知識的加工存儲和訪問教材(PPT 42頁).ppt

1、第6章 知識的加工、存儲和訪問,內容提要,組織知識存儲的概念、必要性和流程 組織知識存儲的方法與工具 組織知識的選擇與過濾 組織知識的加工與提煉 現(xiàn)行知識的存儲：知識庫 知識的訪問策略 隱性知識的存儲管理,6.1 組織知識存儲概述,例子 福特第二代金牛（TARUS）銷售的失敗 瑞典SKANDIA公司的經(jīng)驗 定義 是指組織將有價值的知識經(jīng)過選擇、過濾、加工與提煉后，存儲在適當媒介內以利需求者更為便利、快速地訪問，并隨時更新與重整其內容與結構。,6.1 組織知識存儲概述,知識的存儲有下列幾個重點： 選擇性：只保存有價值的知識。 知識的加工：包括編輯、分類、索引及摘要等。 不同的存儲媒介：不同的知識

2、要有不同的存儲方法。 方便訪問：必須讓使用者能按照最方便、有效用的方式與途徑來快速地訪問。 更新與維護：以確保知識的有效性。,6.1 組織知識存儲概述,知識正確性的提升 知識價值的提升 知識方便性的提升,知識庫,檢索 訂閱 推與拉,組織知識存儲的主要步驟,6.1 組織知識存儲概述,組織知識存儲的主要問題： 在員工方面 員工沒有記錄的習慣 員工沒有意愿去存儲 在組織方面 組織忽視知識存儲的重要性 組織沒有專人負責管理知識的存儲 沒有合適的技術支持,6.2 組織知識存儲的方法與工具,知識主要存儲的三大媒介： 員工個人 團隊 組織系統(tǒng),6.2 組織知識存儲的方法與工具,1. 員工個人的知識存儲 在職

3、員工的知識存儲 利用專家黃頁或知識地圖 鼓勵并支持員工對重要知識的記錄、存儲與分享 保留具有核心知識資源的員工，防止其流失 通過師徒制的建立存儲重要的知識 離職員工的知識存儲 離職員工知識的外化 建立離職員工的人際網(wǎng)絡,6.2 組織知識存儲的方法與工具,2. 群組團隊的知識存儲 (1)群組知識的重要性與存儲的問題 群組間的互動牽涉到許多人際間的溝通、領導等，因此這種集體知識較動態(tài)且為隱性的知識，相對于員工個人的知識更難存儲。,6.2 組織知識存儲的方法與工具,(2)群體知識的主要存儲方式 團隊開會記錄(Meeting Minutes) 項目的總結報告 案例研究(Case Study) 由客觀的

4、研究者以故事描述的方式，來了解整個項目的來龍去脈。 清楚描述項目的背景，包括：(i)垂直的背景(Vertical Context) ；(ii)水平的背景(Horizontal Context)。 清楚描述項目的過程，例如何事(What)、何人(Who)、何時(When)、何地(Where)、為何(Why)，而非只是資料庫(DB)中靜態(tài)的描述。 虛擬社群,6.2 組織知識存儲的方法與工具,3. 組織系統(tǒng)的知識存儲 知識的記錄存儲應盡量地自動化與電腦化 善用文件管理系統(tǒng)，形成無紙化的管理 建立及維護一個高質量、易于使用的知識庫 建立活躍的實務社群 上述各種存儲方式可歸納如下圖所示,6.2 組織知識

5、存儲的方法與工具,記錄與分享,組織知識的存儲,員工個人的 知識存儲,群體團隊的 知識存儲,組織系統(tǒng)的 知識存儲,在職 員工,離職 員工,群組開 會記錄,項目的結 果報告,群組互動 討論版,師徒制,知識地圖,知識外化,聯(lián)系網(wǎng)絡,案例研究,電腦化及自動化,文件管理系統(tǒng),知識庫,實踐社群,6.3 組織知識的選擇與過濾,知識選擇與過濾的主要背景與原因 信息與知識的爆炸與超載 組織知識選擇的管理法則 在知識特性的選擇上 創(chuàng)新、獨特并有潛力 最佳實務或最佳標桿且為外部無法獲取 重要、困難與創(chuàng)意 面向市場交易的知識選擇人大經(jīng)濟論壇 此法則的基本原則在于，“使用者愿意付費的知識才有價值”亦即具有存儲的價值。,

6、6.3 組織知識的選擇與過濾,成本效益的分析原則 由決策的效果來估算知識的價值 由這個決策成功所獲得到的效益來評估這個知識存儲保留的價值。 由員工的離職來估算知識的價值機會成本 造成對外的人際網(wǎng)絡因此斷絕，所增加的時間等之成本。 使得項目團隊因此找不到所需要的知識，所造成的損失。 使得項目團隊因失去這個成員成熟的特殊專長，產(chǎn)生運作困難所發(fā)生的成本。 主要客戶因這個人脈的喪失而流失所發(fā)生的成本。,6.4 組織知識的加工與提煉,知識正確性的提升 知識價值的提升 知識方便性的提升,6.4 組織知識的加工與提煉,組織知識提煉與加工的框架,6.4 組織知識的加工與提煉,1. 知識正確性的提升 知識的凈化

7、與標準化 當兩個信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)不一致時，當知識的利用并不適應本公司的文化時，都需要對知識進行凈化。 主要目的在于解決下列的問題： 知識上的矛盾與沖突。 知識上的不一致與重復。 知識上的錯誤。 知識上的時效性。,6.4 組織知識的加工與提煉,2. 知識價值的提升 顯性知識的加工 由專家在這些結構化的知識上加注如何運用、有何涵義，并提出分析看法。 例如，紅樓夢脂硯齋批注 隱性知識的加工 例如由優(yōu)秀的專家針對不同員工在Internet或BBS上所交流的心得、意見及所提供的知識進行整理、評估與分析。,6.4 組織知識的加工與提煉,3. 知識方便性的提升 知識的編輯與格式標準 為了方便使用者的閱讀，以及

8、使每個報告文件都有標準的格式。 知識的分類與索引 以利各種不同需求的使用者都能方便、快速地找到他所需要的知識。 知識呈現(xiàn) 使其能更豐富地傳遞所欲表現(xiàn)的內容。,雅虎知識堂,百度知道,簡單實用 many-,IBM的Many Eyes并不是監(jiān)視你許多眼睛，而是一個巨大的在線虛擬系統(tǒng)和社區(qū)，能夠幫助你可視化的創(chuàng)建和分享海量的客戶交互信息。IBM 研究部門把該站點作為一個實驗平臺，以測試其對可視化具有帶動溝通和社會互動的能力的假定，以及這個活動可能產(chǎn)生對數(shù)據(jù)新的見解。,6.5 顯性知識的存儲與管理：知識庫,1. 知識庫的基本概念 “知識庫”是指組織內以電腦化及在網(wǎng)上存儲的某一領域相關之知識、經(jīng)驗、文件及

9、專業(yè)技能等，且這些知識都已經(jīng)過整合、過濾、索引、分類等加工及提煉的過程。 一個知識庫內主要存儲的對象包括：影像、聲音與信號、文章、數(shù)據(jù)、文件、案例、法則、對象、流程、模式。,6.5 顯性知識的存儲與管理：知識庫,2. 知識庫中知識的屬性： 活動屬性：即給定的知識單位所支持的組織流程活動。 域屬性：是指此知識單位是屬于哪個專業(yè)技能(Expertise)與主題(Subject)的領域。 形式屬性：是指此知識單位所存儲的媒介與類型，如文件檔、設計籃圖、電子檔。,6.5 顯性知識的存儲與管理：知識庫,類型屬性：是指文件呈現(xiàn)的方式，例如是一個手冊、備忘錄、最佳實務、項目報告。 產(chǎn)品與服務屬性：是指此知識

10、單位所相關的產(chǎn)品與服務(Product / Service)。 時間屬性 版本屬性 位置屬性：物理位置或者邏輯位置 作者屬性,6.5 顯性知識的存儲與管理：知識庫,3. 知識的自動分類 文本挖掘是根據(jù)文件中主要詞語出現(xiàn)的不同權重尋找出文本中的語義和結構特征。基于文本挖掘的知識文件的分類主要有兩種分析：聚類分析和分類。,6.5 顯性知識的存儲與管理：知識庫,（1）聚類分析 文件特征詞語的抽取語句權重的設置文件的聚類 （2）知識文件的分類 專家制定分類結構機器學習模式匹配與分類,6.5 顯性知識的存儲與管理：知識庫,4. 組織知識的更新與維護 （1）知識的內容與結構要隨環(huán)境改變而改變 （2）要由專

11、人負責知識庫的管理和維護 （3）依據(jù)知識特性的不同，設計不同的更新與查看操作 （4）知識利用要有評估機制,6.6 知識的存儲與訪問策略,1. 組織知識存儲策略：虛擬知識中心 組織知識中心的概念：組織知識庫及其運作機制和服務體系的聯(lián)合就形成了公司知識中心。,6.6 知識的存儲與訪問策略,組織知識中心的職能： 管理職能 知識地圖,知識審計職能 監(jiān)督,6.6 知識的存儲與訪問策略,2. 組織知識的搜索 面向文件的搜索 主要的搜索方式，是利用關鍵字及全文檢索的方式，又可分為以下兩種類型： 傳統(tǒng)簡單型關鍵詞 全文搜索 按相似度排序關鍵詞 限定條件（比如期刊網(wǎng)、淘寶） 面向內容的搜索 關鍵字的文件搜索，除

12、了量太多的問題外，還有就是除了詞句完全符合外，卻無法分辨出不同詞句間自然存在的一些重要相關性，亦即所謂詞句的語意(Semantics)結構。,6.6 知識的存儲與訪問策略,語意圖示例,6.6 知識的存儲與訪問策略,3. 知識的推拉策略 知識PUSH策略，是指由組織主動地將其認為是相關的知識推給相關的員工。 知識PULL策略，是指組織設立一個知識庫，由員工按照自己特殊的需求主動地訪問（拉出）其所需的知識。 使用PULL策略的重要原則是：“不須把同樣的知識塞給所有的人”。 持相反的看法則認為，若員工并不清楚知識在哪里時，應如何“拉”出知識？此方面的思考應是兼顧雙方，并視背景情況的平衡作法。,6.7

13、 隱性知識庫的存儲與整理,1. 員工個人層面的隱性知識管理 IT技術在知識管理中的應用演進 Weblog與個人隱性知識管理 其他，如qq、msn、fetion、Wiki進行知識管理 服務+自己架設+離線工具,6.7 隱性知識庫的存儲與整理,2. 隱性知識庫的整理與存儲 整理與清洗比如論壇的帖子要由管理員審查 與現(xiàn)行知識庫的整合：顯性-隱性；隱性-顯性,案例：訪清華同方光盤公司常務副總經(jīng)理劉學東先生,中國企業(yè)的創(chuàng)業(yè)歷程可以分為4個階段： 第一階段靠“膽大”起步； 第二階段靠“權大”發(fā)展； 第三階段靠“藝大”； 現(xiàn)在進入知識經(jīng)濟時代，企業(yè)的進一步發(fā)展就要靠“智大”。 知識積累和知識管理就是學習型組

14、織的基石。,清華同方企業(yè)知識管理解決方案,有兩大功能： 一是利用重要的公共知識信息資源實時地集成整合起來，經(jīng)過各種各樣的增值處理，為企業(yè)上上下下員工提供個性化知識服務； 二是利用成熟的網(wǎng)絡多媒體互動和數(shù)據(jù)庫技術，使企業(yè)在網(wǎng)上相互交流、協(xié)同工作、匯集信息，從而將人們頭腦中的靈感和知識組織起來，以供“恰當?shù)摹惫蚕砗汀扒‘數(shù)摹崩谩?清華同方企業(yè)知識管理解決方案,第一步，接通公共資源。設計了中國企業(yè)知識倉庫，簡稱CEKD。設有企業(yè)各類高級管理人員和工程技術人員專業(yè)知識庫，為企業(yè)戰(zhàn)略決策、業(yè)務管理和市場管理提供顯性知識服務。,第二步，建立企業(yè)自己的專業(yè)知識庫。通過專業(yè)數(shù)據(jù)庫制作系統(tǒng)(TPI)和分布異構式數(shù)據(jù)庫建庫系統(tǒng)，企業(yè)可以將自己的數(shù)據(jù)庫和外部信息資源結合，建立各種專業(yè)知識庫，如市場信息分析庫、技術研發(fā)資料庫、生產(chǎn)管理庫、人事檔案庫、財務統(tǒng)計資料庫等等。,第三步，將網(wǎng)上信息科學地納入企業(yè)知識庫。根據(jù)企業(yè)自建知識庫的知識需求結構，企業(yè)競爭情報管理系統(tǒng)可以系統(tǒng)地在網(wǎng)上自動搜索相關信息，然后進