WORD和EXCEL教程.ppt

1、中文Office應(yīng)用,3.1 中文字處理軟件 Word 3.2 電子表格軟件 Excel 3.3 演示文稿制作軟件 PowerPoint 3.4 Office中的數(shù)據(jù)共享與信息交換,3.1 中文字處理軟件Word,3.1.1 Word工作界面 3.1.2 文檔的建立與管理 3.1.3 文檔編輯 3.1.4 多文檔、多窗口編輯 3.1.5 頁面排版 3.1.6 插入操作 3.1.7 圖形與表格操作 3.1.8 長文檔處理 3.1.9 常用工具 3.1.10 文檔打印,3.1.1 Word工作界面 1. Word的工作界面,Word2003的工作界面,2.啟動和退出 啟動： 方法一：單擊“開始”“

2、所有程序”“Microsoft Office” “Microsoft Office Word 2003”。 方法二：在任何窗口中，雙擊Word文檔，都可啟動Word并同時打開所選文檔。 退出： 方法一：單擊Word窗口標題欄右側(cè)的“關(guān)閉”按鈕。 方法二：按Alt+F4組合鍵可以方便地退出Word。,3.1.2 文檔的建立與管理,新建文檔：單擊“文件”“新建”后，再單擊右邊任務(wù)窗格里的“空白文檔”命令來創(chuàng)建新的文檔。 保存文檔：在菜單欄上單擊“文件”“另存為”,在彈出的“另存為”對話框中設(shè)置“保存位置”、“文件名”，選擇“保存類型”為“Word文檔”，然后單擊“保存”，即可以新文件名保存文件。如

3、果該文檔已經(jīng)保存過了，則可直接單擊工具欄上的“保存”按鈕。 打開文檔 ：單擊“文件”“打開”，彈出“打開”對話框；選擇“查找范圍”和“文件類型”，顯示文件列表，雙擊文件名即可。 關(guān)閉文檔：單擊“文件”“關(guān)閉”，即可以關(guān)閉當前活動文檔。,3.1.3 文檔編輯 1.文本的輸入：在輸入文本內(nèi)容時，可直接從鍵盤輸入，也可通過“插入”菜單輸入。在Word窗口的編輯區(qū)中會出現(xiàn)一個閃動的光標，這個光標代表的是當前文本輸入的位置。 2.文本的選取 ：文本操作時，先要選取欲操作的文本。見書P81表3.2。 3.文本的復(fù)制、移動和刪除：文本復(fù)制、移動和刪除時 （1）復(fù)制：單擊“編輯”“復(fù)制”，或在選取的文本上單擊

4、鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“復(fù)制”選項，鼠標定位至新的位置后，單擊“編輯”“粘貼”即可完成復(fù)制操作 （2）剪切：單擊“編輯”“剪切”，鼠標定位至新的位置后，單擊“編輯”“粘貼”即可完成文本的移動。 （3）刪除：單擊“編輯”“清除”,或按Delete鍵即可刪除選中的文本。,4.撤消與恢復(fù)：單擊“編輯”“撤消”或單擊“常用”工具欄中的“撤消”按鈕?；謴?fù)的方法可單擊“編輯”“恢復(fù)”或單擊“常用”工具欄的“恢復(fù)”按鈕。 5.查找與替換：單擊“編輯”“查找”，在彈出的“查找”對話框中進行設(shè)置。,3.1.4 多文檔、多窗口編輯 1.打開多個文檔 打開多個文檔的方法主要有兩種： （1）一個一個地按照打

5、開單個文檔； （2）一次打開多個文檔：單擊“文件”“打開”，彈出“打開”對話框；按住鍵，用鼠標依次單擊所有要打開的文檔；單擊“打開”即可打開所有選中的文檔。,2.單文檔的多窗口顯示 （1）用不同的窗口顯示同一文檔的不同部分：打開需要顯示的長文檔，然后單擊“窗口”“新建窗口”，這樣屏幕上就會產(chǎn)生一個新的窗口 。新舊窗口顯示的是同一個文檔（但它們顯示在標題欄上的文件名是不一樣的），這時可以用滾動條的方法來讓它們顯示同一文檔的不同部分。 （2）用同一個窗口不同的子窗口顯示同一文檔的不同部分：單擊“窗口”“拆分”，這時鼠標指針變成一條橫線移動鼠標指針到確定拆分窗口的位置，單擊鼠標左鍵，當前的窗口就會被

6、拆分為兩個子窗口，可以拖動滾動條讓它們顯示同一文檔的不同部分。如果要還原到原來一個窗口的狀態(tài)，則單擊“窗口”“取消拆分”即可。,3.1.5 頁面排版,1.字符的格式 字符格式包括字體種類、字符大小、字形、顏色以及各種修飾效果等，字符格式的編排決定字符在屏幕上和打印時的顯示形式。對一個文檔的不同內(nèi)容使用不同的字體和字形，可以使文檔的層次分明、結(jié)構(gòu)清晰，讓閱讀者一目了然，從而便于抓住重點。 （1）字體：在文檔中適當?shù)馗淖冏煮w，可以使文章顯得結(jié)構(gòu)分明、重點突出。選定文本后單擊“格式”“字體”，在彈出的“字體”對話框中單擊“字體”選項卡可設(shè)置中文字體和英文字體。,（2）字號和字形：改變字號的目的通常是

7、為了將不同層次的文字從大小上區(qū)分開來。例如，文章中標題的字號通常要比正文的略大一些，而表格中的字號要小一些。改變字形可將文字設(shè)置為粗體或斜體。選定文本后單擊“格式”“字體”，在彈出的“字體”對話框中單擊“字體”選項卡可設(shè)置字號和字形。 （3）間距和縮放：Word提供了間距縮放功能，可以通過此項功能調(diào)整文檔的外觀、提高可讀性。選定文本后單擊“格式”“字體”，在彈出的“字體”對話框中單擊“字符間距”選項卡可設(shè)置間距和縮放。,（4）動態(tài)效果： Word還可以為文本設(shè)置動態(tài)效果，以獲得文字在屏幕上的動態(tài)顯示效果。選定文本后單擊“格式”“字體”，在彈出的“字體”對話框中單擊“文字效果”選項卡可設(shè)置文本的

8、動態(tài)效果。 （5）中文版式效果： 單擊“格式”“中文版式”，可以設(shè)置如書P84表3.3所示各種字體效果。,2.段落格式化 段落是文本、圖形、對象或其它項目等的集合。 （1）段落對齊、縮進和間距：單擊“格式”“段落”“縮進和間距”，在彈出的“段落”對話框中單擊“縮進和間距”選項卡可進行設(shè)置。 （2）換行和分頁：Word中可以通過控制換行和分頁精確地控制段落格式，在控制換行符和分頁符時主要使用 “段落”對話框的“換行和分頁”選項卡。 （3）段落格式復(fù)制：選取原段落后的回車符，單擊“常用”工具欄中的“格式刷”工具，然后刷過目標段落的回車符，被刷段落立即采用原段落格式。雙擊“格式刷”，原格式可以多次復(fù)

9、制，直至再次單擊“格式刷”。,（4）邊框和底紋：當需要對文檔中的部分文本或段落添加邊框時，可先選定要添加邊框的文本， 單擊“格式”“邊框和底紋”，在彈出“邊框和底紋”對話框中單擊“邊框”選項卡設(shè)置邊框；單擊“底紋”選項卡設(shè)置底紋。 （5）分欄：分欄排版可以提高文檔的閱讀速度，也可以使文檔版式生動活潑。選定文本，單擊“格式”“分欄”，在彈出的“分欄”對話框中選擇“欄”數(shù)、各欄“寬度”及欄與欄之間的“間距”，再選擇是否添加“分隔線”即可。,3.頁面格式化 （1）頁面設(shè)置：頁面設(shè)置主要包括頁邊距設(shè)置、紙張設(shè)置、版式設(shè)置等，其中頁邊距和紙張設(shè)置是最重要的，合適的紙張、合理的頁邊距將使文檔顯得更為美觀。

10、單擊“文件”“頁面設(shè)置”，在彈出的“頁面設(shè)置”對話框中單擊“頁邊距”選項卡可設(shè)置頁邊距；在 “頁面設(shè)置”對話框中單擊“紙張”選項卡可設(shè)置紙張大小和類型。 （2）背景：背景顯示在頁面最底層，合理地運用背景會使文檔活潑明快，使閱讀者有一種美的享受。單擊“格式”“背景”，單擊其子菜單。在子菜單中的調(diào)色板上單擊需要的顏色塊，即可為文檔設(shè)置該顏色作為背景。 （3）頁面邊框：單擊“格式”“邊框和底紋”，在彈出的“邊框和底紋”對話框中單擊“頁面邊框”選項卡即可。,（4）改變文字方向：選定文本，單擊“格式”“文字方向”，在彈出的 “文字方向”對話框中的“方向”欄中選擇一種合適的豎排格式，在“應(yīng)用于”下拉列表框

11、選擇“整篇文檔”或“插入點之后”即可。 （5）插入頁眉和頁腳：頁眉頁腳是文檔的輔助信息，它們通常包含文檔的說明、章節(jié)名、標題、頁數(shù)、頁碼和日期等等。在文檔中，可以用同一個頁眉和頁腳，也可以在文檔的不同部分使用不同的頁眉和頁腳。比如在文檔的開頭或某一章節(jié)的開頭用特殊徽標作頁眉；奇數(shù)頁使用章節(jié)名作頁眉；偶數(shù)頁使用文檔名或說明作頁眉等。單擊“視圖”“頁眉和頁腳”，可對文檔設(shè)置頁眉和頁腳。,（6）首字下沉 ：設(shè)置段落“首字下沉”可以使得段落內(nèi)容更加醒目。定位光標，單擊“格式”“首字下沉”，在彈出的“首字下沉”對話框中選擇“位置”、“字體”、“下沉行數(shù)”等屬性即可。 （7）項目符號和編號：項目符號指的是

12、提綱式文檔的前導(dǎo)符，如黑點、方塊等；項目編號指的是系列性文本前面的序號。使用項目符號和編號可以使文檔結(jié)構(gòu)清晰，層次分明，使讀者易于閱讀，便于比較。選定段落，單擊“格式”“項目符號和編號”，在彈出“項目符號和編號”對話框中分別單擊“項目符號”或“編號”選項卡即可。,3.1.6 插入操作 1.插入日期、時間和特殊字符 在輸入文本時，有時需要輸入一些特殊的字符，如日期、時間和特殊符號等，特殊符號是指鍵盤上沒有的符號，如、長破折號(一)、省略號()或不間斷空格等，以及國際通用字符，如“ ”和“”。向文檔中插入日期和時間有三種方式：鍵盤直接輸入方式、靜態(tài)方式和自動更新方式。,（1）鍵盤輸入方式：用鍵盤直

13、接輸入即可。時間和日期可以是任意的，不受系統(tǒng)時間的限制，所以也不會自動更新。 （2）靜態(tài)方式：將光標移動到要插入時間或日期的位置，單擊“插入”“日期和時間”，彈出“日期和時間”對話框。在“可用格式”列表框中選擇需要的日期或時間格式。單擊“確定”，當前系統(tǒng)的日期或時間就會按選定的格式插入到文檔中。 （3）自動更新插入方式：是指把日期和時間插入文檔后，日期和時間還會隨著系統(tǒng)時間的改變而自動更新，在打印文檔時，打印出的總是當前的日期和時間，這適用于通知、信函等文檔類型。具體的操作步驟和靜態(tài)方式類似，不同的是要在“日期和時間”對話框中選中“自動更新”復(fù)選框。,2. 插入分隔符 分隔符主要包括分頁符和分

14、節(jié)符。插入分隔符可 以更靈活地設(shè)置頁面版式，使頁面設(shè)置與文檔內(nèi) 容有機結(jié)合。文檔未充滿一頁面需要分頁時，可 以人工插入分頁符。定位插入點，單擊“插 入”“分隔符”，在彈出的“分隔符”對話框 中選擇“分頁符”單選項即可。 如果一篇文檔中 需要采用不同的頁邊距、頁面邊框或頁眉頁腳等 格式，就必須插入分節(jié)符。單擊“插入”“分 隔符”，在彈出的 “分隔符”對話框中選擇“分 節(jié)符”，然后進一步選擇“分節(jié)符類型”即可。,3. 插入文本 文本框是一種可以在其中獨立地進行文字輸入和 編輯的圖形框，在文檔中適當?shù)厥褂梦谋究?，?以實現(xiàn)一些特殊的編輯功能，它就像一個盛放文 字的容器，可以在頁面上定位并調(diào)整，利用文

15、本 框還可以重排文字和向圖形添加文字。 將光標置于需要插入文本框的文檔中，單擊“插 入”“文本框”，將彈出一個子菜單，在子菜 單中選擇一種排版方式（如橫排），會在文檔中 彈出畫布。在畫布中單擊鼠標左鍵，適當放大所 創(chuàng)建的“文本框”，即可在其中輸入文字。右擊 文本框邊框，在快捷菜單中選擇“設(shè)置文本框格 式”也可以修飾文本框，如設(shè)置陰影、邊框、填 充顏色或背景等。,4.插入文件 定位插入點，單擊“插入”“文件”，在彈出的“插 入文件”對話框中選擇文件的“查找范圍”，在文件列 表中雙擊欲插入文件名，即可在文檔中插入保存好的文 件，實現(xiàn)多文檔的合并。 5.插入公式 在有關(guān)數(shù)學內(nèi)容的文檔中有可能需要輸入

16、帶有特殊符號 的數(shù)學公式， Word為此提供了公式編輯器。定位要插 入公式的位置。單擊“插入”“對象”，在彈出的 “對象”對話框中單擊“新建”選項卡。選擇“對象類 型”列表框中的“ Microsoft 公式 3.0 ”選項，如果 列表框中沒有 Microsoft 的公式編輯器，則需進行安 裝。單擊“確定”按鈕，彈出“公式”編輯器。在 “公式”編輯器中選擇符號，輸入變量和數(shù)字，以創(chuàng)建 公式。,6.插入超鏈接 在Word文檔中插入超鏈接可以實現(xiàn)資源共享。選中要插入超鏈接的文本，單擊“插入”“超鏈接”，彈出“插入超鏈接”對話框，在“地址”欄中輸入網(wǎng)址即可。 7.插入腳注、尾注和批注 定位光標插入點，

17、然后單擊“插入”“引用”“腳注和尾注”，在出現(xiàn)的“腳注和尾注”對話框的“插入”欄中選擇“腳注”或“尾注”單選框；“插入”后光標定位處出現(xiàn)引用標記，同時在頁面的底端出現(xiàn)注釋分隔線；在分隔線下的窗口中輸入注釋文本即可。 插入批注與插入腳注尾注的方法類似。定位光標，單擊“插入”“批注”，在出現(xiàn)的“批注”區(qū)輸入批注文本即可。批注插入后，雙擊批注標記進入批注窗格，可以修改批注；用鼠標指向批注標記，可聯(lián)機閱讀批注內(nèi)容。,3.1.7 圖形與表格操作 1.圖片的插入與編輯 （1）插入圖片：插入圖片常用的方法是從Word自帶的剪輯庫中插入剪貼畫和插入來自其它文件的圖片。 插入剪貼畫的操作步驟如下：單擊文檔中要插

18、入剪貼畫的位置，單擊“插入” “圖片”“剪貼畫”，可以將剪貼畫插入到光標所在位置。 從文件中插入圖片的操作步驟如下：單擊文檔中要插入剪貼畫的位置，單擊“插入”“圖片”“來自文件”；在出現(xiàn)的“插入圖片”對話框中輸入“查找范圍”、“文件類型”、“文件名”，單擊“插入”，圖片即可插入文檔。,（2）編輯與設(shè)置圖片：在插入了圖片后，單擊該圖片，彈出“圖片”工具欄，通過該工具欄中的按鈕可以調(diào)節(jié)圖片顏色、亮度和對比度，裁剪、旋轉(zhuǎn)或壓縮圖片，設(shè)置圖片格式，調(diào)整圖片透明度等。,2. 繪制圖形 在 Word 文檔中，可以通過對各種對象的組合生成圖形，這些對象包括：自選圖形、任意形狀、圖表、曲線、直線、箭頭、藝術(shù)字

19、等。 繪制新圖形可以單擊“插入”“圖片”“繪制新圖形”或在Word窗口下方的“繪圖”工具欄中選擇“自選圖形”下拉菜單中的一個選項即可。,3. 藝術(shù)字的插入與編輯 在Word文檔中可以插入如下圖所示的文字，以使文檔內(nèi)容更豐富多彩。,4. 表格的插入與編輯 表格層次清晰、邏輯關(guān)系明確，如何有效且快速地制作和處理表格是文檔處理事務(wù)中經(jīng)常要面對的一個重要問題。Word提供了強有力的表格處理功能，它的表格制作命令全部集中在“表格”菜單中。 單擊“表格” “插入”“表格”，在彈出的“表格”對話框中設(shè)置行和列的參數(shù)即可插入表格。,5.圖表的生成與編輯 在Word文檔中，可以同時插入數(shù)據(jù)表和相應(yīng)的數(shù)據(jù)圖，然后

20、再通過編輯數(shù)據(jù)圖和更改數(shù)據(jù)圖類型來獲得所需的圖表內(nèi)容，也可以根據(jù)已有表格來創(chuàng)建數(shù)據(jù)圖并進行相應(yīng)設(shè)置。當需要同時創(chuàng)建數(shù)據(jù)表和相應(yīng)數(shù)據(jù)圖時，在文檔中單擊要插入圖表的位置，單擊“插入”“對象”，在彈出的 “對象”對話框中單擊“新建”選項卡；在“對象類型” 列表框中選擇 “Microsoft Graph圖表”選項，然后單擊“確定”按鈕，即在文檔中插入了一個帶示例數(shù)據(jù)的“數(shù)據(jù)表”和相應(yīng)的圖表。,3.1.8 長文檔處理 1.樣式與模板 （1）樣式：為了幫助用戶提高文檔編輯的效率，Word提供了“樣式和格式”任務(wù)窗格來創(chuàng)建、查看、選擇、應(yīng)用甚至清除文本的樣式。 （2）模板：任何Microsoft Word

21、文檔都是以模板為基礎(chǔ)的，模板決定文檔的基本結(jié)構(gòu)和文檔設(shè)置，如自動圖文集、詞條、字體、快捷鍵指定方案、宏、菜單、頁面設(shè)置、特殊格式和樣式等。模板是高效處理文檔的重要工具。模板分為共用模板和文檔模板兩種，共用模板包括 Normal 模板，其所含設(shè)置適用于所有文檔。,2.大綱與目錄 （1）大綱：在Word中，提供了“大綱視圖”來幫助顯示文檔的組織方式，并使得重新組織文檔變得方便快捷。在大綱視圖中，用縮進文檔標題的形式顯示了它在文檔中的位置，可以在大綱視圖中上下移動標題和文本，還可以通過使用“大綱”工具欄上的按鈕來提升或降低標題和文本的級別，另外還可以通過拖拽分級顯示符號來重新組織文檔。 1）創(chuàng)建大綱

22、：可以在新建文檔時即建立一個大綱，在新文檔中單擊文檔左下角的“大綱視圖”按鈕，切換到大綱視圖；輸入每一個標題，按Enter鍵后，Word 將自動對每個標題應(yīng)用“標題 1”的樣式。此時每個標題的左側(cè)有一個分級顯示符號，當某標題下有子標題時，其左側(cè)將出現(xiàn)一個“+”形狀的分級顯示符號。,2）調(diào)整標題級別：選定標題后單擊“大綱”工具欄上的“提升”或“降低”按鈕即可將標題升高或降低一個級別。當對布局滿意后，即可切換到頁面視圖或普通視圖，為每級標題添加相關(guān)正文。在大綱視圖中，正文文字的左側(cè)也會出現(xiàn)一個分級顯示符號。 3）移動文檔：選中要重新排列的文檔，上下拖動標題符號，可以將選中的文本直接定位。 4）瀏覽

23、標題中正文：雙擊標題，將展開本級標題中全部正文。再次雙擊標題，返回折疊狀態(tài)。 5）瀏覽文檔：在“大綱”工具欄“顯示級別”列表中選擇顯示的級別，文檔將展開到該級標題。 6）組織文檔：在大綱視圖中，可以通過向上或向下移動標題和文字，或?qū)ζ溥M行提升或降低級別來重新組織標題。,（2）目錄：目錄可以幫助使用者更快的了解文檔的主要內(nèi)容。 1）編制目錄：最簡單的方法是使用內(nèi)置的大綱級別格式或標題樣式，單擊要插入目錄的位置，單擊“插入”“引用”“索引和目錄”，在彈出的“索引和目錄”對話框中單擊“目錄”選項卡；在“目錄”選項卡中選中“顯示頁碼”和“頁碼右對齊”復(fù)選框；在“制表符前導(dǎo)符”下拉列表框中選擇標題名和對

24、應(yīng)頁碼間的連接符號；在“常規(guī)”欄中設(shè)置“顯示級別”等屬性，確認后即可生成目錄。 2）更新目錄：如果文檔的內(nèi)容有所改變，需要對目錄進行更新，操作步驟如下：在頁面視圖中，用鼠標右鍵單擊目錄中任意位置，在彈出的快捷菜單中單擊“更新域”，彈出“更新目錄”對話框，在該對話框中選擇更新類型，確認后即可。,3.1.9 常用工具 1.自動更正和自動圖文集 如果需要經(jīng)常插入某些相同的文本或圖形，可以使用Word為用戶提供的自動完成功能，這樣就可以不必每次都用繁瑣的步驟來輸入它們。 （1）自動圖文集：自動圖文集是Word提供的自動功能的一種，為重復(fù)輸入一段文本或圖形提供了一種快捷方式。使用這個功能可以為要輸入的文

25、本（也稱為詞條）定義一個縮寫（也稱為詞條名），以后再輸入這段文本時，只需輸入詞條名即可將詞條輸入。,（2）自動更正：自動更正也是Word提供的一種自動功能，它主要用于更正錯誤，使得對文檔的編輯更高效、更智能化。Word已經(jīng)提供了大量的自動更正詞條。但如果經(jīng)常輸錯某個單詞或詞語，Word提供的更正詞條又沒有預(yù)先定義這樣的更正詞條，可以自己創(chuàng)建自動更正詞條。,2.拼寫和語法錯誤 評價一篇文檔是否具有可信度，首先要看的就是它的拼寫和語法是否有問題。所以經(jīng)常會用到兩個參考工具拼寫和語法檢查。 （1）檢查拼寫錯誤：檢查文檔中所有的拼寫和語法問題時，可以使用“拼寫和語法”對話框來瀏覽文檔，單擊“工具”“拼

26、寫和語法”或單擊“常用”工具欄中的“拼寫和語法”按鈕可以打開“拼寫和語法”對話框。當“拼寫和語法”對話框打開時，將顯示當前光標位置后查找到的第一個可能的錯誤。每個可能錯誤的單詞或短語問題都被用帶顏色的下劃線標識出來紅色代表拼寫錯誤，綠色代表語法錯誤。,（2）檢查語法錯誤：Word 除了檢查文檔中的拼寫錯誤以外，還檢查語法的準確性，Word的語法檢查器按照標準語法審閱文檔中的有關(guān)問題，并用綠色波形線將可能的錯誤標識出來。 運行語法檢查器時，用鼠標右鍵單擊一個可能的語法錯誤，從彈出的快捷菜單中單擊“語法”選項，或者單擊“工具”“拼寫和語法”。在彈出的“拼寫和語法”對話框中處理語法問題時（或在“語法

27、”對話框中），可以在上邊的文本區(qū)中直接修改突出顯示的文本，或者選擇對話框中不同的選項內(nèi)容。,（3）字數(shù)統(tǒng)計：Word中還提供了字數(shù)統(tǒng)計功能可以用來查看工作進度。工作中有時需要顯示字數(shù)統(tǒng)計信息，如要計算一種特殊文檔的字數(shù)。在Word中統(tǒng)計文檔中的字數(shù)極其簡單，單擊“工具”“字數(shù)統(tǒng)計”，彈出“字數(shù)統(tǒng)計”對話框，字數(shù)統(tǒng)計信息就自動顯示出來。,（4）郵件合并：在信息時代經(jīng)常要發(fā)出大量的郵件，如會議通知、邀請函等。這類郵件共同的特點是除收件人的姓名、地址、職稱等少量信息不同外，信函的內(nèi)容完全相同。Word提供的郵件合并功能將相同的內(nèi)容創(chuàng)建為主文檔，將不同的信息利用“域”的概念創(chuàng)建為數(shù)據(jù)源文檔，主文檔的內(nèi)

28、容和數(shù)據(jù)源文檔中的信息逐條分別合并，自動形成一系列合并文檔，大大提高辦公效率。 （5）文檔的批注和修訂：批注功能允許協(xié)作處理文檔的用戶提出問題、提供建議、插入備注以及給文檔內(nèi)容做出一般性解釋。批注在審閱者添加注釋或?qū)ξ谋咎岢鲆蓡枙r十分有用，而當審閱者逐行查看文檔時，就要使用修訂功能。,1）文檔批注：光標定位于插入位置；單擊“審閱”工具欄的“批注”按鈕，在彈出的下拉菜單中單擊“新建批注”，在彈出的“批注”輸入框中輸入批注內(nèi)容，即完成一個常規(guī)批注的插入。 2）文檔修訂：單擊“審閱”工具欄的“拒絕修訂”按鈕，從彈出的下拉菜單中選擇“拒絕修訂刪除批注”選項，可拒絕修訂拒絕刪除光標處的批注；單擊“審閱”

29、工具欄的“接受修訂”按鈕，從彈出的下拉菜單中選擇“接受修訂”選項，可接受光標處的修訂；單擊“審閱”工具欄的“接受修訂”按鈕，從彈出的下拉菜單中選擇“接受對文檔所做的所有修訂”選項，可接受全部的修訂。,3.1.10 文檔打印 1.打印設(shè)置與打印文檔 為了準確地打印出文檔，打印前通常需要設(shè)置打印的頁面范圍、份數(shù)和打印順序等。單擊“文件”“打印”，彈出“打印”對話框，可以設(shè)置需要打印的“頁面范圍”和“份數(shù)”；如果打印多份，可以選擇是否“逐份打印”。單擊“打印”對話框中的“確定”按鈕可打印文檔。 2.打印預(yù)覽 在打印輸出之前，可以用Word提供的打印預(yù)覽功能來模擬顯示打印效果，從而判定是否滿足設(shè)計要求

30、。單擊“文件”“打印預(yù)覽”，或單擊常用工具欄上的“打印預(yù)覽”按鈕，就會將當前文檔的打印預(yù)覽效果顯示出來。,3.2 電子表格軟件 Excel,3.2.1 Excel的基本操作 3.2.2 工作表的操作 3.2.3 公式與函數(shù) 3.2.4 圖表的編輯 3.2.5 數(shù)據(jù)管理 3.2.6 常用醫(yī)學統(tǒng)計分析 3.2.7 預(yù)覽和打印,3.2.1 Excel的基本操作 1.Excel 的工作界面,Excel 2003的工作界面,2.Excel的基本概念 （1）工作簿：Excel應(yīng)用程序的文檔，由多張（最多255張）工作表組成，擴展名為.xls。默認的工作簿名是Book1.xls、Book2.xls、Book

31、3.xls。 （2）工作表：我們常說的電子表格，由一些橫向和縱向交叉的網(wǎng)格組成，橫向的稱為行（用阿拉伯數(shù)字1、2、3標識，最多65536行），縱向的稱為列（用字母A、B、C標識，最多256列），每個工作表都有一個名字，稱為工作表標簽名，默認的工作表標簽名是Sheet1、Sheet2、Sheet3， （3）單元格：是工作表中橫向和縱向交叉的一個網(wǎng)格，也是Excel獨立操作的最小單位，可用字母數(shù)字串命名，如H2表示處于第H列和第2行交叉處的單元格。,3. 配置Excel工作環(huán)境 （1）設(shè)置文件保存的目錄、最近打開的文件數(shù)、工作表數(shù)目、工作表字體,（2）更改文件自動保存時間間隔,“選項”中的“常規(guī)”

32、標簽,3.2.2 工作表的操作 1工作表的編輯 （1）選定單元格：各種選定方法見書P103表3.5。 （2）在單元格內(nèi)輸入數(shù)據(jù)：Excel能夠接受數(shù)值型、日期時間型、文本型和邏輯型等4大類數(shù)據(jù)。 1）在一個單元格內(nèi)輸入數(shù)據(jù) ：見書P103表3.6。 2）在單元格區(qū)域內(nèi)輸入相同的數(shù)據(jù)：選定單元格區(qū)域后輸入數(shù)據(jù)，并按Ctrl +Enter確認。 3）選擇列表內(nèi)容輸入：右鍵單擊單元格，在快捷菜單中選擇“從下拉列表中選擇”，然后在列表中選擇。 4）數(shù)據(jù)填充：在連續(xù)單元格內(nèi)輸入一組有規(guī)律的數(shù)據(jù)。 5）設(shè)置數(shù)據(jù)的有效性：數(shù)據(jù)的有效性是指在單元格中輸入的數(shù)據(jù)的類型和有效范圍。,（3）插入行、列或單元格： 選

33、擇“插入”“行”/“列” 或 “單元格” （4）刪除行、列或單元格： 選擇“編輯”“刪除”命令或單擊右鍵在快捷菜單中選擇“刪除”命令。 （5）清除單元格內(nèi)容：按Del鍵 （6）移動和復(fù)制單元格：拖拽鼠標可實現(xiàn)移動或復(fù)制 （7）查找或替換單元格內(nèi)容：單擊“編輯”“查找”,2. 工作表的格式化 Excel格式設(shè)置功能包括單元格內(nèi)容的字符格式設(shè)置、數(shù)字格式設(shè)置、表格的邊框和底紋設(shè)置、行高和列寬設(shè)置、自動套用格式、條件格式設(shè)置等 （1）設(shè)置單元格字符格式 ：字符格式包括字符的字體、字號、顏色等，單擊“格式”“單元格”“字體”選項卡，在彈出的對話框中設(shè)置 （2）設(shè)置單元格數(shù)字格式：單擊“格式”“單元格”

34、“數(shù)字”選項卡，在彈出的對話框中設(shè)置 （3）設(shè)置對齊方式：單擊“格式”“單元格”“對齊”選項卡，在彈出的對話框中設(shè)置,（4）添加邊框和底紋：單擊“格式”“單元格”“邊框”選項卡，在彈出的對話框中設(shè)置 （5）調(diào)整行高和列寬： 單擊“格式”“行”“行高”或“列”“列寬”，在對話框中輸入具體數(shù)值 （6）使用格式： 1）自動套用格式：單擊“格式”“自動套用格式”，在彈出的對話框中選擇某種格式 2）使用條件格式：單擊“格式”“條件格式”命令，在彈出的對話框中設(shè)置,3.2.3 公式與函數(shù) 公式：由運算符和運算量組成的表達式 函數(shù)：預(yù)先定義，執(zhí)行計算、分析等任務(wù)的特殊公式 1. 運算符：包括引用運算符、算術(shù)

35、運算符、文本運算符和比較運算符，見書P108表3.7 2.單元格引用：用以標識工作表中的一個單元格或單元格區(qū)域，在公式中用以指明所使用數(shù)據(jù)的位置 引用方法：見書P108表3.8 引用方式：分3種,1）相對引用：指向相對于公式所在單元格某一位置處的單元格 2）絕對引用：指向工作表中固定位置處的單元格，它的位置與包含公式的單元格的位置無關(guān) 3）混合引用：在公式中對單元格的引用既包括相對引用，又包括絕對引用 （3）使用數(shù)組公式：能夠?qū)山M或兩組以上的數(shù)據(jù)（兩個或兩個以上的單元格區(qū)域）同時進行計算，并返回一種或多種結(jié)果,3.函數(shù) （1）函數(shù)的輸入 簡單函數(shù)可在單元格直接輸入，復(fù)雜函數(shù)可以利用插入函數(shù)功

36、能輸入 （2）函數(shù)使用舉例 見書P109例3.15 （2）函數(shù)的功能 函數(shù)參數(shù)窗口中有當前選定函數(shù)的功能說明欄，可以了解當前選定函數(shù)的功能 （3）函數(shù)常見的出錯信息 當Excel不能正確計算公式時，將在單元格中顯示出錯信息，具體含義見書P110表3.9,3.2.4 圖表的編輯 圖表是指工作表數(shù)據(jù)的圖形化表示 1.圖表的創(chuàng)建與編輯：單擊“插入”“圖表”或單擊常用工具欄的“圖表向?qū)А卑粹o，打開“圖表向?qū)А睂υ捒?，按照“圖表向?qū)А钡挠嘘P(guān)說明，一步一步地進行操作 2.圖表的格式化：包括修改圖表區(qū)格式、繪圖區(qū)格式、網(wǎng)格線格式、數(shù)據(jù)系列格式、標題及圖例格式、坐標軸格式以及設(shè)置三維格式等 （1）設(shè)置坐標、標

37、題、圖例等的格式 （2）添加數(shù)據(jù)標志 （3）改變圖表顏色、圖案、邊框,3.2.5 數(shù)據(jù)管理 1.數(shù)據(jù)排序：指把數(shù)據(jù)清單中的數(shù)據(jù)按一定的順序要求重新排列。排序依據(jù)的字段稱為關(guān)鍵字，Excel最多可以有三個關(guān)鍵字，簡單排序則可按一列數(shù)據(jù)進行排序，復(fù)雜排序則可按多列數(shù)據(jù)進行排序 操作步驟：單擊“數(shù)據(jù)”“排序”，打開“排序”對話框，選擇關(guān)鍵字及排列方式，單擊“確定”按鈕即可。,2. 數(shù)據(jù)篩選：指只顯示數(shù)據(jù)清單中滿足條件的數(shù)據(jù)部分，而將其它數(shù)據(jù)隱藏起來，分為自動篩選和高級篩選兩類。 操作步驟：單擊“數(shù)據(jù)”“篩選”“自動篩選”/“高級篩選”，彈出相應(yīng)對話框，按要求設(shè)置，再單擊“確定”按鈕。 3. 分類匯總

38、：是指按照某一字段的取值對數(shù)據(jù)清單中的數(shù)據(jù)進行分類，分別計算每一類某項匯總指標 操作步驟：單擊“數(shù)據(jù)”“分類匯總”命令，打開“分類匯總”對話框 ，按要求設(shè)置，再單擊“確定”按鈕。 4. 數(shù)據(jù)透視表：是一種交互式報表，可以快速合并和比較大量數(shù)據(jù)。也能旋轉(zhuǎn)行和列以看到源數(shù)據(jù)的不同匯總，還也可顯示感興趣區(qū)域的明細數(shù)據(jù)。,3.2.6 常用醫(yī)學統(tǒng)計分析 Excel提供了一組數(shù)據(jù)分析工具，稱為“分析工具庫”，在建立復(fù)雜統(tǒng)計或工程分析時，只需為每一個分析工具提供必要的數(shù)據(jù)和參數(shù)，該工具就會使用適宜的統(tǒng)計或工程函數(shù)，在輸出表格中顯示相應(yīng)的結(jié)果，有些工具在生成輸出表格時還能同時生成圖表。 操作步驟：單擊“工具”

39、“數(shù)據(jù)分析”命令，選擇所需分析工具，再按要求設(shè)置即可。,3.2.7 預(yù)覽和打印 為了使打印出的工作表清晰、準確、美觀，可以進行頁面設(shè)置、添加頁眉頁腳、圖片和設(shè)置打印區(qū)域等工作，并可以在屏幕上預(yù)覽打印結(jié)果。 1.頁面設(shè)置：用于控制打印工作表的外觀或版面，包括頁面方向、紙張大小、頁邊距、頁眉和頁腳等，功能與Word中的頁面設(shè)置類似。 2.添加頁眉頁腳：單擊“視圖”“頁眉和頁腳”“頁面設(shè)置”選項卡，在“頁眉和頁腳”對話框設(shè)置。 設(shè)置分頁：當工作表的內(nèi)容超過一頁時，Excel會根據(jù)紙張大小、頁邊距等自動進行分頁，用戶也可根據(jù)需要對工作表進行人工分頁。 打印工作簿：單擊“文件”“打印”，彈出“打印”對話

40、框，再根據(jù)要求設(shè)置即可。,3.3 演示文稿制作軟件 PowerPoint,3.3.1 PowerPoint概述 3.3.2 演示文稿的基本操作 3.3.3 演示文稿的編輯 3.3.4 演示文稿的外觀設(shè)計 3.3.5 演示文稿的放映 3.3.6 打印演示文稿,3.3.1 PowerPoint概述 1. PowerPoint的窗口與視圖,2. PowerPoint的基本概念 （1）演示文稿：PowerPoint 創(chuàng)建的文檔，以.ppt為文件擴展名；一個演示文稿文件包含若干張幻燈片，是幻燈片的集合。 （2）幻燈片：演示文稿中的每一單頁稱為一張幻燈片，是演示文稿中既相互獨立又相互聯(lián)系的內(nèi)容。 （3）對

41、象：幻燈片中所插入的文字、圖表、結(jié)構(gòu)圖、圖形、表格以及其它元素，都可稱之為對象。 （4）版式：是各種對象在幻燈片上的布局格式，也就是幻燈片上內(nèi)容的排列方式。 （5）模板：預(yù)先定義好格式的演示文稿。分兩種模板：設(shè)計模板和內(nèi)容模板。 （6）母版：每個演示文稿都有一個母版集合：幻燈片母版、標題母版、講義母版和備注母版。,3.3.2 PowerPoint的基本操作 1. 演示文稿的建立 單擊“文件”“新建”命令 2. 演示文稿的打開 單擊“文件”“打開”命令 3. 演示文稿的保存 單擊“文件”“保存”命令或單擊“工具“”選項”命令設(shè)置自動保存 4. 演示文稿的瀏覽 單擊“視圖”“幻燈片瀏覽”命令,3.

42、3.3 PowerPoint的編輯 1. 新建、插入幻燈片：單擊“插入”“新幻燈片”命令 2. 選擇幻燈片：在幻燈片上單擊選一張；按住Shift鍵后，再單擊要選擇的幻燈片，可選多張；單擊“編輯”“全選”可選所有的幻燈片。 3. 刪除幻燈片：選擇要刪除的幻燈片；再單擊“編輯”“刪除幻燈片”命令，或按鍵，完成刪除操作。 4. 復(fù)制幻燈片：選擇要復(fù)制的幻燈片，單擊“插入”“幻燈片副本”命令， 或者使用“復(fù)制”“粘貼”命令。,3.3.3 PowerPoint的編輯 5. 移動幻燈片：利用“剪切”和“粘貼”命令可以改變幻燈片的位置，其方法和復(fù)制相同。 6. 為幻燈片編號：單擊“視圖”“頁眉和頁腳”命令，

43、在“頁眉和頁腳”對話框中設(shè)置。 7. 隱藏幻燈片：單擊“幻燈片放映”“隱藏幻燈片”命令，或單擊“幻燈片瀏覽”工具欄上的“隱藏幻燈片”按鈕 。 8. 對象插入與編輯：幻燈片對象包括文本、表格、圖片、組織結(jié)構(gòu)圖、圖表、各種符號、影片和聲音等，不過大多數(shù)對象的插入與編輯方法與在Word中基本相同，不再贅述。,3.3.4 幻燈片的外觀設(shè)計 1. 應(yīng)用設(shè)計模板：單擊“格式”“幻燈片設(shè)計”，在彈出的“幻燈片設(shè)計”任務(wù)窗格選擇。 2. 使用母版：單擊“視圖”“母版”“幻燈片母版”命令，切換至“母版視圖”方式，單擊幻燈片母版中對應(yīng)的占位符，修改其對象格式。 3. 改變配色方案：單擊“格式”“幻燈片設(shè)計”命令，

44、在彈出的任務(wù)窗格中單擊“配色方案”，即可選擇使用或編輯配色方案。 4. 修改背景：單擊“格式”“背景”命令，在彈出的對話框中設(shè)置。,3.3.5 演示文稿的放映 1. 設(shè)置放映方式 ：單擊“幻燈片放映”“設(shè)置放映方式”命令，彈出“設(shè)置放映方式”對話框，可設(shè)置放映方式、放映幻燈片范圍和換片方式。 2. 演示文稿的播放： （1）自動播放：單擊“幻燈片放映”“排練計時”命令 （2）人工播放：單擊“幻燈片放映”“觀看放映”或按下F5鍵 （3）交互播放：在演示文稿中添加超級鏈接，可以不按順序放映，形成靈活、方便的交互放映。,3.3.5 演示文稿的放映 3. 設(shè)置幻燈片切換效果 ：單擊“幻燈片放映”“幻燈片切換”命令，在彈出的“幻燈片切換”任務(wù)窗格中，選擇幻燈片的切換效果、切換速度、換片方式及放映時需添加的聲音。 4. 設(shè)置動畫效果： （1）使用動畫方案：單擊“幻燈片放映”“動畫方案 ”命令 （2）自定義動畫：單擊“幻燈片放映”“自定義動畫”命令，在展開的“自定義動畫片”任務(wù)窗格中，可以設(shè)置進入、強調(diào)、退出、動作路徑等。,3.3.6 打印演示文稿 （1）頁面設(shè)置 單