現(xiàn)代企業(yè)檔案管理流程

工作流程一、 合同歸檔1、 我司合同是屬定格合同；2、 我司每年微波爐3月28日，空調(diào)10月份簽訂新年度合同；3、 根據(jù)新年度合同進行分地區(qū)分客戶分類別進行整理歸檔；4、 按地區(qū)客戶進行整理客戶檔案。（包括所有通訊地址）5、 按簽訂合同額度進行跟蹤每月的合同額的完成進度。二、 合同、協(xié)議審批1、 合同及協(xié)議的簽訂，首先是由業(yè)務員進行對新客戶的經(jīng)營狀態(tài)及經(jīng)營實力的進行評審，評審合格業(yè)務員必須簽字然后正本合同或協(xié)議一式兩份寄回公司。2、 總部收到合同或協(xié)議，首先是進行年度政策的核對，如沒有超出年度政策轉(zhuǎn)交部門經(jīng)理審批生效，如超出年度政策必須部門經(jīng)理審批簽字后轉(zhuǎn)總裁辦審批方可生效。三、 文件歸檔1、 總裁辦在每個時期的發(fā)文，統(tǒng)一簽收后轉(zhuǎn)交部門主管批閱方可傳閱及歸檔。2、 部門每個時期的發(fā)文，按部門發(fā)文格式下發(fā)，發(fā)出的文件必須有部門經(jīng)理簽字及蓋章方可發(fā)出及歸檔。3、 發(fā)出的文件要及時跟蹤反饋。四、 郵件收發(fā)1、 公司西門的郵件快遞收發(fā)室，每天發(fā)兩次，上午九點半一次，下午兩點半一次。2、 每天郵件簽收后進行登記匯總（做一份郵件清單表），然后拆開郵件核對辦事處的郵件清單及票據(jù)或資料是否相符，如果不相符當時馬上要打電話去辦事處咨詢交寄人是否漏寄。3、 辦事處寄回公司的資料一般分為11類：1、銀行匯票、銀行承兌匯票；2、退回增值稅發(fā)票；3、折讓證明、客戶倒開沖差發(fā)票、串號發(fā)票、超市收貨單等；4、合同、協(xié)議；5、客戶獎勵確認單、返利發(fā)票、轉(zhuǎn)款委托書；6、業(yè)務員的差旅費、微波爐、空調(diào)展臺制作費，促銷活動費等；7、辦事處日常開支的固定費用票據(jù)；8、業(yè)務員、內(nèi)務員、促銷員進廠登記表及資料；9、促銷員月薪酬收入表；10、售后部相關資料；11、其它資料。4、 根據(jù)11類資料進行轉(zhuǎn)發(fā)工作：1、 銀行匯票、銀行承兌匯票；（1）微波爐、小家電貨款轉(zhuǎn)發(fā)給歐陽琰韞簽收；（2）空調(diào)貨款轉(zhuǎn)發(fā)吳惠玲簽收。2、 退回增值稅發(fā)票，轉(zhuǎn)發(fā)給財務單證曾書華書簽收。3、 折讓證明、客戶倒開沖差發(fā)票、串號發(fā)票、超市收貨單等，轉(zhuǎn)發(fā)給中國市場銷售部陳建華簽收。4、 合同、協(xié)議，轉(zhuǎn)發(fā)給中國市場銷售部李秀清簽收。5、 客戶獎勵確認單、返利發(fā)票、轉(zhuǎn)款委托書，轉(zhuǎn)發(fā)給財務單證葉翠云、陳詩簽收。6、 業(yè)務員的差旅費、微波爐、空調(diào)展臺制作費，促銷活動費等，轉(zhuǎn)發(fā)給中國市場管理科徐丹簽收。7、 辦事處日常開支的固定費用票據(jù)，轉(zhuǎn)發(fā)給中國市場管理科張昌權簽收。8、 業(yè)務員、內(nèi)務員、促銷員進廠登記表及資料，轉(zhuǎn)發(fā)給中國市場管理科林慧嫻簽收。9、 促銷員月薪酬收入表，轉(zhuǎn)發(fā)給中國市場管理科劉海瓊簽收。10、 售后部相關資料，轉(zhuǎn)發(fā)給售后部相關人員。11、 其它資料，轉(zhuǎn)發(fā)給相關人員。5、當天收到的郵件或包裹原則上當天要處理完畢。五、 業(yè)務人員進、出手續(xù)銜接1、新聘業(yè)務人員及終端經(jīng)理，必須理先征得領導同意，然后提供書面申請報告領導批復后，方可將個人資料寄回中國市場管理科備案。2、營銷中心內(nèi)部及跨地區(qū)業(yè)務人員調(diào)崗，必須征得領導同意，提供書面說明報回中國市場銷售部。3、業(yè)務人員及終端經(jīng)理的辭職或辭退，必須出具辭職或辭退申請報告，經(jīng)領導同意批復后，辦理離職交接手續(xù)，并填寫交接清單，交接完畢方可離去。4、公司人力資源部招聘的推廣員派往營銷中心實習，如需轉(zhuǎn)為我部正式業(yè)務員，必須由營銷中心經(jīng)理出具申請報告，領導同意批復后，人力資源部在行政科辦理轉(zhuǎn)崗手續(xù)，才算我部正式業(yè)務員。5、每月在月初匯總一份中國市場銷售部駐外業(yè)務人員變動情況表給中國市場管理科，進行人員更新及備案。六、 ISO900評審銜接工作1、 根據(jù)每年的質(zhì)量分解目標與質(zhì)量考核指標，進行每月月初對微波爐、空調(diào)統(tǒng)計新品銷售率計算（按月度發(fā)貨進度量，數(shù)據(jù)在財務打單組肖江鳳處取數(shù)），統(tǒng)計表做好，交一份全質(zhì)辦張小娥備案，中國市場銷售部留一份備案。 2、為了配合公司對ISO900評審，每年進行一次微波爐、空調(diào)經(jīng)銷 商滿意度調(diào)查。經(jīng)銷商滿意度調(diào)查，現(xiàn)在基本定在每年的訂貨會進行。收集及整理有關ISO900評審相關資料。 中國市場銷售部 李秀清一、 合同簽訂要求1、 合同/協(xié)議簽訂之前，所有的條款必須先征得公司條線主管同意，然后將合同/協(xié)議文本傳回公司，經(jīng)公司條線主管審核同意后方可將正本寄回公司。2、 合同/協(xié)議簽訂，誰經(jīng)辦，誰簽字。二、 辦事處寄郵件要求1、 辦事處寄郵件統(tǒng)一歸口由一人辦理。2、 寄郵件要填寫一份郵寄清單，所有寄回的資料必須列明清楚一目了然。（清單表按公司統(tǒng)一格式，請看附表）3、 郵件清單填寫完畢，經(jīng)辦人必須簽上名，填寫日期。三、 辦事處業(yè)務人員進、出手續(xù)銜接要求1、新聘業(yè)務人員及終端經(jīng)理，必須理先征得領導同意，然后提供書面申請報告領導批復后，方可將個人資料寄回中國市場管理科備案。2、營銷中心內(nèi)部及跨地區(qū)業(yè)務人員調(diào)崗，必須征得領導同意，提供書面說明報回中國市場銷售部。3、業(yè)務人員及終端經(jīng)理的辭職或辭退，必須出具辭職或辭退申請報告，經(jīng)領導同意批復后，辦理離職交接手續(xù)，并填寫交接清單，交接