豐田內(nèi)部培訓(xùn)資料-高效工作方法-47頁

1、 工作成果業(yè)務(wù)知識(shí)技巧 價(jià)值觀行動(dòng)準(zhǔn)則 toyota問題解決法 專業(yè)知識(shí) TOYOTA WAY 講義實(shí)施的內(nèi)容 一般PC 外語 商務(wù)禮儀 工作態(tài)度 PDCA 日程管理 文件的書寫方式 1.歸納總結(jié)各位按下列重點(diǎn)，分為上司的視角，部下的視角就自家企業(yè)現(xiàn)存的問題進(jìn)行歸納總結(jié)。 接受工作指示 匯報(bào)聯(lián)絡(luò)商談日程管理 資料制作（書寫方式） 2.PDCA接受指示Plan（計(jì)劃）Action（對(duì)策）Do（實(shí)施）Check（評(píng)價(jià)） 2.PDCA時(shí)間問題對(duì)應(yīng)改善計(jì)劃需要較多時(shí)間DCA通過制作切實(shí)的P（計(jì)P劃）、縮短 D（實(shí)施）C（確認(rèn)反思省)A（處理）所需要的時(shí)間 按照計(jì)劃完成、不必花費(fèi)多余的時(shí)間 計(jì)劃階段的重

2、要性 2.PDCA（1）接受指示（把握現(xiàn)狀）接受指示的同時(shí)，需把握開展工作的狀況接受指示的方法 不要打斷對(duì)方的講話，認(rèn)真聽到最后。如有疑問應(yīng)等對(duì) 方講完再問。 記錄要點(diǎn)。 將內(nèi)容歸納為5W2H，簡單重復(fù)。 做什么？ 何時(shí)進(jìn)行，何時(shí)完成？（內(nèi)容）（時(shí)間期限）（地點(diǎn)擔(dān)當(dāng)部門） 在何處進(jìn)行？ 為何進(jìn)行？ 誰負(fù)責(zé)，和誰一同進(jìn)行？用什么方法進(jìn)行？金額？所需數(shù)量？（目的）（擔(dān)當(dāng)，負(fù)責(zé)）（方法手段） （數(shù)量） 2.PDCA（1）接受指示（把握現(xiàn)狀）接受指示的同時(shí)，了解開展工作的狀況把握現(xiàn)狀收集相關(guān)信息，并進(jìn)行整理（保證完整，準(zhǔn)確）把握過去實(shí)施過的內(nèi)容確認(rèn)所需花費(fèi)的時(shí)間 通過交接工作和已有的報(bào)告書，使問題明朗

3、化*重點(diǎn)在下面的P（計(jì)劃）中商討對(duì)策關(guān)注微信：儒思HR人力資源網(wǎng)（微信搜索 ID：cuixg111 ）免） 費(fèi)下載海量名企管理資 料 (全部免費(fèi)) 2.PDCA（2）Plan（計(jì)劃）接受指示的同時(shí)，了解開展工作的狀況 在把握工作目的期限等相關(guān)信息的基礎(chǔ)上進(jìn)行 工作計(jì)劃。 針對(duì)委派的工作（問題）考慮對(duì)策*（根據(jù)情況與上司和老員工商量），并反映到計(jì)劃中。*重點(diǎn)要反復(fù)思考接受的工作（問題點(diǎn)），為什么會(huì)發(fā)生。 考慮工作的優(yōu)先順序（重要程度，緊急程度），采取有效的手段和有效的順序。 向上司和老員工確認(rèn)，商量計(jì)劃達(dá)成的可行性。關(guān)注微信：儒思HR人力資源網(wǎng)（微信搜索 ID：cuixg111 ）免費(fèi)下載海量名

4、企管理資 料 (全部免費(fèi)) 2.PDCA（3）Do（實(shí)施）按照計(jì)劃確實(shí)實(shí)施一邊有意識(shí)思考工作的目的一邊開展工作。實(shí)施過程中保持與相關(guān)部門的溝通。根據(jù)狀況向上司進(jìn)行中間匯報(bào)。 狀況有變時(shí)，重新討論計(jì)劃。（4）Check（評(píng)價(jià)）是否達(dá)到目的要進(jìn)行，評(píng)價(jià)和反思 未能按照計(jì)劃實(shí)施調(diào)查原因（5）Action（對(duì)策）考慮更好的對(duì)應(yīng)策略，達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化 向上司及相關(guān)人員匯報(bào) 將評(píng)價(jià)結(jié)果反映到下次的計(jì)劃、進(jìn)行改善防止再次發(fā)生。 2.PDCA重點(diǎn) 合理的P（ 計(jì)劃）、可以使D、C、A有效進(jìn)行。但是，計(jì)劃是否只停留在自己的腦子里、就可以了呢？計(jì)劃不只是為了自己、還是為了與自己以外的相關(guān)人員能夠一同確認(rèn)而制定的書面日程

5、，將進(jìn)展?fàn)顩r可視化非常重要為此理解和掌握業(yè)務(wù)日程表的制作和管理技巧是非常必 要的。關(guān)注微信：儒思HR人力資源網(wǎng)（微信搜索 ID：cuixg111 ）免） 費(fèi)下載海量名企管理資 料 (全部免費(fèi)) 2.PDCA管理者的作用 關(guān)注微信：儒思HR人力資源網(wǎng)（微信搜索 ID：cuixg111 ）免） 費(fèi)下載海量名企管理資 料 (全部免費(fèi))（指示時(shí)）準(zhǔn)確的對(duì)部下指示終點(diǎn)（=目標(biāo)）什么、多少，何時(shí)：具體內(nèi)容由部下自己考慮，但不提示總體方向，全部交給部下，不能達(dá)到人才培養(yǎng)的目的。親自確認(rèn)Plan階段是部下是否認(rèn)真考慮了工作內(nèi)容（時(shí)而溫和、時(shí)而嚴(yán)厲）：因?yàn)楣ぷ髅?，不仔?xì)看內(nèi)容通過推廣好事例，提高公司整體的能力和

6、效率。標(biāo)準(zhǔn)化橫向展開 3.匯報(bào)聯(lián)絡(luò)商談（1）匯報(bào)聯(lián)絡(luò)商談的時(shí)機(jī)制定計(jì)劃時(shí)（）當(dāng)不清楚上司的指示內(nèi)容時(shí) 自己制作的計(jì)劃是否切實(shí)可行，需要與上司，老員工進(jìn)行確認(rèn)，協(xié)商在制定計(jì)劃階段出現(xiàn)不能如期完成等問題時(shí)應(yīng)向上司匯 報(bào)，進(jìn)行協(xié)商實(shí)際實(shí)施時(shí)（）實(shí)施時(shí)間較長（1周以上）時(shí)，應(yīng)對(duì)進(jìn)行狀況進(jìn)行中間匯報(bào) 根據(jù)狀況與相關(guān)部門進(jìn)行溝通，并將結(jié)果向上司和老員工切實(shí)匯報(bào) 3.匯報(bào)聯(lián)絡(luò)商談（1）匯報(bào)聯(lián)絡(luò)商談的時(shí)機(jī)完成時(shí)（）工作結(jié)束時(shí)，應(yīng)立即進(jìn)行匯報(bào)情況發(fā)生變化時(shí) 因個(gè)人原因想變更指示內(nèi)容時(shí) 上司以外的其他人委派工作時(shí)（特別是其他部門及公司外 部人員）產(chǎn)生不良后果和出現(xiàn)問題時(shí) 由于自己的失誤，有可能引發(fā)問題時(shí) 當(dāng)認(rèn)為不

7、能按期完成時(shí) 3.匯報(bào)聯(lián)絡(luò)商談（2）匯報(bào)聯(lián)絡(luò)商談的方法 直接向發(fā)出指示的人進(jìn)行匯報(bào)根據(jù)情況用文件和便條進(jìn)行匯報(bào)。內(nèi)容復(fù)雜的有必要記錄存檔的需要向他人匯報(bào)的根據(jù)狀況，也可用進(jìn)行匯報(bào)。發(fā)送方須注意） 對(duì)重要事項(xiàng)必須以書面或當(dāng)面說明接收方須注意） 需要答復(fù)的內(nèi)容必須回復(fù) 正確簡潔完整的匯報(bào)。預(yù)告匯報(bào)的主題。（有關(guān) XX 的匯報(bào)）最先從結(jié)果，然后對(duì)理由和經(jīng)過簡練的講述。（5W2H）不要將事實(shí)和自己的意見混淆。 3.匯報(bào)聯(lián)絡(luò)商談重點(diǎn) 為在準(zhǔn)確的時(shí)間內(nèi)能夠向上司匯報(bào)提前預(yù)定上司的日程 填寫到自己制作的日程表里 即：日程管理！ 考慮對(duì)方的狀況立場(chǎng)關(guān)心事項(xiàng)在適宜的時(shí)間匯報(bào)適宜的內(nèi)容 關(guān)注微信：儒思HR人力資源

8、網(wǎng)（微信搜索 ID：cuixg111 ）免） 費(fèi)下載海量名企管理資 料 (全部免費(fèi)) 3.匯報(bào)聯(lián)絡(luò)商談管理者的使命貫徹實(shí)施日程管理（下次進(jìn)行介紹）培養(yǎng)部下養(yǎng)成匯報(bào)聯(lián)絡(luò)商談的習(xí)慣，通過、持續(xù)適宜的指導(dǎo)，是提高業(yè)務(wù)執(zhí)行能力的有效方法（具體）一定要改掉這種上司在座位上，好象有時(shí)間，就去 商談的不良習(xí)慣 關(guān)注微信：儒思HR人力資源網(wǎng)（微信搜索 ID：cuixg111 ）免） 費(fèi)下載海量名企管理資 料 (全部免費(fèi)) 4.日程管理日程管理的目的是？ 為使包括自己的相關(guān)人員能夠把握業(yè)務(wù)進(jìn)展情況 （問題、課題的視覺化） 4.日程管理很好的進(jìn)行日程管理有什么好處？ 本人和相關(guān)人員在實(shí)施之前對(duì) “誰”、“做什么”

9、、“什么時(shí)候之前完成”、“如何實(shí)施”等具體情況把握清晰可以向上司提前報(bào)告業(yè)務(wù)量較大的時(shí)期 使相關(guān)部門人員明確必須要執(zhí)行的工作 （明確業(yè)務(wù)上的契約關(guān)系責(zé)任分擔(dān)）關(guān)注微信：儒思HR人力資源網(wǎng)（微信搜索 ID：cuixg111 ）免費(fèi)下載海量名企管理資 料 (全部免費(fèi)) 4.日程管理（1）關(guān)于細(xì)化到詳細(xì)的“實(shí)施項(xiàng)目” 的系統(tǒng)圖（2）應(yīng)注意將“實(shí)施項(xiàng)目”沿時(shí)間軸（日程表的 橫 軸）配置的方法 （27）（1）小項(xiàng)目123456891011項(xiàng)目全體日程（報(bào)告決裁）部長決裁総経理決裁企劃公司的經(jīng)營環(huán)境聽取常務(wù)副總經(jīng)理聽取常務(wù)副總經(jīng)理的意見 信息收集制作文本的意見Toyota Way聽取總經(jīng)理的意見報(bào)告總經(jīng)資

10、料制作理 4.日程管理 （1）系統(tǒng)圖所謂系統(tǒng)圖將工作按照一定邏輯進(jìn)行劃分 抽象概念具體工作的分解手法通過So How（下一步應(yīng)如何進(jìn)行）的邏輯展開，將課題分解為各個(gè)具體工作 實(shí)施最后一項(xiàng)工作后、一定可以達(dá)成目標(biāo) 關(guān)注微信：儒思HR人力資源網(wǎng)（微信搜索 ID：cuixg111 ）免） 費(fèi)下載海量名企管理資 料 (全部免費(fèi)) 4.日程管理 （1）系統(tǒng)圖決定實(shí)施對(duì)象 詢問有經(jīng)驗(yàn)者 內(nèi)容企劃 決定講師調(diào)查全公司活動(dòng)日程So How 必須要做的工作（例：研修企劃） 決定時(shí)期 So How決定対象人數(shù) 決定并預(yù)約舉辦場(chǎng)所Step1：篩選出完成工作的大項(xiàng)目 Step2：細(xì)分大項(xiàng)目、篩選制作出詳細(xì)的實(shí)施項(xiàng)目

11、收集舉辦場(chǎng)所信息 決定地點(diǎn) 調(diào)查管理層日程 4.日程管理 （1）系統(tǒng)圖大項(xiàng)目內(nèi)容企劃 決定實(shí)施對(duì)象調(diào)查全公司活動(dòng)日程必須要做的工作 （例：研修企畫） 決定日期 決定地點(diǎn) 舉辦場(chǎng)所信息收集預(yù)約舉辦場(chǎng)所 決定對(duì)象人數(shù) 調(diào)查經(jīng)營層日程 決定講師詢問有經(jīng)驗(yàn)者 內(nèi)容企畫決定實(shí) 詢問有經(jīng)驗(yàn)者施對(duì)象時(shí)期決定調(diào)查全公司活動(dòng)日程調(diào)查經(jīng)營層日程場(chǎng)所決定決定舉辦場(chǎng)所信息對(duì)象收集 人數(shù)決定予約 4.日程管理 （1）系統(tǒng)圖注意點(diǎn)1） 沒有疏漏、沒有重復(fù)的細(xì)分工作項(xiàng)目2） 工作細(xì)分到什么程度 關(guān)注微信：儒思HR人力資源網(wǎng)（微信搜索 ID：cuixg111 ）免） 費(fèi)下載海量名企管理資 料 (全部免費(fèi)) 4.日程管理 （1

12、）系統(tǒng)圖重點(diǎn)：考慮細(xì)分工作的突破口、篩選實(shí)施項(xiàng)目 通過5W2H4M找到突破口（What)決定內(nèi)容 （When)決定日程 進(jìn)行研修 （Where)（Who)（How Much)決定預(yù)算 決定人員 決定地點(diǎn) 4.日程管理 （1）系統(tǒng)圖 （參考）所謂4M？特別適用于制造行業(yè)的工作人員 Man Machine MaterialMethod （人） （設(shè)備/物品）（材料） （方法） 關(guān)注微信：儒思HR人力資源網(wǎng)（微信搜索 ID：cuixg111 ）免） 費(fèi)下載海量名企管理資 料 (全部免費(fèi)) 4.日程管理 （1）系統(tǒng)圖 （參考） 1）What5W2H的應(yīng)用事例 ：經(jīng)營、商品、廣告內(nèi)容、系統(tǒng)、零件、活動(dòng)、

13、培訓(xùn)內(nèi)容 ：目的、期待、理由、原因 ：地區(qū)、場(chǎng)所、事業(yè)機(jī)構(gòu)、組織等 ：年、期、月、日、 ：客戶、相關(guān)人員、競爭對(duì)手、資格、能力水平 ：系統(tǒng)、方法、規(guī)則、標(biāo)準(zhǔn) 2）Why 3）Where 4）When5）Who6）How等7）How Much：金額、數(shù)量、件數(shù)、率關(guān)注微信：儒思HR人力資源網(wǎng)（微信搜索 ID：cuixg111 ）免費(fèi)下載海量名企管理資 料 (全部免費(fèi)) 4.日程管理（1）系統(tǒng)圖重點(diǎn)：確認(rèn)大項(xiàng)目是否歸納了子項(xiàng)目的內(nèi)容 例）決定內(nèi)容實(shí)施培訓(xùn)決定日程決定地點(diǎn) 不好的事例）差異決定地點(diǎn) 決定日程和同層次之間實(shí)施研修 制作當(dāng)日主持的講稿概要 重點(diǎn)：統(tǒng)一同層次之間的具體程度 4.日程管理 （

14、1） 系統(tǒng)圖 細(xì)分的標(biāo)準(zhǔn) 細(xì)分工作，直到明確以下內(nèi)容： 必須進(jìn)行的工作有哪些 具體的成果是什么 日程要具體到： 明確每個(gè)項(xiàng)目是否完成 能夠明確向其他相關(guān)人員可以明確實(shí)施項(xiàng)目以每周為單位細(xì)分各個(gè)項(xiàng)目 4.日程管理 （2）考慮時(shí)間的日程制作方法 實(shí)施內(nèi)容注意點(diǎn)Step1 整理通過系統(tǒng)圖篩選出的實(shí)施項(xiàng)目、考慮項(xiàng)目順序 1確認(rèn)前后項(xiàng)目的關(guān)系 Step2 確認(rèn)能否及時(shí)完成業(yè)務(wù)2使用最快的途徑 (critical path）Step3 按業(yè)務(wù)期限調(diào)整實(shí)施日期Step4 將實(shí)施項(xiàng)目放入日程3確認(rèn)制約條件 4.日程管理 （2）考慮時(shí)間的日程制作方法 1所謂前后關(guān)系明確區(qū)分準(zhǔn)備項(xiàng)目和后續(xù)項(xiàng)目 （準(zhǔn)備項(xiàng)目）實(shí)施某

15、項(xiàng)目之前必須完成的項(xiàng)目 （后續(xù)項(xiàng)目）某項(xiàng)目不實(shí)施就無法實(shí)施的項(xiàng)目 關(guān)注微信：儒思HR人力資源網(wǎng)（微信搜索 ID：cuixg111 ）免） 費(fèi)下載海量名企管理資 料 (全部免費(fèi)) 4.日程管理 （2）考慮時(shí)間的日程制作方法 2 最短途徑是指從實(shí)施到結(jié)束所花費(fèi)的最短的時(shí)間 明確最短途徑后與要求的工作期限作對(duì)比。 如發(fā)現(xiàn)不能在期限內(nèi)完成，則需縮短時(shí)間3所謂制約條件會(huì)議日程、上司日程及和其他部門的關(guān)系 關(guān)注微信：儒思HR人力資源網(wǎng)（微信搜索 ID：cuixg111 ）免費(fèi)下載海量名企管理資 料 (全部免費(fèi)) 4.日程管理-CaseStudy-你現(xiàn)在是TFTM培訓(xùn)的負(fù)責(zé)人。 從2月份開始負(fù)責(zé)集體外出培訓(xùn)

16、的工作。【關(guān)于培訓(xùn)目前了解的情況】 必須從現(xiàn)在開始考慮培訓(xùn)的內(nèi)容 （也就是說、資料制作負(fù)責(zé)人、講師都沒有決定） 現(xiàn)在以你的能力來看，2周后可以向經(jīng)管會(huì)提交決裁【條件】 在2月末的經(jīng)管會(huì)上必須匯報(bào)此次培訓(xùn)的整體企劃外出培訓(xùn)時(shí)間為4月34日2天 關(guān)注微信：儒思HR人力資源網(wǎng)（微信搜索 ID：cuixg111 ）免） 費(fèi)下載海量名企管理資 料 (全部免費(fèi)) 4.日程管理-CaseStudy-在這種情況下，你作為負(fù)責(zé)人必須制作出2月-4月的業(yè)務(wù)日程表。 請(qǐng)?jiān)O(shè)想業(yè)務(wù)內(nèi)容，實(shí)際制作一份日程。 【時(shí)間】 個(gè)人思考：10min 小組間確認(rèn)：15min 關(guān)注微信：儒思HR人力資源網(wǎng)（微信搜索 ID：cuixg1

17、11 ）免費(fèi)下載海量名企管理資 料 (全部免費(fèi)) 4.日程管理-CaseStudy-【參考（提示）：培訓(xùn)企劃、運(yùn)營方面必須做的工作】 決裁企劃 委托相關(guān)責(zé)任人（各部門外包）制作資料委托、調(diào)整公司內(nèi)部講師 制作資料 上司最后確認(rèn) 確定場(chǎng)所 給各部門發(fā) 統(tǒng)計(jì)出席情況 翻譯資料（外包或在公司內(nèi)部進(jìn)行） 給參加培訓(xùn)人員詳細(xì)日程 資料印刷 召集和組織當(dāng)天運(yùn)營的事務(wù)局人員 4.日程管理重點(diǎn) 為了能在準(zhǔn)確的時(shí)間向上司匯報(bào)事前確認(rèn)好上司的日程 將上司的日程放入自己的日程中 認(rèn)真、細(xì)致的研究應(yīng)形成什么樣的業(yè)務(wù)流程 關(guān)注微信：儒思HR人力資源網(wǎng)（微信搜索 ID：cuixg111 ）免） 費(fèi)下載海量名企管理資 料

18、(全部免費(fèi)) 4.日程管理管理者的作用 確認(rèn)部下制作的日程表：業(yè)務(wù)流程是否明確 確認(rèn)能否按日程推進(jìn)工作 （特別是匯報(bào)、工作開展的具體時(shí)間等）=是否切實(shí)的實(shí)施了工作 關(guān)注微信：儒思HR人力資源網(wǎng)（微信搜索 ID：cuixg111 ）免） 費(fèi)下載海量名企管理資 料 (全部免費(fèi)) 5.文件的書寫方式 （1）首先 你是否被上司這樣說過？不清楚究竟想說什么內(nèi)容 信息量太大 全是文字，沒有讀下去的興趣資料不美觀 5.文件的書寫方式 （1）首先 那么，什么是讓人一目了然的資料呢？ 將想說的事情 總結(jié)在一張紙內(nèi)、通過圖形化表達(dá)，并讓任何人 都能一目了然 （資料的可視化） 使用這樣的資料進(jìn)行說明，立刻可以讓對(duì)方

19、：了解把握整體狀況 了解各項(xiàng)目的內(nèi)容 了解項(xiàng)目之間的關(guān)系 5.文件的書寫方式 （2）資料制作的具體Step文本的制作 資料的制作Step6：檢查資料整體 Step5：各構(gòu)成要素的決定 Step4：資料格式的決定 Step3：文本的構(gòu)成Step2：題目（向誰傳達(dá)什么的設(shè)定Step1：明確資料制作的“需求” 5.文件的書寫方式 （3）每個(gè)Step的重點(diǎn) Step1：明確資料制作的“需求” 從重要度、緊急度的觀點(diǎn)考察為什么需要這個(gè)資料 對(duì)于需求較低的資料應(yīng)重新討論一下制作的必要性Step2：題目（向誰傳達(dá)什么的設(shè)定 明確向“誰”傳達(dá)“什么”關(guān)注微信：儒思HR人力資源網(wǎng)（微信搜索 ID：cuixg111 ）免） 費(fèi)下載海量名企管理資 料 (全部免費(fèi)) 5.文件的書寫方式 （3）每個(gè)Step的重點(diǎn)Step3：文本的構(gòu)成 (1)確認(rèn)屬性 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)（性別、年齡等）心理的距離（肯定）專業(yè)性（履歷、經(jīng)驗(yàn)、專業(yè)等）對(duì)方所處的位置（公司、部署、職位、擔(dān)當(dāng)業(yè)務(wù)等）關(guān)心、感興趣的對(duì)象（擅長領(lǐng)域、喜歡的話題）性格（重視過程重視結(jié)果等）(2)根據(jù)屬