項目計劃管理培訓教材(PPT 52頁).ppt

1、第五章 項 目 計 劃 管 理,項目計劃的地位與作用 項目計劃的形式與內(nèi)容 項目計劃工具WBS圖,公欲善其事 必先利其器,計劃被放在首位,我們將要做什么？ 應當怎樣做？ 何時必須完成？ 它的成本是多少？ “我們”以前是怎么做的？ 必須有怎樣的績效？,第一節(jié) 項目計劃概述,項答 目以 計下 劃問 回題,計劃是組織為實現(xiàn)一定目標而科學地預測并確定未來的行動方案。任何計劃都是為了解決三個問題：一是確定組織目標，二是確定為達成目標的行動時序，三是確定行動所需的資源比例。 制定計劃就是根據(jù)既定目標，確定行動方案，分配相關(guān)資源的綜合管理過程，具體而言，就是通過對過去和現(xiàn)在、內(nèi)部和外部的有關(guān)信息進行分析和評

2、價，對未來可能的發(fā)展進行評估和預測，最終形成一個有關(guān)行動方案的建議說明計劃文件，并以此文件作為組織實施工作的基礎(chǔ)。,計劃,項目計劃是根據(jù)項目目標的要求，對項目范圍內(nèi)的各項活動做出合理安排。 項目計劃系統(tǒng)地確定項目的任務、速度和完成任務所需要的資源等，使項目在合理的工期內(nèi)，用盡可能低的成本和盡可能高的質(zhì)量完成。,項目計劃,項目計劃的目的,確定并描述為完成項目目標所需的各項任務范圍； 確定負責執(zhí)行項目各項任務的全部人員； 確定各項任務的時間進度表； 闡明每項任務所必需的人力、物力、財力； 確定每項任務的預算；,彈性和可調(diào)性。即能夠根據(jù)預測到的變化和實際存在的差異，及時作出調(diào)整。 創(chuàng)造性。充分發(fā)揮和

3、利用想象力和抽象思維的能力，滿足項目發(fā)展的需要。 分析性。也就是要探索研究項目中內(nèi)部和外部的各種因素，確定各種變量和分析不確定的原因。 響應性。即能及時地確定存在的問題，提供計劃的多種可行方案。,項目計劃的特征：,項目計劃的原則,目的性；任何項目都有一個或幾個確定的目標，以實現(xiàn)特定的功能、作用和任務，項目計劃的制定正是圍繞項目目標的實現(xiàn)而展開的。 系統(tǒng)性；項目計劃本身是一個系統(tǒng)。從而使制定出的項目計劃也具有系統(tǒng)的目的性、相關(guān)性、層次性、適應性、整體性等基本特征，使項目計劃形成有機協(xié)調(diào)的整體。 動態(tài)性；由項目的壽命周期決定。項目壽命周期短則數(shù)月，長則數(shù)年，期間項目環(huán)境常處于變化之中，使計劃的實施

4、會偏目基準計劃，因此項目計劃要隨環(huán)境和條件的變化而不斷調(diào)整和修改，以保證完成項目目標，要求項目計劃要有動態(tài)性，適應不斷變化的環(huán)境。 相關(guān)性；項目計劃是一個系統(tǒng)的整體。制定計劃要充分考慮各子計劃間的相關(guān)性。 職能性；項目計劃的制定和實施是以項目和項目管理的總體及職能為出發(fā)點，涉及到項目管理的各個部門和機構(gòu)。,項目基準計劃與項目基線,項目基準計劃：項目在最初啟動時定出的計劃，即初始擬定的計劃。 項目基準計劃一經(jīng)確定是不變的。,項目基線： 項目的規(guī)范、應用標準、進度指標、成本指標，以及人員和其他資源使用指標等。 基線隨著項目的進展而變化，不是固定不變的。,第二節(jié) 項目計劃的形式與內(nèi)容,項目計劃的內(nèi)容

5、,工作計劃 進度計劃 人員組織計劃 財務計劃 設備采購供應計劃 文件控制計劃 其它資源供應計劃 應急計劃 變更控制計劃 支持計劃,項目計劃的形式,概念性計劃： 自上而下的計劃。在項目計劃中，概念性計劃的制定了項目的戰(zhàn)略導向和戰(zhàn)略重點。 詳細計劃：由下而上的計劃。詳細計劃的任務是制定詳細的工作分解結(jié)構(gòu)圖，該圖需要詳細到為實現(xiàn)項目目標必須做的每一項具體任務。然后由下而上再匯總估計，成為詳細項目計劃，詳細計劃的制定則提供了項目的詳細范圍。 滾動計劃：用滾動的方法對可預見的將來逐步制定詳細計劃，隨著項目的推進，分階段地重估自上而下計劃制定過程中所定的進度和預算。每次重新評估時，對最后限定日期和費用的預

6、測會一次比一次更接近實際。會有足夠的信息，給項目的剩余部分準備由下而上的詳細計劃。,滾 動 計 劃,滾動計劃是按照“近細遠粗”的原則制定一定時期內(nèi)的計劃，然后按照計劃的執(zhí)行情況和環(huán)境變化，調(diào)整和修訂未來的計劃，并逐期向后移動，把短期計劃和中期計劃結(jié)合起來的一種計劃方法。 由于各種原因，項目在進行過程中常出現(xiàn)偏離計劃的情況，因此要跟蹤、監(jiān)督計劃的執(zhí)行過程，以發(fā)現(xiàn)存在的問題。滾動計劃（也稱滑動計劃）是一種動態(tài)編制計劃的方法，它不象靜態(tài)分析那樣，等一項計劃全部執(zhí)行完了之后再重新編制下一時期的計劃，而是在每次編制或調(diào)整計劃時，均將計劃按時間順序向前推進一個計劃期，即向前滾動一次，按照制訂的項目計劃進行

7、施工，對保證項目的順利完成具有十分重要的意義。 編制方法：在已編制出的計劃的基礎(chǔ)上，每經(jīng)過一段固定的時期（例如一年或一個季度，這段固定的時期被稱為滾動期）便根據(jù)變化了的環(huán)境條件和計劃的實際執(zhí)行情況，從確保實現(xiàn)計劃目標出發(fā)對原計劃進行調(diào)整。每次調(diào)整時，保持原計劃期限不變，而將計劃期順序向前推進一個滾動期。,項目計劃的內(nèi)容,工作計劃：實施計劃，是為保證項目順利開展、圍繞項目目標的最終實現(xiàn)而制定的實施方案。工作計劃主要說明采取什么方法組織實施項目、研究如何最佳地利用資源，用盡可能少的資源獲取最佳效益。工作計劃也需要時間、物資、技術(shù)資源，須反映到項目總計劃中去。 人員組織計劃：各項工作任務應該由誰來承

8、擔以及各項工作間的關(guān)系如何。其表達形式主要有框圖式、職責分工說明式和混合式3種。,項目計劃的內(nèi)容,設備采購供應計劃 項目管理過程中，多數(shù)項目會涉及到儀器設備的采購、訂貨等供應問題。有的非標準設備還包括試制和驗收等環(huán)節(jié)。如果是進口設備，還存在選貨、訂貨和運貨等環(huán)節(jié)。設備采購問題會直接影響到項目的質(zhì)量及成本。在制訂設備采購供應計劃時必須掌握的信息，包括： 所需設備名稱和數(shù)量的清單。首先要清楚設備是由國內(nèi)供應還是國外供應。如果是國外供應機械設備，還需弄清合同規(guī)定是口岸交貨還是現(xiàn)場交貨。如是口岸交貨，還需了解口岸到現(xiàn)場的距離及其間道路交通情況。其次，要弄清是現(xiàn)貨供應還是需要特別加工試制，后者的到貨時間

9、與現(xiàn)貨供應是不同。再者，要確定是成批購置還是零購，核算儲存貨物所需設施的開支。 得到設備需要的時間。對所需的設備應保證供應，以免影響需要。如是非標準設備，除需知道到場時間外，還需考慮到設備到場后的驗收、設備安裝、調(diào)試時間。 設備進貨來源。進貨來源的不同影響到質(zhì)量、價格、儲存量、能否及時。 供應和運輸?shù)葐栴}。,項目計劃的內(nèi)容,其他資源供應計劃：大型項目不僅需要設備的及時供應，還有許多項目建設所需的材料、半成品、物件等資源的供應問題。因此，預先安排一個切實可行的物資、技術(shù)資源供應計劃，將會直接關(guān)系到項目的工期和成本。制訂該計劃與設備采購供應計劃過程相似。 變更控制計劃：項目實施過程中，計劃與實際不

10、符的情況經(jīng)常發(fā)生（原因：預測不夠準確；實施過程中控制不力；缺乏必要信息）。有效處理項目變更可使項目獲得成功，否則會導致項目失敗。變更控制計劃主要是規(guī)定處理變更的步驟、程序，確定變更行動的準則。 進度報告計劃：可分為進度控制計劃與狀態(tài)報告計劃。,項目計劃的內(nèi)容,財務計劃：主要說明需要何種預算細則、核算哪些成本、進行哪些對比、用何種技術(shù)方法收集和處理信息以及如何及時檢查和采取解救措施等。 財務計劃的主要內(nèi)容是成本控制計劃。項目組根據(jù)發(fā)包書中的圖紙，可計算出項目總價，此即投標計算。投標單位中標后，便可同項目委托人進行合同談判，把發(fā)包書中一些不清楚的細節(jié)問題確定下來。中標單位再進行一次項目成本計算，此

11、為合同計算。用一個項目所需的預算費用來估算實施成本，此即為實施預算。對于大型項目，實施到一定階段就需要計算一下這階段的實際成本，并與合同計算進行比較，檢查盈虧情況，此即為期中成本分析。整個項目實施后的實際成本計算，為竣工決算。把每個子項目實際消耗同投標計算、合同計算、施工預算中的相應部分作比較，特別是與合同計算比較，就可分析出項目實施中的問題和盈虧情況。 文件控制計劃：文件控制計劃是由一些能保證項目順利完成的文件管理方案構(gòu)成，需要闡明文件控制方式、細則，負責建立并維護好項目文件，以供項目組成員在項目實施期間使用。包括文件控制的人力組織和控制所需的人員及物資資源數(shù)量。項目管理的文件包括全部原始的

12、及修訂過的項目計劃、全部里程碑文件、有關(guān)標準結(jié)果、進度報告文件以及項目文書往來。項目一結(jié)束，文件須全部檢查一遍，收入文件庫以備將來項目組參考。,項目計劃的內(nèi)容,應急計劃： 項目經(jīng)理在制定計劃時要保持一定彈性，在工期和預算方面留有余地，以備應急需要。這種難以預料的需要稱作“意外需要”，這是預先無法確定的需要?！耙馔庑枰笔窃陂_始制訂項目計劃時就已考慮了的。不管是工期的寬限期或資金的富余量，都是一種儲備，是為了解決不可預料的事件發(fā)生而造成額外消耗用的，是屬于管理上的儲備量。因此，除項目經(jīng)理及其上級外，其他人一概不能動用?！耙馔庑枰睂儆陧椖拷?jīng)理及其上級領(lǐng)導共同掌握的儲備。此外，還有兩種儲備，項目委

13、托人的儲備和項目經(jīng)理的儲備。制定應急計劃則意味著制定候補計劃，也可意味著將任務和人員的規(guī)劃做得保守一點。每一個應急計劃里都得詳細說明發(fā)生何種情況才實施這一應急計劃。,項目計劃的內(nèi)容,支持計劃 項目管理有眾多的支持手段，主要有軟件支持、培訓支持和行政支持，還有項目考評、文件、批準或簽署、系統(tǒng)測試、安裝等支持方式。 軟件支持計劃：使用自動化工具處理項目管理的各種資料數(shù)據(jù)，用于計劃情況模擬研究及起草內(nèi)容充實的報告。 培訓支持計劃：把機構(gòu)的項目管理方法教給有興趣的學員，并告知各自項目管理程序和有關(guān)工具盒以及所述的軟件工具，使學員學會計劃、監(jiān)控及跟蹤項目。 行政支持計劃：給項目主管和項目組的職能經(jīng)理配備

14、合格的助手，目的是收集、處理及傳達項目管理的有關(guān)信息。行政支持單位是機構(gòu)里的管理部門，其功能是發(fā)放、編輯、制作、修改文件；可幫助項目主管輸入計劃資料；負責制作定期的多項目報告，還可為機構(gòu)發(fā)揮檔案管理的功能。行政支持計劃可確保項目主管們有更多的時間用于實施他們的項目。,第三節(jié) 項目計劃工具,工作分解結(jié)構(gòu)圖 線性責任圖 項目行動計劃表,工作分解結(jié)構(gòu)(WBS),工作結(jié)構(gòu)分解(WBS)定義： 將項目按照其內(nèi)在結(jié)構(gòu)或?qū)嵤┻^程的順序進行逐層分解而形成的結(jié)構(gòu)示意圖。,編制WBS的指導,重申并確認項目目標； 從項目團隊獲得信息，框定項目工作范圍； 把項目分解為主要工作元素； 把項目主要工作元素繼續(xù)分解，分解到

15、可控狀態(tài)（工作包），信息不足時采用滾動式原則； 明確工作包的所有者，和對應的可交付成果； 工作包（任務）描述。,WBS分解的一般步驟,總項目； 子項目或主體工作任務； 主要工作任務； 次要工作任務； 小工作任務或工作元素；,項目結(jié)構(gòu)分解的作用,1保證項目結(jié)構(gòu)的系統(tǒng)性和完整性。 2通過結(jié)構(gòu)分解，使項目的形象透明，人們對項目一目了然，使項目的概況和組成明確、清晰。 3用于建立項目目標保證體系。 4項目分解結(jié)構(gòu)是進行項目分標，建立項目組織，落實組織責任的依據(jù)，項目單元的責任人也就是項目組織成員，所以項目結(jié)構(gòu)對項目組織形式有規(guī)定性。 5是網(wǎng)絡分析的基礎(chǔ)，可用于進度、資源的計劃和控制。 6作為項目報告系

16、統(tǒng)的對象，是進行各部門、各專業(yè)的協(xié)調(diào)的手段。,基于可交付成果的劃分 基于工作過程的劃分,項目結(jié)構(gòu)分解方法,假設對已經(jīng)建成的工程進行分解。 上層一般為可交付成果的導向； 下層一般為可交付成果的工作內(nèi)容；,基于可交付成果的劃分,按功能區(qū)間的分解。功能是工程建成后應具有的作用，工程不同的區(qū)位有不同的作用，項目的運行是工程所屬的各個功能的綜合作用的結(jié)果。 按產(chǎn)品結(jié)構(gòu)進行分解：新建一個汽車制造廠。 按平面或空間位置進行分解：一棟辦公樓，可分為辦公室、展覽 廳、會議廳、停車場、交通、公用區(qū)間等。 按要素進行分解：要素是指功能面上有專業(yè)特征的組成部分。要素一般不能獨立存在，它們必須通過有機組合構(gòu)成功能。,整

17、個工程、每一個功能作為一個相對獨立的部分，必然經(jīng)過項目的實施的全過程。只有按實施過程進行分解才能得到項目的實施活動。,基于工作過程的劃分,上層按照工作的流程分解； 下層按照工作的內(nèi)容劃分；,(1)樣板法； (2)類比法； (3)由上至下法 (4)由下至上法,其 他 方 法,縮進列表 1.1xxxxxxx 1.1.1xxxxxx 1.1.2xxxxxx 1.1.3xxxxxx 1.2xxxxxxxxxx 1.2.1xxxxxxx 1.2.2xxxxxxx 1.3xxxxxxxxxxx 1.4xxxxxxxxxxxx,樹形結(jié)構(gòu),項目,WBS格式,能方便地應用工期、質(zhì)量、成本、合同、信息等管理方法和

18、手段，符合計劃、項目目標跟蹤和控制的要求。 應注意物流、工作流、資金流、信息流的效率和質(zhì)量。 注意功能之間的有機組合和實施工作任務的合理的歸屬。 最低層次的項目單元上的單位成本不要太大，工期不要太長，否則可控性差。分解后的任務是可管理的、可定量檢查的、可分配任務的、獨立的； 復雜工作至少分解成兩項任務； 表示出任務間的聯(lián)系； 不表示順序關(guān)系；,項目結(jié)構(gòu)分解應注意：,項目結(jié)構(gòu)分解的基本原則,一個單位工作任務只能在WBS中出現(xiàn)在一個地方。 一個WBS項的工作內(nèi)容是其下一級各項工作之和。 下一級各項工作之和對于其上一級工作的完成是充分必要的。 每 一個單位工作任務都被清楚、完全地定義，并作了預算和時

19、間安排。 WBS中的每一項工作都只由一個人負責，即使這項工作要由多人來做。 WBS必須與工作任務的實際執(zhí)行過程相一致。WBS首先應服務于項目組。 項目組成員必須參與WBS的制定，以確保一致性和全員參與。 每一WBS項都必須歸檔，以確保準確理解該項包括和不包括的工作范圍。 WBS具有一定的靈活性，以適應無法避免的變更需要。,工作分解結(jié)構(gòu)圖,新產(chǎn)品開發(fā),項目管理,產(chǎn)品需求,詳細設計,集成與測試,開發(fā),計劃,會議,管理,軟硬件,用戶手冊,培訓材料,軟硬件,用戶手冊,培訓材料,軟硬件,用戶手冊,培訓材料,軟硬件,用戶手冊,培訓材料,三、項目分解結(jié)構(gòu)編碼設計,通過編碼給項目單元以標識。編碼能夠標識項目單元的特征，使計算機可以方便地”讀出”這個項目單元的信息。 編碼設計對整個項目的計劃、控制工作和管理系統(tǒng)的運行效率都是關(guān)鍵。,項目的編碼一般按照結(jié)構(gòu)分解圖，采用“父碼+子碼”碼的方法編制。項目編碼為1，則屬于本項目的次層子項