辦公自動(dòng)化第2章.ppt

第二部分 辦公軟件 目前最流行的辦公軟件是微軟公司的產(chǎn) 品套件Office，其中的文字處理軟 件就是Word，另外我國(guó)產(chǎn)的辦公軟件 WPS也是目前主流的文字處理軟件之一 。我們使用最常用的Word來(lái)實(shí)現(xiàn)文字 的處理。 第二章 辦公中的文檔處 理 2.1文檔處理操作流程 文檔 錄入 文本 編輯 格式 排版 頁(yè)面 設(shè)置 打印 預(yù)覽 打印 輸出 2.1.1 文檔內(nèi)容的錄入 1. 單純錄入的原則： 不要用空格鍵進(jìn)行字間距的調(diào)整以及標(biāo)題居中、段落 首行縮進(jìn)的設(shè)置。 不要用回車(chē)鍵進(jìn)行段落間距的排版，當(dāng)一個(gè)段落結(jié)束 時(shí)，才按回車(chē)鍵。 不要用連續(xù)按回車(chē)鍵產(chǎn)生空行的方法進(jìn)行內(nèi)容分頁(yè)的 設(shè)置。 2. 常用漢字輸入法技巧 智能ABC漢字輸入法 (技巧：定義新詞） 微軟拼音輸入法 中文之星智能狂拼輸入法 / 紫光華宇拼音輸入法 3. 保存 同名保存文檔 另存新文件 存為RTF文件（Rich Text Format） 2.1.2 內(nèi)容的編輯 基本的選定方法 復(fù)制、粘貼、剪切、 選擇性粘貼 3. 撤銷(xiāo)和恢復(fù) Word Excel 2.1.3 格式排版 （1）字體和段落格式設(shè)置 （2）格式刷 （3）項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào) 自定義設(shè)置 （4）分欄排版 格式分欄 設(shè)置分欄、刪除分欄、調(diào)整欄寬、建立等長(zhǎng)欄 、分欄符。 分隔符 分頁(yè)符、分節(jié)符、分欄符等。 節(jié)是文檔中可以獨(dú)立設(shè)置某些頁(yè)面格式選項(xiàng)的部分， 也就是在節(jié)中可以設(shè)置與文檔其他部分不同的某些頁(yè)面格 式（如頁(yè)眉頁(yè)腳、頁(yè)碼、頁(yè)面設(shè)置、頁(yè)面邊框等）。 “節(jié)”的概念： 可以通過(guò)插入分節(jié)符來(lái)創(chuàng)建一個(gè)新的節(jié)； 如果沒(méi)有進(jìn)行過(guò)插入節(jié)的操作，word自動(dòng) 將文檔作為一個(gè)節(jié)處理。 2.1.4 頁(yè)面設(shè)置 雙擊標(biāo)尺灰色區(qū)域也可以 打開(kāi) 2.1.5 打印預(yù)覽 2.1.6 打印輸出 2.2 辦公公文的行文規(guī)范 與制作 2.2.1 辦公公文的行文規(guī)范 1公文種類(lèi) 命令、決定、公告、通告、通知、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù) 、意見(jiàn)、函和會(huì)議紀(jì)要等。 2. 格式和結(jié)構(gòu)： （1）文頭 / 眉首 （2）正文 （3）文尾 / 版記 3公文用紙、公文用字 文頭部分包括： 公文份數(shù)序號(hào) 秘密等級(jí)和保密期限 緊急程度 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí) 發(fā)文字號(hào) 正文包括： 公文標(biāo)題 主送機(jī)關(guān) 公文正文 附件、成文時(shí)間等 文尾包括： 主題詞 抄送 印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間 下行、平行公文首頁(yè)格式 上報(bào)公文首頁(yè)版式 2.2.2 利用公文向?qū)е谱鞴?2.2.3 自行創(chuàng)建常用辦公文檔模板 創(chuàng)建方式 使用自己建立的模板 下載文檔模板（.dot文件） Templates文件夾 2.3 復(fù)雜的長(zhǎng)文檔的處理 2.1科研論文格式規(guī)范 內(nèi)容要求 題目，摘要，關(guān)鍵詞，正文，參考文獻(xiàn) 書(shū)寫(xiě)規(guī)范 （1）論文字?jǐn)?shù) 一般科研論文，自然科學(xué)類(lèi)：50006000字（ 包括圖表），人文和社會(huì)學(xué)科：50006000字；對(duì)于 博士學(xué)位論文，理工科：68萬(wàn)字，管理及人文學(xué)科 ：810萬(wàn)字；碩士學(xué)位論文，理工科：23萬(wàn)字，管 理及人文學(xué)科：34萬(wàn)字。學(xué)士學(xué)位論文，一般1萬(wàn)字 。 （2）摘要 摘要的字?jǐn)?shù)（以漢字計(jì)），一般科研論文要求在 200以?xún)?nèi)，碩士學(xué)位論文一般為500字以上， 博士學(xué)位 論文為 10002000字，均以能將規(guī)定內(nèi)容闡述清楚為 原則。許多論文還需要有英文摘要（abstract）。英文 摘要與中文摘要的內(nèi)容應(yīng)完全一致，在英文語(yǔ)法、用 詞上應(yīng)正確無(wú)誤。 （3）目錄 對(duì)于長(zhǎng)篇論文，需要制作三級(jí)標(biāo)題目錄，目錄中 應(yīng)包括論文中全部章節(jié)的標(biāo)題及頁(yè)碼。 （4）論文正文 （5）參考文獻(xiàn) 3排版和打印要求 (1) 打印用紙 科技論文用紙一般為16開(kāi)，也可以采用A4 型標(biāo)準(zhǔn)紙張，論文一般左側(cè)裝訂。 (2) 頁(yè)眉 奇數(shù)頁(yè)眉：所在章題序及標(biāo)題 ； 偶數(shù)頁(yè)眉：學(xué)術(shù)刊物名稱(chēng)、卷、期號(hào) 。 注意事項(xiàng) 1.利用大綱視圖輸入論文各級(jí)標(biāo)題 在寫(xiě)論文之前，首先要列提綱，構(gòu) 思好從幾個(gè)方面來(lái)闡述，心中對(duì)論文的 結(jié)構(gòu)已經(jīng)有了一個(gè)大致的輪廓，比如文 章分成幾個(gè)部分，每個(gè)部分討論哪幾個(gè) 問(wèn)題，每個(gè)問(wèn)題主要包括哪幾項(xiàng)主要內(nèi) 容。這些就構(gòu)成了論文的各級(jí)標(biāo)題結(jié)構(gòu) 。 2. 設(shè)置多級(jí)標(biāo)題編號(hào) （1）編號(hào)形式可以是： 標(biāo)題1為1，標(biāo)題2為1.1，標(biāo)題3為1.1.1，這在理工科的教材或?qū)I(yè) 學(xué)術(shù)刊物中常使用。即標(biāo)題編號(hào)包含上一級(jí)的編號(hào)。 1級(jí)標(biāo)題為一、二、，.格式，2級(jí)標(biāo)題為1，2格式，3級(jí) 標(biāo)題為（1），（2）格式等。 （2）步驟： 選中所有標(biāo)題，設(shè)置多級(jí)符號(hào)（選擇類(lèi)型及格式）。 在 Word 中 多級(jí)符號(hào) 的妙用：選擇符號(hào)樣式在第一個(gè)編號(hào)段落 輸入文字后回車(chē)按 TAB 鍵自動(dòng)降低級(jí)別輸入文字回車(chē)。這樣， 用戶(hù)可以很方便地生成多級(jí)編號(hào)。 3. 頁(yè)眉和頁(yè)腳的設(shè)置 奇偶頁(yè)不同；首頁(yè)不同；各節(jié)不同。 4、腳注與尾注的添加 腳注：論文頁(yè)碼下端，說(shuō)明有關(guān)引用資料的來(lái)源； 尾注：參考文獻(xiàn)的引用。 插入尾注； 刪除尾注分隔符：普通視圖，視圖/腳注，尾注下拉箭 頭。 5. 封面和目錄的制作 （1）封面 （2）目錄的制作 ： 設(shè)置標(biāo)題在文檔前添加空白頁(yè)并插入光標(biāo) 插入索引和目錄選擇目錄并進(jìn)行格式設(shè)置。 “域”的概念：域是Word文