商務(wù)英語郵件寫作.ppt

1、商務(wù)英語郵件寫作 How to Write an Email,Introduction 引言,What is a Good Business Email? A good business email is one that can clearly & effectively deliver your intention,meaning,background/or reason.,一封好的商務(wù)電子郵件可以清楚有效地表達你的目的、意圖、背景或原因。,Why are good business writing skills important?,1.Customers see your writin

2、g more than they see you. 2.Good writing skills show that you really care. 3.Good writing skills contribute more forcefully to arguments/persuasion/selling. 4.Good writing skills reduce risk of losing a customer or damaging a customer relationship,and foster good relationships with colleagues.,雖然與客戶

3、通了無數(shù)的Email，但彼此可能未曾謀面。因此一份合宜的商務(wù)書信不但可以幫助你建立正面的形象。良好的寫作技能提供更為有力的論點/說服/銷售。同時還可以避免因語言隔閡造成爭端，與客戶建立友好關(guān)系。,If you want to include several people, put the extra email addresses here.,Dear Professor Weishaar, My name is Lee Hana, and I take your English Reading and Writing class on Monday and Wednesday. I have

4、 a question about our recent assignment. As I understand, the task is to write an appropriate email. Is it alright if I choose the topic? Id like to write an email to say thank you to my English Discussion and Presentation professor because she helped me so much. I look forward to your response. Reg

5、ards, Lee Hana,常見的商務(wù)英語電子郵件應(yīng)包括以下5部分： 寫信人Email地址、收信人Email地址、抄送收信人Email地址、密送收信人Email地址。 主題 稱呼、開頭、正文、結(jié)尾句。 禮貌結(jié)束語。 寫信人全名、寫信人職務(wù)及所屬部門、地址、電話號碼、傳真等。,商務(wù)信件中要特別注意稱呼的禮貌得體。如不知對方姓名只知頭銜，可用 Dear + Title作為稱呼或Dear Sir/Sirs, Dear Madam/Madams, Dear Sir or Madam；如只知對方姓名不知性別，可用Dear+全名；如郵件為一封通函，則用Dear All作為郵件稱呼。,正文應(yīng)結(jié)構(gòu)清楚，便于

6、閱讀，如內(nèi)容較長，可使用小標題、小段落、星號、下劃線等方式使郵件眉目清楚、一目了然。一般包括三部分： 第一部分是開頭，需要開門見山地說明寫信的原因和目的。如果是回信，還要說明何時收到對方關(guān)于什么內(nèi)容的信。 第二部分是信的核心和主要內(nèi)容，把開頭提出的問題進行充分的說明和解釋。 第三部分是信的結(jié)尾，通常以禮貌的祝福或者愿望來結(jié)束。 注：齊頭式結(jié)構(gòu)，在商務(wù)英語中比較流行。因此整篇郵件頂頭寫，前端不需空格。,Dear Mr. xx/Mrs. xx/Sir/Madam/all， 正文 Best Regards, /Yours Sincerely, XXX,商務(wù)英語電子郵件的基本格式,Example,De

7、ar David and Steve,-（Salutation） Good afternoon. On May 10, 2010, a raid action against this target was conducted. On site, totally 77 boxes and 7200 meters UTP Cables were seized. Please provide us with verification report and price certificate. Samples would be sent to you soon. Thank you. Should

8、you have any comments or suggestions, please contact us at any time. Best Regards,-（Complimentary Close） Sincerely yours, Yours truly, Best wishes Piggy Zhu-（Signature） = Shanghai GreRoyalt & Co., 2505, Universal Mansion 168 Yu Yuan Lu, Shanghai 200040 Tel.: +86 21 5108 2633 fax.: +86 21 6249 3321 p

9、lease visit www. ,Dear David and Steve,-（Salutation） Good afternoon. On May 10, 2010, a raid action against this target was conducted. On site, totally 77 boxes and 7200 meters UTP Cables were seized. Please provide us with verification report and price certificate. Samples would be sent to you soon

10、. Thank you. Should you have any comments or suggestions, please contact us at any time. Best Regards,-（Complimentary Close） Piggy Zhu-（Signature） = Shanghai GreRoyalt & Co., 2505, Universal Mansion 168 Yu Yuan Lu, Shanghai 200040 Tel.: +86 21 5108 2633 fax.: +86 21 6249 3321 please visit www. grero

11、yalt. com,例：,Hi, Im sorry about this. Now, we have been clear about the problem about our system. There is a new colleague joining our team,and he will arrange for checking the system. Because he is busy with another requirement now,he will give us the optimal plan after finishing that one. Regards!

12、 整片郵件的格式（稱呼、落款等）不規(guī)范，英文書信中標點后面必須空一格。 語句不完整，this指什么？ 同一個句子中連續(xù)出現(xiàn)2個about，重復。后一個應(yīng)該為of，表示從屬關(guān)系。 語句表達不合理，在發(fā)信方對于出現(xiàn)的問題十分焦急的情況下應(yīng)告知對方承諾解決的時間以及相應(yīng)的計劃等，不能用責任人不在或沒有時間來推脫。,原文,問題點,Dear Mr. XXX, Im sorry about the problem of our system. I sincerely apologize for it and well try our best to solve the problem in a week.

13、 （此處可加上具體的解決方案）Please contact me if you have any question. Best Regards， XXX,修改稿,商務(wù)英語郵件寫作的方法及常用語,郵件主題 .主題（Subject）框的內(nèi)容應(yīng)簡明地概括信的內(nèi)容，短的可以是一個單詞，如greetings；長的可以是一個名詞性短語，也可以是完整句，但長度一般不超過35個字母。 YES：Suppliertraining； NO: professionaltraineesfromsistercompanyshouldabidebyruleoflocalcompany (過長) .主題框的內(nèi)容切忌含糊不清。

14、 NO：Newsaboutthemeeting； YES：Tomorrowsmeetingcanceled。 一般來說，只要將位于句首的單詞和專有名詞的首字母大寫即可；另外一種較為正規(guī)的格式可將除了少于5個字母的介詞、連接詞和冠詞之外的每一個單詞的首字母大寫。 YES：NewE-mailAddressNotification Detailedcalculation NO：detailedcalculation .視信的內(nèi)容是否重要，還可以在開頭加上URGENT或者FYI（ForYourInformation供參考），如：URGENT：Submityourreporttoday!,II 稱呼 盡

15、管用”Hey”作為寫給朋友的電子郵件開場白沒有任何問題，但最好不要用這種方式給潛在的商務(wù)伙伴寫信。另一方面，使用非常正式的傳統(tǒng)開場白。可使用”Dear Sir or madam” ，若知道收信人的姓名，最好寫成“Dear Mr. / Ms.” 后跟那個人的姓氏。同事之間，通?？芍焙羝涿?，如“Dear John”，,商務(wù)英語電子郵件正文寫作應(yīng)遵循的5C原則： Correctness 準確原則 Conciseness 簡明原則 Completeness 完整原則 Clarity 清楚原則 Courtesy 禮貌原則,III 正文 Keep it Short and Clear: 使郵件簡潔明了。有

16、些情況下可能需要用華麗的詞藻和復雜的句式來彰顯你的聰明才智。而在用英語寫郵件時，清晰、有條理的方式才是最佳選擇。在郵件的第一段清楚表明寫信的目的，保證每段中都有代表核心觀點的中心句。使用類似“first, second, next, and finally”的詞引導讀者你所要表述的每一個觀點。可以用If you have any other questions please feel free to contact me.來結(jié)束郵件，可以為對方創(chuàng)造進一步交流的前提。 Be polite and tactful: 懂得謙遜和準確傳達信息的重要性。I want.之類的詞能避免則避免出現(xiàn)，相比之下，

17、I would like顯得更尊重對方。又如I am interested in是提出請求建議或?qū)で笠庖姷暮梅椒ā?.郵件第一段開頭可以說到自己是誰(Thisis(人名)from(公司名)，也可以不說； .表示感謝是郵件開場白的好辦法。表示感謝能讓對方感到高興，特別是之后你有事相求的情況下會很有幫助。 .Thankyouforcontactingus.如果有人寫信來詢問公司的服務(wù)，就可以使用這句句子開頭，向他們對公司的興趣表示感謝。 .Thankyouforyourpromptreply.當一個客戶或是同事很快就回復了你的郵件，一定記得要感謝他們；如果回復并不及時，只要將“prompt”除去即

18、可，你還可以說，“Thankyouforgettingbacktome.” .Thankyouforprovidingtherequestedinformation. 如果你詢問某人一些信息，他們花了點時間才發(fā)送給你，那就用該句表示你仍然對他們的付出表示感激。 .Thankyouforallyourassistance.如果有人給了你特別的幫助，那一定要感謝他們！如果你想對他們表示特別的感激，就用這個句子，“Itrulyappreciateforyourhelpinresolvingtheproblem.” .Thankyouraisingyourconcerns.就算某個客戶或是經(jīng)理寫郵件給

19、你對你的工作提出了一定的質(zhì)疑，你還是要感謝他們。這樣你能表現(xiàn)出你對他們的認真態(tài)度表示尊重及感激。同時，你也可以使用，“Thankyouforyourfeedback.”,.正文中，段與段之間也是空一行，再頂格寫。 注意：正文的內(nèi)容你需要注意5C原則 .正文中的人稱選擇：I,You,We等，如果郵件很長的話，you的使用不能過多；I和We的區(qū)別是顯而易見的，生意上、客戶之間一般都是用We，你是代表公司的；當然該用I表示你個人的時候還是要用I的，視具體情況而定。語氣和賓詞的運用得當能決定你的禮貌程度。如： NO:Youwillbepleasedtolearnthatyouhavebeenselec

20、tedtoserveonouradvisoryboard.Yourpromptresponsewillbeappreciated.(好像欠你一樣) YES:Iampleasedthatourboardhasselectedyouasthebestqualifiedcandidatetoserveonouradvisoryboard.Ihopeyoullagreetoserve.(這就友善多了) NO:Yourbookwaswellwrittenandcomprehensive.(不用你來判斷我呀) YES:Ithoroughlyenjoyedyourbookandfoundananswerto

21、everyoneofmyquestionsaboutperformanceappraisals.(客氣一點,人家受落) .切忌主客不分或模糊 例子： Decidingtorescindtheearlierestimate,ourreportwasupdatedtoinclude$40,000fornewequipment. 應(yīng)改為： Decidingtorescindourearlierestimate,wehaveupdatedourreporttoinclude$40,000fornewequipment.(We我們是主語,不是report。),IV 結(jié)尾： 1. 常見結(jié)尾例句： Ifyo

22、uhaveanyquestionorsuggestion,pleasefeelfreetocontactme./Anyquestionorsuggestion,pleasefeelfreetocontactme. 很常用的結(jié)尾，正文中不用說的非常詳細，顯得冗余，可以這樣結(jié)尾，他不懂的或者建議，可以聯(lián)系你。 Thankyouforyourhelpandyourvaluabletimeagain./Iappreciateagainforyourattentionandtime.結(jié)尾的感謝用語 Iamlookingforwardtohearingfromyousoon./Lookingforward

23、tohearingfromyousoon.期待收信人的盡快回復，這樣的寫法很常用，”soon”就足可以表示“盡快”的意思，不要用”asquicklyasyoucan”這樣生硬的短語，像是在下命令，很不禮貌。 Thankyouforyourkindcooperation.如果你需要讀者幫助你做某事，那就先得表示感謝。,Thankyouforyourattentiontothismatter.與以上的類似，本句包含了你對對方將來可能的幫助表示感謝。 Thankyouforyourunderstanding.如果你寫到任何會對讀者產(chǎn)生負面影響的內(nèi)容那就使用這句句子吧。 Thankyouforyour

24、consideration.如果您是在尋求機會或是福利，例如你在求職的話，就用這封郵件結(jié)尾。 Thankyouagainforeverythingyouvedone.這句句子可以用在結(jié)尾，和以上有所不同。如果你在郵件開頭已經(jīng)謝過了讀者，你就可以使用這句話，但是因為他們的幫助，你可以著重再次感謝你們的付出。,2. 在署名自己的之前的客套話 .正式一點的，客戶、公司之間的：Verytrulyyours,Yoursverytruly,Yourstruly, 一般的就OK，如： BestRegards,ThanksandBestRegards,Sincerelyyours,Yourssincerely

25、,Sincerely,Cordiallyyours,Yourscordially,Cordially, 然后空一行換行，你的名字、聯(lián)系方式，公司的名字、聯(lián)系方式等。,Words and Sentences,縮寫： ASAP = As Soon As Possible 盡快 FYI=For Your Information 你要的信息 PLS=Please 請 BTW=By The Way 順便 AMMOF =As a Matter of Fact 事實上 IC= I see 我明白了 OTOH=On the Other Hand 另一方面 NRN=No Response Necessary 無

26、需回復 IMO=In My Opinion 依我之見 P.S.=Postscript 附言,例句,1.Initiate a meeting 發(fā)起會議 I suggest we have a call tonight at 9:30pm (China Time) with you and Brown. Please let me know if the time is okay for you and Ben. 我建議我們今晚九點半和Brown小聚一下,你和Ben有沒有空? I would like to hold a meeting in the afternoon about our dev

27、elopment planning for the project A. 今天下午我建議我們就A項目的發(fā)展計劃開會討論一下。 Wed like to have the meeting on Thur. Oct 30. Same time. 十月三十號(周四),老時間,開會。 I want to talk to you over the phone regarding issues about report development and the XXX project. 我想跟你電話討論下報告進展和XXX項目的情況。,2. Seeking for more information/feedba

28、cks/suggestions 咨詢信息/反饋/建議 Thank you and look forward to having your opinion on the estimation and schedule. 謝謝你,希望能聽到更多你對評估和日程計劃的建議。 Look forward to your feedbacks and suggestions soon. 期待您的反饋建議! What is your opinion on the schedule and next steps we proposed? 你對計劃方面有什么想法?下一步我們應(yīng)該怎么做? Feel free to g

29、ive your comments. 請隨意提出您的建議。 Any question, please dont hesitate to let me know. 有任何問題,歡迎和我們聯(lián)系。 Any question, please let me know. 有任何問題,歡迎和我們聯(lián)系。 Please contact me if you have any questions. 有任何問題,歡迎和我們聯(lián)系。 Please let me know if you have any question on this. 有任何問題,歡迎和我聯(lián)系。 Your comments and suggestion

30、s are welcome! 歡迎您的評論和建議!,3.Givefeedback意見反饋 Pleaseseecommentsbelow。請看下面的評論。 Myanswersareinbluebelow。我的回答已標藍。 Iaddsomecommentstothedocumentforyourreference。我就文檔添加了一些備注，僅供參考。,4. Attachment 附件 I enclose the evaluation report for your reference. 我附加了評估報告供您閱讀。 Attached please find todays meeting notes.

31、今天的會議記錄在附件里。 Attached is the design document, please review it. 設(shè)計文檔在附件里,請評閱。 For other known issues related to individual features, please see attached release notes. 其他個人特征方面的信息請見附件。,5. Thanks note 感謝 Thank you so much for the cooperation感謝你的合作! Thanks for the information 謝謝您提供的信息! I really apprec

32、iate the effort you all made for this sudden and tight project. 對如此緊急的項目您做出的努力我表示十分感謝。 Thanks for your attention! 謝謝關(guān)心! Your kind assistance on this are very much appreciated. 我們對您的協(xié)助表示感謝。 Really appreciate your help! 非常感謝您的幫助!,郵件范文 DearMr./Ms, IamatpresentinHamburgvisitingtheharbourwithaviewtomak-i

33、ngknownournewtypeofcontainerforuseinEurope. IshallbeinAntwerponWednesday,4thJune,andshouldliketocallonyouat2.00p.m.onthatday. IfIdonothearfromyoutothecontrary,Ishallassumethatitwillbeconvenientformetocallatthattime. Yoursfaithfully 尊敬的先生/小姐 我現(xiàn)正在漢堡參觀港口，以讓歐洲了解并使用我們的新型集裝箱。星期三即六月4日，我將到安特衛(wèi)普，我會于當天下午2：00打電

34、話給你。 對此約定如不來信，我將認為于這個時間打電話是方便的。 您誠摯的,DearMr./Ms, Mr.JackBaron,ourpersonneldirector,hasaskedmetoacknowledgeyourapplicationforthepostofaccountantandtoaskyoutocometoseehimonFridayafternoon,5thJuly,athalfpasttwo. Iwillappreciateyourlettingmeknowwhetheryouwillbeabletocome. Yoursfaithfully, XX 尊敬的先生/小姐 杰克

35、巴倫先生，我們的人事主任，讓我向你申請會計職位表示感謝，并請你于7月5日星期五的下午兩點半來見他。 是否能來，請告知，多謝。 您誠摯的,回信 DearMr./Ms, ThankyouforyourletterofyesterdayinvitingmetocomeforaninterviewonFridayafternoon,5thJuly,at2:30 p.m.Ishallbehappytobethereasrequestedandwillbringmydiplomaandotherpaperswithme. Yoursfaithfully, XX 尊敬的先生/小姐 謝謝昨日來信通知我面試，我將于要求的7月5日，周五下午兩點半到達，并帶去我的證書及其它書面材料。 你誠摯的,Practice,寫一封Email， 假設(shè)你是某個地產(chǎn)公司的秘書，告知你們在巴黎的合作伙伴你們的總經(jīng)理約翰格林將于六月2日到7日到達巴黎，商討有關(guān)在那開樣品房的事宜，他會于六月3日下午2：00點拜訪他們。請他們告知這個時間是否方便。如不方便，請建議具體時間。,Dear