會議服務資料SC.ppt

1、會議服務資料,2012年11月,5,海南會議市場分析,目錄,5,海南會議市場分析,目錄,優(yōu)勢,劣勢,機遇,獨厚的自然環(huán)境。 接待數量每年遞增 接待類型及方式多樣化。,會議業(yè)處于“無監(jiān)管、無規(guī)章、無標準”的“三無”狀態(tài)。 “雙重征稅”是阻礙,會議消費占旅游消費總額的30% 。 從傳統(tǒng)團隊旅游向個性旅游、會議公關活動縱深擴展： 1】傳統(tǒng)團隊旅游 利潤：50-200元/人 ； 2】個性服務旅游 利潤：200-400元/人 ； 3】會議與公關活動 利潤：400-?元/人以上。 4】政府組織的會議也應該由專業(yè)的會議公司服務,措施,管理與服務水平將要求進一步提高。 自然、綠色、健康、休閑等的追求將會更加強

2、烈。 積淀自己的文化內涵的，體現(xiàn)自己個性化的氣質。,目前海南有二十多家會議公司在從事著會議策劃及運作服務。規(guī)模大小各異，管理方式多樣，經營理念參差不同。,海南會議市場分析,會議產業(yè)是一塊大“蛋糕”。要想開發(fā)這一市場，要看到會議產業(yè)的特殊性，認真研究會議市場的需求和變化規(guī)律。,5,海南會議市場分析,目錄,對會議方向選擇、性質確定、通過創(chuàng)設各種會議，并將會議作為平臺，凝結所有資源，促進會議的順利進行。 并從中獲得包括社會聲譽、行業(yè)地位和經濟利益。,服務會議的部門。 統(tǒng)籌和配合，通過專業(yè)知識和豐富的操作經驗，在策略方向、方案策劃、供應商整合、議程推動、會務管理和具體實施等方面，提供強有力的支持，使會

3、議取得成功。,會務服務部門即為會務支持部門，提供單項的會務支持，如：酒店和會議中心、燈光音響設備、會議舞臺搭建、鮮花服務、演藝演出等。 居于會議服務領域的最下層。,職責：推廣和傳播：一般涉及咨詢診斷、上層公關、收集信息、新聞發(fā)布代理、人員培訓服務等。,職責：主要業(yè)務是對會議理解、主旨把握上，全面提供整合性的會務支持和整合服務。,職責：主要業(yè)務是在涉及到專業(yè)項目上的支持,會議服務公司-部門構成,按業(yè)務構成分,常規(guī)旅游由于競爭激烈、價格透明，利潤點難有所提高， 會議則反之，其 可挖掘更多利潤點，為企業(yè)帶來超預期的宣傳效果！ 比如：常規(guī)旅游可挖掘利潤點為5% 那么會議可挖掘利潤點就可能為30%,會議

4、服務公司-會議公關,會議服務公司-會議類型,5,海南會議市場分析,目錄,會中工作,會前工作,會后工作,咨詢策劃報價,考察確認簽約,意見收集,物資準備和人員分工,會議邀請,接站,酒店簽到,會議期間,安全保證,返程,賬務結算,會議服務公司操作流程,咨詢策劃報價,考察確認簽約,物資準備和人員分工,會議邀請,咨詢 策劃 報價,考察 確定 簽約,物資準備 成立會務組 明確分工,信息發(fā)布 回執(zhí)處理 確認通知,會議服務公司操作流程-會前工作,2、策劃： 1】主題確定：根據會議的級別、具體情況進行分析，確定會議主題，選擇會議舉辦地，確定會議是否分解會場，選擇分會場的地點，并提前預約。 2】模式定位：根據會議的

5、需求，確定會議模式并設計會場的布局，提供會議所需設備，提前安放并調試好，確保會議的順利進行。 3】議程安排：安排會議的時間、根據需求，設計物料樣式、內容、圖案，在確認后進行制作以及印刷，提前把印刷品送到指定位置并安排發(fā)放給與會人員。 4】人員接送：根據與會人員的具體情況安排車輛，提前在指定位置等待與會人員，把與會人員快捷、安全送到目的地。 5】人員餐飲：根據與會人員的喜好要求和下榻酒店的實際情況，推薦并預定各種形式的餐會，包括西餐、中餐、自助餐、宴會等。 6】協(xié)調關系：整合會議所有資源，根據會議公關需求，進行溝通協(xié)調，達到會議最佳效果。,會議服務公司操作流程-會前工作,1、咨詢 1】洽談需求：

6、詳細了解會議的需求，建立初步方案。 2】提出預案：譬如在預算最適宜的會議場所、下榻的酒店、合適的餐飲場所及與預算相適應的菜譜、會展交通流程、接待流程等。,3、報價： 報價的內容包括： 1】交通費用 2】住宿費用 3】接送費用 4】餐飲費用 5】材料費用 6】旅游費用 7】運輸費用,咨詢策劃報價,1、考察 安排代表到目的地考察酒店、會議場地、環(huán)境、交通車輛及會展設備細節(jié)等，并在此階段就服務項目、服務流程、推進計劃、服務價格等內容進行深入探討，大致明確雙方的責任與義務。 2、確定 推敲設想的流程及預案，把方案細化，然后以書面的形式確認雙方的權利、義務與責任，并簽署相關服務協(xié)議。 3、簽約 簽訂會議

7、接待標準合同，預付定金（一般50%） 確認最終會議接待方案，接待方案包含下列內容： 1】交通安排：確認與會人員前往會議目的地和返程的交通方式。如有需要，幫助其代訂票務。 2】接站安排：根據實際情況制作接站名單表，落實安排接站車輛。 3】住房安排：根據客戶要求提前制作好分房表。 4】行程安排：確認會議相關的吃、住、行、游、購、娛安排事宜（日程安排，房餐車導游等安排）。確認用餐時間、菜單、標準、形式、酒水及主次桌和其他相關安排等工作。確認會議代表（客戶）的娛樂項目、娛樂場所及消費和付費的方式。協(xié)調會議期間交通工具的安排。 5】特殊安排：確認特殊客人（含領導、少數民族代表、VIP、殘障代表及家屬等）

8、的安排及接待工作。 6】安全確認：確認并保障會議期間會場防盜、消防以及參會代表的人、財、物等安全工作。,會議服務公司操作流程-會前工作,考察確認簽約,1、準備會議物資： 1】會議資料，內容由主辦單位提供，我公司將根據實際人數印刷。 2】領導發(fā)言稿，內容由主辦單位提供。 3】報到冊、會議指南、會議日程、參會者到達消息。 4】宣傳展板廣告牌內容包括圖片、文字由主辦單位提供，我公司制作印刷。 5】歡迎布標、會議室布標、會議代表證的制作。 6】會議禮品的采購（按參會人數準備）。 7】會議用餐券準備。 8】會議工作人員服務標準條例、會議接待手冊。 9】投影儀、照相機、攝像機、音響等電子設備的準備。,物資

9、準備與人員分工,會議服務公司操作流程-會前工作,2、成立會務組，明確成員分工： 1】會務組總負責：負責會務組工作人員的工作安排、監(jiān)督，協(xié)調各個小組工作。 2】會議用車組：負責機場、車站等接站服務，以及其他用車安排，確保車況及司機服務。 3】酒店接待組：負責客人簽到接待，發(fā)放房間鑰匙、會議材料、飯卡、胸牌、禮品等，接待會議咨詢，登記返程機票、火車票、會后旅游以及其他特殊需求，確認客人入住房間樓層、房間號以及房內是否要擺放飲料水果禮物等，記錄客人的特殊要求。 4】會場服務組：負責會場的布置、茶水供應及接待服務，檢查會議室歡迎條幅、歡迎牌、簽到臺、指示牌等的擺放，燈光、音響、投影儀、展板、茶飲等的安

10、排。在大堂、樓層、餐廳、會議室、電梯等處帖上會議指示箭頭。 5】會議物資組：負責準備好會議所需要的會議資料，會議演講稿，會議用品及其他會議禮品等會議相關物品。 6】會議用餐組：負責確認餐廳環(huán)境衛(wèi)生，菜色菜單，用餐時間、用餐標準及特殊客人（例如回民）的要求，以及其他生活服務。 7】會議旅游娛樂組：確認會后旅游線路行程、用車、導游等安排和娛樂消費形式、消費標準、娛樂地點的安排。 8】會議攝影組：會議代表合影留念及其他攝影攝像服務。,1、信息發(fā)布 1】信息發(fā)布形式：從媒體上分有印刷品(包括邀請信函、組織文件、會議通知)、電子郵件、印刷媒介公告、電子媒介公告等幾種形式。 2】信息發(fā)布內容：包括主題、時

11、間、地點(暫定或者候選)、主要議程及安排、費用及標準等，有些還附送會議(展)企劃書，可以讓參與者了解參加的意義及對會展的期望。 2、回執(zhí)處理 回執(zhí)處理包括制作回執(zhí)單和確認回執(zhí)單有效兩項工作。 1】回執(zhí)單設計很重要，要合理且全面，包括的信息有：明確的人數、職務、性別、聯(lián)系方式、有效證件號碼、預計到達目的地時間、迎送要求等。 2】回執(zhí)可以有多種形式，包括：傳真、信函、電子郵件、網絡回執(zhí)或者電話。 3】確認回執(zhí)有效，通常以會務費用是否交納為標志。 4】回執(zhí)收到后，進行統(tǒng)計，然后進行資源分配，包括會議坐位、接送站、資料禮品、酒店住宿等相關事宜的安排。 3、確認通知 1】確認會務費用以及其他需確認的事項

12、，發(fā)出確認通知。 2】發(fā)出確切地點、時間、議程、簽到程序及會展注意事項等。 3】要考慮到參與者的特殊要求，譬如家屬、隨行人員、保健要求、交通代理、飲食習慣、住宿要求等。,會議服務公司操作流程-會前工作,會議邀請,緊急事件處理,Title 1,Title 2,Title 3,Title 4,會議報到當天，安排全天候接站。 人員及車輛安排。 領導、專家由會務統(tǒng)一安排，專人專車接送。,酒店大堂設報到處、咨詢處。 報到登記時，填寫姓名等相關詳細資料。 提醒貴重品寄存、保管好個人財物 傳達通知，發(fā)放房卡、會議資料等。 引導入住，及時發(fā)放會議通訊錄。 24小時有專職人員值班。,預設酒店客房叫醒服務。 會場

13、布置，安排與會人員入場。 提供會議現(xiàn)場服務。 統(tǒng)計用餐人數并安排用餐。 及時解決會議期間臨時發(fā)生問題。 安排會后旅游或其它活動。,會議間為代表代買人身保險。 嚴格保密、確保安全。 分批返程，保證順利。 組成會議安全組，加強行查，杜絕隱患。,接站,安全保證,會議期間,酒店簽到,返程,根據與會人員返程機、車票時間及方向，派專人、專車、提供滿意的送站服務，分批送站，我方承諾確保代表順利返程。,會議服務公司操作流程-會中工作,緊急處理,飲食衛(wèi)生 環(huán)境衛(wèi)生,緊急醫(yī)療系統(tǒng) 會場醫(yī)務室 飯店緊急救護系統(tǒng),重要的貴賓，更要注意簽證的問題,重要國際會議期間，要求地方政府加強警力，避免發(fā)生盜竊事件 書面資料告知與

14、會者盡量減少到人多復雜的地方,告知逃生步驟 印制了防火手冊,緊急醫(yī)療,衛(wèi)生問題,緊急醫(yī)療,火災,簽證問題,盜竊,會議服務公司操作流程-緊急事件處理,意見收集 發(fā)放回收意見書，總結、評估服務的意見反饋會議后的資料收集，制作會議通訊錄、花名冊和會議攝像資料 會議資料、領導講話稿、代表發(fā)言稿、新聞報道資料的匯總總結。 定期回訪和發(fā)布最新資訊。,會后工作,賬務結算 結帳：核對各類單據 列出會議結算清單 快捷、準確無誤地提供會議過程中的詳細費用發(fā)生明細及說明 開具發(fā)票：我們將在費用結算的同時結合實際情況以及主辦方需要，開據正式的發(fā)票及酒店的住宿發(fā)票。,包括會議的實際參與人數、天數、實際用餐人數、用餐標準

15、、考察人數及會議期間其它費用開支。,會議服務公司操作流程-會后工作,5,海南會議市場分析,目錄,1、劇院式： 在會議廳內面向講臺擺放一排排座椅，中間留有較寬的過道。 特點：最大程度地擺放座椅，最大限度地將空間利用起來，在有限的空間里可以最大限度容納人數；但參會者沒有地方放資料，也沒有桌子可用來記筆記。 適用于新聞發(fā)布會、論壇、辯論會、啟動儀式等。 作為參會人員比較多的情況下，場地布置的首選。,2、課桌式： 會議室內將桌椅按排端正擺放或成“V”型擺放，按教室式布置會議室，每個座位的空間將根據桌子的大小而有所不同。 此種桌型擺設可針對會議室面積和觀眾人數在安排布置上有一定的靈活性；參會者可以有放置

16、資料及記筆記的桌子，還可以最大限度容納人數。 適用于論壇、新聞發(fā)布會、研討會、培訓等等，這種形式便于聽眾作記錄。,3、宴會式（圍桌式）： 適用于中式宴會，如答謝會、招待會、茶話會等,會議室布置與設備-布置種類,根據位置安排布置,4、回字型： 將會議室里的桌子擺成方形中空，前后不留缺口，椅子擺在桌子外圍，通常桌子都會圍上圍裙，中間通常會放置較矮的綠色植物，投影儀會有一個專用的小桌子放置在最前端。 此種類型的擺桌常用于學術研討會一類型的會議，前方設置主持人的位置，可分別在各個位置上擺放上麥克風，以方便不同位置的參會者發(fā)言； 此種會議場地布置方式容納人數較少，對會議室空間有一定的要求。,5、“U”型

17、： 將桌子連接著擺放成長方形，在長方形的前方開口，椅子擺在桌子外圍，通常開口處會擺放放置投影儀的桌子，中間通常會放置綠色植物以做裝飾；不設會議主持人的位置以營造比較輕松的氛圍；多擺設幾個麥克風以便自由發(fā)言。 適合討論性的會議或者互動性很強的培訓。 6、雞尾酒會式： 以酒會式擺桌，只擺放供應酒水、飲料及餐點的桌子，不擺設椅子，以自由交流為主的一種會議擺桌形式，自由的活動空間可以讓參會者自由交流，構筑輕松自由的氛圍會議擺,會議室布置與設備-會場布置,7、魚骨型： 將會議室的桌子按照魚骨架即八字形依次擺開，在桌子的周圍擺放座椅，組與組之間留出走路的間隔，使整體樣式顯現(xiàn)出一種魚骨的形狀。,8、董事會：

18、 圓形或橢圓形大會議桌，周圍擺放座椅。按照主次落座。 備注：適合人數較少。檔次較高的會議要求，距離較近，容易產生近距離的交流感。,會議室布置與設備-會場布置,有臺呢先要鋪好臺呢，要保持桌面干凈平整。 擺好座椅，側看使其在一條直線上。 每位擺放一份紙，紙的下方沿桌面下方擺齊。 鉛筆放在紙的右側，且與桌面下方對齊。 茶碟放在紙的45角上方，茶杯放在茶碟 上，手柄統(tǒng)一朝右，擺放整齊，側看成一條直線。 如果客人需要擺桌簽，則放在紙的正上面約2CM處。,會議室布置與設備-擺臺與座次,擺臺標準,座次安排,純會議，往往需要發(fā)布一些宣言或者決議之類的書面信息。 經常配合新聞發(fā)布會舉行。 此類會議，表決設施、現(xiàn)

19、場會員排序及會場控制是關鍵 預算時考慮新聞傳媒成本包括記者的邀請、交通、住宿及餐飲安排等。,專業(yè)型會議，通常是企業(yè)內部或者教育部門舉辦 技能交流及知識傳授 培訓會議的關鍵點：場地、培訓設施及培訓師。,多為公開性會議，系列分會是此會議的特點。 場所的選擇要可以分割或主會場附帶小會場。 設施要求較高：同聲傳譯、傳媒記者招待、多媒體、視頻直播及討論場地等均可能要求。 如主會場不能滿足分割要求，交通就重點考慮,此類會議實際上兼有展覽性質理想的場地應該是專門的展覽館或者會展中心，帶有商務會所或者類似場地則再完美不過。 小型訂貨交流會，可以設立在大型商務型酒店 關鍵點是：場地選擇、會場控制、布置,專業(yè)性較

20、強，一般不會超過100人。 關鍵是會場及地點選擇，除主會場外，需要一些小型會所以便分組討論。主會場的布置除保留主持人外，其他座位應當體現(xiàn)平等精神，發(fā)言用的麥克風應該每個座位都有（除非人數小于15人）。,研討會議,培訓會議,社團會議,公益性/技 術性論壇,訂貨交流會議,會議室布置與設備-布置種類,根據會議種類布置,輛調度涉及到主辦者與代理方的溝通，還涉及到會議舉辦地的車源問題 對于主辦方，通常只提出用車要求及安排要求，而代理公司則要考慮時間安排、預定的合理車輛數量、行走時間及線路等等,茶歇的準備包括點心要求、飲品要求、擺飾要求、服務及茶歇開放時間要求等 茶歇的分類是中式與西式 中式的飲品包括礦泉

21、水、開水、綠茶、花茶、紅茶、奶茶、果茶、罐裝飲料、微量酒精飲料，點心一般是各類糕點、餅干、袋裝食品、時令水果、花式果盤等 西式茶歇飲品一般包括各式咖啡、礦泉水、低度酒精飲料、罐裝飲料、紅茶、果茶、牛奶、果汁等，點心有蛋糕、各類甜品、糕點、水果、花式果盤，有的還有中式糕點。,向會展主辦方提供各類文秘、勤雜、臨時采購、臨時司乘、向導等服務 如果通過代理公司操作，那么告訴代理公司 作好隨時服務的準備很有必要,提前溝通十分必要。再者，應當告訴翻譯發(fā)言者通常的語速，有條件的可以把以往的映像資料交給翻譯 翻譯必要的約束是應該的通常以書面形式約定在多長時間內接觸機密的翻譯不得對外界透露，在此期間內雇用方有權

22、要求翻譯保密，并有權要求翻譯賠償由于泄密而帶來的損失。,會議室布置與設備-布置額外工作,1、影音設備 視頻和控制設備 會議發(fā)言擴聲設備 2、辦公設備 包括：辦公文具、復印機、打印機、掃描儀、網絡設備等 3、翻譯設備 包括：同聲傳譯 4、記錄設備 包括：攝影攝像、速錄、錄音設備等 5、燈光設備 包括：電腦燈、PAR燈、追光燈、地排燈、激光燈等各種燈光設備、燈效控制設備 6、門禁系統(tǒng) 包括：條形碼、掃描器、統(tǒng)計軟件等 7、特殊設備 包括：舞臺效果設備、會議環(huán)節(jié)特制設備、投票設備等。,會議室布置與設備-設備明細,5,海南會議市場分析,目錄,禮品特點,高端性：從價值和基調上偏向高端的 精確性：對禮品的

23、訴求更加精準 形象性：充分體現(xiàn)出主辦機構或贈予方對受贈人的尊重程度；禮品本身的品牌形象推廣、提升、價值釋放都顯得尤為關鍵,紀念品：著重指與會議主題相關的定制性紀念品 辦公用品：觀瞻率高、反復使用性高、記憶性強 休閑用品：與休閑生活相關的禮品 贊助用品：對贊助商本身的一種宣傳，同也可以降低主辦方禮品采購成本 抽獎物品：答謝經銷商或者客戶給予的物品 自有物品：能有效讓來賓通過受贈禮品和日后的使用對贈予者產生謝意并強化好感，進而達成更為深遠的商業(yè)合作,贊助心理：實現(xiàn)自己搭臺，大家唱戲，自己和大家都收益的效果 辦公心理：辦公類產品使用率高、觀瞻率高，從而對贊助商或者禮品供應商的記憶時間就更長，記憶機會就更多 分類心理：這樣的分類級別，要著重把不同的禮品匹配給不同的人，以達到微妙的心理