辦公自動化最全教程02.ppt

1、Word2003的使用技巧,崔杰,Office辦公軟件介紹,Office（全稱：Microsoft Office），是一套由微軟公司開發(fā)的辦公軟件，它為Microsoft Windows和Apple Macintosh操作系統(tǒng)而開發(fā)。,關(guān)聯(lián)式數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng) 電子表格管理系統(tǒng) 表單制作工具 電子郵件、日程安排 幻燈片制作 創(chuàng)建和發(fā)布各種出版物 文字處理應(yīng)用程序,從桌面啟動Word2003,新建文檔方法,直接新建 下載模板 搜索創(chuàng)建 掃描識別,2.“文件”菜單新建 3.快捷鍵“ctrl+n”,直接創(chuàng)建word文檔 1.單擊常用工具欄上的新建按鈕,下載模板,1.使用本機模板2.在微軟主頁下載使用各類

2、模板。（）,搜索創(chuàng)建,搜索關(guān)鍵字 filetype：doc,word的界面元素,窗口控制菜單,標(biāo)題欄,菜單欄,最小化/最大化/關(guān)閉按鈕,常用工具欄,格式工具欄,水平標(biāo)尺,垂直滾動條,水平滾動條,狀態(tài)欄,文檔編輯區(qū),垂直標(biāo)尺,按照紙張幅面的基本面積，把幅面規(guī)格分為A系列、B系列和C系列。 幅面規(guī)格為A0的幅面尺寸為：841mm1189mm，幅面面積為1平方米； B0的幅面尺寸為：1000mm1414mm，幅面面積為2.5平方米； C0的幅面尺寸為917mm1279mm，幅面面積為2.25平方米； 復(fù)印紙的幅面規(guī)格只采用A系列和B系列。,將紙張按正方形切開后，剩下的長方形依然符合黃金分割比例（0.

3、618）。,黃金分割,大自然中很多事物都存在黃金分割比例。,不打開文檔自動預(yù)覽文檔內(nèi)容,視圖 利用下面一組按鈕，可轉(zhuǎn)換不同視圖。 1.普通視圖 2.頁面視圖：適合圖形、版面的操作。 3.大綱視圖：可查看、組織文檔的結(jié)構(gòu)。 4.Web版式視圖：適用于網(wǎng)絡(luò)。 改變視圖的顯示比例：10500之間,文檔視圖模式,“大綱視圖” 以項目符號為段落起始標(biāo)記的視圖模式?？煽焖俨榭次募慕Y(jié)構(gòu)，可以公顯示文件的標(biāo)題。適合長篇幅文章使用。,普通視圖” 便于快速輸入文字,“Web”版式視圖便于制作web頁面,“閱讀版式”特別適合查閱文檔。,“頁面視圖” ，可以顯示打印時文檔每一頁的頁面布局，尺寸及位置顯示與實際頁面相

4、同。,更改度量單位,方法一：“工具”-“選項”-“常規(guī)”-“度量單位”,方法二：直接輸入單位,頁面設(shè)置技巧,一、頁面設(shè)置打開方式： 1.“文件”菜單-“頁面設(shè)置” 2.雙擊標(biāo)尺 二、頁面設(shè)置高級技巧 1.拖拽移動標(biāo)尺欄上的縮進按鈕 （注：精確設(shè)置同時按下鼠標(biāo)左右鍵或按alt鍵） 2.混排方法,WORD分隔符,三種分隔符（分頁符、分欄符、分節(jié)符）的區(qū)別（在普通視圖中可見）： 1.分頁符：是插入文檔中的表明一頁結(jié)束而另一頁開始的格式符號?！白詣臃猪摗焙汀笆謩臃猪摗钡膮^(qū)別是一條貫穿頁面的虛線上有無“分頁符”字樣（后者有）； 2.分節(jié)符：為在一節(jié)中設(shè)置相對獨立的格式頁插入的標(biāo)記。 下一頁：光標(biāo)當(dāng)前位置

5、后的全部內(nèi)容移到下一頁面上； 連續(xù)：光標(biāo)當(dāng)前位置以后的內(nèi)容將新的設(shè)置安排，但其內(nèi)容不轉(zhuǎn)到下一頁，而是從當(dāng)前空白處開始。單欄文檔同分段符；多欄文檔，可保證分節(jié)符前后兩部分的內(nèi)容按多欄方式正確排版； 偶數(shù)頁奇數(shù)頁：光標(biāo)當(dāng)前位置以后的內(nèi)容將會轉(zhuǎn)換到下一個偶數(shù)頁奇數(shù)頁上，Word會自動在偶數(shù)頁奇數(shù)頁之間空出一頁。,WORD分隔符,3.分欄符：分欄是一種文檔的頁面格式，將文字分欄排列。 在“分隔符”對話框中如何選擇： 若在不同頁中選用不同的分欄排版，則單擊“分欄符”選擇“下一頁”； 若在同一頁中設(shè)置不同的欄數(shù)，則應(yīng)選擇“連續(xù)”，然后打開“格式”菜單，單擊“分欄”命令，選擇相應(yīng)欄數(shù)即可； 偶數(shù)頁奇數(shù)頁：分

6、別表示此種分欄設(shè)置在“偶數(shù)頁奇數(shù)頁”中生效。,制表位的使用技巧,制表位：用于段落格式的排版、對齊等。 五種制表位：左對齊、右對齊、居中對齊、小數(shù)點對齊和豎線制表位。 在標(biāo)尺上設(shè)置制表位的步驟。 制表位的移動及刪除。 格式菜單的制表位命令可精確確定制表位的位置及對齊方式。 實例,分節(jié)與版面變化,A、頁碼從第二頁開始1、選擇“插入-頁碼”，打開“頁碼”對話框。2、取消“首頁顯示頁碼”復(fù)選框中的對鉤，然后單擊“格式”按鈕，打開“頁碼格式”對話框。3、“起始頁碼”后的框中鍵入數(shù)字“0” 。4、按“確定”退出。,Word頁碼隨意定,B、頁碼從任意頁開始 1、將光標(biāo)定位于需要開始編頁碼的頁首位置。 2、選

7、擇“插入-分隔符”，打開“分隔符”對話框，在“分隔符類型”下單擊選中“下一頁”單選鈕。 3、選擇“視圖-頁眉和頁腳”，并將光標(biāo)定位于頁腳處。 4、在“頁眉和頁腳”工具欄中依次進行以下操作：單擊“同前”按鈕，斷開同前一節(jié)的鏈接。單擊“插入頁碼”按鈕，再單擊“頁碼格式”按鈕，打開“頁碼格式”對話框。在“起始頁碼”后的框中鍵入相應(yīng)起始數(shù)字。單擊“關(guān)閉”按鈕。,Word頁碼隨意定,C、頁碼不連續(xù)如“目錄”與“正文”的頁碼均需單獨排，可按以下步驟操作：1、將光標(biāo)定位于需要開始重新編頁碼的頁首位置。2、選擇“插入-分隔符”，打開“分隔符”對話框，在“分隔符類型”下單擊以選中“下一頁”復(fù)選鈕。3、選擇“插入

8、頁碼”，打開“頁碼”對話框。單擊“格式”按鈕，打開“頁碼格式”對話框。4、“起始頁碼”后的框中鍵入數(shù)字“1”5、按“確定”退出。,選取技巧,（1）字或詞的選取：將指針移到要選的字或詞后，雙擊鼠標(biāo)左鍵即可選定。 （2）任意連續(xù)的文字選?。?1.將指針移到要選取的文字首或末，再按住鼠標(biāo)左鍵不放往后或往前拖動，直至選中全部要選擇的文字后松開鼠標(biāo)左鍵即可。 2.如果采用鍵盤上“Shift”鍵配合鼠標(biāo)左鍵進行選擇，可這樣進行：將光標(biāo)移到要選取的文字首（或末），再按住“Shift”鍵不放，然后將鼠標(biāo)指針移到要選取的文字末（或首）并單擊，此時也可快速選中這段連續(xù)的文字。 （3）一行文字的選?。?指針移到該行

9、的行首，在光標(biāo)指針變成向右的箭頭時，單擊鼠標(biāo)左鍵即可； （4）一段文字的選取： 將指針移到該段第一行的行首，同樣在光標(biāo)指針變成向右的箭頭時，雙擊鼠標(biāo)左鍵即可。 （5）整個文件內(nèi)容的選取：把指針移到該文件中任一行首（在指針變成向右的箭頭時），快速單擊鼠標(biāo)左鍵三次便可選中整個文件內(nèi)容（也可利用組合鍵“Ctrl+A”快速選定）。,輕松更改Word默認(rèn)字體格式,打開Word程序后，點擊“格式/字體”選項，打開“字體”窗口。在“字體”標(biāo)簽頁中可以設(shè)置當(dāng)前文字使用的“字形”、“字號”等字體格式，其它還有“字間行距”和“字體效果”等格式設(shè)置。按照自己的需要選擇好合適的字體格式后，點擊下方的“默認(rèn)”按鈕，彈出

10、提示框點擊“是”按鈕即可。,案例應(yīng)用技巧,實例一：公文的模板制作,國家行政機關(guān)公文格式 1.公文用紙采用A4型紙； 2.公文頁邊與版心尺寸 公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為：37mm1mm 公文用紙訂口（左白邊）為：28mm1mm 版心尺寸為：156mm225mm（不含頁碼） 3.正文用3號仿宋體字，一般每面排22行，每行28個字。 4.發(fā)文機關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為25mm。對于上報的公文，發(fā)文機關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為80mm。 發(fā)文機關(guān)標(biāo)識推薦使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識。字號由發(fā)文機關(guān)以醒目美觀為原則酌定，但是最大不能等于或大于22mm15mm。,下載字體文件 安裝字體 方法一：“控制面板”

11、-“字體”-“文件”菜單-“安裝新字體”，選擇字體文件后確定。 方法二：將字體文件復(fù)制到“C:WINDOWSFonts”文件夾中。,安裝公文常用字體,頁邊距設(shè)置為： 上：3.7厘米下：3.5厘米 左：2.8厘米右：2.6厘米。 選擇“版式”附簽，將“頁眉和頁腳”設(shè)置成“奇偶頁不同”,在該選項前打“”。 選擇“文檔網(wǎng)格”附簽，“字體設(shè)置”，“中文字體”設(shè)置為“仿宋”；“字號”設(shè)置成“三號”，單擊“確定”按鈕，選中“指定行網(wǎng)格和字符網(wǎng)格”；將“每行”設(shè)置成“28”個字符；“每頁”設(shè)置成“22”行，然后單擊“確定”按鈕。這樣就將版心設(shè)置成了以三號字為標(biāo)準(zhǔn)、每頁22行、每行28個漢字的國家標(biāo)準(zhǔn)。,進行

12、公文頁面設(shè)置,發(fā)文機關(guān)標(biāo)識制作,選擇“插入”“文本框”“橫排”菜單項； 輸入發(fā)文機關(guān)標(biāo)識 單擊鼠標(biāo)右鍵“設(shè)置文本框格式” 選擇“顏色和線條”附簽，“顏色”設(shè)置成“無填充顏色”。選擇“大小”附簽，“高度”設(shè)置成“2cm”；寬度設(shè)置成“15.5cm”。（注：用戶可根據(jù)實際情況調(diào)節(jié)尺寸。） 選擇“版式”附簽，單擊“高級”按鈕，水平對齊：“對齊方式”設(shè)置成“居中”，“度量依據(jù)”設(shè)置成“頁面”；垂直對齊： “絕對位置”設(shè)置成“頁邊距”， “下側(cè)”設(shè)置成“2.5cm”平行文標(biāo)準(zhǔn)，“8.0cm”上行文標(biāo)準(zhǔn)，然后單擊“確定”。 選擇“文本框”附簽，左、右、上、下都設(shè)置成“0cm”，單擊“確定”完成。文本框?qū)傩?/p>

13、全部設(shè)置完成，單擊“確定”按鈕。選中文本框內(nèi)的全部文字，將顏色設(shè)置成“紅色”，字體設(shè)置成“小標(biāo)宋簡體”，字號根據(jù)文本框的大小設(shè)置成相應(yīng)字號，但要盡量充滿該文本框，這樣，寬為155mm、高為20mm、距上25mm的紅頭制作完成。,紅線制作,首先將“視圖”“工具欄”“繪圖”選中，單擊“繪圖”工具條的直線工具，鼠標(biāo)會變成“十”字形，左手按住鍵盤上的Shift鍵，右手拖動鼠標(biāo)從左到右劃一條水平線，然后選中直線單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“設(shè)置自選圖形格式”，紅線的屬性在這里進行設(shè)置。選擇“顏色和線條”附簽，“顏色”設(shè)置為“紅色”；“虛實”設(shè)置為“實線”；“粗線”設(shè)置為“2.25磅”。選擇“大小”附簽，“寬度”設(shè)

14、置為“15.5cm”。選擇“版式”附簽，單擊“高級”按鈕，水平對齊：“對齊方式”設(shè)置成“居中”，“度量依據(jù)”設(shè)置成“頁面”，垂直對齊：“絕對位置”設(shè)置成“頁邊距”，“下側(cè)”設(shè)置成“7cm” 平行文標(biāo)準(zhǔn)，“13.5cm”上行文標(biāo)準(zhǔn)，單擊確定。,存為文件模板,單擊“文件”“保存”，“保存類型”：選擇“文檔模板（*.dot）”；“文件名”：給模板命名；“保存位置”：模板所在路徑（一般不改，默認(rèn)即可）。 至此，模板制作完成。以后所有屬于此種類型的公文都可以調(diào)用該模板，直接進行公文正文的排版。,恢復(fù)office的默認(rèn)設(shè)置,1.比如不小心把word的設(shè)置弄亂了（如刪了菜單欄等等）。查找normal.dot

15、直接刪除，下一次啟動word會自動恢復(fù)默認(rèn)值。 2. 啟動時顯示“word 2003遇到問題，還問是否發(fā)送錯誤報告”，可刪除Normal.dot模板文件，WORD 2003就會自動重新創(chuàng)建一個好的模板文件。,查找替換的高級用法,1.查找 單擊編輯菜單的查找命令，打開對話框。 可打開高級選項組，設(shè)置查找條件。 查找下一處可連續(xù)完成查找任務(wù)。 2.替換 單擊編輯菜單的替換命令。 設(shè)置替換的條件及內(nèi)容。 注意：格式及特殊字符可設(shè)置查找、替換字符的特殊格式。,在查找框內(nèi)輸入半角“l(fā)”（是英文狀態(tài)下的小寫不是數(shù)字1），在替換框內(nèi)不輸入任何內(nèi)容，單擊全部替換，就把大量換行符刪掉了。或替換為 p （段落標(biāo)記

16、）,刪除網(wǎng)上下載資料的手工換行符（“”）,高級替換實現(xiàn)批量修改, 刪除文章所有空行并實現(xiàn)每段段首空兩格 第一步刪除空行：按CTRL+H呼出“替換”對話框，在“查找內(nèi)容”處輸入“p”，“替換為”處輸入“s”(或者什么也不輸入)，然后點擊“全部替換”。 第二步劃分段落：按CTRL+H呼出“替換”對話框，在“查找內(nèi)容”處輸入“w”，“替換為”處輸入“p”，然后點擊“全部替換”。 第三步每段首空兩格：按CTRL+H呼出“替換”對話框，在“查找內(nèi)容”處輸入“p”，“替換為”處輸 入”pss”，然后點擊“全部替換”即可。,高級替換實現(xiàn)批量修改, 刪除白色空格(空白區(qū)域) 操作方法：選擇要替換的內(nèi)容，按下c

17、trl+H組合鍵，打開“查找與替換”對話框。在查找內(nèi)容中輸入w，替換中什么也不輸。 相關(guān)說明：w代表文檔中所有的半角空格(32)、全角空格、不間斷空格(s)（是通過Ctrl+Shift+Space輸入的）以及制表符(t)(通過按Tab鍵輸入的)的任意組合。 不連續(xù)段落的刪除 操作方法：選擇要替換的內(nèi)容，按下ctrl+H組鍵，打開“查找與替換”對話框。在查打中輸入pp，替換中輸入p。 相關(guān)說明：p代表段落標(biāo)記符，pp表示兩個連著的段落標(biāo)記。這種多來自網(wǎng)頁復(fù)制的文字。 小技巧：復(fù)制網(wǎng)頁文字的時候，在粘貼到WORD前，先復(fù)制到新建的記事本里，這樣所有的網(wǎng)頁格式都會被清除。,高級替換實現(xiàn)批量修改, 使

18、用通配符查找和替換 例如，可用星號 (*) 通配符搜索字符串（使用“s*d”將找到“sad”和“started”）。,Word自動化,“自動更正選項”能做什么？ “自動圖文集”能幫我做什么？ “自動套用格式”能干什么？ 自動生成目錄,“自動更正選項”能做什么？,將輸錯的內(nèi)容更正為正確的內(nèi)容 例：輸入“花好月園”，自動更為“花好月圓” 將短內(nèi)容更正為長內(nèi)容 例：自動更正選項定義內(nèi)容后，輸入“縣委”，自動更正為“中共拜城縣委員會” 能存儲文本、圖片、圖形、表格 例：將文件版記部分添加到自動更正內(nèi)容，即可快速輸入。,1.打開“工具”菜單，選擇其中的“自動更正選項命令”，出現(xiàn)“自動更正”對話框。 2.

19、單擊“自動更正”對話框中的“鍵入時自動套用格式”選項卡索引，出現(xiàn)“鍵入時自動套用格式”選項卡。 3.取消“鍵入時自動套用格式”選項中對“自動編號列表”復(fù)選框的選擇。 4.單擊“自動更正”對話框中的“確定”按鈕即可。,取消自動編號列表,創(chuàng)建大綱,Word 2003中的“大綱視圖”就是專門用于制作提綱的，它以縮進文檔標(biāo)題的形式代表在文檔結(jié)構(gòu)中的級別。 選擇“視圖”|“大綱”命令或單擊水平滾動條前的“大綱視圖”按鈕 ，就可以切換到大綱視圖模式，并自動打開“大綱”工具欄。通過該工具欄中的按鈕，可以完成對大綱的創(chuàng)建與修改操作。,自動生成目錄,切換文件至大綱視圖，標(biāo)注選擇各層級目錄標(biāo)題。 菜單命令“插入/

20、引用/索引和目錄”打開“索引的目錄”對話框 ，在對話框中單擊“目錄”選項卡，進行相關(guān)設(shè)置后，單擊“確定”按鈕，文章的目錄自動生成完成。,樣式的應(yīng)用,創(chuàng)建字符樣式 創(chuàng)建段落樣式 應(yīng)用字符樣式 應(yīng)用段落樣式 修改刪除樣式,樣式是存儲在Word中的段落或字符的一組格式化命令，利用它可以快捷地改變文本的外觀。 當(dāng)應(yīng)用樣式的時候，只需一步操作就可以設(shè)定一系列的格式。,認(rèn)識樣式,使用樣式的優(yōu)點： 1.樣式可以節(jié)省設(shè)定各種文檔的時間。 2.可以確保格式的一致性。 3.改動文本格式更加容易。只需要更改樣式的定義，就可以一次性地更改所有相同樣式的文本。或者使用“替換”命令，搜索并替換樣式。 4.使用簡單方便。

21、5.采用樣式有助于文檔之間格式的復(fù)制，可以將一個文檔或模板的樣式復(fù)制到另一個文檔或模板中。,公文正文中的結(jié)構(gòu)層次數(shù)標(biāo)識：第一層用“一、”第二層用“（一）”第三層用“1.”（不能寫成“1、”）第四層用“（1）”,在正文中，只能用仿宋、小標(biāo)宋、黑體、楷體4種字體，均用3號字。 正文中只有一級小標(biāo)題的，小標(biāo)題用黑體字排印。 有兩級小標(biāo)題的，第一級小標(biāo)題用黑體字，第二級用楷體。 有多級小標(biāo)題的。第一級用小標(biāo)宋體，第二級用黑體，第三級用楷體，第四級用仿宋體。,公文小標(biāo)題排版要求,Ctrl鍵的用法（一）,拖移復(fù)制數(shù)據(jù) 方法：選區(qū)文字，按住鍵盤上的 ctrl鍵，再按住鼠標(biāo)左鍵拖移文字到目的的位置上，確定后放

22、掉左鍵，完成復(fù)制。,Ctrl鍵的用法（二）,快速更改頁面顯示比例 方法：按住鍵盤上的 ctrl鍵，再滾動鼠標(biāo)中間鍵。則頁面顯示比例按10%變化。,Ctrl鍵的用法（三）,調(diào)整字體大小 方法：選中要修改的文字，按Ctrl+或Ctrl+來改變字體的大小。,在文檔的打印預(yù)覽時，怎么編輯文本？,1. 在打印預(yù)覽中顯示要編輯的頁面； 2. 用鼠標(biāo)左鍵單擊要編輯的位置； 3. 在“打印預(yù)覽”工具欄上單擊“放大鏡”按鈕，然后進行編輯。,TIP1:,TIP2:代替金山詞霸,聯(lián)網(wǎng)狀態(tài)下，右鍵需翻譯文字，點選翻譯。,TIP3: 格式刷的使用,1. 設(shè)定好文本1的格式 2. 將光標(biāo)放在文本1處 3. 單擊格式刷按鈕

23、 4. 選定其它文字（文本2），則文本2的格式與文本1一樣 (若在第3步中單擊改為雙擊，則格式刷可無限次使用， 直到再次單擊格式刷（或ESC鍵）為止。),TIP4: 將阿拉伯?dāng)?shù)字轉(zhuǎn)換成中文數(shù)字或序號,1. 先輸入阿拉伯?dāng)?shù)字（如1234），全選中，單擊“插入/數(shù)字/數(shù)字類型（壹、貳、叁）/確定”，即變成大寫數(shù)字（如壹仟貳佰叁拾肆）,2. 其它像一千二百三十四，甲、乙，子、丑，羅馬數(shù)字等的轉(zhuǎn)換，可參考上法。,TIP5: Word中的常用快捷鍵,“字體”對話框 Ctrl+D 選擇框式工具欄中的“字體”框 Ctrl+Shift+F 加粗 Ctrl+B 傾斜 Ctrl+I 下劃線Ctrl+U “上標(biāo)”效

24、果 Ctrl+Shift+= “下標(biāo)”效果 Ctrl+= “關(guān)閉”命令 Ctrl+W,三招去掉頁眉那條橫線,在頁眉中，在“格式”-“邊框和底紋”中設(shè)置邊框和底紋為“無”，應(yīng)用于“段落”。,2. 同上，只是把邊框的顏色設(shè)置為白色（其實并沒有刪的，只是看起來沒有了）,3. 在“樣式”欄里把“頁眉”換成“正文”就行了?；蛟凇皹邮健睓诶?“頁眉” 修改頁眉樣式。,快速調(diào)整頁眉橫線長度,在word插入頁眉后，會自動在此位置添加一條長橫線。如果需要調(diào)整此線的長度及其水平位置，可以首先激活頁眉，選擇“格式”下的“段落”命令，調(diào)整一下左右縮進的字符值，確定可以看到最終效果了。,健康安全地使用電腦,辦公操,Wo

25、rd中表格的操作技巧,制表位的使用技巧,制表位：用于段落格式的排版、對齊等。 五種制表位：左對齊、右對齊、居中對齊、小數(shù)點對齊和豎線制表位。 在標(biāo)尺上設(shè)置制表位的步驟。 制表位的移動及刪除。 格式菜單的制表位命令可精確確定制表位的位置及對齊方式。,表格操作技巧,1.創(chuàng)建表格 2.美化表格 3.公式計算,表格創(chuàng)建方法,1.利用常用工具欄中“插入表格命令” 2.“表格”-“插入”-“表格” 3.手工繪制表格 4.利用文字轉(zhuǎn)換成表格,選擇“常用”工具欄上的插入表格按鈕,選擇菜單 表格 插入 表格,菜單創(chuàng)建表格,手工繪制復(fù)雜表格示例,利用文字轉(zhuǎn)換成表格,實例,選定表格： 行的選定 列的選定 單元格的選

26、定 行高、列寬調(diào)整： 命令方式 拖動標(biāo)尺方式 插入、刪除： 單元格 行或列 拆分、合并：,編輯表格,表格的調(diào)整,行/列的增刪 一次插入多個行/列 行/列的刪除，單元格刪除 重復(fù)表頭、跨頁斷行 快速水平/垂直拆分表格，“焊接”表格 整體表格的縮放調(diào)整 表格的行高與列寬的調(diào)整 “撐不變形”的表格 頁首表格插入空行，行列內(nèi)容的交換,插入行/列,菜單命令；“表格”-“插入”-“行”/“列”； 在行段落回車符，后按回車； 增加多行或多列方法： 1.選中多行后，單擊“插入行” 或“插入列” 命令。 2.復(fù)制法。Ctrl+c（復(fù)制） ctrl+v（粘貼）,行/列及單元格的刪除,方法一：“表格”-“刪除” 方

27、法二：按backspace鍵,重復(fù)表頭,實例,跨頁斷行,實例,拆分表格,方法一：“表格”-“拆分表格” 方法二：將光標(biāo)定位在分開的表格某個位置上，按下“Ctrl+Shift+Enter”組合鍵。 方法三：鼠標(biāo)拖動,調(diào)整表格,改變單元格列寬/行高 1.標(biāo)尺拖動 2.兩列之間線拖動 （同時按鼠標(biāo)左右鍵拖動精確） 3.“表格”-“行”或“列”，指定數(shù)值 整體改變表格大小 拖動 Shift鍵保持表格縱橫比不變,不變型的單元格,1.列寬保持不變“表格”-“表格屬性”-“選項”-取消“自動重調(diào)尺寸以適應(yīng)內(nèi)容”2.行高保持不變,1、合并單元格 2、拆分單元格,合并單元格,拆分單元格,合并和拆分單元格,表格的

28、快速填充,1.批量填充相同內(nèi)容 （“復(fù)制”-選取單元格-“粘貼”） 2.快速填充序列號 選擇要填充的單元格，格式 -項目符號和編號 -編號 -選擇一種編號 -自定義 -在編號格式里面將數(shù)字后面的標(biāo)點符號刪除 -確定這樣就自動填充了，而且表格刪增行，序號會自動改變。 拓展技巧： 1.選取不相鄰多個單元格2.巧輸星期,1、邊框處理 2、添加底紋 3、“表格和邊框”工具欄,美化表格,修飾表格,表格邊框 表格底紋,使用表格自動套用格式,繪制表格斜線頭,方法一：菜單“表格”-“繪制斜線表頭” 方法二：“繪制表格”直接在單元格內(nèi)繪制 方法三：選擇“表格和邊框”工具欄中的，斜下框線； 兩種方法區(qū)別： 方法一

29、適合制作較為復(fù)雜斜線表頭； 方法二、三調(diào)整單元格表頭斜線角度隨之變化，較為便捷。,斜線頭,表格的計算與排序,1、加法 2、減法 3、乘法 4、除法 5、求平均值 6、排序 實例,表格-公式 表格-排序,智能標(biāo)記與選擇性粘貼,Word中可以使用版式的種類,在word中除了圖片有版式以外，圖形、藝術(shù)字、文本框存在版式的使用； 圖形、文本框默認(rèn)是浮于文字上方放置的；圖片和藝術(shù)字則默認(rèn)是嵌入型的。,如何去掉繪圖畫布,插入圖片：剪貼畫、圖形文件等,1插入剪貼圖 插入圖片剪貼畫,插入剪貼畫或圖片,2插入“圖片” 插入圖片來自文件,3使用剪貼板插入圖片 （1）在Windows的應(yīng)用程序中，先將一個圖形復(fù)制到

30、剪貼板中 （2）在Word下，將插入光標(biāo)放到要插入圖片的位置 （3）選擇“編輯”菜單中的“粘貼”，或是按Ctrl+V鍵，圖片就插入到了相應(yīng)的位置上。,修飾圖片,1、設(shè)置圖片或剪貼畫的屬性 2、用鼠標(biāo)來縮放圖片 3、用工具欄剪裁圖片 4、用“設(shè)置圖片格式”對話框縮放或剪裁圖片 5、調(diào)整圖片的位置,繪制自選圖形,2.使用繪圖工具欄上的插入藝術(shù)字工具按鈕,1.使用菜單插入-圖片-藝術(shù)字,插入藝術(shù)字,2.使用繪圖工具欄上的插入文本框工具按鈕,1.使用菜單插入-文本框-橫排/豎排文本框,插入文本框,圖形格式設(shè)置：圖片工具欄,圖形格式設(shè)置對話框,設(shè)置圖片的邊框,圖片默認(rèn)插入或粘貼到文檔時是嵌入型的放置的（

31、位置很難移動）。,四周型、緊密型、穿越型、上下型、襯于文字下方、浮于文字上方、嵌入型、編輯環(huán)繞頂點,文字環(huán)繞方式的種類,讓文字環(huán)繞圖片,1、使用工具欄設(shè)置“文字環(huán)繞”方式 2、使用“設(shè)置圖片格式”對話框，設(shè)置“環(huán)繞方式”,高級版式,繪制圖形,緊密型 四周型,四周型和緊密型區(qū)別,圖片旋轉(zhuǎn)時緊密型不會出現(xiàn)空白。,襯于文字下方對象選擇,編輯環(huán)繞頂點：默認(rèn)圖像有4個頂點，按ctrl可以添加或刪除頂點。,編輯環(huán)繞頂點,將照片裁成任意形狀,藝術(shù)字工具欄,藝術(shù)字,藝術(shù)字字庫,“創(chuàng)建藝術(shù)字”示例,編輯“藝術(shù)字”文字,設(shè)置藝術(shù)字格式,更改圖片默認(rèn)插入/粘貼方式,光標(biāo)插入點放到要設(shè)置首字下沉的位置格式首字下沉,首

32、字下沉,文本框選中狀態(tài),文本框,文本框工具欄,文本框之間鏈接示例,二八定律,在軟件行業(yè)曾有這樣一個二八定律，即80%的人只會使用一個軟件的20%的功能。在我看來，word遠不止于此比例，它最多有5%的功能被人們所常用。還有很多功能大家可以去嘗試,Word 2003協(xié)同辦公實用功能,一、批注與修訂協(xié)同文檔 二、比較及合并文檔 三、文檔加密保護,網(wǎng)絡(luò)的迅速普及，導(dǎo)致無紙化協(xié)同辦公成為可能。Office 2003辦公套件將用戶協(xié)同處理文檔放在重要地位，不斷增加用于網(wǎng)絡(luò)或多用戶協(xié)同辦公的功能。,批注與修訂協(xié)同文檔,重要文檔的形成過程是非常嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?。特別是公文，從起草到定稿往往需要上下反復(fù)多次，要由不同級

33、別的多位領(lǐng)導(dǎo)審閱才能最后成文。為了適應(yīng)文檔審閱的要求，Word提供了相應(yīng)審閱方法。 批注不修改原稿，只對文檔提出建議的審閱方式，即批注。 修訂對內(nèi)容進行修改，這種方式稱之為修訂。,一、文字批注插入與編輯,Word提供的第一種審閱方法是：不修改原稿，只對文檔提出建議的審閱方式，即批注。多個審閱人可以在文檔中加入自己的批注，最后由文檔的定稿人一并閱讀，綜合考慮審閱意見后對公文進行修改并定稿。 Word的文字批注可以采用醒目的批注框（稱為“氣球”），它可以顯示批注內(nèi)容、位置等詳細(xì)信息，比較符合手工批注的閱讀習(xí)慣。 “插入”-“批注”,（1）插入文字批注,打開待審閱的文檔，選中需要批注的文字（插入批注

34、后，這部分文字將用括號括起來），或?qū)⒐鈽?biāo)放在待插入批注的位置（插入批注后，該位置顯示“I”），然后點擊“插入批注”菜單命令，當(dāng)前頁面即會顯示一個批注框，審閱文檔的用戶就可以向其中輸入批注了。當(dāng)某條批注輸入完成以后，鼠標(biāo)點擊文檔的任意位置，批注框的指示線變?yōu)樘摼€，邊框也會變?yōu)檩^細(xì)的紅色實線。 文檔審閱用戶重復(fù)上述步驟，就可以將自己的全部批注插入文檔，最后按常規(guī)方法保存文檔即可。 審閱用戶名更改 “工具”-“選項”-“用戶信息”,（2）查看與編輯文字批注,點擊“審閱”工具欄中的“顯示”按鈕打開下拉菜單，選中“批注”命令就能夠看到文檔中的所有批注。如果負(fù)責(zé)定稿的用戶需要查看某位用戶的批注（或修訂），

35、可以打開“顯示”下拉菜單中的“審閱者”子菜單，選中需要查看的審閱者姓名，則文檔只顯示該用戶插入文檔的批注。 如果文檔有多位參與審閱的用戶插入了批注，查看時你只要將“I”形光標(biāo)放入批注框，即可看到批注人的姓名、批注日期和時間。在查看批注的過程中點擊批注框，即可修改批注框中的內(nèi)容。在公文定稿過程中，用戶可以參考批注對文檔進行編輯。若某處的批注不再需要，只須右擊批注框，選擇“刪除批注”命令即可將其從文檔中刪除。,二、修訂插入與編輯,多人協(xié)同審閱文檔的第二種方法是：對內(nèi)容進行修改，這種方式稱之為修訂。它與通常使用的修改方法不同，文檔定稿人不僅可以看出何處做了修改，還能選擇接受或拒絕修改，從而提高公文的

36、審閱效率。,（1）插入修訂,打開待審閱的文檔，將光標(biāo)放在需要插入修訂的位置，按上面介紹的方法打開“審閱”工具欄，點擊“修訂”按鈕。在當(dāng)前光標(biāo)位置輸入第一條修訂，完成后將光標(biāo)移到新的修訂位置，再次輸入第二條修訂。全部修訂輸入完畢以后，點擊“修訂”按鈕退出修訂狀態(tài)，按常規(guī)方法保存文檔即可。修訂后的文字顯示為帶有下劃線的紅色字體。,（2）編輯修訂,編輯修訂就是在文檔定稿時接受或拒絕修訂。由于修訂有插入和刪除兩種情況，所以用戶可以選擇兩種不同的編輯修訂方式。 對于插入文檔內(nèi)容的修訂，定稿用戶只須右擊文檔中的修訂文字，根據(jù)需要選擇“接受插入”或“拒絕插入”命令即可。 對于刪除文檔內(nèi)容的修訂，定稿用戶只要

37、右擊“刪除框”，根據(jù)需要選擇“接受刪除”或“拒絕刪除”命令即可。 對于刪除文檔內(nèi)容的修訂，定稿用戶只要右擊，根據(jù)需要選擇“接受插入”或“拒絕插入”命令即可。,3、審閱過程查看,重要文檔往往有很多人參與審閱，定稿者需要逐一查看所有批注和修訂，以便深入了解每位審閱人的想法。此時直接從文檔中查看批注和修訂不太方便，為此Word提供了查看審閱過程的兩種方法。 （1）“審閱窗格”查看 “審閱窗格”是顯示在文檔窗口下面的一個水平窗格，利用它可以查看主文檔的修訂和批注，頁眉和頁腳的修訂以及文本框修訂等內(nèi)容。 點擊“審閱”工具欄中的“顯示”按鈕，選中其中的“審閱窗格”命令，即可在當(dāng)前文檔窗口下面顯示“審閱窗格

38、”。其中灰色長條中的文字標(biāo)明了文檔部位（主文檔、頁眉和頁腳、文本框等），灰色長條下面的區(qū)域則會顯示批注或修訂的內(nèi)容，其中包括插入的內(nèi)容、刪除的內(nèi)容、審閱人姓名和審閱日期。如果右擊“審閱窗格”中的內(nèi)容，可以打開快捷菜單執(zhí)行接受刪除、拒絕刪除等操作。 提示：使用“審閱”工具欄中的“前一處修訂或批注”和“后一處修訂或批注”按鈕，也可以快速查看頁面中的批注或修訂。,（2）在頁面視圖中查看,文檔定稿除了需要查看不同審閱者的批注或修訂以外，有時還需要了解不同審閱階段的進展。為此，在“審閱”工具欄中提供了“顯示以審閱”列表，選擇其中的命令可以看到各個審閱階段的具體情況。 打開“顯示以審閱”列表選擇“顯示標(biāo)記

39、的最終狀態(tài)”選項，則文檔中未刪除的批注全部顯示，插入修訂用帶下劃線的紅色字體顯示，已經(jīng)刪除的修訂文字則被去掉。這種方式可以查看文檔審閱后的情況。 如果選擇列表中的“最終狀態(tài)”選項，則文檔中的批注被全部刪除，插入的修訂文字全部生效（像其他內(nèi)容那樣采用正常字體顯示），刪除的修訂文字則被全部去掉。這種方式可以查看文檔定稿時的效果。 選擇列表中的“顯示標(biāo)記的原始狀態(tài)”選項，曾經(jīng)插入的批注會全部顯示出來（包括已經(jīng)刪除的批注），插入的修訂文字則被全部去掉，已經(jīng)刪除的內(nèi)容用紅色劃線文字顯示。這種方式可以查看文檔審閱的總體情況。 最后，如果負(fù)責(zé)定稿的用戶想查看文檔的初稿，可以選擇“原始狀態(tài)”選項，此時文檔中的

40、批注和修訂全部隱藏，審閱者看到的是未經(jīng)批注和修訂原始文檔。,二、比較及合并文檔,為了加快文檔的起草速度或者集思廣益，有時一份文檔需要幾位作者共同撰寫。另外，政府機關(guān)和企事業(yè)單位的公文往往利用現(xiàn)有材料編寫，幾份舊材料經(jīng)過合并和加工即可成文。因此，比較文檔異同然后根據(jù)需要合并是非常有用的操作。,1.比較合并,比較合并是Word提供的一個重要功能。它可以對合并的兩個文件進行比較，然后在新文檔中顯示源文檔和目標(biāo)文檔的異同，最后由用戶決定需要保留或刪除的內(nèi)容。 我們需要比較源文檔和目標(biāo)文檔，然后決定哪些內(nèi)容可以合并。首先應(yīng)當(dāng)打開源文檔，再點擊“工具比較并合并文檔”菜單命令，打開“比較并合并文檔”對話框。

41、 根據(jù)合并要求選中“精確比較”選項，此后該項右邊的按鈕顯示為“比較”；如果需要比較兩個文件中的格式，從而決定是否保留或更改格式，還要將“查找格式”選項選中。,2.一般合并,如果在“比較并合并文檔”對話框中，我們沒有選中“精確比較”選項，那么可以選擇以下幾種合并方法： （1）合并 該方法的特點是源文檔將合并到目標(biāo)文檔的前面，且在目標(biāo)文檔中進行保存的合并。 （2）合并到當(dāng)前文檔 這種合并可以把目標(biāo)文檔合并到當(dāng)前文檔的前面，并且在當(dāng)前文檔中保存合并結(jié)果。 （3）合并到新文檔 這種合并可以把兩個文檔合并到一個新文檔，并且在新文檔中保存合并結(jié)果。,文檔編輯限制,對于重要文檔來說，其中應(yīng)用的格式和樣式都有

42、一定的標(biāo)準(zhǔn)。在多個用戶共同編輯文檔的情況下，必須避免用戶自行修改文檔格式和樣式。為了防止用戶錯誤修改文檔中的重要內(nèi)容，Word 2003增加了限制用戶編輯區(qū)域的功能。 Word 2003的編輯限制功能集中在“保護文檔”任務(wù)窗格中，你只要點擊“工具保護文檔”菜單命令即可打開。,1.格式設(shè)置限制,假如，文檔的起草者不允許合作伙伴修改文檔中的某些格式，可以選中“保護文檔”任務(wù)窗格中的“限制對選定的樣式設(shè)置格式”選項，然后點擊“設(shè)置”鏈接打開“格式設(shè)置限制”對話框。,2.編輯限制,如果某些重要公文只允許授權(quán)用戶打開或執(zhí)行添加修訂、批注等操作，可以選中“保護文檔”任務(wù)窗格中的“僅允許在文檔中進行此類編輯

43、”選項，然后點擊打開下面的下拉列表，從“修訂”、“批注”、“填寫表單”或“未作任何更改（只讀）”選項中進行選擇。此后只要啟動了“強制保護”，除了發(fā)布這個文檔的擁有者以外，其他用戶只能執(zhí)行上面指定的某種操作，其余操作全部被禁止。,文檔加密,打印相關(guān)技巧,打印預(yù)覽 打印設(shè)置 打印到文件 雙面打印 多頁打印,打印預(yù)覽工具欄,打印,放大鏡,單頁 多頁顯示,顯示比例,查看標(biāo)尺,縮小字體填充,全屏顯示,實例,打印省紙小竅門（一）,在使用Word處理文字的時候，經(jīng)常會遇到在最后一頁只有幾行字，但仍需要占用一頁，打印時不僅浪費紙張而且還不美觀。如何避免這種情況呢？ 1、單擊Word工具欄上的“工具”-“自定義

44、”項，然后打開“自定義”設(shè)置窗口。 2、在此設(shè)置窗口中，單擊“命令”項，在下面的“類別”列表框中選擇“減少一頁”項。 3、用鼠標(biāo)左鍵按住“減少一頁”項，然后將它拖放到Word工具欄上，這樣在工具欄上就會出現(xiàn)一個“減少一頁”的圖標(biāo)。 當(dāng)我們需要減少文檔頁數(shù)時，每次單擊一次工具欄上的“減少一頁”項，文檔就會自動縮小字號，從而達到減少一頁的目的。,打印省紙小竅門（二）,有時我們只是想快速瀏覽一下文件內(nèi)容，這時我們可以每頁打印兩頁的內(nèi)容，還能節(jié)省一半的紙張。也有時我們想把原來排好版的A4紙型打印到B5紙型上，這時可以用打印縮放功能。,郵件合并,用途 自動提取數(shù)據(jù)庫或表格中的數(shù)據(jù) 填入文檔相應(yīng)位置 成批制作信函、標(biāo)簽、郵件 適合場景： 文檔需要批量制作，且文檔中一些待填寫部分?jǐn)?shù)據(jù)來自現(xiàn)成的數(shù)據(jù)表,郵件合并實例,批量制作邀請函 批量制作工資條 批量制作信封 批量制作榮譽證書 批量填寫干部簡況表,郵件合并實例一,批量制作邀請函,郵件合并實例二,批量制作工資表,實例,郵件合并實例三,批量制作榮譽證書,實 例,郵件合并實例四,批量填寫干部簡況表,實例,Word 窗口控件,宏,Word文檔的最佳實踐,用樣式