三體系內(nèi)審技巧培訓(xùn)

1、體系內(nèi)審技巧培訓(xùn),趙輝 2015年5月,板塊人才育成組 2020年9月8日,目錄,1,審核基礎(chǔ)知識(shí),2,審核流程,3,審核技巧,4,不符合項(xiàng)判斷及描述,審核基礎(chǔ)知識(shí),審核相關(guān)定義,審核：為獲得審核證據(jù)并對(duì)其進(jìn)行客觀的評(píng)價(jià)，以確定滿足審核準(zhǔn)則的程度所進(jìn)行的系統(tǒng)的、獨(dú)立的并形成文件的過程。 審核證據(jù)：是與審核準(zhǔn)則有關(guān)的并且能夠證實(shí)的記錄、實(shí)施陳述或其他信息。 審核準(zhǔn)則：是用作依據(jù)的一組方針、程序或要求。,審核基礎(chǔ)知識(shí),體系審核類型,審核基礎(chǔ)知識(shí),內(nèi)審目的,對(duì)照管理體系審核準(zhǔn)則，判斷受審核部門管理體系的符合性 判斷受審核部門的管理體系是否得到了正確的實(shí)施與保持 發(fā)現(xiàn)受審核部門的管理體系可加以改進(jìn)的領(lǐng)

2、域，采取相應(yīng)的改進(jìn)措施 評(píng)估管理體系持續(xù)適宜性和有效性 為外部審核做準(zhǔn)備,審核基礎(chǔ)知識(shí),審核范圍,基于組織的管理體系要求 基于組織的管理權(quán)限 基于組織的活動(dòng)、產(chǎn)品和服務(wù)范圍 基于組織的現(xiàn)場區(qū)域,審核基礎(chǔ)知識(shí),審核準(zhǔn)則,標(biāo)準(zhǔn)（準(zhǔn)則）：ISO9001：2008標(biāo)準(zhǔn)；ISO14001:2004標(biāo)準(zhǔn)；OHSAS18001:2007標(biāo)準(zhǔn) 適用于受審核方有關(guān)的法律、法規(guī)及其他要求 受審核方的管理體系文件，包括手冊、程序文件及作業(yè)文件,審核基礎(chǔ)知識(shí),內(nèi)部審核的特點(diǎn),正規(guī)性 系統(tǒng)性 獨(dú)立性 審核是一個(gè)抽樣的過程,審核基礎(chǔ)知識(shí),審核的人員,接受正式的專業(yè)培訓(xùn) 具備參加審核的經(jīng)歷 不應(yīng)審核自己的工作 經(jīng)資格確認(rèn),

3、內(nèi)審員,審核基礎(chǔ)知識(shí),審核的系統(tǒng)性,按規(guī)定的程序全面的審核和評(píng)價(jià)與審核對(duì)象有關(guān)的各項(xiàng)活動(dòng)和結(jié)果 全部審核 部分審核,審核基礎(chǔ)知識(shí),全部審核,必須對(duì)所有相關(guān)部門進(jìn)行定期審核 至少每年一次 包括標(biāo)準(zhǔn)所有適用的要求,審核基礎(chǔ)知識(shí),部分審核,例行審核之外，下列因素也可能導(dǎo)致進(jìn)行內(nèi)部審核： 組織變化、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)變化 市場反饋 重大質(zhì)量事故/環(huán)境事故/職業(yè)健康安全事故/投訴,審核基礎(chǔ)知識(shí),年度審核的頻次和形式,每年（12個(gè)月內(nèi)）至少一次，覆蓋標(biāo)準(zhǔn)所有要求 集中式-集中某一段時(shí)間完成對(duì)所有相關(guān)部門的審核 分散式-分部門在不同時(shí)間進(jìn)行審核,板塊人才育成組 2020年9月8日,目錄,1,審核基礎(chǔ)知識(shí),2,審核流程

4、,3,審核技巧,4,不符合項(xiàng)判斷及描述,審核流程,審核的程序,審核準(zhǔn)備（定人員、定范圍、定計(jì)劃、定分工、制作檢查表、與受審方溝通） 召開審核首次會(huì)議 審核實(shí)施（文件審核、現(xiàn)場審核、審核記錄） 審核報(bào)告（審核報(bào)告、不符合項(xiàng)報(bào)告） 末次會(huì)議 審核的跟蹤,審核流程,審核表的作用,指導(dǎo)審核過程的路線圖 明確審核要點(diǎn)和方法 確保審核的覆蓋面 減少組員之間不必要的重復(fù) 保持審核的方向和節(jié)奏 體現(xiàn)審核的正規(guī)化和專業(yè)性 作為審核的記錄檔案,審核流程,審核表編制,了解審核的范圍 確定審核的重點(diǎn) 確定審核的策略 文件收集和審查,審核流程,內(nèi)部審核實(shí)施,召開審核前首次會(huì)議 說明審核之目的及范圍 說明審核時(shí)程 確定受

5、審核單位陪同人員 暫定總結(jié)會(huì)議時(shí)間,審核流程,二. 進(jìn)行文件審查 文件審查可分為兩大部份進(jìn)行: 文件部份 針對(duì)各類使用文件的保管、使用情形, 進(jìn)行全面性查核,并記錄 針對(duì)審核要項(xiàng)之相關(guān)文件進(jìn)行瀏覽,并請相關(guān)人員說明,以驗(yàn)證文件的適當(dāng)性 記錄部份 依據(jù)文件規(guī)定,查核是否按規(guī)定執(zhí)行 相關(guān)記錄是否符合規(guī)定要求,以驗(yàn)證說.寫.做一致,審核流程,三. 現(xiàn)場審核活動(dòng) 執(zhí)行現(xiàn)場審核時(shí),一方面驗(yàn)證文件審查時(shí)所發(fā)現(xiàn)的疑點(diǎn),一方面查證是否按規(guī)定執(zhí)行;并將觀查到的現(xiàn)象,詳細(xì)登錄于檢查表上 凡未依程序、管理辦法、指導(dǎo)書等文件執(zhí)行者,均可判定為不符合事項(xiàng) 搜集相關(guān)佐證資料 不符合事項(xiàng)必須加以記錄,記錄時(shí),內(nèi)容應(yīng)包含:

6、相關(guān)文件的編號(hào)、名稱 不符合及違反文件的現(xiàn)況,做詳細(xì)描述,審核流程,四. 整理審核發(fā)現(xiàn)，形成審核結(jié)論 對(duì)照審核準(zhǔn)則評(píng)價(jià)審核證據(jù)以確定審核發(fā)現(xiàn)。與受審核方一起評(píng)審不符合，以獲得承認(rèn)，并確認(rèn)審核證據(jù)的準(zhǔn)確性，使受審核方理解不符合，努力解決審核發(fā)現(xiàn)有分歧的問題，并記錄尚未解決的問題。 審核組依據(jù)審核發(fā)現(xiàn)，對(duì)照審核準(zhǔn)則、審核目標(biāo)，判定受審核方體系的有效性，提出改進(jìn)的建議或今后審核活動(dòng)的建議。,審核流程,五.不符合現(xiàn)象之判定 不符合事項(xiàng)一經(jīng)確認(rèn)后,審核員得依據(jù)不符合事項(xiàng)之客觀憑證,填寫不符合報(bào)告,并描述不符合事項(xiàng)之狀況。 不符合現(xiàn)象判定之基本準(zhǔn)則 無法符合標(biāo)準(zhǔn)的要求 公司的手冊. 程序.管理辦法或其它書

7、面要求未被執(zhí)行 沒有執(zhí)行法規(guī)或合約的規(guī)定 違背說.寫.做一致的原則 做你所說的 說你所做的 記錄你所做的,審核流程,六.不符合事項(xiàng)的等級(jí)： 嚴(yán)重不符合 A、系統(tǒng)性失效 B、區(qū)域性失效 C、運(yùn)行后仍造成嚴(yán)重的后果（如環(huán)境污染、職業(yè)病等） 一般不符合 偶然的、孤立的、個(gè)別的、輕微的 觀察項(xiàng) 偶然的、輕微的或可能會(huì)因此造成缺陷，或需要時(shí)間去追蹤,審核流程,內(nèi)部審核實(shí)施,七.末次會(huì)議： （1）向管理者和受審部門負(fù)責(zé)人介紹審核情況 （2）宣布審核結(jié)果和審核結(jié)論 （3）提出不符合糾正措施要求 審核結(jié)果包括 A、文件與標(biāo)準(zhǔn)的符合情況； B、體系的實(shí)施情況；C、守法評(píng)價(jià)；D、體系有效性評(píng)價(jià)；E、不符合項(xiàng)性質(zhì);

8、F、糾正要求,審核流程,內(nèi)部審核完成,審核流程,內(nèi)部審核完成,一. 采取糾正/預(yù)防措施 被審核單位的管理階層應(yīng)： 了解不符合的狀況 調(diào)查并確定問題的原因所在 依據(jù)原因決定再發(fā)防止的方法及對(duì)策 依所定之對(duì)策確實(shí)執(zhí)行 將過程及結(jié)果詳細(xì)記錄,審核流程,內(nèi)部審核完成,二. 跟催及效果確認(rèn) 審核組確認(rèn)結(jié)果,不符合事項(xiàng)已經(jīng)改正,并能確實(shí)有效防范不符合事項(xiàng)之再發(fā),則不符合事項(xiàng)可經(jīng)由審核組長簽署后結(jié)案 如追查結(jié)果發(fā)現(xiàn)受審核單位之糾正/預(yù)防行動(dòng),仍無法有徹底改善時(shí),則審核組將對(duì)策確認(rèn)情形詳實(shí)記錄后,回報(bào)受審核單位及管理階層,并要求繼續(xù)改正糾正/預(yù)防行動(dòng)后,再行回復(fù) 詳細(xì)記載糾正/預(yù)防措施查驗(yàn)結(jié)果, 并簽認(rèn)。,板

9、塊人才育成組 2020年9月8日,目錄,1,審核基礎(chǔ)知識(shí),2,審核流程,3,審核技巧,4,不符合項(xiàng)判斷及描述,審核技巧,審核技巧,一. 主要的審核技巧 有效的詢問 (口到) 事實(shí)的觀察 (眼到) 仔細(xì)的聆聽 (耳到) 隨手筆記. 加注 (手到) 記錄. 文件. 說詞. 動(dòng)作等之連貫性判定 (心到) 時(shí)間的掌控與管理,審核技巧,審核技巧,審核技巧,面談 請各被審核單位先簡單軛要說明其部門組織職能、業(yè)務(wù)流程、人員職責(zé)分工等,并評(píng)估是否與事前之書面(文件)審查一致 與高階主管討論，或抽問基層人員,討論其環(huán)境、職業(yè)健康安全方面政策是否全員了解,判斷法律法規(guī)識(shí)別和宣貫落實(shí)情況。 抽問基層操作人員，請其描

10、述作業(yè)流程方法、作業(yè)中存在的環(huán)境影響、作業(yè)環(huán)境的危險(xiǎn)源及其管理方法、出現(xiàn)緊急情況時(shí)如何處置等，了解管理體系是否落實(shí)。,審核技巧,審核技巧,仔細(xì)的聆聽 應(yīng)專注、認(rèn)真地聽，仔細(xì)聆聽受審核人員的說明,往往是獲取信息的最佳途徑; 多鼓勵(lì)講話者，審核員可從所聽到的信息中,得到寶貴的情報(bào),有利于后續(xù)的審核； 應(yīng)有耐性，當(dāng)受審核人員進(jìn)行說明時(shí), 非必要時(shí),不要打斷他的回答； 應(yīng)及時(shí)反饋； 盡可能不要做不成熟的反應(yīng)； 保持善意的態(tài)度。,審核技巧,記錄抽樣 沒有時(shí)間檢查所有運(yùn)行記錄 挑選代表性樣本 隨機(jī)抽樣 適當(dāng)數(shù)量（抽樣數(shù)量不應(yīng)少于3個(gè)，也不必多于12個(gè)） 覆蓋相關(guān)日期（一般挑選近一年內(nèi)的運(yùn)行記錄，視審核頻次

11、而定） 審核員親自抽樣 征得被審核人員同意,審核技巧,審核技巧,觀察的技巧 要注意下列過程的觀察： 生產(chǎn)、檢測設(shè)備的配備和生產(chǎn)環(huán)境； 生產(chǎn)、檢測設(shè)備的管理狀態(tài)及檢測環(huán)境； 生產(chǎn)過程是否符合工藝要求、是否符合安全操作規(guī)程的要求，操作人員的現(xiàn)場技能； 產(chǎn)品標(biāo)識(shí)、狀態(tài)標(biāo)識(shí)、危險(xiǎn)化學(xué)品的警示標(biāo)識(shí)及貯存環(huán)境是否滿足要求；,審核技巧,觀察的技巧 文件、記錄的保管條件是否滿足要求； 廢棄物的排放點(diǎn)及處理現(xiàn)場的管理情況； 危險(xiǎn)化學(xué)品倉庫的管理狀況； 特種設(shè)備的使用與維護(hù)情況、緊急情況下的應(yīng)急救援物資的配備和管理狀況； 生產(chǎn)作業(yè)場所廢水、廢氣、粉塵、噪聲、危險(xiǎn)源的管理狀況； 觀察與管理方案有關(guān)的場所，驗(yàn)證管理方

12、案的實(shí)施情況。,審核技巧,讀數(shù)失效了怎么辦？（詢問應(yīng)急）,審核技巧,隨手筆記.加注 審核員于審核過程中,應(yīng)養(yǎng)成隨手加注筆記的習(xí)慣,不可依賴記憶或反復(fù)要求提供文件查閱而浪費(fèi)時(shí)間.,審核技巧,記錄的注意事項(xiàng) 遵循5W1H的方式進(jìn)行記錄，應(yīng)包括時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事實(shí)描述； 這些信息應(yīng)字跡清楚、準(zhǔn)確具體、易于再查，必要時(shí)照相、復(fù)印等方式保留證據(jù)； 對(duì)可能出現(xiàn)的不符合和有待繼續(xù)觀察的內(nèi)容應(yīng)詳細(xì)記錄。 記錄不是只對(duì)發(fā)現(xiàn)問題進(jìn)行記錄，也要對(duì)符合要求的內(nèi)容做記錄。 審核中易存在的問題：,審核技巧,板塊人才育成組 2020年9月8日,目錄,1,審核基礎(chǔ)知識(shí),2,審核流程,3,審核技巧,4,不符合項(xiàng)判斷及描述,不

13、符合項(xiàng)判斷,不合格/不符合的確定,什么是不合格/不符合？ - 沒有滿足要求 A）合同要求 B）ISO9001/ISO14001/OHSAS18001標(biāo)準(zhǔn) C）公司質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全體系文件和有關(guān)規(guī)定 D）法律、法規(guī)及其他要求,不合格/不符合的確定,體系性不合格/不符合 質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全體系文件與選定的標(biāo)準(zhǔn)、合同要求或有關(guān)法律法規(guī)不符 實(shí)施性不合格/不符合 實(shí)際操作與體系文件描述不符 有效性不合格/不符合 按規(guī)定要求進(jìn)行實(shí)施，但效果未能達(dá)到規(guī)定要求,不符合項(xiàng)判斷,不符合事項(xiàng)的形成： 必須以客觀事實(shí)為基礎(chǔ) 以審核準(zhǔn)則為依據(jù) 對(duì)產(chǎn)生不符合原因進(jìn)行分析，找出體系上存在的問題 審核組要充分

14、討論、互通情況，統(tǒng)一意見 與受審核方共同確認(rèn)審核發(fā)現(xiàn)的事實(shí),不符合項(xiàng)判斷,不合格/不符合的描述,不合格/不符合的描述,注意事項(xiàng) - 描述文件的標(biāo)識(shí)/名稱 - 描述記錄的標(biāo)識(shí)/名稱 - 描述相關(guān)職位/工位（不要指出姓名） - 描述設(shè)備的編號(hào)/名稱 - 描述相關(guān)的區(qū)域 - 描述不符合的原因 - 描述不符合標(biāo)準(zhǔn)條款和文件,不合格/不符合的描述（示例1）,不完整的描述： A.工作區(qū)域的測量設(shè)備有部儀表超出了校準(zhǔn)日期, 不符合ISO9001之7.6a條。,不合格/不符合的描述,不合格/不符合的描述（示例1）,完整的描述： 放在A車間的設(shè)備編號(hào)為B168上的一部電壓表已超過校準(zhǔn)日期, 表上標(biāo)簽注明校準(zhǔn)有效

15、期為6個(gè)月, 現(xiàn)已超出2個(gè)月, 不符合ISO9001之7.6a條。,不合格/不符合的描述,不合格/不符合的描述（示例2）,不完整的描述: 企管部從來沒有組織過消防演習(xí)，違反了文件和標(biāo)準(zhǔn)的要求。,不合格/不符合的描述,不合格/不符合的描述（示例2）,完整的描述: 公司程序文件應(yīng)急準(zhǔn)備和響應(yīng)控制程序4.4.7條規(guī)定，公司各部門每年應(yīng)組織或參加一次消防演習(xí)并記錄，但查2014年體系運(yùn)行的記錄資料，沒有發(fā)現(xiàn)有關(guān)的記錄，企管部安全員證實(shí)部門從來沒有參加過消防演習(xí)。不符合ISO14001:2004標(biāo)準(zhǔn)4.4.7條款和OHSAS18001：2007標(biāo)準(zhǔn)4.4.7條款的要求。,不合格/不符合的描述,不合格/不符合的描述（示例3）,不完整的描述: 車間焊接工位的焊接未按操作指導(dǎo)書進(jìn)行操作。不符合ISO9001:2008標(biāo)準(zhǔn)7.5.1