檔案管理制度

1、檔 案管 理 辦法第一條目的為加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作，維護(hù)檔案的完整與安全，便于企業(yè)各部門人員的利用，充分發(fā)揮檔案在生產(chǎn)、管理中的作用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律、法規(guī)，制定本辦法。第二條適用范圍本辦法適用于企業(yè)在行政管理、生產(chǎn)建設(shè)、經(jīng)營(yíng)管理等過程中所形成具有保存價(jià)值的文件材料，包括行政、人事、工程、經(jīng)營(yíng)、財(cái)務(wù)等各種檔案。第三條職責(zé)檔案管理工作設(shè)立檔案管理員，對(duì)企業(yè)內(nèi)的檔案資料實(shí)行統(tǒng)一管理，各部門設(shè)立二級(jí)檔案員，由檔案管理員組織協(xié)調(diào)。檔案管理員，負(fù)責(zé)組織各部門做好檔案歸檔工作，對(duì)檔案文件進(jìn)行驗(yàn)收、整理、保管和提供利用，并對(duì)各部門文件資料的收集、 整理、歸檔工作進(jìn)行組織、指導(dǎo)和監(jiān)督。各部門檔案員，

2、負(fù)責(zé)部門內(nèi)檔案的收集、整理工作，并于指定時(shí)間將部門檔案移交至檔案管理員。第四條檔案的分類及編號(hào)(一 )類別設(shè)置本企業(yè)檔案共分八大類：文書檔案(A)、工程檔案 (B)、合同檔案 (C)、會(huì)計(jì)檔案 (D)、人事檔案 (E)、聲像檔案 (F)、實(shí)物檔案 (G)、設(shè)計(jì)檔案（ H）。大類用英文字母作代字 ,大類以下的屬類用阿拉伯?dāng)?shù)字作代號(hào)。大類及屬類設(shè)置如下 :A 文書檔案 B 工程檔案 C 合同檔案 D 會(huì)計(jì)檔案D1會(huì)計(jì)報(bào)表D2會(huì)計(jì)賬簿D3會(huì)計(jì)憑證.D4其他會(huì)計(jì)材料E 人事檔案E1財(cái)務(wù)綜合部E2總經(jīng)辦E3設(shè)計(jì)部E4技術(shù)部E5項(xiàng)目管理部F 聲像檔案F1視頻F2照片G 實(shí)物檔案H 設(shè)計(jì)檔案(二 )編號(hào)方法

3、1. 文書檔案編號(hào)文書檔案采用單件歸檔方法，其編號(hào)結(jié)構(gòu)模式為：分類號(hào)（含大類代字及保管期限代號(hào)） / 年度 / 件號(hào)。保管期限代號(hào)永久為1，30 年為 4，10 年為 5，同一保管期限的歸檔文件每年從“1”開始編件號(hào)。例： A / 1 / 2016 / 1件號(hào)（第 1 件）年度（ 2016 年）保管期限代號(hào)（永久）大類代字（文書檔案）2. 工程檔案編號(hào)工程檔案按工程項(xiàng)目組卷，其編號(hào)結(jié)構(gòu)模式為：分類號(hào)（含大類代字及工程項(xiàng)目代號(hào)） / 案卷號(hào)。每個(gè)項(xiàng)目從“ 1”開始編案卷號(hào)。例： B 1 / 1案卷號(hào)（第 1 個(gè)案卷）工程項(xiàng)目代號(hào)（第1 項(xiàng)工程）大類代字（工程檔案）.3. 合同檔案編號(hào)合同檔案采用

4、單件歸檔方法，其編號(hào)結(jié)構(gòu)模式為：分類號(hào)（含大類代字及保管期限代號(hào)） / 年度 / 件號(hào)。保管期限代號(hào)永久為1，30 年為 4，10 年為 5，同一保管期限的歸檔文件每年從“1”開始編件號(hào)。例： C / 1 / 2016 / 1件號(hào)（第 1 件）年度（ 2016 年）保管期限代號(hào)（永久）大類代字（合同檔案）4. 會(huì)計(jì)檔案編號(hào)會(huì)計(jì)檔案采用單件歸檔方法，其編號(hào)結(jié)構(gòu)模式為：分類號(hào)（含大類代字及屬類代號(hào)） / 年度 / 件號(hào)。同一屬類的歸檔文件每年從“1”開始編件號(hào)。例： D 3 / 2016/ 1案卷號(hào)（第 1 個(gè)案卷）年度（ 2016 年）屬類代號(hào)（會(huì)計(jì)憑證）大類代字（會(huì)計(jì)檔案）5. 人事檔案編號(hào)人

5、事檔案按個(gè)人組卷，其編號(hào)結(jié)構(gòu)模式為：分類號(hào)（含大類代字及屬類代號(hào)） / 案卷號(hào)。每個(gè)員工從“ 1”開始編案卷號(hào)。例： E 1 / 1案卷號(hào)（第 1 個(gè)案卷）部門代號(hào)（財(cái)務(wù)綜合部）大類代字（人事檔案）6. 聲像檔案類編號(hào)（ 1） 視頻檔案，采用按件歸檔整理方法，一次工作或活動(dòng)所形成的視頻為一件檔案材料，其編號(hào)結(jié)構(gòu)模式為：分類號(hào)（含大類代字及屬類代號(hào)）/ 年度 /件號(hào)。每年從“ 1”起編件號(hào)。.例： F 1 / 2016 / 1件號(hào)（第 1 件）年度（ 2013 年）屬類代號(hào)（視頻）大類代字（聲像檔案）（ 2） 照片檔案，按組整理歸檔，一次活動(dòng)形成的照片為一組，其編號(hào)結(jié)構(gòu)模式為：分類號(hào)（含大類代字

6、及屬類代號(hào)） / 年度 / 組號(hào) / 張?zhí)?。每年從?1”起編組號(hào)，每組照片從“ 1”起編張?zhí)?。例?F 2 / 2016 / 1 / 1張?zhí)枺ǖ?1 張）組號(hào)（第 1 組）年度（ 2010 年）屬類代號(hào)（照片）大類代字（聲像檔案）7. 實(shí)物檔案編號(hào)實(shí)物檔案每年按件整理歸檔，其編號(hào)結(jié)構(gòu)模式為：分類號(hào)（大類代字）/ 年度 / 件號(hào)。每年從“ 1”開始編件號(hào)。例： G / 2016 / 1件號(hào)（第 1 件）年度（ 2016 年）大類代字（實(shí)物檔案）8. 設(shè)計(jì)檔案編號(hào)設(shè)計(jì)檔案按年度立項(xiàng)項(xiàng)目組卷，其編號(hào)結(jié)構(gòu)模式為：分類號(hào)（含大類代字及工程項(xiàng)目代號(hào)） / 年度 / 案卷號(hào)。每個(gè)項(xiàng)目從“ 1”開始編案卷號(hào)

7、。例： H 1 / 2016/ 1案卷號(hào)（第 1 個(gè)案卷）年度（ 2016 年）設(shè)計(jì)項(xiàng)目代號(hào)（第1 項(xiàng)）大類代字（設(shè)計(jì)檔案）.第五條文件的整理和歸檔時(shí)間(一 )文件的整理1. 歸檔的文件應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，其制成材料應(yīng)有利于長(zhǎng)久保存，圖文字跡應(yīng)符合形成文件設(shè)備（打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等）標(biāo)稱的質(zhì)量要求。2. 歸檔的文件應(yīng)為原件。因故無原件的可將具有憑證作用的復(fù)制件歸檔。字跡清楚工整，紙張及文件格式符合國(guó)家要求，避免使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水等不耐久的書寫材料。3. 歸檔的文件一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。4. 檔號(hào)章、檔案盒背脊、備考表等項(xiàng)目，使用藍(lán)黑墨水或碳素

8、墨水鋼筆填寫，也可蓋字粒章或打?。粰n案目錄應(yīng)當(dāng)打印并使用 A4 規(guī)格紙張。5. 總經(jīng)辦要定期對(duì)已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)確無保存價(jià)值的檔案進(jìn)行登記造冊(cè)， 經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審核、 總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀， 任何人不得擅自銷毀檔案。(二 )文件的歸檔時(shí)間各部門檔案員應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定時(shí)間向檔案管理員移交上年度檔案，集中管理。電子檔案需相關(guān)部門負(fù)責(zé)人上傳至指定移動(dòng)硬盤的文件夾中。序檔案負(fù)責(zé)歸檔內(nèi)容移交時(shí)間號(hào)類別部門各類資質(zhì)文件、證件（營(yíng)業(yè)執(zhí)照財(cái)務(wù)綜正副本、組織機(jī)構(gòu)代碼正副本、 IC由財(cái)務(wù)綜合部負(fù)責(zé)保文書合部卡、國(guó)地稅稅務(wù)登記證副本、開管1戶許可證等）檔案會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)、公相關(guān)經(jīng)司發(fā)文、工作計(jì)劃、

9、工作總結(jié)、每季度移交辦部門設(shè)備及資產(chǎn)的登記資料等工程承包及發(fā)包、銷售、購(gòu)置、工程類合同待工程完合同財(cái)務(wù)綜工結(jié)算后 3 個(gè)月內(nèi)移2商務(wù)、轉(zhuǎn)讓等各類合同協(xié)議的正檔案合部交，其他合同于次年本原件2 月移交個(gè)人簡(jiǎn)歷、入職表、身份證明材總經(jīng)辦料、學(xué)歷、職務(wù)證明材料、契約員工入職 1 周內(nèi)移交3人事性文件檔案異動(dòng)（調(diào)動(dòng)、轉(zhuǎn)正、調(diào)薪、離職由財(cái)務(wù)綜合部負(fù)責(zé)人財(cái)務(wù)綜等）、績(jī)效管理、培訓(xùn)及獎(jiǎng)懲等相辦理好手續(xù) 1 周內(nèi)，合部關(guān)材料移交.4工程技術(shù)部電子及紙質(zhì)相關(guān)資料， 具體見工待工程完工結(jié)算后 3檔案程檔案歸檔范圍及保管期限個(gè)月內(nèi)移交5會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)綜相關(guān)資料，具體見會(huì)計(jì)檔案歸由財(cái)務(wù)綜合部負(fù)責(zé)保檔案合部檔范圍及保管期限管

10、6聲像相關(guān)經(jīng)相關(guān)資料，具體見聲像檔案歸活動(dòng)結(jié)束后1 個(gè)月內(nèi)檔案辦部門檔范圍及保管期限移交7實(shí)物相關(guān)經(jīng)相關(guān)資料，具體見實(shí)物檔案歸實(shí)物頒發(fā)后1 個(gè)月內(nèi)檔案辦部門檔范圍及保管期限移交8設(shè)計(jì)設(shè)計(jì)部電子及紙質(zhì)相關(guān)資料， 具體見設(shè)于次年 2 月移交檔案計(jì)檔案歸檔范圍及保管期限第六條各類文件材料歸檔范圍及保管期限(一 )文書檔案文書檔案歸檔文件采用單件歸檔整理方法，以“件”為單位進(jìn)行排列、裝訂、編頁(yè)碼、編檔號(hào)。不同年度的要分開整理。1. 劃分保管期限： 按照文書檔案歸檔范圍和保管期限表 ，將歸檔文件材料劃分為永久、 30 年、 10 年三種保管期限。2. 排序：對(duì)同一形成年度同一保管期限的歸檔文件進(jìn)行排序。

11、 一般按時(shí)間、機(jī)構(gòu)或問題、文號(hào)等先后順序排列，盡量將同一事由的文件排列在一起。3. 編頁(yè)碼： 沒有編頁(yè)碼的文件，以“件”為單位對(duì)有效頁(yè)面編連續(xù)頁(yè)碼，正面編于右上角，反面編于左上角，本身有正確頁(yè)碼或單頁(yè)的文件不需再編頁(yè)碼；1 份文件各部分（如收、發(fā)文處理單和定稿）已有獨(dú)立正確的頁(yè)碼時(shí)不用再編頁(yè)碼，合并計(jì)算其總頁(yè)數(shù)即可。編頁(yè)號(hào)時(shí)采用打碼機(jī)。4. 蓋檔號(hào)章： 每“件”加蓋檔號(hào)章，檔號(hào)章的位置一般蓋在文件首頁(yè)左上方空白處。如文件首頁(yè)上方不夠位置蓋章， 可蓋在文件首頁(yè)左下方空白處， 如上下方都不夠位置，可另加白紙封面。檔號(hào)章可用字粒章填寫，也可手工填寫，要求工整。檔號(hào)章示例：全宗號(hào)類別號(hào)A期限永久年度2

12、016機(jī)構(gòu)件號(hào)1.全宗號(hào)：是檔案館進(jìn)館單位所編制的實(shí)體管理號(hào)，無則不需填寫。類別號(hào)：文書檔案大類代字期限：文件保管期（永久，30 年， 10 年）年度：文件形成年度機(jī)構(gòu)：歸檔文件的承辦機(jī)構(gòu)（規(guī)范化簡(jiǎn)稱）件號(hào)：文件在該年度同一保管期限內(nèi)的排序號(hào)5. 裝盒：將整理好的歸檔文件按照編號(hào)順序裝入文書檔案盒內(nèi)，并填寫檔案盒背脊、盒內(nèi)備考表。不同年度不同保管期限的歸檔文件不能裝在同一盒內(nèi)。6. 著錄上傳： 在文書檔案 Excel 中著錄每份歸檔文件的基本信息。著錄項(xiàng)目包括：全宗號(hào)、類別、保管期限、年度、件號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、文件題名、日期、頁(yè)數(shù)等。7. 文書檔案歸檔范圍及保管期限序歸檔文件材料名稱或類型保管

13、號(hào)備注期限1企業(yè)籌備期的可行性研究、 申請(qǐng)、批準(zhǔn)，企業(yè)章程，董事會(huì)、永久股東會(huì)、監(jiān)事會(huì)和經(jīng)理層機(jī)構(gòu)及變更2董事會(huì)、股東會(huì)、監(jiān)事會(huì)活動(dòng)永久3企業(yè)制定的規(guī)章制度永久4企業(yè)年度總結(jié)、計(jì)劃永久5一般的會(huì)議紀(jì)要、30 年6綜合性行政事務(wù)30 年(二 )工程檔案工程檔案的平時(shí)收集和管理工作由技術(shù)部指定專人負(fù)責(zé)，與項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)程同步。從項(xiàng)目申請(qǐng)投標(biāo)起，即應(yīng)開始進(jìn)行工程檔案材料的收集，項(xiàng)目竣工后，要及時(shí)補(bǔ)充收集相關(guān)材料，確保文件材料的齊全完整。1. 組卷：工程檔案按建設(shè)項(xiàng)目， 區(qū)分前期準(zhǔn)備、 設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、竣工、使用維護(hù)等形成階段，結(jié)合考慮文件材料內(nèi)容、數(shù)量、保管期限進(jìn)行組卷。案卷題名應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確地揭示建設(shè)

14、項(xiàng)目名稱、階段名稱、文件材料種類。2. 編號(hào)：整卷裝訂的案卷，以卷為單位編連續(xù)頁(yè)碼。編號(hào)時(shí)，只對(duì)文件材料的有效頁(yè)面編頁(yè)碼，空白頁(yè)面不編。編號(hào)位置：正面編于右下角，反面編于左.下角。編頁(yè)號(hào)時(shí)采用打碼機(jī)。本身有正確頁(yè)碼或單頁(yè)的文件材料不需再編頁(yè)碼。3. 案卷裝盒： 整卷裝訂的，將裝訂好的案卷按照編號(hào)順序裝入檔案盒內(nèi)。散件裝訂的，將卷內(nèi)文件目錄、文件材料依次裝入檔案盒內(nèi)。4. 著錄上傳： 在工程檔案 Excel 中著錄每個(gè)案卷和每份卷內(nèi)文件的基本信息。卷內(nèi)文件著錄項(xiàng)目包括：全宗號(hào)、類別、保管期限、文號(hào)、責(zé)任者、文件題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注等；案卷著錄項(xiàng)目包括：全宗號(hào)、項(xiàng)目編號(hào)、案卷號(hào)、案卷題名、立卷單

15、位、保管期限、密級(jí)等。同時(shí)在檔案移動(dòng)硬盤上傳每份卷內(nèi)文件相應(yīng)電子文件， 無相應(yīng)電子文件的卷內(nèi)文件需掃描上傳。 電子檔案存放路徑： 可移動(dòng)硬盤 工程檔案 工程項(xiàng)目案卷號(hào)。5. 工程檔案歸檔范圍及保管期限序歸檔文件材料名稱或類型號(hào)1 招標(biāo)文件2 投標(biāo)文件3 中標(biāo)通知書4 監(jiān)理、設(shè)計(jì)、施工合同5 工程開工報(bào)告及施工組織設(shè)計(jì)、技術(shù)交底6 圖紙會(huì)審、變更及洽商記錄7 設(shè)計(jì)變更單及相關(guān)資料（報(bào)價(jià)單，審核確認(rèn)單）8 施工現(xiàn)場(chǎng)簽證記錄9 隱蔽工程檢驗(yàn)記錄10 現(xiàn)場(chǎng)施工圖片11 施工日志12 施工材料合格證和檢驗(yàn)報(bào)告13 工程結(jié)算書工程結(jié)算審批表、 竣工驗(yàn)收移交證明書、 交工驗(yàn)收現(xiàn)場(chǎng)記錄14及竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等15

16、 相關(guān)竣工圖紙保管備注期限永久.(三 )合同檔案合同檔案采用單件歸檔方法，以“件”為單位進(jìn)行排列、裝訂、編頁(yè)碼、編檔號(hào)。不同年度的要分開整理，合同檔案保存期限為永久。1. 排序：對(duì)同一形成年度同一保管期限的歸檔文件進(jìn)行排序。 一般按時(shí)間、機(jī)構(gòu)或問題、文號(hào)等先后順序排列，盡量將同一事由的文件排列在一起。2. 編頁(yè)碼： 沒有編頁(yè)碼的文件，以“件”為單位對(duì)有效頁(yè)面編連續(xù)頁(yè)碼，正面編于右上角，反面編于左上角，本身有正確頁(yè)碼或單頁(yè)的文件不需再編頁(yè)碼；1 份文件各部分（如收、發(fā)文處理單和定稿）已有獨(dú)立正確的頁(yè)碼時(shí)不用再編頁(yè)碼，合并計(jì)算其總頁(yè)數(shù)即可。編頁(yè)號(hào)時(shí)采用打碼機(jī)。3. 蓋檔號(hào)章： 每“件”加蓋檔號(hào)章，

17、檔號(hào)章的位置一般蓋在文件首頁(yè)左上方空白處。如文件首頁(yè)上方不夠位置蓋章， 可蓋在文件首頁(yè)左下方空白處， 如上下方都不夠位置，可另加白紙封面。檔號(hào)章可用字粒章填寫，也可手工填寫，要求工整。檔號(hào)章示例：全宗號(hào)類別號(hào)C期限永久年度2016機(jī)構(gòu)件號(hào)1全宗號(hào)：是檔案館進(jìn)館單位所編制的實(shí)體管理號(hào)，無則不需填寫。類別號(hào)：合同檔案大類代字期限：文件保管期（永久）年度：文件形成年度機(jī)構(gòu)：歸檔文件的承辦機(jī)構(gòu)（規(guī)范化簡(jiǎn)稱）件號(hào)：文件在該年度同一保管期限內(nèi)的排序號(hào)4. 裝盒：將整理好的歸檔文件按照編號(hào)順序裝入文書檔案盒內(nèi)，并填寫檔案盒背脊、盒內(nèi)備考表。不同年度不同保管期限的歸檔文件不能裝在同一盒內(nèi)。5. 著錄上傳： 在

18、合同檔案 Excel 中著錄每份歸檔文件的基本信息。著錄項(xiàng)目包括：全宗號(hào)、類別、保管期限、年度、件號(hào)、合同編號(hào)、責(zé)任者、合同題名、日期、頁(yè)數(shù)等。.(四 )會(huì)計(jì)檔案會(huì)計(jì)檔案采用單件歸檔整理方法， 以“件”為單位進(jìn)行排列、 裝訂、編頁(yè)碼、編檔號(hào)，不同年度的要分開整理。 “件”是歸檔文件的整理單位，一般以每份文件為 1 件。 1 份會(huì)計(jì)報(bào)表為1 件、 1 本（份）賬簿為1 件、 1 冊(cè)（本）憑證為1件?！凹鳖}名應(yīng)準(zhǔn)確概括該件會(huì)計(jì)檔案的形成單位、時(shí)間、內(nèi)容、文件名稱。1. 編碼：沒有編頁(yè)碼的文件，以“件”為單位對(duì)有效頁(yè)面編連續(xù)頁(yè)碼，正面編于右上角，反面編于左上角，本身有正確頁(yè)碼或單頁(yè)的文件不需再編頁(yè)

19、碼；1 份文件各部分已有獨(dú)立正確的頁(yè)碼時(shí)不用再編頁(yè)碼，合并計(jì)算其總頁(yè)數(shù)即可。憑證類不需要編頁(yè)碼。編頁(yè)號(hào)時(shí)采用打碼機(jī)。2. 蓋檔號(hào)章： 每“件”加蓋檔號(hào)章，檔號(hào)章的位置一般蓋在文件首頁(yè)左上方空白處。如文件首頁(yè)上方不夠位置蓋章， 可蓋在文件首頁(yè)左下方空白處， 如上下方都不夠位置，可另加白紙封面。檔號(hào)章可用字粒章填寫，也可手工填寫，要求工整。檔號(hào)章示例：全宗號(hào)類別號(hào)D1期限永久年度2016機(jī)構(gòu)件號(hào)1全宗號(hào)：是檔案館進(jìn)館單位所編制的實(shí)體管理號(hào)，無則不需填寫。類別號(hào)：文書檔案大類代字期限：文件保管期（永久，25 年， 15 年、 5 年）年度：文件形成年度機(jī)構(gòu)：歸檔文件的承辦機(jī)構(gòu)（規(guī)范化簡(jiǎn)稱）件號(hào)：文件

20、在該年度同一保管期限內(nèi)的排序號(hào)3. 著錄上傳： 在 Excel 中著錄每份歸檔文件的基本信息。著錄項(xiàng)目包括：全宗號(hào)、類別、保管期限、年度、件號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、文件題名、日期、頁(yè)數(shù)等。4. 會(huì)計(jì)檔案歸檔范圍及保管期限序保管備注歸檔文件材料名稱或類型期限號(hào)D1 報(bào)表（包括各級(jí)主管部門匯總財(cái)務(wù)報(bào)告）1 年度財(cái)務(wù)報(bào)告（預(yù)、決算）永久包括文字分析.2月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告5 年包括文字分析D2 賬簿1現(xiàn)金出納賬25 年2銀行存款賬25 年3總賬25 年4明細(xì)分類賬25 年D3 憑證1原始憑證15 年2記賬憑證15 年3匯總憑證15 年D4 其他1會(huì)計(jì)移交清冊(cè)15 年2會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)永久3會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)永久

21、4銀行余額調(diào)節(jié)表5 年5銀行對(duì)賬單5 年(五 )人事檔案在員工入職一周內(nèi)建立統(tǒng)一的基礎(chǔ)檔案，實(shí)行一人一檔的立卷方法。根據(jù)員工的異動(dòng) （調(diào)動(dòng)、轉(zhuǎn)正、調(diào)薪、離職等）、績(jī)效管理、 培訓(xùn)及獎(jiǎng)懲等，由財(cái)務(wù)綜合部負(fù)責(zé)人辦理好相關(guān)手續(xù)后， 移交給檔案管理專員。 檔案管理專員應(yīng)及時(shí)將相關(guān)資料歸檔，裝入員工內(nèi)部人事檔案袋，并做好目錄填寫。1. 著錄上傳： 在人事檔案管理系統(tǒng)中著錄每位員工的基本信息。2. 人事檔案歸檔范圍及保管期限序歸檔文件材料名稱或類型保管號(hào)備注期限1員工個(gè)人簡(jiǎn)歷定期2員工入職表定期3員工轉(zhuǎn)正申請(qǐng)表定期4員工與企業(yè)的勞動(dòng)合同等契約性文件定期.5員工身份證明材料（如身份證復(fù)印件等）定期6員工學(xué)歷

22、、學(xué)位和專業(yè)技術(shù)職務(wù)證明材料（復(fù)印件）定期7員工在本企業(yè)工作期間的考核、考績(jī)、鑒定材料等定期8有關(guān)員工任免、聘用、待遇、獎(jiǎng)懲、離職等方面的文件材料定期9員工在本企業(yè)工作期間參加各種培訓(xùn)的證書定期10員工參加社會(huì)保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)等方面的文件材料定期11有關(guān)該員工的其他應(yīng)歸檔文件定期(六 )聲像載體檔案視頻檔案 ：一項(xiàng)工作或活動(dòng)所形成的音頻或視頻作為一件檔案材料，視頻按“件”整理歸檔。收集的視頻應(yīng)具有完整準(zhǔn)確的文字說明，包括活動(dòng)的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、主要人物姓名或景物名稱、攝錄者等要素。文字說明宜用“ TXT” 文件保存。1. 視頻檔案存儲(chǔ)格式要求： 屬于模擬信息或不符合歸檔數(shù)字格式要求的音頻或視頻應(yīng)

23、先按以下要求轉(zhuǎn)換為標(biāo)準(zhǔn)數(shù)字格式： MKV、AVI、MOV、MX、WMV、ASF、ASX、RM、RMVB、MPG、3GP、 MPEG-、2 MPEG-、4M4V、DAT、FLV、 VOB等應(yīng)轉(zhuǎn)換為MPEG-4文件格式，并保留原始格式，同時(shí)保存一份FLV格式便于利用。2. 儲(chǔ)存：在聲像載體檔案 Excel 中著錄每件視頻的基本信息。著錄項(xiàng)目包括：檔號(hào)、視頻題名、錄制時(shí)間、錄制長(zhǎng)度、備注等。同時(shí)在檔案移動(dòng)硬盤上傳每件視頻。儲(chǔ)存路徑：可移動(dòng)硬盤 聲像載體檔案 視頻檔案 “年度”命名 （“年度”一般指攝錄年度）的文件夾。每段剪輯后的音頻或視頻文件以“攝錄日期地點(diǎn) ?活動(dòng)內(nèi)容。攝錄日期：用 8 位阿拉伯?dāng)?shù)

24、字表示。攝錄地點(diǎn)：記述地點(diǎn)全稱。活動(dòng)內(nèi)容：記述清楚活動(dòng)主題、主要人物姓名、職務(wù)。照片檔案： 照片要選擇該項(xiàng)工作或活動(dòng)內(nèi)容具有代表性的進(jìn)行歸檔，歸檔照片應(yīng)圖像清晰，沖曬成 4R 規(guī)格，以便入冊(cè)保管。1. 照片說明文字： 應(yīng)包括活動(dòng)時(shí)間、地點(diǎn)、主題、主要人物及其位置、拍攝者等要素。.2. 相片標(biāo)簽：每組照片打印一份照片組文字說明標(biāo)簽 ，例：組號(hào)F3/2008/8拍攝地點(diǎn)市會(huì)議中心拍攝日期20080702拍 攝 者張數(shù)碼照片15紙質(zhì)照片10張數(shù)張數(shù)組文字說明2008 年 7 月 2 日，市 XX局在市會(huì)議中心召開全市檔案工作會(huì)議。副市長(zhǎng)、特邀嘉賓出席了會(huì)議每張紙質(zhì)照片打印一份照片文字說明標(biāo)簽 ，例：

25、檔號(hào)F3/2008/8/1拍攝時(shí)間20080702拍攝地點(diǎn)市會(huì)議中心拍攝者張2008 年 7 月 2 日，市 XX局在市會(huì)議中心召開全市檔案工作文字會(huì)議。圖為副市長(zhǎng)（中） ，特邀嘉賓王（右一） 、市說明XX局局長(zhǎng)（左一）在會(huì)議主席臺(tái)上3. 著錄上傳： 在聲像載體檔案 Excel 中著錄每件照片檔案的基本信息。著錄項(xiàng)目包括：檔號(hào)、相片題名、拍攝時(shí)間、相片所在頁(yè)號(hào)、備注等。同時(shí)在檔案移動(dòng)硬盤上傳每件相片。 儲(chǔ)存路徑：可移動(dòng)硬盤 聲像載體檔案 相片檔案 以“年度”（一般指拍攝年度）命名的文件夾。按照一組照片對(duì)應(yīng)一個(gè)文件夾的原則，在“年度”文件夾下建立以“拍攝日期 +地點(diǎn) +事件內(nèi)容 +拍攝者或來源”

26、命名（“拍攝日期”用 8 位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，“拍攝者或來源”應(yīng)用“（）”括起）的文件夾，將拍攝或掃描后形成的數(shù)碼照片存儲(chǔ)（按 JPEG標(biāo)準(zhǔn)格式存儲(chǔ)，內(nèi)容特別重要的宜同時(shí)選擇 RAW、TIFF 等文件格式存儲(chǔ)） 在該文件夾下， 每張數(shù)碼照片按順序號(hào)命名， 對(duì)于主要人物的合照， 應(yīng)以“主要人物及其職務(wù) （在照片中的位置）”命名該張照片，以方便歸檔人員整理著錄。4. 聲像檔案歸檔范圍及保管期限序歸檔文件材料名稱或類型保管號(hào)備注期限1反映本企業(yè)主要職能活動(dòng)和工作成果的照片、VCD等永久2領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參與本企業(yè)有關(guān)重大活動(dòng)的照片、等永久VCD3本企業(yè)組織或參加的重要外事活動(dòng)的的照片、VCD等永久.(

27、七 )實(shí)物檔案1. 歸檔的實(shí)物應(yīng)當(dāng)拍照，所拍照片需刻盤脫機(jī)保存， 兩者之間要建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系；一些珍貴的實(shí)物應(yīng)使用包裝物包裝存放，包裝物上附貼標(biāo)簽，填好檔號(hào)、實(shí)物名稱等。2. 屬于歸檔范圍的實(shí)物檔案在其形成后 1 個(gè)月內(nèi)，由經(jīng)辦人擬訂說明文字，移交總經(jīng)辦登記歸檔。如需在其它地方懸掛、展示的，應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)，并在檔案目錄上注明懸掛、展示地點(diǎn)。3. 實(shí)物檔案不分屬類，每年按其形成時(shí)間的先后順序進(jìn)行排列，同一次活動(dòng)產(chǎn)生的實(shí)物檔案排列在一起。4. 標(biāo)識(shí)：給每件實(shí)物檔案制作標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)容包括該實(shí)物檔案的檔號(hào)、名稱、來源、時(shí)間等相關(guān)信息，并將標(biāo)簽貼在相應(yīng)實(shí)物的背面或側(cè)面等不顯眼處。實(shí)物名稱應(yīng)標(biāo)明其

28、主題內(nèi)容及類型，類型用“（）”括起。如“廣東省檔案系統(tǒng)2013 年度檔案先進(jìn)單位（獎(jiǎng)牌）”。5.著錄上傳： 將每件實(shí)物檔案的相關(guān)信息在實(shí)物檔案Excel 中著錄并上傳相應(yīng)數(shù)碼照片。著錄項(xiàng)目包括：檔號(hào)、名稱、獲得時(shí)間、授予者、備注等。同時(shí)在檔案移動(dòng)硬盤上傳相應(yīng)數(shù)碼照片。儲(chǔ)存路徑：可移動(dòng)硬盤實(shí)物檔案以“年度”命名的文件夾。6. 實(shí)物檔案歸檔范圍及保管期限序歸檔文件材料名稱或類型保管備注號(hào)期限1反映本企業(yè)工作業(yè)績(jī)或榮譽(yù)的獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)杯、獎(jiǎng)永久牌等2反映本企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物工作業(yè)績(jī)或榮譽(yù)的獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)永久狀、獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等3本企業(yè)在對(duì)外交往中獲得的各種紀(jì)念品、禮品永久(八 )設(shè)計(jì)檔案凡委托我

29、司設(shè)計(jì)的新建、改建、擴(kuò)建、加固等工程設(shè)計(jì)階段成果文件，設(shè)計(jì)修改文件以及與工程有關(guān)的同建設(shè)單位，施工單位發(fā)生的各類協(xié)議、 合同、函件、公文和竣工驗(yàn)收、調(diào)試、工程總結(jié)等文件，均歸入設(shè)計(jì)檔案。照片由各科室經(jīng)辦人按組擬寫有關(guān)說明后及時(shí)向聲像檔案科移交，并辦理交接手.續(xù)。數(shù)碼照片的移交應(yīng)在電子檔案館管理系統(tǒng)（或文件與檔案管理服務(wù)平臺(tái)）中進(jìn)行，并在移交前做好下列工作：1、分組：經(jīng)辦人按反映同一項(xiàng)工作或活動(dòng)的若干張照片為一組的原則對(duì)照片進(jìn)行分組。2、存儲(chǔ)：經(jīng)辦人在工作計(jì)算機(jī)C 盤以外的目錄下建立以“照片檔案”命名的文件夾，再在“照片檔案”文件夾下建立以“年度”命名（“年度”一般指拍攝年度）的文件夾。按照一組

30、照片對(duì)應(yīng)一個(gè)文件夾的原則，在“年度”文件夾下建立以“拍攝日期 +地點(diǎn) +事件內(nèi)容 +拍攝者或來源”命名（“拍攝日期”用8 位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，“拍攝者或來源”應(yīng)用“（）”括起）的文件夾1. 圖紙管理： 底圖以張為單位單獨(dú)保存和管理。案卷內(nèi)圖紙應(yīng)按照國(guó)際標(biāo)準(zhǔn) A4 型（ 297mm210mm）進(jìn)行折疊，藍(lán)面向內(nèi)，圖標(biāo)外露，折疊方法一致，按階段、部位分別立卷，依圖號(hào)順序排列。2. 檔號(hào)章：不裝訂的案卷，應(yīng)在每份圖紙的右上角加蓋檔號(hào)章， 格式如下：檔號(hào)序號(hào)3. 設(shè)計(jì)檔案歸檔范圍及保管期限序歸檔文件材料名稱或類型保管期限備注號(hào)1建設(shè)單位提供的全部設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料，原始資料永久2設(shè)計(jì)成果（藍(lán)圖、蠟紙、白圖等圖紙）永久3、模型）永久設(shè)計(jì)方案過程圖（ CADPSD4內(nèi)部作業(yè)文件（設(shè)計(jì)方案文本）永久項(xiàng)目設(shè)計(jì)，施工過程中與建設(shè)單位各種聯(lián)系中形成5的有關(guān)文件、圖紙、資料、來往公文、函電、設(shè)計(jì)永久過程中的交底會(huì)審紀(jì)要，與工程有關(guān)的會(huì)議紀(jì)要工程竣工驗(yàn)收，調(diào)試過程中形成的文件、圖紙、資6料（竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、修改、補(bǔ)充核定有關(guān)圖紙和文永久件）7成果匯報(bào)材料（ PDF方案或者 PPT匯報(bào)）永