果） 1、按男女性別排列； 2、按高矮順序排列； 3、按學(xué)校分布排列； 五、面試人員身份的包裝；（根據(jù)企業(yè)要求進(jìn)行） 1、以省份區(qū)分包裝；如湖南、湖北、貴州、成都、四川可用萬(wàn)昌學(xué)校名義包裝； 2、以年齡區(qū)分包裝；16-19歲可包裝成應(yīng)屆生，20歲以上可包裝成學(xué)校的短期培訓(xùn)工； 四、面試技巧的培訓(xùn)、考試內(nèi)容的介紹（根據(jù)企業(yè)習(xí)慣培訓(xùn)新職員）；,面試人員的形象（樸素、干凈整治） 1、頭發(fā)；不能燙染，男生不能留長(zhǎng)發(fā)，女生頭發(fā)要梳理好； 2、穿著；不能穿拖鞋，不能穿背心、不能奇裝異服、女生不能穿過(guò)于短或太露的服裝； 面試人員的言語(yǔ)表達(dá)（語(yǔ)言

6、表達(dá)流利、簡(jiǎn)潔明了） 1、注意傾聽(tīng)，應(yīng)集中精力聽(tīng)完提問(wèn)，搞清問(wèn)題后再回答；講話時(shí)注意語(yǔ)速、不能太快也不能太慢； 2、自我介紹：姓名、年齡、家庭地方、畢業(yè)學(xué)校、專(zhuān)業(yè)、來(lái)應(yīng)聘的目的）；在自我介紹前應(yīng)禮貌的問(wèn)侯主考官“各位領(lǐng)導(dǎo)好”或“各位主考官好”，介紹完畢應(yīng)說(shuō)結(jié)束語(yǔ)，如“我的介紹完畢，謝謝” 3、對(duì)不懂、不會(huì)回答的問(wèn)題，思考3秒后仍不會(huì)答，應(yīng)告訴主考官不會(huì)答，不要默不作聲或牽強(qiáng)附和； 4、主考官在問(wèn)其他人員問(wèn)題時(shí)，不要故作聰明，搶答問(wèn)題； 面試人員的面部表情、身體姿態(tài)和動(dòng)作 1、談話時(shí)，眼睛要適當(dāng)注視對(duì)方，不要東張西望、不要低頭望地、也不要漫不經(jīng)心的，使人感到不誠(chéng)實(shí)； 2、站立時(shí)雙腿并攏或與肩平行

7、，腰肢挺直自然，手掌平放； 3、注意小動(dòng)作，如：A搔頭、撥發(fā)、頻頻托眼鏡；B舔唇、咬指甲，不斷眨眼、搓弄雙手、抖腿、身體搖晃等；,面試前期的準(zhǔn)備工作面試技巧,1、在規(guī)定集合時(shí)間、地點(diǎn)應(yīng)提前10分鐘到場(chǎng)集合；不能準(zhǔn)時(shí)趕到的應(yīng)電話告之管理員原因； 2、不能隨地吐痰、亂丟垃圾、不能在非吸煙區(qū)吸煙； 3、不能在公共場(chǎng)所大聲喧嘩，不許勾肩搭，追逐打鬧； 4、進(jìn)入工廠時(shí)，要整齊列隊(duì)前行，進(jìn)入工廠后，不要在工廠隨意到處走動(dòng)，只能跟著管理員行動(dòng)；有事離開(kāi)應(yīng)向管理員說(shuō)明原因，去向，必要時(shí)由管理員帶領(lǐng)前往目的地； 5、上完洗手間要沖水，洗完手要關(guān)水龍頭、離開(kāi)培訓(xùn)室應(yīng)關(guān)好燈、關(guān)好門(mén)； 6、乘車(chē)時(shí)注意先后順序，不能擁

8、擠、爬窗，乘車(chē)注意安全； 7、不要因好奇去動(dòng)公共所場(chǎng)擺放的設(shè)施設(shè)備；,面試前期的準(zhǔn)備工作紀(jì)律要求,1、管理員培訓(xùn)時(shí)應(yīng)注意音速、音調(diào)的控制；確保每位聽(tīng)課的面試人員均能聽(tīng)得到，聽(tīng)得清楚； 2、培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)提前準(zhǔn)備好，有文字、圖片，內(nèi)容全面、數(shù)據(jù)精準(zhǔn)，不要隨意發(fā)揮，講到哪算哪； 3、為確保新員工能及時(shí)的與管理員聯(lián)系，管理員需將管理處電話及管理員的手機(jī)號(hào)碼告之新員工，方便聯(lián)系； 4、在新員工入職培訓(xùn)的初期，管理員需重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)安全工作，隨時(shí)提醒新員工做好各類(lèi)安全預(yù)防準(zhǔn)備，妥善保管好個(gè)人物品（證件、現(xiàn)金），特別是在組織新員工到工廠面試、培訓(xùn)期間，需確保新員工人身安全（乘車(chē)安全、防搶防暴、過(guò)馬路注意交通安全、新

9、員工吸煙帶來(lái)的消防安全隱患等）； 5、考慮到參加面試的新職員初次到管理處，管理員除介紹管理處周邊情況后，需在初次購(gòu)物、飲食、乘車(chē)等方面給予指引； 6、新員工花名冊(cè)應(yīng)在企業(yè)人事部要求指定的時(shí)間內(nèi)提交，如確因故不能按時(shí)提交，應(yīng)及時(shí)與企業(yè)人事部相關(guān)人員聯(lián)系；同時(shí)注意，提交給企業(yè)的花名冊(cè)新員工的排序應(yīng)與列隊(duì)的順序一致； 7、管理員應(yīng)不斷強(qiáng)調(diào)紀(jì)律，新員工的列隊(duì)紀(jì)律、會(huì)場(chǎng)紀(jì)律、行為紀(jì)律等； 8、每天工作結(jié)束后應(yīng)將第二天的行程安排告之新員工，重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)集合時(shí)間、地點(diǎn)及第二天需攜帶的證件、物品、現(xiàn)金數(shù)額。 9、每天集合出發(fā)前清點(diǎn)人數(shù)，工作結(jié)束后清點(diǎn)人數(shù)，一旦發(fā)現(xiàn)有人未到，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系或安排人手尋找。,面試前期的準(zhǔn)

10、備工作管理員注意事項(xiàng),1、在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)組織新員工到企業(yè)指定場(chǎng)所進(jìn)行面試、考試、體檢； 2、管理員到達(dá)后應(yīng)及時(shí)與企業(yè)人事部聯(lián)系，告之到場(chǎng)人數(shù)、情況； 3、了解本次面試、考試、體檢流程安排，并及時(shí)傳達(dá)給新員工； 4、組織人員分批進(jìn)行面試、考試； 5、被確定面試、考試不合格人員，不安排體檢；為避免其他意外情況出現(xiàn)，管理員應(yīng)做到對(duì)面試、考試不合格人員的保密，等當(dāng)天事務(wù)辦完后將所有參與面試人員帶回管理處后再公布結(jié)果。并跟管理處房管、保安處銜接，督促辦理離宿手續(xù)。如是學(xué)生，應(yīng)將信息告之帶隊(duì)老師，由帶隊(duì)老師安排送站返校。 6、體檢費(fèi)用應(yīng)按企業(yè)要求由新員工個(gè)人承擔(dān)費(fèi)用，未參與體檢人員應(yīng)將體檢費(fèi)退還面試人員本

11、人；,面試、體檢,管理處培訓(xùn)內(nèi)容,1、萬(wàn)昌公司及管理處、合作企業(yè)的詳細(xì)情況介紹； 2、勞務(wù)派遣特色介紹；萬(wàn)昌公司、合作企業(yè)、員工三者之間的關(guān)系； 3、針對(duì)學(xué)生，做好學(xué)生與社會(huì)工角色轉(zhuǎn)換的培訓(xùn)； 4、員工守則、規(guī)章制度的培訓(xùn)（人事制度、辦事流程、宿舍管理制度、工作制度、乘車(chē)管理規(guī)定、食堂用餐管理規(guī)定等） 5、詳細(xì)介紹員工薪酬福利待遇，工資、加班費(fèi)的計(jì)算方法，發(fā)放流程、時(shí)間、支付方式； 6、安全常識(shí)、安全注意事項(xiàng)（宿舍安全、交通安全、上下班通勤安全、治安安全、防盜防搶、防暴防騙、工作安全、消防安全等） 7、職業(yè)道德、行為規(guī)范、團(tuán)隊(duì)意識(shí)的培訓(xùn)； 8、法律法規(guī)常識(shí)（交通法規(guī)、治安條例、消防法規(guī)等）；

12、9、企業(yè)文化的宣講； 10、5S培訓(xùn)（整理、整頓、清潔、清掃、素養(yǎng)）；,新員工入職手續(xù)辦理,一、收集員工資料、妥善保管：（員工離職后保存二年） 1、員工入職登記表；（詳細(xì)填寫(xiě)） 特別注意：需要求員工在表下方自行填寫(xiě)“本人無(wú)犯罪歷史，無(wú)不良遺傳病史，如有虛報(bào)，愿接受解雇處分“，并由員工簽名蓋上手印。 2、證件復(fù)印件（身份證、婚孕證明、畢業(yè)證明）； 3、相片； 4、體檢證明； 二、合同簽訂、發(fā)放、管理； 1、簽訂勞動(dòng)合同；（新員工入職一個(gè)月內(nèi)辦妥簽訂合同手續(xù)） 2、簽訂宿舍居住協(xié)議；（提示員工宿舍安全注意事項(xiàng)） 三、證卡辦理： 1、銀行卡；（工資發(fā)放使用） 2、社?？?；（提供社保相交財(cái)務(wù)簽收） 3

13、、居住證；（各管理處自行跟進(jìn)辦理） 4、廠牌、IC卡（工廠辦理） 四、保險(xiǎn)購(gòu)買(mǎi)： 1、社保；（個(gè)人承擔(dān)88元） 2、意外保險(xiǎn)（入職即買(mǎi)，54元/年，分兩個(gè)月扣除，管理處提交員工簽名表交財(cái)務(wù)購(gòu)買(mǎi)）,員工管理（一）,一、員工宿舍管理； 1、組織新員工學(xué)習(xí)宿舍管理制度； 2、宿舍設(shè)施設(shè)備的使用介紹，進(jìn)行生活指引； 3、定期走訪宿舍，關(guān)心新員工生活、工作狀況，及時(shí)為新員工排憂解難； 4、定期檢查宿舍，督促新員工改善宿舍衛(wèi)生環(huán)境； 二、員工安全管理； 1、組織安全培訓(xùn)； 2、制作安全宣傳專(zhuān)欄； 3、在宿舍區(qū)、樓道貼安全警示語(yǔ)； 4、召開(kāi)安全座談會(huì)； 5、安全事故案例分析、通告； 三、員工培訓(xùn)管理； 1、

14、召開(kāi)形式多樣化（培訓(xùn)室講課、集合訓(xùn)話、放培訓(xùn)光蝶、座談等） 2、內(nèi)容多元化；,員工管理（二）,四、員工活動(dòng)開(kāi)展； 1、文娛活動(dòng)；（節(jié)日晚會(huì)、員工生日會(huì)、燈迷游戲等） 2、室外活動(dòng)；（登山、看海、各類(lèi)球賽、旅游景點(diǎn)游玩等） 3、評(píng)比活動(dòng)；（文明宿舍評(píng)比、演講比賽、員工手工藝展示、員工投稿等） 五、員工轉(zhuǎn)正、續(xù)約； 1、管理處提前一個(gè)月與企業(yè)聯(lián)系，確定轉(zhuǎn)正、續(xù)約名單； 2、發(fā)布通知，召集轉(zhuǎn)正、續(xù)約人員會(huì)議； 3、員工填寫(xiě)轉(zhuǎn)正表、簽訂合同書(shū)； 4、管理處審批，存檔管理； 六、員工其他日常管理工作； 1、證卡辦理； 2、員工、請(qǐng)假考勤管理（督促員工按時(shí)上下班） 3、水電費(fèi)核算、工資發(fā)放；(數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、發(fā)

15、放準(zhǔn)時(shí)） 4、文件整理；（標(biāo)識(shí)清晰、分類(lèi)整理、定期更新） 5、員工突發(fā)事件處理； 6、與企業(yè)工作對(duì)接；（企業(yè)滿意） 7、員工違規(guī)事件處理；,離職管理（一）,一、派遣員工離職管理辦法；參照各點(diǎn)執(zhí)行（見(jiàn)附表） 試用期離職須提前3天；轉(zhuǎn)正后離職須提前30天 二、離職流程：,-派遣員工- 試用期（3個(gè)月）內(nèi)提前3天，試用期（3個(gè)月）后提前30天。到萬(wàn)昌公司管理處索取派遣員工離職申請(qǐng)書(shū)并填寫(xiě)完整,-萬(wàn)昌公司管理處- 離職面談，駁回離職申請(qǐng)或由管理處簽章同意。,-派遣員工- 持管理處簽章同意的派遣員工離職申請(qǐng)書(shū)遞交給員工所在部門(mén)的直接上級(jí),-合作企業(yè)- 逐級(jí)審批派遣員工離職申請(qǐng)書(shū)，由合作企業(yè)人力資源部通知

16、萬(wàn)昌公司離職員工最后出勤日,-合作企業(yè)- 于離職到期日為派遣員工辦理工作交接及勞保用品交接手續(xù)，并開(kāi)據(jù)交接手續(xù)表給派遣員工,-派遣員工- 收到合作企業(yè)開(kāi)據(jù)的交接手續(xù)表后3日內(nèi)到萬(wàn)昌公司管理處辦理離職離廠手續(xù)，并處理保險(xiǎn)并終止勞動(dòng)關(guān)系。,離職管理（二）,三、離職資料整理； 1、派遣員工離職后檔案須保管的資料有；員工入職登記表、員工三證復(fù)印件、員工體檢表、勞動(dòng)合同書(shū)、離職申請(qǐng)表、離職手續(xù)辦理清單、離廠證明、工資表； 2、派遣員工離職后檔案須保存兩年，方可銷(xiāo)毀； 3、員工填寫(xiě)離職書(shū)時(shí)須注意以下事項(xiàng)： 1）由本人填寫(xiě)、并蓋手?。?2）填寫(xiě)離職原因須確保合法合理性； 3）離職工資的發(fā)放時(shí)間及代領(lǐng)工資條事

17、項(xiàng)須確認(rèn)到位；,人事制度、流程清單,一、制度、流程； 1、派遣員工薪酬福利制度； 2、派遣員工工衣管理制度：（三星） 3、派遣員工培訓(xùn)管理制度； 4、派遣員工請(qǐng)假管理規(guī)定； 5、派遣員工離職管理辦法； 6、派遣員工入職流程； 7、派遣員工離職流程； 8、派遣員工轉(zhuǎn)合同的管理辦法及操作流程； 9、派遣員工社保辦理流程； 10、特種行業(yè)人員作業(yè)管理規(guī)定； 。 二、表單； 1、派遣員工入職登記表； 2、派遣員工體檢記錄表； 3、派遣員工勞動(dòng)合同簽收表； 4、派遣員工離職申請(qǐng)書(shū)； 5、派遣員工離職登記表； 6、派遣員工轉(zhuǎn)正評(píng)審表； 7、派遣員工培訓(xùn)記錄表； 8、派遣員工外出請(qǐng)假單； 9、派遣員工缺勤請(qǐng)

18、假單； 10、派遣員工離職離廠交接清單； 11、派遣員工跨省就業(yè)基本養(yǎng)老保險(xiǎn)參保繳費(fèi)憑證申請(qǐng)表發(fā)放登記表； 12、跨省就業(yè)基本養(yǎng)老保險(xiǎn)參保繳費(fèi)憑證； 13、提前終止勞動(dòng)合同，解除勞動(dòng)關(guān)系的憑證； 14、文件發(fā)放簽收表； 。,人事制度、流程更新、維護(hù),一、調(diào)整的依據(jù) 1、根據(jù)法律法規(guī)調(diào)整： 2、根據(jù)公司及合作企業(yè)政策變更調(diào)整；(工資福利待的調(diào)整） 3、根據(jù)工作實(shí)際進(jìn)行完善、健全； 二、調(diào)整的目的 1、確保合法、合理性； 2、增強(qiáng)規(guī)范性，能優(yōu)化工作、簡(jiǎn)化流程； 4、能激勵(lì)員工； 三、調(diào)整流程 人事助理提交管理處主任修訂管理部確認(rèn)、定編號(hào),與合作企業(yè)業(yè)務(wù)對(duì)接,一、找準(zhǔn)對(duì)接窗口 1、企業(yè)人事部門(mén)負(fù)責(zé)人

19、； 2、企業(yè)專(zhuān)管派遣業(yè)務(wù)的負(fù)責(zé)人； 3、具體業(yè)務(wù)辦理聯(lián)絡(luò)人； 1）人事部門(mén)； 2）后勤部門(mén)； 3）生產(chǎn)部門(mén)； 二、掌握企業(yè)工作制度及基本情況； 1、企業(yè)組織架構(gòu)及部門(mén)職能； 2、上下班、倒班情況； 3、企業(yè)廠規(guī)廠紀(jì)； 4、企業(yè)管理模式、管理特色； 5、工作人員性格特征及辦事風(fēng)格； 三、精通業(yè)務(wù)流程 1、員工入離職辦理流程； 2、員工缺勤、請(qǐng)假、違紀(jì)處理流程； 3、勞務(wù)費(fèi)結(jié)算流程； 3、會(huì)議制度； 4、文件傳遞及管理； 5、日常事物對(duì)接流程； 6、企業(yè)投訴處理流程；,派遣員工隊(duì)伍建設(shè)工作,一、目的 派遣員工隊(duì)伍思想穩(wěn)定、綜合素質(zhì)高、勞動(dòng)紀(jì)律好、文明 禮貌愛(ài)萬(wàn)昌； 二、方法 1、以點(diǎn)帶面，以面帶全；管理處培訓(xùn)優(yōu)秀的派遣員工做為員工骨干、員工代表，通過(guò)員工骨干的帶動(dòng)影響其他員工； 1）員工管委會(huì)； 2）團(tuán)總支； 3）宿舍