項(xiàng)目監(jiān)理部信息文件管理.ppt

1、項(xiàng)目監(jiān)理部信息文件管理2010年10月,一、信息文件管理的目的 二、信息文件管理的工作內(nèi)容 三、信息文件的工作流程 四、信息文件的應(yīng)用 五、信息文件管理的職責(zé) 六、常見問題,前 言,今天，我們?cè)谝黄鸸餐懻撘粋€(gè)話題：如何才能做好信息文件管理工作？ 1、要熟知檔案相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn) 如：DA/T 28-2002 國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與整理規(guī)范 GB/T 11822-2008科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求 DL/T 5229-2005電力工程竣工圖文件編制規(guī)定 火電企業(yè)檔案分類表（69大類）總文檔（2002）29號(hào) GB/T50328-2001建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范 2、要了解電源項(xiàng)目各專業(yè)的

2、技術(shù)規(guī)范和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn),一、信息文件管理的目的,監(jiān)理信息文件管理就是監(jiān)理信息文件的收集、整理、處理、存儲(chǔ)、傳遞與應(yīng)用等一系列工作的總稱。 在這里引入四個(gè)關(guān)鍵詞 關(guān)鍵詞一：記錄 記錄記錄了電源工程項(xiàng)目監(jiān)理工作開展的過程。如：監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理工程師通知單、備忘錄等。 關(guān)鍵詞二：證明 證明是用記錄來(lái)證明監(jiān)理工作滿足法律、法規(guī)、行業(yè)規(guī)范、工程建設(shè)監(jiān)理委托合同以及監(jiān)理公司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。證明我們的監(jiān)理行為的合法性。,關(guān)鍵詞三：支持 支持指信息管理工作是為了保障電源工程項(xiàng)目建設(shè)過程中信息傳遞的順暢、及時(shí)，為建設(shè)項(xiàng)目有關(guān)的決策者提供決策依據(jù)，為執(zhí)行者提供信息。為工程建設(shè)的有序開展提供信息支持。 如：在開工前對(duì)承包

3、單位資質(zhì)、主要管理人員資格的審核；工程控制網(wǎng)測(cè)量復(fù)測(cè)審核等。 關(guān)鍵詞四：歸檔 歸檔指收集、整理滿足國(guó)家、建設(shè)單位檔案要求的監(jiān)理文件。,為今后形成建設(shè)單位的檔案服務(wù)。 也是檔案管理中“三納入 、四參加、四同步”中需要。 “三納入”就是要將項(xiàng)目文件材料的形成、積累、整理和歸檔納入項(xiàng)目建設(shè)的各項(xiàng)程序，納入項(xiàng)目建設(shè)管理計(jì)劃，納入有關(guān)部門和有關(guān)人員的職責(zé)范圍。 “四參加”就是要求檔案人員應(yīng)參加與工程管理相關(guān)會(huì)議及質(zhì)量檢查，參加重要設(shè)備、儀器開箱；參加項(xiàng)目建設(shè)竣工驗(yàn)收及參加項(xiàng)目科研成果的審定。 “四同步”就是要將下達(dá)工程計(jì)劃任務(wù)與提出項(xiàng)目文件歸檔要求要同步；檢查項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度與檢查項(xiàng)目文件積累情況要同步；工

4、程驗(yàn)收與檔案驗(yàn)收要同步；項(xiàng)目總結(jié)與歸檔的文件交接要同步。,二、信息文件管理的工作內(nèi)容,信息：是對(duì)數(shù)據(jù)的解釋，反映了事物（事件）的客觀規(guī)律，為使用都提供決策和管理所需要的依據(jù)。 文件：國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)中形成的各種形式的信息記錄。 它具有現(xiàn)形性，是正在處理和承辦的。 項(xiàng)目文件：指建設(shè)項(xiàng)日在立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理及竣工驗(yàn)收全過程中形成的文字、圖表、聲像等形式的全部文件。包括項(xiàng)目前期文件，項(xiàng)目竣工文件和項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件等。,檔案：國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄。 是已經(jīng)辦理完成的，是直接形成的，是歷史的記錄

5、，是經(jīng)過鑒定、整理并歸檔的，是不能更改的。 資料：可以反復(fù)利用的，可提供參考用的，不能歸檔的。（如：期刊、雜志）,工程監(jiān)理的主要任務(wù)是進(jìn)行工程項(xiàng)目的目標(biāo)控制，而控制的基礎(chǔ)是信息。 如果沒有信息，監(jiān)理工程師就無(wú)法實(shí)施有效的控制。在建設(shè)工程實(shí)施過程中產(chǎn)生的各種信息，經(jīng)過收集、加工和傳遞，以監(jiān)理文件的形式進(jìn)行保存，會(huì)成為有價(jià)值的監(jiān)理信息資源，它是監(jiān)理工程師進(jìn)行建設(shè)工程目標(biāo)控制的客觀依據(jù)。 對(duì)監(jiān)理文件檔案進(jìn)行科學(xué)的管理，可以極大地提高監(jiān)理工作效率。 監(jiān)理文件經(jīng)過系統(tǒng)、科學(xué)的整理歸類，形成監(jiān)理文件檔案庫(kù)，當(dāng)監(jiān)理工程需要時(shí)，就能及時(shí)有針對(duì)性地提供完整的文件，從而迅速地解決監(jiān)理工作中的問題。反之，如果文件檔

6、案分散管理，就會(huì)導(dǎo)致混亂，甚至散失，最終影響監(jiān)理工程師的正確決策。,對(duì)監(jiān)理文件檔案進(jìn)行科學(xué)的管理，可以為建設(shè)工程檔案的歸檔提供可靠保證。 監(jiān)理文件檔案的管理，是指監(jiān)理過程的各項(xiàng)工作中形成的全部文字、聲像、圖紙及報(bào)表等文件進(jìn)行統(tǒng)一管理和保存，從而確保文件和檔案的完整性。 一方面，在項(xiàng)目建成竣工以后，監(jiān)理工程師可將完整的監(jiān)理文件移交建設(shè)單位，作為建設(shè)項(xiàng)目的工程監(jiān)理檔案； 另一方面，完整的工程監(jiān)理單位具有重要?dú)v史價(jià)值的文件，監(jiān)理工程師可從中獲得寶貴的監(jiān)理經(jīng)驗(yàn)，有利于不斷提高建設(shè)工程監(jiān)理工作水平。 監(jiān)理文件管理的主要內(nèi)容：文件收、發(fā)與登記；文件的傳閱；文件的分類存放；文件歸檔、借閱。,施工、調(diào)試階段的

7、監(jiān)理文件應(yīng)包括下列內(nèi)容： 1 委托監(jiān)理合同文件； 2 監(jiān)理規(guī)劃； 3 監(jiān)理實(shí)施細(xì)則； 4 監(jiān)理工作聯(lián)系單； 5 監(jiān)理工程師通知單、監(jiān)理工程師通知回復(fù)單； 6 會(huì)議紀(jì)要； 7 來(lái)往函件； 8 旁站監(jiān)理記錄表； 9 監(jiān)理日記； 10 監(jiān)理月報(bào)； 11 工程項(xiàng)目施工階段質(zhì)量評(píng)價(jià)意見等專題報(bào)告；,12 工程總體質(zhì)量評(píng)估報(bào)告； 13 監(jiān)理工作總結(jié)； 14 承包合同文件； 15 勘察設(shè)計(jì)文件； 16 施工組織設(shè)計(jì)（項(xiàng)目管理實(shí)施規(guī)劃）報(bào)審表、方案報(bào)審表； 17 設(shè)計(jì)交底與圖紙會(huì)檢會(huì)議紀(jì)要； 18 工程控制網(wǎng)測(cè)量、線路復(fù)測(cè)報(bào)審表； 19 計(jì)劃、調(diào)整計(jì)劃報(bào)審表； 20 質(zhì)量計(jì)劃和質(zhì)量驗(yàn)收及評(píng)定項(xiàng)目劃分報(bào)審表；

8、21 工程開工報(bào)審表、工程暫停令及工程復(fù)工申請(qǐng)表； 22 分包單位資格報(bào)審表、單位資質(zhì)報(bào)審表、人員資質(zhì)報(bào)審表；,23 工程材料、構(gòu)配件、半成品、設(shè)備的質(zhì)量證明文件，設(shè)備、材料、構(gòu)配件缺陷及處理文件； 24 主要測(cè)量計(jì)量器具、試驗(yàn)設(shè)備檢驗(yàn)報(bào)審表，工程材料、構(gòu)配件、設(shè)備報(bào)審表、主要設(shè)備開箱申請(qǐng)表； 25 隱蔽工程驗(yàn)收文件； 26 工程變更文件； 27 驗(yàn)收申請(qǐng)表、中間驗(yàn)收交接表、工程竣工報(bào)驗(yàn)單； 28 質(zhì)量缺陷與事故處理文件； 29 職業(yè)健康安全與環(huán)境事故處理文件； 30 分部工程、單位工程驗(yàn)收文件； 31 調(diào)試文件； 32 工程款支付申請(qǐng)表； 33 索賠文件； 34 竣工結(jié)算審核文件。,見WOR

9、D版的監(jiān)理部文件分類樹狀圖(附件一) 監(jiān)理形成的文件管理 1、項(xiàng)目監(jiān)理部應(yīng)在工程項(xiàng)目開工前建立監(jiān)理檔案文件管理制度，指定專人隨工程施工和監(jiān)理工作進(jìn)展進(jìn)行監(jiān)理文件的收集整理和管理工作； 2、項(xiàng)目監(jiān)理部應(yīng)制定文件資料簽收、送閱與歸檔及起草格式、打印、校核、簽發(fā)、傳遞等內(nèi)容的文檔管理程序； 3、監(jiān)理文件必須及時(shí)整理、真實(shí)完整、分類有序。,原則：堅(jiān)持事前介入、事中控制、事后嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)。 事前介入項(xiàng)目監(jiān)理部應(yīng)在工程項(xiàng)目開工前，首先要與建設(shè)單位檔案人員進(jìn)行溝通，看建設(shè)單位對(duì)工程檔案有什么要求。然后做出一套本工程的信息文件管理細(xì)則報(bào)建設(shè)單位，經(jīng)建設(shè)單位簽署同意后下發(fā)執(zhí)行。 還要對(duì)參建單位進(jìn)行檔案交底，把檔案

10、的要求及時(shí)的交底給有關(guān)人員，在文件形成過程和積累中按照檔案的要求去做，避免事后返工的工作。,事中控制信息文件管理 員要參加過程中的質(zhì)量檢查，在檢查中可及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)整改。避免在竣工階段驗(yàn)收時(shí)，檔案大量的返工，這也是過程控制體現(xiàn)。 事后嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)在實(shí)體工程結(jié)束時(shí)，過程文件應(yīng)該按照建設(shè)單位下發(fā)的歸檔文件整理規(guī)則進(jìn)行整理組卷。要對(duì)施工單位文件材料的形成情況進(jìn)行質(zhì)量檢查把關(guān)。 注：國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范DA/T28-2002中第5.2.2規(guī)定：建設(shè)單位委托的項(xiàng)目監(jiān)理單位負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查項(xiàng)目建設(shè)中文件收集、積累和完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況，審核、簽署竣工文件，并向建設(shè)單位提交有關(guān)專項(xiàng)報(bào)告

11、、驗(yàn)證材料及其他監(jiān)理文件。7.9規(guī)定：監(jiān)理對(duì)施工單位收集、編制、整理后的項(xiàng)目竣工文件的完整準(zhǔn)確情況和案卷質(zhì)量進(jìn)行審查。,見竣工文件審核表（WORD版）附件二 注：竣工文件審核意見表應(yīng)移交建設(shè)單位歸檔的。 監(jiān)理部應(yīng)對(duì)承包單位所報(bào)送的竣工文件按照單位工程進(jìn)行逐項(xiàng)審核。 竣工文件審核從兩個(gè)方面進(jìn)行，分別是由專工負(fù)責(zé)審查與工程技術(shù)有關(guān)的內(nèi)容審核；信息文件管理員負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目移交文件從檔案角度來(lái)審查。 技術(shù)審核：完整性、準(zhǔn)確性、有效性或符合性 檔案審查：完整性、 有效性、系統(tǒng)性,三、信息文件的流程,開工前，項(xiàng)目監(jiān)理部分管專業(yè)的副總監(jiān)應(yīng)組織專業(yè)監(jiān)理師將本工程的單位工程一覽表做出，給監(jiān)理部信息文件管理員。 在開

12、工前，應(yīng)與建設(shè)單位溝通好過程中信息文件傳遞渠道，應(yīng)統(tǒng)一歸口傳遞。傳遞應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整。 應(yīng)明確監(jiān)理文件的傳遞流程。首先，在監(jiān)理內(nèi)部，所有的文件都必須先送交信息文件管理部門，進(jìn)行統(tǒng)一整理分類，歸檔保存，然后由信息文件管理員根據(jù)總監(jiān)或其授權(quán)監(jiān)理師的指令和監(jiān)理工作的需要，分別將文件傳遞給相關(guān)的監(jiān)理師。其次，在監(jiān)理外部，在發(fā)送或接收相關(guān)單位的文件時(shí)，也應(yīng)由信息文件管理員負(fù)責(zé)進(jìn)行，這樣使所有的文件只有一個(gè)進(jìn)出口通道，從而保證監(jiān)理文件的有效管理。,一種情況下：提單方監(jiān)理單位確認(rèn)確認(rèn)后再通知提單方取走建設(shè)單位確認(rèn)簽署完成的單子通知提單方取走由提單方發(fā)至相關(guān)簽署意見的單位。 另一種情況下：提單方監(jiān)理單位確認(rèn)

13、確認(rèn)后再由監(jiān)理單位進(jìn)行一道意見簽署工作（建設(shè)單位確認(rèn)）最后由監(jiān)理單位將完成簽署意見的單子發(fā)至相關(guān)簽署意見的單位。,四、信息文件的應(yīng)用,信息文件的應(yīng)用是我們文件管理一道程序，也是非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。 應(yīng)對(duì)所形成的信息進(jìn)行分類、整理、建檔；也就是建立文件統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳。 文件登記臺(tái)帳的內(nèi)容應(yīng)注意是否有可追溯性。如在“主要施工計(jì)量器具臺(tái)帳”、“特殊工種臺(tái)帳”的臺(tái)帳登記時(shí)，內(nèi)容就應(yīng)明確此計(jì)量器具的“受檢日期”和“檢定有效期”，如無(wú)這兩個(gè)內(nèi)容記錄，此臺(tái)帳就失去追溯意義了。 如不同類型的文件之間存在相互對(duì)照或追溯關(guān)系時(shí)，在分類存放的情況下，我們記錄臺(tái)帳上應(yīng)明確相應(yīng)的信息。如在“圖紙接收臺(tái)帳”登記時(shí)，記錄表格內(nèi)容

14、中應(yīng)明確“圖紙會(huì)檢”、“設(shè)計(jì)變更”等相關(guān)信息。,首先，要知道如何建立文件統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳？ （用Microsoft Excel建立統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，為了查閱、利用。輸入臺(tái)帳的單元格不應(yīng)過于簡(jiǎn)單，這樣不利于以后的查閱利用。大家都知道Excel 擁有強(qiáng)大篩選、排序、導(dǎo)入、數(shù)據(jù)分析、公式運(yùn)用等功能。） 其次，實(shí)物文件存放?？梢愿鶕?jù)我們樹狀圖大致分三大類（業(yè)主提供的文件、承包商提供的文件、監(jiān)理文件）。,例：演示一下質(zhì)量驗(yàn)收文件臺(tái)帳。 1、對(duì)Excel篩選功能進(jìn)行介紹： 篩選是查找和處理區(qū)域中數(shù)據(jù)子集的快捷方法。篩選區(qū)域僅顯示滿足條件的行，該條件由用戶針對(duì)某列指定。Microsoft Excel 提供了兩種篩選區(qū)域的命

15、令： 自動(dòng)篩選，包括按選定內(nèi)容篩選，它適用于簡(jiǎn)單條件 高級(jí)篩選，適用于復(fù)雜條件 （一般不使用）,與排序不同，篩選并不重排區(qū)域。篩選只是暫時(shí)隱藏不必顯示的行。 Excel 篩選行時(shí)，您可對(duì)區(qū)域子集進(jìn)行編輯、設(shè)置格式、制作圖表和打印，而不必重新排列或移動(dòng)。 自動(dòng)篩選 使用“自動(dòng)篩選”命令時(shí)，自動(dòng)篩選箭頭 顯示于篩選區(qū)域中列標(biāo)簽的右側(cè)。 Microsoft Excel 用黑色來(lái)指示篩選項(xiàng)。 您可以使用自定義自動(dòng)篩選，以顯示含有一個(gè)值或另一值的行。您也可以使用自定義自動(dòng)篩選以顯示某個(gè)列滿足多個(gè)條件的行。,2、在工作表上輸入數(shù)據(jù)的指導(dǎo) Microsoft Excel 提供了一系列功能，可以很方便地管理和

16、分析數(shù)據(jù)。若要利用這些功能，請(qǐng)根據(jù)以下指導(dǎo)在工作表中輸入數(shù)據(jù)。 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu) 將相似項(xiàng)置于同一列 在設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)時(shí)，應(yīng)使同一列中的各行具有相似的數(shù)據(jù)項(xiàng)。(也就是講在輸入時(shí)，比如輸單位工程名稱“主廠房地下結(jié)構(gòu)”，你輸入“主廠房地下結(jié)構(gòu)工程”，在篩選時(shí)就不會(huì)將這兩個(gè)不同字段一次顯示出來(lái)，就會(huì)影響你的篩選結(jié)果的準(zhǔn)確性。) 顯示行和列 在更改區(qū)域之前，請(qǐng)確保隱藏的行或列都顯示出來(lái)。如果區(qū)域中的行和列未顯示出來(lái)，則數(shù)據(jù)可能會(huì)被意外刪除。 數(shù)據(jù)格式 使用帶格式的列標(biāo)簽 請(qǐng)?jiān)跀?shù)據(jù)區(qū)域的第一行中創(chuàng)建列標(biāo)簽。Excel 將使用列標(biāo)簽創(chuàng)建報(bào)告并查找和組織數(shù)據(jù)。對(duì)于列標(biāo)簽，請(qǐng)使用與區(qū)域中的數(shù)據(jù)不同的字體、對(duì)齊方式、格式

17、、圖案、邊框或大小寫類型等。在鍵入列標(biāo)簽之前，請(qǐng)將單元格設(shè)置為文本格式。,避免空行和空列 避免在區(qū)域中放置空行和空列，以利于 Excel 檢測(cè)和選擇相關(guān)數(shù)據(jù)區(qū)域。 不要鍵入前導(dǎo)空格或尾隨空格 單元格開頭或結(jié)尾的多余空格會(huì)影響排序與搜索。可以在單元格內(nèi)縮進(jìn)文本，而不是鍵入空格。 列表功能 您可將工作表上的連續(xù)單元格區(qū)域指定為列表。在創(chuàng)建列表時(shí)，列表所定義的數(shù)據(jù)可被列表外的數(shù)據(jù)獨(dú)立操作。在創(chuàng)建列表之后，可使用列表功能快速排序、篩選、匯總或發(fā)布列表中包含的數(shù)據(jù)。 也可使用列表功能分組相關(guān)數(shù)據(jù)，方法是使用單個(gè)工作表上的多個(gè)列表來(lái)組織數(shù)據(jù)。 3、取消篩選 若要在區(qū)域或列表中取消對(duì)某一列進(jìn)行的篩選，請(qǐng)單擊

18、該列首單元格右端的下拉箭頭 ，再單擊“全部”。 若要在區(qū)域或列表中取消對(duì)所有列進(jìn)行的篩選，請(qǐng)指向“數(shù)據(jù)”菜單中的“篩選”，再單擊“全部顯示”。 若要?jiǎng)h區(qū)域或列表中的篩選箭頭，請(qǐng)指向“數(shù)據(jù)”菜單中的“篩選”，再單擊“自動(dòng)篩選”。,示例,五、信息文件管理的職責(zé),檔案工作是全員參與的，不是某個(gè)人就可做好的。 在建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范GB/T 50319-2000中總監(jiān)理工程師的職責(zé)第13條中明確“主持整理工程項(xiàng)目的監(jiān)理資料”。副總監(jiān)“按總監(jiān)理工程師的授權(quán)，行使總監(jiān)理工程師的部份職責(zé)和權(quán)力?！边@兩條可說明，監(jiān)理文件雖然是總監(jiān)主持整理工作，但是我們的副總監(jiān)也應(yīng)對(duì)分管專業(yè)監(jiān)理文件負(fù)責(zé)。,各專業(yè)監(jiān)理師應(yīng)按照規(guī)范要求對(duì)過程中的施工文件簽署