人力資源管理論文-淺談如何運(yùn)用工作說明書.doc

人力資源管理論文-淺談如何運(yùn)用工作說明書【摘要】文章描述了工作說明書在XM公司人力資源開發(fā)與管理體系中的應(yīng)用，特別是在公司的人才招聘、員工培訓(xùn)、工作績效考評的應(yīng)用，我們可以從實際的應(yīng)用中看到工作說明書合理應(yīng)用明顯使員工的滿意度明顯增加，工作主動性和積極性提高，離職率下降，組織的工作效率有較明顯的提高?！娟P(guān)鍵詞】工作說明書招聘培訓(xùn)績效考核XM公司是浙江蘭溪市一家生產(chǎn)、銷售鋁合金百葉窗材料及鋁合金百葉窗成品的有限責(zé)任公司。其前身是一家制作布窗簾的個體戶。公司成立于1993年，所有權(quán)屬于一對夫婦，丈夫任董事長分管生產(chǎn)，妻子任總經(jīng)理分管銷售。公司所有權(quán)與經(jīng)營權(quán)完全統(tǒng)一，是典型的家族企業(yè)。XM公司一直在窗簾行業(yè)發(fā)展，1996年通過對窗簾市場前景的準(zhǔn)確預(yù)測，公司轉(zhuǎn)產(chǎn)鋁合金百葉窗銷售并順利發(fā)展。公司的組織結(jié)構(gòu)以及工種（職位）也一直很簡單。公司的一切事務(wù)不分大小都由總經(jīng)理夫婦直接決策。現(xiàn)在隨著其市場份額的快速增長，公司規(guī)模在迅速擴(kuò)大，僅憑老板個人來管理整個公司已是力不從心了。由于管理不到位而造成的損失也日益顯著，長期合作的客戶對公司產(chǎn)品服務(wù)的投訴也逐漸增多。員工對公司的抱怨也以各種形式不斷發(fā)生，導(dǎo)致工作質(zhì)量與效率的下降，員工流失率不斷上升，招聘成本上升等等問題反復(fù)發(fā)生，且有不斷加劇的跡象。面對這樣嚴(yán)峻的形勢，MX人力資源部開始著手進(jìn)行人力資源管理的變革，人力資源管理中的基礎(chǔ)工作是工作的分析和設(shè)計。運(yùn)用此次工作分析和設(shè)計的成果-工作說明書，對XM公司組織結(jié)構(gòu)以及人力資源開發(fā)與管理體系進(jìn)行了調(diào)整、完善。在一定程度上解決了XM公司目前人力資源開發(fā)與管理方面存在的幾個突出問題。一、工作說明書在招聘中的應(yīng)用工作說明書所提供的信息包括工作的主要任務(wù)，以及具備的人才條件。根據(jù)公司的人力資源規(guī)劃、公司各部門的需求以及工作分析的結(jié)果來確定所需要的人員配備及組織內(nèi)已有的人力資源狀況。如果某崗位出現(xiàn)空缺，根據(jù)公司的激勵制度首先考慮內(nèi)部招聘，如果內(nèi)部有合適人選依據(jù)工作說明書和內(nèi)部招聘程序進(jìn)行內(nèi)部人力資源調(diào)配工作。如果不能從內(nèi)部招聘，則要根據(jù)空缺崗位的工作說明書要求進(jìn)行外部招聘工作。根據(jù)公司制度由部門主管提出招聘申請報人力資源部，人力資源部根據(jù)公司人力資源規(guī)劃和定員定崗標(biāo)準(zhǔn)確認(rèn)是否需要招聘，如果需要報總經(jīng)理審批。為了激勵內(nèi)部員工，可以根據(jù)工作說明書的崗位晉升路線圖優(yōu)先考慮內(nèi)部招聘；如需外部招聘，根據(jù)招聘的崗位和人員素質(zhì)要求確定招聘渠道。此外，還可以根據(jù)工作說明書中的工作內(nèi)容、任職條件等確定面試內(nèi)容，在面試過程中，讓面試者進(jìn)行初次述職，一方面可以考察其對本崗位的認(rèn)識，另一方面可以考察其工作經(jīng)歷的真實性。招聘預(yù)算，則需要考慮招聘人數(shù)、招聘渠道等，這項內(nèi)容難以完全依靠工作說明書來進(jìn)行判定。招聘時間則需要根據(jù)最遲到崗時間的要求來考慮。根據(jù)工作說明書制定的招聘流程如圖1所示，對招聘渠道進(jìn)行了調(diào)整，面試人員、面試內(nèi)容等都進(jìn)行了合理安排，招聘效率明顯提高。但在對因組織結(jié)構(gòu)調(diào)整出現(xiàn)的新管理職位進(jìn)行招聘時，效果不明顯。因為他們普遍對中小家族企業(yè)的信譽(yù)尚缺乏信任。為了吸引這類人才，公司需要在其他制度方面進(jìn)行改革，如集權(quán)與分權(quán)程度，高層次人才激勵手段，信譽(yù)保障等。二、工作說明書在培訓(xùn)中的應(yīng)用設(shè)計組織的培訓(xùn)計劃和人才開發(fā)計劃都需要運(yùn)用工作分析與設(shè)計所獲得的信息，工作分析與設(shè)計以及作為結(jié)果的工作說明書顯示出了工作本身要求雇員具備哪些技能，從而自然也就能夠了解雇員的培訓(xùn)需求，根據(jù)培訓(xùn)需求制定培訓(xùn)計劃，才有可能使培訓(xùn)具有針對性、及時性和有效性。具體操作如下：根據(jù)工作說明書中的職位知識、技能與員工實際工作績效進(jìn)行對照，分析績效落差原因，如果原因是因為工作說明書的原因，則需要對其進(jìn)行修改，如果是員工原因，則需要分析原因出此哪一方面，從而確定是否可以通過培訓(xùn)消除績效落差以及培訓(xùn)的目的、內(nèi)容、方式等。根據(jù)工作說明書制定的培訓(xùn)程序，XM公司對員工的培訓(xùn)進(jìn)行了一個科學(xué)規(guī)劃，主要從員工工作態(tài)度和工作能力兩方面績效落差的原因進(jìn)行分析，從而根據(jù)分析結(jié)果確定培訓(xùn)目的、內(nèi)容、方式、效果評價。這樣既為員工創(chuàng)造了學(xué)習(xí)機(jī)會，促進(jìn)了員工的發(fā)展，提高了員工積極性，也增強(qiáng)了整個組織的效率。目前，由于市場部的員工營銷知識與能力普遍偏低，跟不上公司快速發(fā)展的步伐，公司正在對市場部的員工進(jìn)行營銷培訓(xùn)。培訓(xùn)的員工初步反映良好，普遍認(rèn)為對目前工作起到了很好的指導(dǎo)作用。同時公司對新職員工也開展了為期一周的培訓(xùn)，并且有入職指引人負(fù)責(zé)指導(dǎo)。三、工作說明書在績效考核中的應(yīng)用有效的績效考核對組織工作績效起著積極的作用。在考核過程中要遵循一定的原則：適當(dāng)選取考評內(nèi)容和方法、明確考評標(biāo)準(zhǔn)、考評結(jié)果反饋、增加考評的民主度和透明度等。根據(jù)工作說明書中的工作職責(zé)則制定業(yè)績考核內(nèi)容、考核標(biāo)準(zhǔn)；職位特點(diǎn)則確定了考評的周期、方法，工作關(guān)系決定了參與考評的人員。2006年年終考評是根據(jù)新的績效考評流程開展的。此次考核內(nèi)容包括業(yè)績考核、能力考核、個性評價?？荚u人員包括員工自己、部門主管、同事等，一定程度上改變了過去老板一人定論的現(xiàn)象。從而改變了過去老員工拿的多，新員工幾乎沒份的現(xiàn)象。員工的滿意度提高，尤其是那些優(yōu)秀的新員工。建立在工作說明書基礎(chǔ)上的績效考核才是有效的績效考核，才會對組織的工作績效真正起到積極的作用。XM公司績效考核的積極作用具體表現(xiàn)在：指引員工的行為。員工知道公司對他們的期望是什么，進(jìn)而自覺把自己的行為引導(dǎo)到合適方向；監(jiān)督員工行為；做出正確的獎酬決策，真正起到了激勵與鞭策的作用；降低了員工的不滿度和流失率。四、工作說明書在薪酬設(shè)計中的應(yīng)用在薪酬設(shè)計過程中一般要遵循以下五個原則：內(nèi)部公平性原則、外部競爭性原則、員工激勵性原則、經(jīng)濟(jì)性原則、合法性原則。為了吸引并留住公司急需的優(yōu)秀人才，在人才市場上企業(yè)的薪酬要有吸引力，尤其要與競爭對手比較。提高企業(yè)的薪酬水平固然可以增強(qiáng)競爭和激勵。但同時不可避免地造成人力資本上升，從而在一定程度上削弱了企業(yè)競爭力，所以要堅持經(jīng)濟(jì)性原則。遵守國家、地方關(guān)于工資的有關(guān)法律這是最基本的原則，必須遵守。通過工作說明書所提供的工作信息進(jìn)行的工作評價，從而區(qū)分影響付薪的工作因素，這樣在一定程度上保證了內(nèi)部公平性。因此工作分析是薪酬設(shè)計的基礎(chǔ)，但并不是只要有了工作說明書，薪酬問題就全部解決了。在薪酬設(shè)計過程中不但要綜合考慮以上五個原則，還要結(jié)合公司人力資源政策以及現(xiàn)有員工的需求狀況?？茖W(xué)合理的薪酬結(jié)構(gòu)將會對人力資源管理起到重要作用。同樣它也是企業(yè)文化的一種外在體現(xiàn)。工作分析可提供績效考評的依據(jù)，績效考評過程就是將雇員的實際工作績效同要求其達(dá)到的工作績效標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行對比的過程。而雇員應(yīng)當(dāng)達(dá)到何種績效標(biāo)準(zhǔn)，以及需要完成哪些特定活動都需要通過工作分析來確定。一般較科學(xué)的薪酬設(shè)計流程圖見圖2。因此，首先需要進(jìn)行工作評估。工作評估是指在一個組織內(nèi)系統(tǒng)地通過評估每一種工作對于組織的相對貨幣價值來建立起具有內(nèi)部公平性的薪酬結(jié)構(gòu)的過程。只有對通過工作分析獲取的關(guān)于不同工作的信息進(jìn)行評估才能決定哪些工作值得企業(yè)給予比其他工作更高的報酬。在本次工作評估中通過綜合考慮本次工作分析的目的、經(jīng)費(fèi)預(yù)算不高、公司目前的職位數(shù)量不多以及各種工作評估方法優(yōu)缺點(diǎn)等因素，從而最終選擇了得分因素法為此次工作評估的方法。具體步驟：成立工作評估小組，小組成員由工作分析專家、總經(jīng)理、各部門主管、經(jīng)驗豐富的老員工共10人組成。根