瑞特管理咨詢-職務(wù)說明書的制作方法.PPT

1、2020/10/19,1,職位說明書的制作方法,北京瑞特管理咨詢有限公司,2020/10/19,2,議 程,企業(yè)職能設(shè)計(jì)與職能分解 組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)與工作設(shè)計(jì) 工作分析：目標(biāo)/內(nèi)容/程序/方法 職位說明書：重要性/用途/格式/編制 案例解析與摹擬演練,2020/10/19,3,過程框圖,職能設(shè)計(jì),基本職能 / 關(guān)鍵職能,職能分解,機(jī)構(gòu)設(shè)置,工作設(shè)計(jì),工作分析,職位說明書,工作規(guī)范,2020/10/19,4,職能設(shè)計(jì),什么是職能設(shè)計(jì)？ 對企業(yè)的經(jīng)營和管理業(yè)務(wù)進(jìn)行總體設(shè)計(jì)，確定企業(yè)應(yīng)當(dāng)從事哪些生產(chǎn)經(jīng)營活動和管理業(yè)務(wù)，并規(guī)定其合理的結(jié)構(gòu)比例。 職能設(shè)計(jì)是企業(yè)組織設(shè)計(jì)的第一道“工序”思想是： 因事定機(jī)構(gòu)

2、因機(jī)構(gòu)配人員,2020/10/19,5,職能設(shè)計(jì)的作用,使企業(yè)的戰(zhàn)略任務(wù)和經(jīng)營目標(biāo)在管理組織上得到落實(shí) 為企業(yè)管理組織的框架設(shè)計(jì)提供依據(jù) 管理組織的各個層次、部門、職務(wù)和崗位，只是企業(yè)各項(xiàng)職能和業(yè)務(wù)的載體。 先有職能 才有結(jié)構(gòu) （不能先給病人吃藥，后診斷病情）,2020/10/19,6,職能設(shè)計(jì)的內(nèi)容,基本職能設(shè)計(jì) 關(guān)鍵職能設(shè)計(jì) 職能分解,2020/10/19,7,基本職能設(shè)計(jì),目的：對 人、財(cái)、物、信息等經(jīng)營資源 研、供、產(chǎn)、銷等經(jīng)營環(huán)節(jié)進(jìn)行 系統(tǒng)、有效的管理。 參考國內(nèi)、國外較先進(jìn)同類企業(yè) 應(yīng)考慮的權(quán)變因素： 環(huán)境 戰(zhàn)略 技術(shù) 規(guī)模 案例一：,2020/10/19,8,某投資管理公司基本職

3、能,經(jīng)營發(fā)展戰(zhàn)略 財(cái)務(wù)（審計(jì)） 投資管理 資產(chǎn)運(yùn)營管理,人力資源 行政辦公 經(jīng)營計(jì)劃 公關(guān)與宣傳,2020/10/19,9,建筑公司的基本職能,采購管理： 設(shè)備管理： 成本管理： 施工管理： 質(zhì)量管理： 安全管理：,2020/10/19,10,房地產(chǎn)開發(fā)公司,項(xiàng)目前期 資金 設(shè)計(jì) 市場分析與營銷策劃 工程監(jiān)理 銷售,2020/10/19,11,練習(xí)一,寫出你所在公司的基本職能,2020/10/19,12,關(guān)鍵職能設(shè)計(jì),各項(xiàng)職能磚瓦材料/構(gòu)件 關(guān)鍵職能承擔(dān)負(fù)荷量最大的構(gòu)件 關(guān)鍵職能應(yīng)配置在組織結(jié)構(gòu)中心地位,2020/10/19,13,關(guān)鍵職能的確定,如何確定？由企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略決定 確定關(guān)鍵職能應(yīng)思

4、考三個問題： ？為達(dá)到企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)，什么職能必須得到出色履行，取得優(yōu)異成績 ？什么職能履行不佳，會使企業(yè)遭受嚴(yán)重?fù)p失，甚至危及企業(yè)生存 ？對體現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營宗旨具有重要價(jià)值的活動是什么,2020/10/19,14,練習(xí)二,投資管理公司總部的關(guān)鍵職能？ 你所在子公司的關(guān)鍵職能？ 你所在部門的關(guān)鍵職能？,2020/10/19,15,職能分解（一）,定義：將基本職能、關(guān)鍵職能逐步分解 化為獨(dú)立、可操作的具體業(yè)務(wù) 目的： 將各項(xiàng)職能具體化 可執(zhí)行、可落實(shí) 如：生產(chǎn)、營銷、財(cái)務(wù) 分解 具體業(yè)務(wù) 分派 不同部門/人來負(fù)責(zé) 為后續(xù)組織設(shè)計(jì)工作提供前提條件 部門劃分和組合；縱向：集權(quán)、分權(quán)；橫向：協(xié)調(diào)方式選擇；部

5、門/崗位責(zé)任制；職務(wù)設(shè)計(jì)等,2020/10/19,16,職能分解（二）,基本要求 業(yè)務(wù)活動的獨(dú)立性（舉例） 不能把性質(zhì)不同的業(yè)務(wù)活動混合為一項(xiàng)活動 業(yè)務(wù)活動的可操作性（舉例） 避免重復(fù)和脫節(jié)（舉例）,2020/10/19,17,職能分解（三）,職能分解的方法：逐級分解法 一級職能-基本職能設(shè)計(jì)列出的職能 二級職能-為完成一級職能必須開展的 幾方面管理工作 三級職能-由二級職能分解的具體業(yè)務(wù) 活動 案例二：某公司職能分解示例,2020/10/19,18,組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì),縱向組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì) 管理層次/幅度；集權(quán)/分權(quán)； 橫向組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì) 部門/專業(yè)分工；橫向協(xié)調(diào)方式；橫向制約機(jī)制 職責(zé)與權(quán)限設(shè)計(jì),20

6、20/10/19,19,工作設(shè)計(jì),方法： 1、事件流法：把相互密切關(guān)聯(lián)的事件或活動歸并在一起形成一個工作 2、歸類法：把性質(zhì)完全相同或相似的活動歸并在一起，形成一個工作 3、目標(biāo)分解法：把一個部門職能的總體目標(biāo)分解為各個分目標(biāo)，以分目標(biāo)為中心設(shè)定工作。,原則： 1、相對獨(dú)立，避免工作關(guān)系復(fù)雜化。 2、工作結(jié)果易于衡量/考核 3、避免任務(wù)重疊、交叉 4、有一定的深度和廣度 5、相對穩(wěn)定，避免頻繁調(diào)整 6、避免資格要求過高，找不到合適的人選,2020/10/19,20,工作分析,工作分析（職務(wù)分析）：是以工作為對象，觀察和分析其內(nèi)容、責(zé)任、特征、必要的資格條件等，將其結(jié)果載入工作說明書（職位說明書

7、），判斷與其他工作的性質(zhì)差異的過程。 為管理活動提供信息7W 工作分析技術(shù)是現(xiàn)代人力資源管理的基本技術(shù)和核心技術(shù),2020/10/19,21,工作分析術(shù)語,任務(wù)：為達(dá)到某一特定目的所進(jìn)行的一項(xiàng)活動。 職責(zé)：一個人擔(dān)負(fù)的一項(xiàng)或多項(xiàng)任務(wù)組成的活動。 職位：由特定人所擔(dān)負(fù)的一個或數(shù)個職責(zé)組成，=崗位,工作：由一組主要職責(zé)相似的職位所組成 工作=職務(wù) 工作簇：由兩個或兩個以上的相似的工作組成。 職業(yè)：由不同時間內(nèi)不同組織中的相似工作組成。,2020/10/19,22,工作分析的目標(biāo),組織管理 人力決策 聘用管理 績效考核,人力資源開發(fā) 薪資管理 工作評價(jià),2020/10/19,23,工作分析項(xiàng)目（一）

8、,一般資料分析 工作名稱： 工作代碼： 工作地點(diǎn)：,工作實(shí)體分析 主要目的 工作任務(wù)分析 工作責(zé)任分析 督導(dǎo)與組織關(guān)系 工作量分析,2020/10/19,24,工作分析項(xiàng)目（二）,工作環(huán)境分析 工作的物理環(huán)境 工作的安全環(huán)境 人際與社會環(huán)境 聘用備件,任職條件分析 教育培訓(xùn)情況 必備知識 經(jīng) 驗(yàn) 心理素質(zhì),2020/10/19,25,工作分析設(shè)計(jì),選擇有代表性、典型性的職位 確定工作分析項(xiàng)目和調(diào)查方法 制訂工作分析規(guī)范 包括工作分析規(guī)范用語；工作分析項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn),選擇信息來源： 包括：任職人、管理者、客戶、工作分析人員、有關(guān)工作分析資料 選擇工作分析人員 來源：顧問公司專家 培訓(xùn)內(nèi)部人員,2020

9、/10/19,26,工作調(diào)查方法,觀察法： 運(yùn)用感覺器官或其他工具，觀察特定對象的實(shí)際工作動作和工作方式，并以文字、圖表、圖象記錄下來 訪談法： 與任職人員面對面談話來收集信息和數(shù)據(jù) （訪談問題舉例）,問卷法： 由任職人員填寫經(jīng)過特 別設(shè)計(jì)的調(diào)查問卷 方法選取： 三種調(diào)查方法各有利弊， 根據(jù)實(shí)際情況選擇使用。,2020/10/19,27,工作分析工具職位問卷,職位問卷是收集工作信息的基本工具 職位問卷框架 基本資料姓名、性別、年齡、職稱、 部門、學(xué)歷、職務(wù)、直屬主管、職等、職級、入職日期 工作時間調(diào)查正常工作時間、休息 時間、加班時間、出差情況、工作均衡,2020/10/19,28,工作內(nèi)容調(diào)

10、查工作目標(biāo)、工作概要、工 作程度 工作事項(xiàng)、各事項(xiàng)占全部工作時間的百分比，工作權(quán)限和結(jié)果 工作責(zé)任調(diào)查風(fēng)險(xiǎn)控制責(zé)任、成本控制責(zé)任、協(xié)調(diào)責(zé)任、指導(dǎo)監(jiān)督責(zé)任、組織管理責(zé)任、工作結(jié)果責(zé)任、決策范圍 任職資格調(diào)查最低學(xué)歷要求、知識多樣性、熟練期、工作復(fù)雜性、工作經(jīng)驗(yàn)、文字知識、數(shù)學(xué)知識、工作靈活性、綜合能力,2020/10/19,29,工作強(qiáng)度調(diào)查工作壓力、精力集中程度、體力要求、創(chuàng)新與開拓、工作緊張程度、工作均衡性 工作環(huán)境調(diào)查工作環(huán)境舒適性、工作環(huán)境危險(xiǎn)性等 問卷設(shè)計(jì)要點(diǎn) 問卷應(yīng)簡短、填寫起來簡單、方便 調(diào)查項(xiàng)目應(yīng)為具有操作性的具體問題 用語規(guī)范、準(zhǔn)確、通俗易懂，不能模棱兩可 不能面面俱到，應(yīng)突出

11、重點(diǎn),2020/10/19,30,問卷形式 開放式問卷 封閉式問卷 開放式與封閉式相結(jié)合 工作問卷實(shí)例分析 開放式問卷實(shí)例 封閉式問卷實(shí)例,2020/10/19,31,工作說明書,又稱職務(wù)說明書，是根據(jù)工作分析得到的資料對工作的職務(wù)、條件以及責(zé)任的描述做成的正式文件。它的目的是在某些條件限制下確認(rèn)工作的職責(zé)，并說明工作的范圍和內(nèi)容。 工作說明書是人力資源管理中最為重要的文件之一。,2020/10/19,32,工作說明書的重要性,闡明在公司內(nèi)誰應(yīng)該負(fù)責(zé)什么工作 有助于在職者了解該職位的責(zé)任 幫助管理階層分析并改進(jìn)公司的組織結(jié)構(gòu) 作為職位評價(jià)、薪資調(diào)查以及建立薪資結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ),2020/10/19,

12、33,工作說明書的用途,人力規(guī)劃 人員招聘及甄選 人員任用及配置 薪資調(diào)查 薪資結(jié)構(gòu) 員工培訓(xùn)與發(fā)展 職業(yè)規(guī)劃,工作評價(jià) 職位分類 績效評估 目標(biāo)管理計(jì)劃 工作流程分析 組織研究,2020/10/19,34,工作說明書格式,依情況不同而異，基本由五大部分構(gòu)成： 職位基本資料 主要目的 工作描述 工作環(huán)境 任職資格,2020/10/19,35,職位基本資料,職位名稱 直屬主管 所屬部門 工資等級 工資標(biāo)準(zhǔn),所轄人數(shù) 工作性質(zhì) 工作地點(diǎn) 職務(wù)分析日期 職務(wù)分析人,2020/10/19,36,工作描述,工作概要：用簡練的語言說明工作的性質(zhì)、中心任務(wù)和責(zé)任 工作活動內(nèi)容：逐項(xiàng)說明工作活動內(nèi)容；各活動內(nèi)

13、容所占時間百分比；活動內(nèi)容權(quán)限；執(zhí)行依據(jù) 工作職責(zé)：,工作結(jié)果：最好定量 工作關(guān)系：受誰監(jiān)督，監(jiān)督誰；此工作可晉升的職位、可轉(zhuǎn)換的職位以及可以升遷至此的職位；與哪些職位發(fā)生關(guān)系 運(yùn)用設(shè)備和信息說明,2020/10/19,37,任職資格,所需最低學(xué)歷 所需培訓(xùn)時間/科目 從事本職工作和其他相關(guān)工作的年限和經(jīng)驗(yàn) 一般能力：如計(jì)劃、協(xié)調(diào)、實(shí)施、組織、控制、領(lǐng)導(dǎo)、公關(guān)等及需求程度,興趣愛好 個性特征：如情緒穩(wěn)定性、責(zé)任心、外向/內(nèi)向、支配性、主動性等 職位所需的性別、年齡特征 體能：視力、聽力、反應(yīng)、耐力、體力,2020/10/19,38,工作環(huán)境,工作場所：室內(nèi)/室外/其他特殊場所 工作環(huán)境的危險(xiǎn)性：發(fā)生可能性；傷害程度；發(fā)生頻率；原因 職業(yè)?。嚎赡苄?輕重程度等,工作時間特性：正常工作時間、加班時間 工作的均衡性：是否忙閑不均及經(jīng)常性程度 工作環(huán)境舒適程度：溫度、濕度、粉塵、噪聲等,2020/10/19,39,編制基本要求,內(nèi)容可依據(jù)職務(wù)分析目標(biāo)加以調(diào)整，可繁可簡 可以用表格形式，也可采用敘述型（見范例） 使用淺顯易懂的文字，用語要明確，不要模棱兩可,評分等