文秘培訓(xùn)幻燈片.ppt

1、,秘書角色認(rèn)知與職業(yè)素養(yǎng),秘書角色認(rèn)知與職業(yè)素養(yǎng),一、企業(yè)文秘工作的基本特征 二、秘書人員的重要價(jià)值和作用 三、秘書人員的自我角色定位 四、秘書性格和心理素質(zhì)修養(yǎng) 五、秘書情感和意志力修養(yǎng) 六、個(gè)人職業(yè)道德品質(zhì)修養(yǎng),第一講：秘書角色認(rèn)知與職業(yè)素養(yǎng),目 錄,1、秘書的涵義 辭海中“秘書” 的5種涵義 職務(wù)名稱之一，是領(lǐng)導(dǎo)的助手 官名，秦漢以來(lái)的秘書監(jiān)/令/郎等 外交人員，介于參贊和隨員之間 宮中的藏書 讖緯（chen wei），漢代流行的迷信書,一、企業(yè)文秘工作的基本特征,1、秘書的涵義 現(xiàn)代秘書的涵義 為政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、團(tuán)體或個(gè)人提供 輔助管理和綜合服務(wù)的人員，是領(lǐng)導(dǎo)的助手 企業(yè)單位的秘

2、書 為企業(yè)單位各層次管理組織和領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人提 供各方面輔助管理與綜合服務(wù)的文秘人員 組織的秘書 領(lǐng)導(dǎo)的秘書,一、企業(yè)文秘工作的基本特征,2、秘書的分類 從服務(wù)對(duì)象和經(jīng)濟(jì)來(lái)源來(lái)劃分 公務(wù)秘書 私人秘書 從工作的分工或業(yè)務(wù)的側(cè)重點(diǎn)來(lái)劃分 文字秘書 機(jī)要秘書 通訊秘書 信訪秘書 外文秘書 生活秘書 教學(xué)秘書 科研秘書等 秘書的層次,一、企業(yè)文秘工作的基本特征,3、國(guó)際上秘書工作的特點(diǎn) 當(dāng)前國(guó)際上秘書工作有四個(gè)特點(diǎn) 職業(yè)化（門類眾多、具有廣泛前途） OA：辦公設(shè)備先進(jìn)，自動(dòng)化程度越來(lái)越高 秘書人員的的文化水平和專業(yè)知識(shí)越來(lái)越高 秘書學(xué)科成為一門專業(yè)性很強(qiáng)的獨(dú)立學(xué)科,一、企業(yè)文秘工作的基本特征,四句順口溜

3、： 秘書工作職業(yè)化 辦公設(shè)備自動(dòng)化 秘書人員知識(shí)化 學(xué)科研究獨(dú)立化,4、秘書工作的基本特征 輔助性 主體上的從屬性 工作上的被動(dòng)性 權(quán)力上的非強(qiáng)制性 績(jī)效上的間接性 機(jī)密性 文牘性 事務(wù)性 政策性 綜合性,一、企業(yè)文秘工作的基本特征,4、秘書工作的基本特征 綜合性 從職能范圍上看 A、不承擔(dān)某一具體工作 B、承擔(dān)全面了解、聯(lián)絡(luò)、溝通 C、起全局性整體協(xié)調(diào)工作 從工作內(nèi)容上看 A、管理事務(wù) B、搞好服務(wù) C、參與政務(wù),一、企業(yè)文秘工作的基本特征,1、秘書人員的助手作用,二、秘書人員的重要價(jià)值和作用,2、秘書人員的參謀作用 提供依據(jù) 出謀劃策,3、秘書人員的耳目作用 4、秘書人員的橋梁作用,二、秘

4、書人員的重要價(jià)值和作用,5、不管部作用 6、窗口作用 有什么樣的領(lǐng)導(dǎo)就有什么樣的秘書,上情下達(dá) 內(nèi)情外達(dá),下情上達(dá) 外情內(nèi)達(dá),下情上達(dá) 外情內(nèi)達(dá),上情下達(dá) 內(nèi)情外達(dá),三、秘書人員的自我角色定位,1、角色認(rèn)知 秘書人員常扮演的六種角色,三、秘書人員的自我角色定位,1、角色認(rèn)知 秘書角色的重要意識(shí) 心理意識(shí) A、主動(dòng)工作意識(shí) B、參謀助手意識(shí) C、樂(lè)于奉獻(xiàn)意識(shí) 行為意識(shí) A、服從意識(shí) B、服務(wù)意識(shí) C、保密意識(shí),2、秘書角色與領(lǐng)導(dǎo)角色 與領(lǐng)導(dǎo)相處的基本原則 思想一致原則 知識(shí)互補(bǔ)原則 相互信任原則 相互適應(yīng)原則 人格平等原則 維護(hù)團(tuán)結(jié)原則,三、秘書人員的自我角色定位,3、容易出現(xiàn)的誤區(qū) 主觀態(tài)度上

5、的問(wèn)題 服從和服務(wù)意識(shí)淡薄 沒(méi)有敬業(yè)精神，工作態(tài)度不佳 保密意識(shí)差，導(dǎo)致泄密事件 向上錯(cuò)位，擅作主張 客觀能力上的問(wèn)題 專業(yè)技能水平差 各類知識(shí)較淺薄 概念、判斷、概括能力差,三、秘書人員的自我角色定位,1、秘書人員素養(yǎng)能力構(gòu)成,四、秘書性格和心理素質(zhì)修養(yǎng),四、秘書性格和心理素質(zhì)修養(yǎng),2、秘書人員的職業(yè)素養(yǎng) 具有強(qiáng)烈的事業(yè)心，表現(xiàn)在：,具有堅(jiān)定的信念 要有較高的思想水平,四、秘書性格和心理素質(zhì)修養(yǎng),3、秘書人員的職業(yè)性格,4、優(yōu)秀秘書人員的性格塑造,四、秘書性格和心理素質(zhì)修養(yǎng),1、情感修養(yǎng)注意三個(gè)方面 內(nèi)向與外向的結(jié)合,五、秘書情感和意志力修養(yǎng),外向型的優(yōu)點(diǎn)： A、開(kāi)朗活潑 B、敏銳大膽 C、

6、善于交際,內(nèi)向型的優(yōu)點(diǎn)： A、沉著 B、冷靜 C、謹(jǐn)慎 D、細(xì)心 E、穩(wěn)健 F、持重,熱情與沉穩(wěn)的結(jié)合 寬廣與容忍,2、秘書人員的意志力修養(yǎng),五、秘書情感和意志力修養(yǎng),3、秘書人員的作風(fēng)修養(yǎng) 思想作風(fēng)和工作作風(fēng) 正： ? 賢： ? 實(shí)： ? 真： ? 嚴(yán)： ? 細(xì)： ? 敏： ? 勤： ?,五、秘書情感和意志力修養(yǎng),人際交往作風(fēng) 文明禮貌 謙虛謹(jǐn)慎 不卑不亢 生活作風(fēng) 先公后私 勤儉戒奢 人格高尚,1、秘書人員的重要品質(zhì) 傳統(tǒng)道德的延伸 中華民族的道德修養(yǎng)觀 修身、齊家、治國(guó)、平天下 關(guān)鍵的個(gè)人品質(zhì) 有社會(huì)責(zé)任感 對(duì)領(lǐng)導(dǎo)和團(tuán)隊(duì)忠心耿耿 有敬業(yè)精神 有認(rèn)真的工作態(tài)度 有任勞任怨的胸懷,六、個(gè)人職

7、業(yè)道德品質(zhì)修養(yǎng),1、秘書人員的重要品質(zhì) 秘書人員的職業(yè)道德,六、個(gè)人職業(yè)道德品質(zhì)修養(yǎng),2、提高秘書人員素質(zhì)的途徑 組織途徑 優(yōu)化組織氛圍提供成長(zhǎng)機(jī)會(huì) 加強(qiáng)工作領(lǐng)導(dǎo) 個(gè)人途徑 勤于學(xué)習(xí)，完善知識(shí)結(jié)構(gòu) 巧于思考，強(qiáng)化認(rèn)識(shí)能力 善于修養(yǎng)，優(yōu)化心理素質(zhì) 勇于實(shí)踐，不斷總結(jié)提高,六、個(gè)人職業(yè)道德品質(zhì)修養(yǎng),秘書人員的專業(yè)技能（上）,秘書人員的專業(yè)技能（上）,第二講,第二講,一、秘書人員的知識(shí)結(jié)構(gòu) 二、秘書人員事務(wù)處理技能 三、口頭表達(dá)能力的培養(yǎng) 四、文字組織能力的培養(yǎng) 五、企業(yè)公文的類型與應(yīng)用,第二講：秘書人員的專業(yè)技能（上）,目 錄,1、不同層次秘書人員技能程度分析 三種能力,一、秘書人員的知識(shí)結(jié)構(gòu),1

8、、不同層次秘書人員技能程度分析 不同層次秘書的知識(shí)結(jié)構(gòu)異同 三個(gè)層次，兩個(gè)趨向,一、秘書人員的知識(shí)結(jié)構(gòu),三 個(gè) 層 次,兩個(gè)趨向,秘書的層次 越高，知識(shí)越 豐富，知識(shí)結(jié) 構(gòu)越趨于完善,初級(jí) 基礎(chǔ)技能,較高技能+ 相關(guān)知識(shí)結(jié)構(gòu),全面綜合技能+ 系統(tǒng)完善的知識(shí)結(jié)構(gòu),2、秘書人員應(yīng)掌握的各學(xué)科知識(shí) 專業(yè)知識(shí)：秘書業(yè)務(wù)知識(shí) 秘書學(xué)知識(shí) 秘書寫作知識(shí) 文書檔案知識(shí) 調(diào)研、會(huì)務(wù)、 人際關(guān)系等知識(shí) 所在工作部門 崗位的專業(yè)知識(shí),一、秘書人員的知識(shí)結(jié)構(gòu),2、秘書人員應(yīng)掌握的各學(xué)科知識(shí),一、秘書人員的知識(shí)結(jié)構(gòu),基礎(chǔ)知識(shí) 政治哲學(xué)類 語(yǔ)言文學(xué)類 數(shù)學(xué)統(tǒng)計(jì)類 歷史地理類 法律知識(shí)類,相關(guān)的輔助知識(shí) 管理知識(shí) 外語(yǔ)知

9、識(shí) 地方志知識(shí) 導(dǎo)游和禮賓 接待知識(shí),2、秘書人員應(yīng)掌握的各學(xué)科知識(shí) 秘書人員的個(gè)人才藝 從琴棋書畫講起 中國(guó)傳統(tǒng)文化中的審美藝術(shù) 職業(yè)化秘書的個(gè)人才藝修養(yǎng) 詩(shī)詞歌賦等文化底蘊(yùn) 吹拉彈唱等文藝才能 文化娛樂(lè)活動(dòng)的組織者與主持人,一、秘書人員的知識(shí)結(jié)構(gòu),3、高級(jí)秘書人員的綜合素質(zhì) 優(yōu)秀對(duì)高級(jí)秘書人員的評(píng)價(jià),一、秘書人員的知識(shí)結(jié)構(gòu),4、不同層次秘書的基本知識(shí)技能 初級(jí)秘書的替身作用 人手型：代替的是哪一部分？ 內(nèi)容及特點(diǎn) A、日常事務(wù)性工作 B、服務(wù)性工作內(nèi)容 C、動(dòng)手而無(wú)需動(dòng)腦 D、簡(jiǎn)單重復(fù)又耗時(shí) 價(jià)值在哪里？,一、秘書人員的知識(shí)結(jié)構(gòu),現(xiàn)場(chǎng)連線,4、不同層次秘書的基本知識(shí)技能 初級(jí)秘書的替身作用

10、 應(yīng)知應(yīng)會(huì)與操作技術(shù) OA：辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)用 A、計(jì)算機(jī)操作：打字、制表 B、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用：互聯(lián)網(wǎng)與局域網(wǎng) C、數(shù)據(jù)庫(kù)（各類資訊） 其它辦公設(shè)備設(shè)施使用 接待人員與電話管理,一、秘書人員的知識(shí)結(jié)構(gòu),4、不同層次秘書的基本知識(shí)技能 中級(jí)文秘人員的知識(shí)技能 具備初級(jí)文秘人員的基礎(chǔ) 有較好的文字處理能力，能起草一般性文件 有較好的溝通協(xié)調(diào)能力， A、能協(xié)助處理內(nèi)部人際事務(wù)，調(diào)解糾紛 B、能外部公共關(guān)系協(xié)調(diào) 藝術(shù)氣質(zhì)，能主持一定的文藝活動(dòng) 計(jì)算機(jī)熟練，英語(yǔ)優(yōu)秀 攝影、駕駛等,一、秘書人員的知識(shí)結(jié)構(gòu),4、不同層次秘書的基本知識(shí)技能 高級(jí)文秘人員的知識(shí)技能 具備初、中級(jí)文秘人員的基礎(chǔ) 有良好的文字處理能力，

11、能策劃大型文案 有良好的溝通協(xié)調(diào)能力，授權(quán)： A、代表領(lǐng)導(dǎo)裁決內(nèi)部人際事務(wù) B、代表領(lǐng)導(dǎo)出席外務(wù)活動(dòng)（演講、發(fā)言） 藝術(shù)氣質(zhì)，能主持大型商務(wù)、文化活動(dòng) 計(jì)算機(jī)熟練，多種外語(yǔ) 有一定的概念、判斷、決策能力（助手）,一、秘書人員的知識(shí)結(jié)構(gòu),1、什么是辦事能力 秘書人員有效地處理各種日常事務(wù)的本領(lǐng) 文書事務(wù) 會(huì)議事務(wù) 值班事務(wù) 接待事務(wù) 電話事務(wù) 生活管理事務(wù) 領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他事務(wù),二、秘書人員事務(wù)處理技能,2、什么是良好的辦事能力 注意事項(xiàng) 要明白職權(quán)范圍，不越權(quán)，講實(shí)效 要熟悉辦事程序，工作中能夠區(qū)別輕重緩急 要善于交往，能同 各種人打交道 要掌握擋駕藝術(shù)，設(shè) 法減輕領(lǐng)導(dǎo)者的負(fù)擔(dān),二、秘書人員事務(wù)

12、處理技能,3、事務(wù)處理中的關(guān)鍵點(diǎn) 理：事務(wù)本身的內(nèi)在邏輯性 技術(shù)層面的原理 哲學(xué)層面的哲理 人際關(guān)系中的做人的道理 情與法： 情理與法理 注重平時(shí)感情的積累 心中的法制觀念 大事講原則，小事講團(tuán)結(jié),二、秘書人員事務(wù)處理技能,4、會(huì)務(wù)處理與會(huì)議分類 黨政機(jī)關(guān)的會(huì)議 學(xué)術(shù)團(tuán)體的會(huì)議 民間組織的會(huì)議 企業(yè)常有的會(huì)議 按時(shí)間推進(jìn)劃分 按業(yè)務(wù)類型劃分 按層次級(jí)別劃分 按業(yè)務(wù)區(qū)域劃分 按會(huì)議特點(diǎn)劃分 其它,二、秘書人員事務(wù)處理技能,5、會(huì)務(wù)處理的流程 明確會(huì)議目的（凡事皆有因） 作好充分準(zhǔn)備（預(yù)則立，不預(yù)則廢） 通知、會(huì)議資料、會(huì)場(chǎng)布置、發(fā)言人等 人員要有限制（會(huì)議的保秘范圍） 會(huì)場(chǎng)強(qiáng)調(diào)紀(jì)律（嚴(yán)肅性/領(lǐng)導(dǎo)

13、帶頭/會(huì)風(fēng)） 會(huì)中充分討論（暢所欲言） 會(huì)議要有決議（記錄/紀(jì)要/歸檔）,二、秘書人員事務(wù)處理技能,三、口頭表達(dá)能力的培養(yǎng),1、語(yǔ)言的基本常識(shí) 語(yǔ)言概念 人類交流溝通信息的基本工具 語(yǔ)言分類 口語(yǔ)、書面語(yǔ)、體態(tài)語(yǔ) 口語(yǔ) 交流溝通信息的工具之一 最普及、最重要、最常用 口語(yǔ)的基本特征 聲音傳遞、時(shí)間性、臨場(chǎng)感、情感性,三、口頭表達(dá)能力的培養(yǎng),2、口語(yǔ)表達(dá)能力訓(xùn)練 基礎(chǔ)前提 豐富的知識(shí)基礎(chǔ) 天生一副好嗓子 心態(tài)與心理素質(zhì) 客觀機(jī)遇 職業(yè)型機(jī)遇 名師指導(dǎo)機(jī)遇 其它偶發(fā)性機(jī)遇,2、口語(yǔ)表達(dá)能力訓(xùn)練 沒(méi)有機(jī)遇創(chuàng)造機(jī)遇 認(rèn)識(shí)口頭表達(dá)力的重要價(jià)值 主觀上有強(qiáng)烈的訓(xùn)練欲望 通過(guò)一定的方法總可以達(dá)到目的 有目的

14、和有計(jì)劃地進(jìn)行口語(yǔ)訓(xùn)練 訓(xùn)練內(nèi)容 A、知識(shí)的豐富性積累 、思維的邏輯性培養(yǎng) 、表達(dá)的技巧性訓(xùn)練、心理素質(zhì)培養(yǎng),三、口頭表達(dá)能力的培養(yǎng),三、口頭表達(dá)能力的培養(yǎng),、口語(yǔ)訓(xùn)練的原則 表達(dá)的準(zhǔn)確性(遣詞造句) 意思的完整性(表達(dá)明白) 語(yǔ)言的內(nèi)裝飾性 豐富、形象和生動(dòng) 語(yǔ)言的外裝飾性 標(biāo)準(zhǔn)的普通話 聲音洪亮有質(zhì)感 語(yǔ)音、語(yǔ)調(diào)的美感 注意口語(yǔ)與書面語(yǔ)的區(qū)別,三、口頭表達(dá)能力的培養(yǎng),4、口語(yǔ)訓(xùn)練的操作 養(yǎng)成每天朗讀的習(xí)慣 當(dāng)天的報(bào)紙、最近的雜志 隨便一本你喜歡的書 早晚各半小時(shí) 注意事項(xiàng) 用標(biāo)準(zhǔn)的普通話朗誦 打開(kāi)喉嚨，擴(kuò)大口腔空間 慢速、中速、快速遞進(jìn) 盡可能最大聲，錄音回放找差距,1、書面語(yǔ)言 誕生文字

15、，記錄口語(yǔ)（古代無(wú)法記錄口語(yǔ)） 2、書面語(yǔ)誕生的價(jià)值 跨越時(shí)空，永久保存記載歷史，傳承文化 3、中國(guó)文字的特點(diǎn) 字、詞、句與篇章卷冊(cè) 音、形、義 與拚音文字的區(qū)別 4、文字組織能力的體現(xiàn)（文藝作品、應(yīng)用文） 5、如何培養(yǎng)文字組織能力 功底、天份、機(jī)遇 愛(ài)好、 、勤奮、行動(dòng),四、文字組織能力的培養(yǎng),1、企業(yè)公文的概念及作用 概念 是將企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)管理思想和意圖，通過(guò)文字 表達(dá)，形成公文文稿的過(guò)程 公文的作用 規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)作用 領(lǐng)導(dǎo)指揮作用 廣告宣傳作用 溝通信息作用 憑證記載作用,五、企業(yè)公文的類型與應(yīng)用,2公文的類型及格式 國(guó)務(wù)院辦公廳國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法， 規(guī)定現(xiàn)行公文分10類15種： 命令（令

16、）、指令 決定、決議 指示 布告、公告、通告 通知 通報(bào) 報(bào)告、請(qǐng)示 批復(fù) 函 會(huì)議紀(jì)要 后來(lái)又增加3種公文： 條例、規(guī)定、公報(bào),五、企業(yè)公文的類型與應(yīng)用,2公文的類型及格式 企業(yè)參照政府機(jī)關(guān)執(zhí)行 決定、決議、規(guī)定、 公告、公報(bào)、通告、 通知、通報(bào)、報(bào)告、 請(qǐng)示、批復(fù)、函、 會(huì)議紀(jì)要 公文的書面格式 文頭、正文、文尾,五、企業(yè)公文的類型與應(yīng)用,3、公文撰寫的基本要求 一般寫作要求 主題明確、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、層次清楚、文字流暢 特殊的要求 一、要符合企業(yè)制度規(guī)范和發(fā)展戰(zhàn)略 二、要準(zhǔn)確地反映客觀實(shí)際情況 三、要恰當(dāng)?shù)伢w現(xiàn)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的意圖 四、要抓住主要矛盾，突出重點(diǎn) 五、要符合規(guī)定格式，使用慣用語(yǔ) 六、篇

17、幅要簡(jiǎn)短，文筆要樸實(shí)，用詞要準(zhǔn)確,五、企業(yè)公文的類型與應(yīng)用,第三講,第三講,秘書人員的專業(yè)技能（下）,秘書人員的專業(yè)技能（下）,一、企業(yè)文秘檔案的管理 二、知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的信息處理 三、秘書人員時(shí)間管理技巧 四、內(nèi)外部溝通和社交能力培養(yǎng) 五、文秘人員的參謀助手作用,第三講：秘書人員的專業(yè)技能（下）,目 錄,1檔案工作的內(nèi)容和原則 檔案工作的內(nèi)容 檔案的收集 檔案的整理 檔案的鑒定 檔案的保管 統(tǒng)計(jì)和提供利用 檔案工作的基本原則 集中統(tǒng)一 維護(hù)檔案的完整與安全 便于各項(xiàng)工作的利用,一、企業(yè)文秘檔案的管理,2、企業(yè)檔案的分類與管理 分類 人力資源檔案（員工資料、人才數(shù)據(jù)庫(kù)） 行政文秘檔案 （行政文件

18、、制度規(guī)范、公司發(fā)展歷史記錄） 財(cái)務(wù)檔案（帳務(wù)、票據(jù)、金融） 技術(shù)檔案（工藝設(shè)計(jì)圖紙、新技術(shù)開(kāi)發(fā)等） 產(chǎn)品檔案（生產(chǎn)系統(tǒng)的其它文件） 市場(chǎng)客戶檔案（供應(yīng)商、銷售商、直接用戶） 管理 （機(jī)構(gòu)、制度、人員，分類、清理、用活檔案）,一、企業(yè)文秘檔案的管理,1、信息的概念及其特征 概念信息是客觀事物的特征和變化的 最新反映，包括自然信息和社會(huì)信息 主要特征（客觀性、新穎性、系統(tǒng)性 ） 2信息在秘書工作中的作用 輔助領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策必須依靠信息 正常管理必須依靠信息 業(yè)務(wù)工作更離不開(kāi)信息（技術(shù)、生產(chǎn)、市場(chǎng)） 3、企業(yè)信息的分類,二、知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的信息處理,4秘書信息工作的原則和基本要求 工作原則 追蹤原則、

19、超前原則、選優(yōu)原則 秘書信息工作的基本要求 準(zhǔn)確、及時(shí)、全面、適用 5信息資料的收集和處理 采集、交換、索取、復(fù)印 信息的處理 整理加工、儲(chǔ)存、傳遞 6、建立信息收集的規(guī)章制度,二、知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的信息處理,7信息整料的貯存和傳遞 信息資料的科學(xué)貯存 分類、著錄、建立貯存檢索系統(tǒng)、保管 信息資料的傳遞 基本要求是“多、快、好、省” 信息資料傳遞的基本方式 A、單向傳遞 B、雙向傳遞C、反饋傳遞 信息傳遞途徑 電訊傳遞、新聞、郵路、面授或直接送達(dá),二、知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的信息處理,課程導(dǎo)入：時(shí)間是怎樣產(chǎn)生的 日常的時(shí)間概念 年、月、日、時(shí)、分、秒 地球自轉(zhuǎn)、公轉(zhuǎn)與月球公轉(zhuǎn),三、秘書人員時(shí)間管理技巧,1、

20、時(shí)間的基本特性,5,4,3,2,1,三、秘書人員時(shí)間管理技巧,2、什么是時(shí)間管理 概念 由于時(shí)間所具備的基本特性，所以時(shí)間管 理的對(duì)象并不是時(shí)間本身，而是指面對(duì)時(shí)間而 進(jìn)行的“自管理者的管理”。所探索的是如何減 少時(shí)間浪費(fèi)，以便有效地完成既定目標(biāo)。 結(jié)論 通過(guò)計(jì)劃統(tǒng)籌而相對(duì)合理利用和節(jié)約時(shí)間。,三、秘書人員時(shí)間管理技巧,3、應(yīng)該記住的20條實(shí)用方法 準(zhǔn)備之一：長(zhǎng)期準(zhǔn)備（4） 購(gòu)買工具書/增加知識(shí)儲(chǔ)備/提高能力 訓(xùn)練你的快速閱讀能力 把常用的文件/文具放好 養(yǎng)成存放思想檔案和作記錄的習(xí)慣,凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。,三、秘書人員時(shí)間管理技巧,3、應(yīng)該記住的20條實(shí)用方法 準(zhǔn)備之二：臨時(shí)準(zhǔn)備（5） 明

21、天的工作前晚進(jìn)行優(yōu)先級(jí)排序 將相關(guān)的工作列在一起 把工作計(jì)劃放到隨時(shí)可見(jiàn)的地方 每天早晨比規(guī)定時(shí)間起早十分鐘 做好正式工作前的準(zhǔn)備工作,三、秘書人員時(shí)間管理技巧,3、應(yīng)該記住的20條實(shí)用方法 要培養(yǎng)的好習(xí)慣（7） 利用各種裝備如電話/信件等節(jié)省時(shí)間 把最困難的事放在效率最高的時(shí)候 利用零碎時(shí)間處理例行性事務(wù) 午餐或下班前開(kāi)會(huì)效率最高/避免上午開(kāi)會(huì) 休息片刻/伸個(gè)懶腰/沖杯咖啡/茶/其他飲料 報(bào)刊放在晚上看 每晚沉思片刻/回顧與總結(jié),三、秘書人員時(shí)間管理技巧,3、應(yīng)該記住的20條實(shí)用方法 與外部產(chǎn)生聯(lián)系時(shí)的應(yīng)變能力（4） 站著接待一向健談的來(lái)訪者 從不主動(dòng)閑聊/盡量回避來(lái)閑聊者 管理電話： A、

22、主動(dòng)撥號(hào) B、被動(dòng)接聽(tīng) 如遇瑣事纏身能快速擺脫,三、秘書人員時(shí)間管理技巧,、工作優(yōu)先級(jí)綜合分析 分清工作的輕重緩急,重要度,緊迫性,A 重要而且緊迫, 緊迫但不重要,D 不重要不緊迫, 重要但不緊迫,三、秘書人員時(shí)間管理技巧,5、并行與串行工作模式 什么情況下能并行工作 舉例,三、秘書人員時(shí)間管理技巧,5、并行與串行工作模式 并行串行如何兼顧,三、秘書人員時(shí)間管理技巧,6、工作任務(wù)轉(zhuǎn)移 學(xué)會(huì)授權(quán)與借力 依據(jù)企業(yè)管理的組織原則 遵照公司崗位職責(zé)和權(quán)限 合理分權(quán)為授權(quán)的前提 非指揮權(quán)限關(guān)系的借力 依靠個(gè)人非職務(wù)影響力 7、學(xué)會(huì)說(shuō)“不” 8、學(xué)會(huì)休息,三、秘書人員時(shí)間管理技巧,1、組織協(xié)調(diào)與溝通 溝

23、通的定義 溝通是人與人之間通過(guò)語(yǔ)言、文字、符號(hào)或 其它的表達(dá)形式，進(jìn)行信息傳遞和交換的過(guò)程。 組織與溝通 組織是由社會(huì)中的人組成的群體，成員之間是 相互依賴的關(guān)系，組織中的溝通是信息在組織成 員中的傳送者和接收者之間交換的過(guò)程。,四、內(nèi)外部溝通和社交能力培養(yǎng),1、組織協(xié)調(diào)與溝通 溝通模型,四、內(nèi)外部溝通和社交能力培養(yǎng),2、溝通的種類及結(jié)構(gòu) 正式溝通與非正式溝通 下行溝通、上行溝通、平行溝通 單向溝通與雙項(xiàng)溝通 語(yǔ)言溝通與非語(yǔ)言溝通 溝通的結(jié)構(gòu)有五種： 環(huán)式、輪式、鏈?zhǔn)?、全渠道式和Y型式,四、內(nèi)外部溝通和社交能力培養(yǎng),3、溝通的四大原則,四、內(nèi)外部溝通和社交能力培養(yǎng),4、企業(yè)內(nèi)平級(jí)關(guān)系的協(xié)調(diào) 五

24、大原則,自制 原則,信任 原則,真誠(chéng) 原則,寬容 原則,協(xié)調(diào)關(guān)系 五大原則,尊重 原則,四、內(nèi)外部溝通和社交能力培養(yǎng),1、文秘人員三要點(diǎn) 管理事務(wù)、搞好服務(wù)、參與政務(wù) 2、怎樣當(dāng)好參謀助手 用心、勤奮、動(dòng)腦、動(dòng)手、溝通 調(diào)研的方法 現(xiàn)場(chǎng)觀察：看、問(wèn)、記、思 采集結(jié)果：客觀事務(wù)的原貌 運(yùn)用多學(xué)科知識(shí)： 概念、判斷、邏輯推理、統(tǒng)計(jì)學(xué) 常用分析工具,五、文秘人員的參謀助手作用,是職責(zé) 是義務(wù) 是提升,三要點(diǎn)涵義,秘書人員的基本禮儀,秘書人員的基本禮儀,第四講,第四講,一、秘書人員的裝束禮儀 職業(yè)男裝 職業(yè)女裝 二、秘書人員的辦公室禮儀 三、秘書人員的公共場(chǎng)合禮儀 四、秘書人員的接待服務(wù)禮儀,第四講：

25、秘書人員的基本禮儀,目 錄,一、秘書人員的裝束禮儀,1、打造良好的第一印象 個(gè)人形象六要素： 儀表：儀表者外觀也 表情：第二語(yǔ)言 風(fēng)度：優(yōu)雅的舉止 服飾：教養(yǎng)與閱歷的寫照 談吐語(yǔ)言：低音量、慎選內(nèi)容、禮貌用語(yǔ) 待人接物,2、個(gè)人形象塑造職業(yè)男裝 商務(wù)人員著裝原則 符合身份 揚(yáng)長(zhǎng)避短 遵守慣例 區(qū)分場(chǎng)合 西服的著裝規(guī)范 襯衣的穿著規(guī)范 領(lǐng)帶,西裝的點(diǎn)眼之筆,一、秘書人員的裝束禮儀,3、個(gè)人形象塑造職業(yè)女性 女性職場(chǎng)著裝六不準(zhǔn) 過(guò)分雜亂 不過(guò)分鮮艷 不過(guò)分暴露 不過(guò)分透視 不過(guò)分短小 不過(guò)分緊身 手飾配戴四原則： 數(shù)量原則 搭配原則 質(zhì)色原則 習(xí)慣原則 4、良好的身體語(yǔ)言,一、秘書人員的裝束禮儀,

26、3、個(gè)人形象塑造職業(yè)女性 女性化妝 是自尊自愛(ài)的表現(xiàn)， 是對(duì)人尊重的體現(xiàn) 化妝的注意事項(xiàng)： A、自然 B、美化 C、避人 D、協(xié)調(diào),一、秘書人員的裝束禮儀,1、電話禮儀 接聽(tīng)電話的注意事項(xiàng) 認(rèn)真做好記錄 使用禮貌語(yǔ)言 語(yǔ)言簡(jiǎn)潔、明了 注意時(shí)間、地點(diǎn)、 事由和數(shù)字等重要詞語(yǔ) 避免使用專業(yè)術(shù)語(yǔ)或簡(jiǎn)略語(yǔ) 注意講話語(yǔ)速不宜過(guò)快 打錯(cuò)電話要有禮貌地致歉 讓對(duì)方重新確認(rèn)電話號(hào)碼,二、秘書人員的辦公室禮儀,1、電話禮儀 撥打電話的注意事項(xiàng) 要考慮打電話的時(shí)間，對(duì)方是否方便接聽(tīng) 注意確認(rèn)對(duì)方的電話號(hào)碼、單位、姓名 準(zhǔn)備好所需要用到的資料、文件等 講話的內(nèi)容要有次序，簡(jiǎn)潔、明了 注意通話時(shí)間，不宜過(guò)長(zhǎng) 要使用禮

27、貌語(yǔ)言 避免私人電話 外界的雜音或私語(yǔ)不能傳入電話內(nèi),二、秘書人員的辦公室禮儀,1、電話禮儀 電話形象所涉及的四點(diǎn)： 通話的內(nèi)容禮貌用語(yǔ) 通話的時(shí)機(jī)技巧,二、秘書人員的辦公室禮儀,注意： A、不選周一上午、上班的前兩個(gè)小時(shí) B、不選周末、周五下班前 C、不選晚10點(diǎn)到第二天早上7點(diǎn)前打電話,1、電話禮儀 電話形象所涉及的四點(diǎn)： 通話時(shí)舉止表現(xiàn) 表情、動(dòng)作、態(tài)度、語(yǔ)氣的好否是 對(duì)通話人的尊重與自尊的體現(xiàn) 電話公務(wù)、代傳（5W）,二、秘書人員的辦公室禮儀,A、誰(shuí)打來(lái)的 B、從什么地方打來(lái) C、什么時(shí)間打來(lái)的 D、為什么打來(lái) E、如何處理了,2、辦公室禮儀 辦公室人際關(guān)系 整潔的辦公環(huán)境 適度的音量

28、 尊重他人的空間 良好的溝通 與異性同事交往 遵守工作紀(jì)律 文明禮貌用語(yǔ),二、秘書人員的辦公室禮儀,文明禮貌用語(yǔ) 你好、請(qǐng)、 謝謝、對(duì)不 起、再見(jiàn),1、初次交往規(guī)范 無(wú)噪音 著裝要規(guī)范 主客接觸距離有度 私人距離（0.5米） 常規(guī)距離（05-15米） 禮儀距離（15-35米） 公共距離（35米）,三、秘書人員的公共場(chǎng)合禮儀,注意： 不要隨 意闖入他人 的舒適區(qū)。,2、公務(wù)交往規(guī)范 以下場(chǎng)合要與對(duì)象劃清界限，拉開(kāi)適當(dāng)距離， 以便劃清利害關(guān)系，維護(hù)企業(yè)形象 慶典（開(kāi)業(yè)、周年慶典等） 儀式（開(kāi)工、募捐、剪彩等） 商務(wù)會(huì)（記者、新聞發(fā)布、新 產(chǎn)品展示、交易、訂貨會(huì)等） 商務(wù)活動(dòng)（談判、參觀等） 商務(wù)接

29、待、迎送,三、秘書人員的公共場(chǎng)合禮儀,3、涉外交往規(guī)范 入鄉(xiāng)隨俗，入國(guó)問(wèn)禁 尊重對(duì)象風(fēng)俗及國(guó)情 注意著裝 社交場(chǎng)合5會(huì)禮儀規(guī)范 宴會(huì) 舞會(huì) 音樂(lè)會(huì)聚會(huì) 拜會(huì),三、秘書人員的公共場(chǎng)合禮儀,4、公共場(chǎng)所禮儀 禮節(jié)類型 迎送的禮節(jié) 引路的禮節(jié) 行路的禮節(jié) 開(kāi)門的禮節(jié) 電梯的禮節(jié) 乘車的禮節(jié),4、公共場(chǎng)所禮儀 用餐禮儀 與他人共餐時(shí)，禁止下述不雅舉止動(dòng)作 西方人六不吃,三、秘書人員的公共場(chǎng)合禮儀,注意： 中國(guó)的飲食文化舉世聞名，我們不可能 一下子改變，但在對(duì)外交往時(shí)不可不考慮西 方人在“吃”方面的禁忌,5、座次安排 座次三原則： 內(nèi)外有別 中外有別 遵守成規(guī) 會(huì)客座次： 自由式 相對(duì)式 并列式,三、秘書人員的