采購管理制度.pptx

采購管理制度,上海知是網(wǎng)絡科技有限公司,目錄,采購計劃與預算,總則,附則,采購訂約方式與付款方式,供應商及價格審核規(guī)定,采購方式及流程,交期管理規(guī)定,采購品質管理規(guī)定,采購計劃與預算,總則,附則,采購訂約方式與付款方式,供應商及價格審核規(guī)定,采購方式及流程,交期管理規(guī)定,采購品質管理規(guī)定,目錄,第一條 制定目的： 規(guī)范公司采購的計劃制定、預算編制流程，配合公司預算制度的推行； 規(guī)范采購方式，制定詢價、議價流程，從而達成降低成本之宗旨； 規(guī)范采購作業(yè)流程，確保采購工作順暢； 規(guī)范采購品質管理，避免物品、服務采購發(fā)生品質問題； 規(guī)范采購交貨期限管理，保障采購物品、服務及時交付； 規(guī)范采購付款方式，確保用款安全。,第一章 總則,第二條 適用范圍 公司采購的項目包括(不僅限于)下列采購項目： 公用事業(yè)如電話及電信服務的購買及租用； 辦公設施(包括各種辦公家具、電腦及周邊設備，如打印機、掃描 儀、調制解調器等，網(wǎng)絡設備如交換機、路由器等，以及在上述設備上運行的系統(tǒng)軟件、應用軟件)的購買及租用； 房屋、倉庫、車輛的購買及租用； 市場活動代理、會務代理服務； 宣傳資料、學術資料等文稿、圖片服務； 禮品定制； 保險。 第三條 權責單位 行政處負責規(guī)章制定、修改、廢止之起草工作。 總經(jīng)理負責本規(guī)章制定、修改、廢止之核準。,第一章 總則,采購計劃與預算,總則,附則,采購訂約方式與付款方式,供應商及價格審核規(guī)定,采購方式及流程,交期管理規(guī)定,采購品質管理規(guī)定,目錄,第四條 采購計劃的作用 編制采購計劃有下列作用： 預估物品使用數(shù)量、交期、防止斷供。 避免庫存過多、資金積壓、空間浪費。 配合公司市場、銷售計劃之達成。 配合公司資金運用、周轉。 指導采購工作。,第二章 采購計劃與預算,第五條 采購計劃編制 (一) 采購計劃 各部門擬定本部門各種物品、服務等之年度需求計劃，填寫部門物品、服務需求計劃表(見附件PCHS-01)。 行政處匯總各部門之年度需求計劃，編制公司年度采購計劃，填寫公司物品、服務采購計劃表(見附件PCHS-02)。 (二) 采購計劃編制注意事項 采購計劃要避免過于樂觀或保守，應注意的事項有： 公司年度物品、服務等需求的必要性。 市場計劃之可行性和可預見問題。 物品標準成本之影響。 保障需求與降低庫存之平衡。 采購價格和市場供需之可能變化。,第二章 采購計劃與預算,第六條 采購預算編制規(guī)定 采購預算分為物品、服務需求預算與物品、服務采購預算。 本年底預計庫存中之可用物品應計入次年度之物品需求預算，但不列入物品采購預算；次年度預計庫存不列入物品需求預算，但應列入物品采購預算。 同類物品不必細分(如不同規(guī)格之U盤)而以總用量預算。 物品采購預算應考慮采購前置期、付款方式、庫存狀況。 采購預算應以付款季度為編列依據(jù)。 采購預算應考慮分批采購、一次采購之優(yōu)劣和市場單價趨勢。,第二章 采購計劃與預算,采購計劃與預算,總則,附則,采購訂約方式與付款方式,供應商及價格審核規(guī)定,采購方式及流程,交期管理規(guī)定,采購品質管理規(guī)定,目錄,第一節(jié) 采購方式規(guī)定,第七條 采購方式確定依據(jù) 采購承辦部門根據(jù)下列因素確定最有利之采購方式： 物品、服務使用狀況。 物品、服務需求數(shù)量。 物品、服務需求頻率。 市場供需狀況。 價格。,第三章 采購方式及流程,第一節(jié) 采購方式規(guī)定,第八條 采購方式 公司物品、服務采購方式一般有下列幾種： 集中計劃采購 公司通用性物品及服務，以集中采購較為有利，依定時或定量之計劃進行采購。 合約采購 經(jīng)常使用之物品及服務，采購承辦部門應事先選定供應商，議定供應價格及交易條件，辦理合約采購，以確保物品供應來源，簡化采購作業(yè)。采購方法同上，依定時或定量之方式進行采購。(如：數(shù)據(jù)情報) 一般采購 除之外的物品或服務。,第三章 采購方式及流程,第三章 采購方式及流程,第九條 請購的提出 物品、服務申請部門依需要狀況、庫存數(shù)量、請購前置期(見請購前置期限表(附件PCHS-03)等要求，開立采購項目申請表(附件PCHS-04,其中：采購項目申請表A適用于非固定資產(chǎn)及計算機軟件類，采購項目申請表B適用于固定資產(chǎn)及計算機軟件類)。 采購項目申請表中應在“采購明細”一欄注明物品或服務的具體要求(比如物品的名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、等級等；服務的內容、級別、項目明細等)，依請購核準權限送呈相關人員審批。 采購項目申請表原件送交采購承辦部門，自存復印件。 交期相同的同一類物品，或內容相同的同一類服務，請購部門應填具在同一份項目申請表中。 不滿足請購前置期要求的請購視為緊急請購。 緊急請購時，請購部門應于備注欄注明，并加蓋“緊急”章。,第二節(jié) 請購規(guī)定,第三章 采購方式及流程,第十條 請購核準權限 請購核準權限根據(jù)請購的種類和金額的不同而設定。(見請購核準權限表(附件PCHS-05)。 緊急請購，由總經(jīng)理核準。 預算外請購，由總經(jīng)理核準。 第十一條 請購的撤消 已開具采購項目申請表，并經(jīng)核準后因各種原因需撤消請購時，由請購部門以書面方式逐級呈原核準人，并轉采購承辦部門，必要時應先口頭知會采購承辦部門。 請購部門回收采購項目申請表，并加蓋“撤消”章。 采購承辦部門接獲通知后，立即停止一切采購動作。 未能及時停止采購時，采購承辦部門應通知原請購部門并協(xié)商善后工作。,第二節(jié) 請購規(guī)定,第十二條 詢價 一般情況下，采購承辦部門應選擇至少三家符合條件的供應商作為詢價對象。 確屬貨源緊張、獨家代理、專賣品等特殊狀況及地區(qū)會務代理服務，不受條所限。 凡屬合約采購項目，采購承辦部門依合約之價格核價，不需另詢價。合約條件發(fā)生重大變化除外。 凡屬可作成本分析之采購項目，采購承辦部門應要求供應商作成本分析，以作議價之參考。 選擇詢價或采購的對象，一般情況下，應依照直接生產(chǎn)廠商、代理商、經(jīng)銷商之順序選擇。 詢價后，應確認各家供應商報價方式、產(chǎn)品規(guī)格、采購條件等是否一致方可比價。,第三章 采購方式及流程,第三節(jié) 詢價、議價,第十三條 議價 詢價后，選擇兩家以上供應商進行交互議價。 議價時應注意品質、交期、服務兼顧。 第十四條 詢價、議價注意事項 以下狀況采購承辦部門應加強與供應商議價： 市場價格下跌或有下跌趨勢時。 采購頻率明顯增加時。 本次采購數(shù)量大于前次時。 有同樣品質、服務之供應商提供更低價格時。 根據(jù)公司策略需要降低采購成本時。 其他有利條件時。,第三章 采購方式及流程,第三節(jié) 詢價、議價,第十五條 其他注意事項 專業(yè)物品或服務項目，采購承辦部門應會同申請部門共同詢價與議價。 供應商提供報價之物品規(guī)格與請購規(guī)格不同或屬代用品時，采購承辦部門應送請購部門確認后方可議價。 所采購物品或服務項目由多項可單獨報價之子項時，應分別進行單項和總和詢價，并填寫比價項目明細表(見附件PCHS-06)。非比價項目一并填入比價項目明細表，但不參與比價。,第三章 采購方式及流程,第三節(jié) 詢價、議價,第十六條 呈核及核準 采購人員詢價、議價完成后，于采購確認表(見附件PCHS-07)上填寫詢價或議價結果，必要時附上書面說明。 根據(jù)詢價、議價結果及議價有效期限擬訂供應商與交付期限，依采購核準權限逐級呈核。,第三章 采購方式及流程,第四節(jié) 采購審批及執(zhí)行,第十七條 訂購作業(yè) 對于物品類采購，由采購承辦部門根據(jù)經(jīng)核準之采購項目申請表及采購確認表，擬訂購單(見附件PCHS-08)或訂購合同或要求供應商提供供貨單或銷售合同，走合同審批流程(參見合同管理制度)。 對于服務類采購，由請購部門根據(jù)經(jīng)核準之采購項目申請表及采購確認表，擬訂購合同或要求供應商提供銷售合同，走合同審批流程(參見合同管理制度)。 訂購物品或服務之項目應與采購確認表及比價項目明細表中所請購物品或服務之項目一致。如因任何原因需要調整項目內容或者調整項目單價，而且所調整項目的單價上漲超過10%，需重新填報采購確認表及比價項目明細表，走詢價、比價、議價審批流程。如所需調整不改變請購物品或服務之項目，只是相同項目下數(shù)量上的增減，在不影響單價的前提下，采購承辦部門獲取請購部門書面確認后，可以繼續(xù)走后續(xù)流程。 采購人員應控制采購交期，及時向供應商跟催交付進度。,第三章 采購方式及流程,第四節(jié) 采購審批及執(zhí)行,第十八條 采購承辦 (一) 以下采購由公司行政處集中承辦： 公司總部、辦事處公用事業(yè)如電話及電信服務的購買及租用； 公司總部、辦事處辦公設施的購買及租用； 公司總部、辦事處辦公房屋、倉庫、車輛的購買及租用； 公司資產(chǎn)安全保險； 全國性市場活動代理服務，國際、國內會務代理服務； 宣傳資料、學術資料等文稿、圖片服務； 公司禮品定制。 (二) 以下采購由各申請部門自主承辦： 聯(lián)絡處公用事業(yè)如電話及電信服務的購買及租用； 聯(lián)絡處辦公用品、辦公設施的購買及租用； 聯(lián)絡處辦公房屋、倉庫的租用； 地區(qū)性市場活動代理服務，地區(qū)會務代理服務。 (三) 公司員工勞動保險的購買由人事處承辦。,第三章 采購方式及流程,第四節(jié) 采購審批及執(zhí)行,第十九條 驗收與付款 依相關檢驗與入庫規(guī)定(見庫房管理制度)進行驗收工作。 依財務管理規(guī)定(見資金管理制度)，辦理供應商付款工作。,第三章 采購方式及流程,第四節(jié) 采購審批及執(zhí)行,采購計劃與預算,總則,附則,采購訂約方式與付款方式,供應商及價格審核規(guī)定,采購方式及流程,交期管理規(guī)定,采購品質管理規(guī)定,目錄,第二十條 報價依據(jù) 請購部門提供物品、服務之規(guī)格、品級要求，作為采購承辦部門成本分析之基礎，也作為供應商報價之依據(jù)。 非標準物品或服務之請購，一般由供應商先提供樣品或服務項目明細，供請購部門確認可用后，方予報價。,第四章 供應商及價格審核規(guī)定,第二十一條 供應商確認及價格審核 采購承辦部門一般應挑選三家以上供應商詢價，以作比價、議價依據(jù)。 供應商根據(jù)請購部門對物品或服務的規(guī)格要求，于規(guī)定期限內提交報價單。 采購承辦人擬訂供應商及價格，以采購確認表呈申請部門負責人確認。 采購承辦人遞交經(jīng)申請部門確認的采購確認表，報采購部門負責人審核。 采購部門負責人認為需要再進一步議價時，退回采購人員重新議價，必要時可親自與供應商議價。,第四章 供應商及價格審核規(guī)定,第二十二條 價格調查 采購承辦部門必須經(jīng)常收集市場供應信息資料，作為降低成本之依據(jù)。 公司各有關單位，均有義務協(xié)助提供價格信息，以利采購承辦部門比價參考。 在同等價格、品質條件下，漲跌后采購應優(yōu)先考慮與原供應商合作。,第四章 供應商及價格審核規(guī)定,采購計劃與預算,總則,附則,采購訂約方式與付款方式,供應商及價格審核規(guī)定,采購方式及流程,交期管理規(guī)定,采購品質管理規(guī)定,目錄,第二十三條 物品、服務訂購前，應在訂購單或訂購合同內予以下明確規(guī)定： 訂購物品、服務之規(guī)格、等級、技術要求等。 各種檢驗規(guī)范、標準或適用規(guī)格。 所需之產(chǎn)品認證要求或工廠品質管理體系認證要求。 第二十四條 合格供應商之選擇 物品、服務采購，均需向合格供應商訂購。合格供應商一般要求符合下列條件： 經(jīng)本公司供應商調查，列入合格供應商名列。 提供的樣品經(jīng)本公司確認合格。 類似物品、服務以往采購之良好記錄。 同行業(yè)中之信譽良好者。,第五章 采購品質管理規(guī)定,第二十五條 物品品質保證協(xié)定 物品類采購，應由供應商承負品質保證之責任，并在訂購前明確，公司可根據(jù)需要要求供應商承諾下列品質保證： 廠商品質管理體系需符合必要之品質保證系統(tǒng)(如ISO9000體系等)。 所提供之產(chǎn)品，通過必要之產(chǎn)品認證(如UL、TUV、CCEE等等)。 供應商應隨貨送交其出貨品質檢驗合格記錄。 保證對提供的產(chǎn)品在使用或銷售中發(fā)生的因供應商責任導致之不良的責任承擔與賠付。,第五章 采購品質管理規(guī)定,第二十六條 物品進貨驗收規(guī)定 供應商提供之物品，必須經(jīng)過本公司采購承辦、請購、倉庫等部門人員之相關驗收工作，主要包括下列幾項： 確認訂購單 核對供應商之交貨單與本公司之訂購單或訂購合同。 確認供應商 對有兩家以上供應商之物品，應確認物品來源有無錯誤或混亂。 確認送到日期 用以確定廠商是否如期交貨。 確認物品的名稱與規(guī)格 避免交貨錯誤之發(fā)生。 清點數(shù)量 確認交貨數(shù)量與進貨驗收單及數(shù)量是否一致。,第五章 采購品質管理規(guī)定, 品質檢驗 品管部門依進料檢驗規(guī)定進行抽樣檢驗，以確定交貨品質是否符合品質要求。 處理短損 根據(jù)點收、檢驗結果，對發(fā)生短損的，予以更正數(shù)量，必要時向供應商索賠。(索賠通知書格式見附件PCHS-09損失索賠通知書) 退還不合格品 對檢驗不合格之物品，退還供應商，由此造成的損失，向供應商進行索賠。 物品標識 對檢驗合格物品，入庫后應予以明確標識，以確保后續(xù)品質之可追溯性(如供應商名稱、物品規(guī)格、數(shù)量、交貨時間、點收人員、檢驗人員等級料之標注，以便 追溯、區(qū)分、使用之方便。詳見庫房管理制度)。,第五章 采購品質管理規(guī)定,第二十七條 服務驗收規(guī)定 供應商提供之服務，必須經(jīng)過本公司使用部門、采購承辦部門人員之相關驗收工作，主要包括下列幾項： 確認訂購單(合同) 核對供應商提供服務內容與本公司之訂購合同是否一致。 確認服務項目的內容與級別 避免服務內容偷梁換柱。 清點數(shù)量 確認服務數(shù)量與訂購合同規(guī)定之數(shù)量是否一致。 差額處理 根據(jù)點收、檢驗結果，對服務實際發(fā)生數(shù)量和訂購數(shù)量的差額進行多補少退。 降級處理 對降級提供的服務項目，應由供應商按級別降低費用收取標準，由此造成的損失，如由供應商原因所致，應向供應商進行索賠。,第五章 采購品質管理規(guī)定,第二十八條 品質糾紛處理 有關采購物品發(fā)生規(guī)格不符、品質不良、交貨延遲、破損短少、使用不良等情況，或服務等級降低、項目減少、內容改變、交期延遲等情況之處理流程統(tǒng)稱為品質糾紛處理。具體規(guī)定如下： (一) 處置依據(jù) 以雙方事先約定之品質標準作為處置依據(jù)，并于訂購合同上詳細說明，其中涉及物品交貨時間、檢驗標準、包裝方式等，以及服務內容、級別、時間等，原則上以本公司之要求為依據(jù)。,第五章 采購品質管理規(guī)定,(二) 物品退貨與索賠 現(xiàn)貨供應之退貨，要求供應商更換合格之物品。 訂制品之退貨，原則上要求供應商重做或修改至合格為止。 確屬無法修復或供應商技術能力不足時，可取消訂單，另覓供應商。 退貨情形依訂購合約條款辦理扣款或索賠。 下列請況以實際造成本公司之損失向供應商索賠： 雙方事前沒有明確違約責任時； 由供應商原因造成之交貨延遲； 破損短少情形，由供應商補足合格物品，若由此造成本公司之損失； 因供應商原因導致物品在使用中發(fā)現(xiàn)不良，造成本公司之損失； 其他原因導致本公司之損失。,第五章 采購品質管理規(guī)定,(三) 服務的終止與索賠 對于發(fā)生品質問題而尚未結束的服務，采購承辦部門可以根據(jù)公司情況通知供應商停止服務，待其改善 后，使其改善情況決定是否繼續(xù)履行，由其造成公司之損失應依據(jù)合約辦理扣款或索賠。 對于發(fā)生品質問題但已經(jīng)結束的服務，采購部可以根據(jù)公司情況和服務結果，要求供應商退款，由其造成公司之損失應依據(jù)合約進行索賠。,第五章 采購品質管理規(guī)定,采購計劃與預算,總則,附則,采購訂約方式與付款方式,供應商及價格審核規(guī)定,采購方式及流程,交期管理規(guī)定,采購品質管理規(guī)定,目錄,第二十九條 可能導致采購交期延遲的因素 (一)供應商責任 因供應商責任導致交期延遲的狀況： 接單量超過供應商的產(chǎn)能。 供應商技術、管理能力不足。 供應商對時間估計錯誤。 供應商之生產(chǎn)材料出現(xiàn)貨源危機。 供應商品質管理不當。 供應商經(jīng)營者的顧客服務理念不佳。 不可抗力原因。 其他因供應商責任所致之情形。,案 例,第六章 交期管理規(guī)定,(二)采購承辦部門責任 因采購承辦部門責任導致交期延誤的狀況： 供應商選定錯誤。 價格決定不合理或勉強。 進度掌握與督促不力。 經(jīng)驗不足。 下單量超過供應商之產(chǎn)能。 中途更換供應商所致。 付款條件過于嚴苛或未能及時付款。 缺乏交期管理意識。 其他因采購原因所致的情形。,案 例,第六章 交期管理規(guī)定,(三)其他部門責任 因采購以外部門導致交期延誤的狀況： 請購前置時間不足。 采購計劃變更。 設計變更或標準調整。 請購錯誤。 其他因本公司人員原因所致的情形。,案 例,第六章 交期管理規(guī)定,第三十條 確保交期要點 (一)事前規(guī)劃 制訂合理的時間安排表 采購承辦部門將請購申請、采購下單、廠商生產(chǎn)、運輸及進貨驗收等作業(yè)所需的時間予以事先規(guī)劃確定，作為各部門的參照依據(jù)。 確定交貨日期及數(shù)量 預先明確交期及數(shù)量，大訂單可采用分批交貨方式進行。 了解廠商生產(chǎn)設備利用率 可以合理分配訂單，保證數(shù)量、交期、品質的一致性。 請供應商提供廠商生產(chǎn)進度計劃及交貨計劃 盡早了解供應商之瓶頸與供應能力，便于采取對策。 準備替代來源 采購人員應盡量多聯(lián)系其他物品提供來源，以確保應急。,案 例,第六章 交期管理規(guī)定,(二)事中執(zhí)行 了解供應商生產(chǎn)效率及進度狀況 必要時，向供應商施加壓力，以獲取更多之關照，適時考慮向替代供應商下單之必要性。 交期及數(shù)量變更的及時聯(lián)絡與通知 以確保維護供應商的利益，配合本公司之需求。 盡量避免規(guī)格變更 如果出現(xiàn)規(guī)格要求的變更，應立即聯(lián)系供應商停止原規(guī)格生產(chǎn)，并妥善處理遺留問題。 加強交貨前的稽催工作 編制物品訂購跟催表(見附件PCHS-10),及時提醒供應商準時交貨。,案 例,第六章 交期管理規(guī)定,(三)事后考核 對供應商進行考核評鑒 依供應商評鑒辦法進行考核，將交期的考核列為重要項目之一，以督促供應商提高交期達成率。 對交期延遲的原因進行分析并研擬對策 確保重復問題不再發(fā)生。 檢討是否更換供應商 依供應商考核結果與配合度，考慮更換、淘汰交期不佳之供應商，或減少其訂單。,案 例,第六章 交期管理規(guī)定,采購計劃與預算,總則,附則,采購訂約方式與付款方式,供應商及價格審核規(guī)定,采購方式及流程,交期管理規(guī)定,采購品質管理規(guī)定,目錄,第三十一條 采購訂約方式 采購訂約方式一般有下列三種： 電話通知方式 小宗交易，可采用電話通知下單。 訂單確認方式 公司出具訂購單或由供應商出具售貨單，雙方確認。 合約簽訂方式 由公司主導采購合同或供應商主導銷售合同，雙方簽訂。,第七章 采購訂約方式與付款方式,第三十二條 采購合同意義 采購合同較口頭或訂單方式有下列效用： 可確定買賣雙方應盡義務。 作為解決合約糾紛之依據(jù)。 作為法律訴訟之書面證據(jù)。 可根據(jù)實際情況訂立不同之條款，以保護雙方權益。,第七章 采購訂約方式與付款方式,第三十三條 訂購單之運用 訂購單用于下列條件