時間管理-世界5強企業(yè)員工必備.ppt

時 間 管 理,世界500強企業(yè)員工必備（精華版）,TIME MANAGEMENT,The world 500 strong enterprise staff must,TIME MANAGEMENT,The world 500 strong enterprise staff must,計算：你的每秒價值多少呢？,1-20歲、60-80歲忽略不計，余40 1年為1寸 項目 每天耗時 40年耗時 結(jié)余 睡眠 8小時 13.3年 26.7年 一日三餐 2.5小時 4.2年 22.5年 交通 1.5小時 2.5年 20年 電話 1小時 1.7年 18.3年 看電視、上網(wǎng) 3小時 5年 13.3年 看報、聊天 3小時 5年 8.3年 刷牙、洗臉、洗澡 1小時 1.7年 6.6年 休假、白日夢、 鬧情緒、身體不適 2小時 3.3年 3.3 年 我們只有3年的時間去創(chuàng)造價值,我們?nèi)绾喂芾硭?平均 80歲壽命,一寸光陰一寸金,今天，你的時間如何安排？ 科學(xué)or非科學(xué)？！ 接下來與你共同分享世界500強企業(yè)的時間管理之道!,課程的收獲, 了解時間管理的重要意義 掌握時間管理基本方法 分析時間浪費原因 規(guī)劃人生，改變自己 全方位成功的人生觀,每個人的時間資產(chǎn)有限 練習(xí)：計算你個人的時間資產(chǎn),不會改變的是：,個人時間資本，依著不同的年紀，只有幾萬個小時！ 即使每天工作10小時，整個工作生命也少于9萬小時； 若將工作及休閑資產(chǎn)合成可用的總資本，如此最高總共有20萬小時可用！,一、“做我們希望做的事”，時間管理會使我們 在工作中，利用時間更有效 在有限的時間里做更多的工作 平衡我們花費在工作中的時間，留出更多的時間給我們自己和家人 成為時間的主宰，使生活感到輕松 二、“避免做我們不希望做的事”，時間管理使我們 減少可能被浪費的時間 避免忘記去做重要的事 避免倉促上陣，失去主動 避免因遲到而失信于人 避免天天在時間的壓力下度過人生,時間管理：做我們希望做的事，避免做我們不希望做的事。,三、時間管理不是去管理時間，而是自我管理 拋棄陋習(xí) 引進新的工作方式和生活習(xí)慣 制定目標 妥善計劃及分配時間 權(quán)衡輕重、權(quán)力下放 自我約束、持之以恒 速度與效果并重,Definition of time management: to continually urge oneself to change his/her working styles and living habits and to effectively use time so as to improve his/her work efficiency and quality of living and to live a more enriching and meaningful life. 時間管理的含義：不斷的督促自己改變工作方式和生活習(xí)慣、有效地使用時間、務(wù)求提高工作效率和生活素質(zhì)、使人生更豐富和更有意義。,過去、現(xiàn)在、未來 一連串事件連成線 讓你的時間里發(fā)生該發(fā)生的事 無法管理時間便無法管理一切,時間是什么？,傳統(tǒng)觀念 現(xiàn)代觀念,時 鐘 速 度 日 程 表 效 率 管 理,羅 盤 方 向 關(guān)系、角色 效 能 領(lǐng) 導(dǎo),“時間殺手” Time Killers,影響時間效率的因素,1、電話 2、打擾者、突然來訪者 3、會議（預(yù)約、沒預(yù)約） 4、爭吵、發(fā)火 5、缺乏目標、時間計劃、優(yōu)先計劃 6、雜亂的辦公室和工作桌、個人的無序性 7、無效率的代表、委托人 8、作無用的嘗試 9、同一時間，想法、嘗試過多 10、不現(xiàn)實的時間期望 11、無效的的通訊 12、下屬的訓(xùn)練和發(fā)展不充分 13、拖延、猶豫、作白日夢 14、不會說“不” 15、努力不徹底、或改變努力,16、自己做纏人過多的細節(jié) 17、員工不足或工作不力 18、社會的、閑在的談話 19、缺少自律 20、保持優(yōu)越感 21、錯誤的傾聽 22、缺少反饋 23、爭議、個人問題 24、憂慮、恐懼、焦急 25、不充分的計劃、錯誤的變更 26、等待 27、記憶本身 28、差的記憶 29、對結(jié)果行為的迷惑 30、疲勞、討厭,31、責備其它 32、壓力、緊張 33、不充分的工具與設(shè)備 34、公司策略 35、不充分的登記系統(tǒng) 36、過多的文案工作、郵件、讀物 37、寵物、外界活動 38、不耐煩、草率 39、不懂該做先做的事,“時間殺手”：,電話 會議 打擾 官僚作風 溝通不足 資源不足 文件及信件處理 交通擁擠、堵塞 欠缺周詳計劃,不分輕重緩急 過分專注細節(jié) 不能自我約束 不懂說“不” 善忘 不懂授權(quán) 欠缺組織 健康欠佳 猶豫不決,三 創(chuàng)造時間 Making Time 時間是稀缺商品，“創(chuàng)造時間”是不可能的，但你一定能夠在有限的時間里做更多的事情。,提高事件掌握度，可以提高自我價值 區(qū)分優(yōu)先順序：20%的重要事情產(chǎn)生 80%的結(jié)果 做對的事情比把事情做對更重要,時間管理的關(guān)鍵：,創(chuàng)造時間第一招： 做 好 規(guī) 劃,為什么要做計劃,“上君，盡人之智；中君，盡已之智；下君，盡已之力” -商鞅 “謀和斷是哈佛職業(yè)經(jīng)理的兩大職能” -哈佛職業(yè)經(jīng)理箴言 “如果說遠見不是管理的全部的話，那它至少是管理的核心部分” -法約爾,主導(dǎo)價值:什么對我最重要?,主導(dǎo)價值范例： 冒險、健康、專業(yè)、誠實、信念、正直、事業(yè)、朋友、家庭、成長、教育、人際關(guān)系、自由、快樂、責任、勇氣、感恩、奉獻、財富、幸福、忠誠、合作、團隊、智慧、堅韌、美貌、玩樂、卓越、成功、積極、樂觀、創(chuàng)造、奮斗、謙虛、心態(tài) ,角色：重要的關(guān)系與責任,關(guān)于使命宣言的幾個問題,我什么時候感到幸福并充滿成就感？ 我的個人活動中最有價值的活動是什么？ 我在事業(yè)上最有價值的活動是什么？ 我有哪些天賦、才能、優(yōu)點及能力？ 什么事情最能激勵我，令我著迷并充滿激情？ 我如何能為社會做出最大貢獻？,PLAN 計劃,計劃是什么？ 不計劃的原因是什么？ 長期計劃 周計劃,長期目標,SMART目標 我的長期目標： 主導(dǎo)價值觀 角 色 使 命,哈佛的調(diào)查,哈佛大學(xué)有一個非常著名的關(guān)于目標對人生影響的跟蹤調(diào)查。對象是一群智力、學(xué)歷、環(huán)境等條件都差不多的年輕人，調(diào)查結(jié)果如下： 27%的人 沒有目標 60%的人 目標模糊 10%的人 有比較清晰的短期目標 3%的人 有比較清晰的長期目標,每周計劃:,1. 2. 3. 4.,行動,Today: The Critical Moment 今日：關(guān)鍵時刻 Daily Implementation 每日實施,墨非定律,( 1 ) 凡是可能出錯的都會出錯； ( 2 ) 每次出錯的時候，總在最不可能出錯的地方； ( 3 ) 不論您估算多少時間，計劃的完成都會超出期限； ( 4 ) 不論您估算多少的開銷，計劃的花費都會超出預(yù)算； ( 5 ) 您做任何事情之前，都必須先做一些準備的工作。,怎樣做好計劃,計劃工作的著眼點 計劃的基礎(chǔ)與關(guān)鍵目標 計劃的內(nèi)容 計劃制定的一般過程 特別提示 計劃錦囊,設(shè)定目標的SMART原則,Specific 目標要具體 Measurable 目標必須是可衡量的 Attainable目標是可能實現(xiàn)的 Relevant目標是切合實際的 Trackable（Time bound ）可跟進，要設(shè)定時間表。,耶魯大學(xué)設(shè)定目標七步驟,（1）先擬出您期望達到的目標； （2）列出好處：您達到這目標有什麼好處? （3）列出可能的障礙點：您要達到此目標之障礙； （4）列出所需資訊：思索需要那些知識、協(xié)助、訓(xùn)練等； （5）列出尋求支持的對象； （6）訂定行動計劃：一定要有一個行動計劃； （7）訂定達成目標的期限。,計劃的內(nèi)容,“如何做”實現(xiàn)目標的行動方案（途徑、方法等） “如何分工”各成員分別做什么，分別承擔什么樣的責任 “何時做”準備時間、起止時間、進度安排 “涉及范圍”涉及哪些部門、哪些地理范圍 “投入多少資源”成本、費用、代價 “應(yīng)變措施”考慮應(yīng)付意外的對策,制定計劃的一般過程,1.圍繞最終目標，明確當前目標范圍 要點：計劃方向與最終目標一致；初步鎖定當前目標區(qū)域 針對點：明確當前做什么；估算當前能做到大致什么程度 2.根據(jù)SMART原則，制定初步目標 要點：使當前目標逐步成為好的工作目標 針對點：好的工作目標是計劃的核心；SMART原則 3.根據(jù)歷史數(shù)據(jù)，現(xiàn)實情況，修訂目標 要點：與過去比較，確定改進；收集相關(guān)信息，評估影響因素；調(diào)整初步目標 針對點：好的工作目標是計劃的核心；SMART原則 4.分為關(guān)鍵目標和日常目標并明確達成標準 要點：關(guān)注關(guān)鍵領(lǐng)域，維持一般領(lǐng)域；定好標尺 針對點：分清既定目標群中的主次；定位要達到的標準,5.制定相應(yīng)行動方案 要點：分析實現(xiàn)目標所需解決的問題 針對點：考慮怎樣做、技術(shù)路線問題 6.落實責任人、獎懲 要點：落實每個目標由誰負責、由誰執(zhí)行、由誰協(xié)調(diào)、由誰檢查，并明確 相應(yīng)的獎懲措施 針對點：責任到位；獎罰分明 7.制訂進度表 要點：各項行動方案的時間問題、資源供給情況、成本等 針對點：約束條件 8.分配資源 要點：分配需要的資源、需要投入的時間和投入的量 針對點：資源保證 9.審定計劃 要點：評價計劃的完整性和可行性 針對點：計劃與最終目標的必然聯(lián)系,特別提示,“計劃無須事無巨細”、“凡事計劃則不如無計劃”。 “不需要大小事都周密計劃，不必具體計劃那些無關(guān)緊要的事”。 只須周密計劃好最緊要的20，其余的80事情只要有備忘就足夠了！,計劃錦囊,* 計劃的基礎(chǔ)和關(guān)注核心是目標。 * 好的目標要符合SMART原則。 * 目標要有主次之分和優(yōu)先順序。 * 目標設(shè)定最后期限，專人負責。 * 防火重于救火，預(yù)先評估問題。,創(chuàng)造時間第二招： 要 事 第 一 （確定優(yōu)先順序）,有效的行動（寫五項有關(guān)時間安排在下表格內(nèi)）,緊 急,不 重 要,重 要,不緊急,時間矩陣圖,創(chuàng)造時間第三招： 組織得當,5S Practice 五常法 改善品質(zhì)及生產(chǎn)力的關(guān)鍵,“常組織”活動概要,討論：如何使辦公室成為省時工作站？,雜亂無章的辦公室： 你會因此無法控制工作； 生產(chǎn)率下降； 分心、疲勞、緊張； 使同事或其他目睹桌面狀況的人對你留下不好的印象。,清理辦公室,五個簡單步驟； 挪出一段時間，專門處理眼前的問題（最困難的是處理堆積如山的雜物）； 如果雜物確實很多的話，那就不妨采用所謂的“臘腸方法”（分成幾段）； 清掉可以不要的東西（如書本、雜志、舊報告等）； 把不是很貴重的書架集中放到辦公室的一個角落； 把零散的文件統(tǒng)一收集在一個檔案夾或盒子里。,方法：及時處理，一次完成 Filing 歸檔 Executionm 執(zhí)行 Circulation 傳閱 Abandonmen 廢棄,處理文書,工作簡化法,崔西定律： 任何工作的困難度與其執(zhí)行步驟的數(shù)目平方成正比 ； 簡化工作是所有成功主管的共同特質(zhì)，工作愈簡化，愈不會出問題。,剔、合、排、簡,剔剔除 運用5W1H查問法，試試哪些可以剔除： WHY? 為何做？不做可以嗎？ WHAT? 做什么？不這樣做可以嗎？ WHERE? 在那里做？一定要在這個部門做嗎？ WHEN? 何時做？換個時間可以嗎？ HOW? 如何做？變通辦法做可以嗎？ 合合并 流程內(nèi)的各項手續(xù)，試一試哪些可以合并 排重 經(jīng)過剔除、合并以后，剩下的手續(xù)按順序重排 簡簡化 經(jīng)過剔、合、排之后，是否最簡？能不能再簡化，以達到最好的效果。,創(chuàng)造時間第四招： 與人共事,問自己： 你做了什么能夠由別人，并且應(yīng)該由別人做的事？ 為什么不授權(quán)？ 為什么要授權(quán)？ 什么是授權(quán)？ 授權(quán)要訣,1、 授權(quán),2、有效地溝通,You,Your Colleagues,Your People,Your Bosses,Other Dept.,Your Dept.,創(chuàng)造時間第五招： 應(yīng)付“時間殺手”,應(yīng)付時間殺手,十大省時要訣 時間管理八大對策 善用時間的良好習(xí)慣,十大省時要訣,1.了解自己的生理時鐘，掌握個人生活的韻律，在最清醒的時間做最重要的事。 2. 工作前一定整理文件及用具，工欲善其事，必先利其器。 3. 制作每日、每周、每月工作計劃表，按步就班心中壓力自然紓緩。 4. 重視開始，做好準備，才能一路順暢。 5. 勿忘優(yōu)先順序，先將應(yīng)完成工作分類，每一次的出擊達最高效益。,善用最有效率的時段,6. 勇于授權(quán)委任，可以交給別人做的事，不一定攬在自己身上，讓自己去做最有價值的事情。 7. 一鼓作氣，企劃、創(chuàng)意、思考的事情一旦順手就不要停頓下來。 8. 放棄完美主義，任何事情經(jīng)過評估有勝算就放手去做。 9. 絕不拖延工作，該做的事絕不以任何理由、借口推拖。 10. 保持輕松，凡事全力以赴只要己經(jīng)盡全力對自己能負責，保持輕松愉快的心情吧！,時間管理八大對策,設(shè)定工作及生活目標，并分別其優(yōu)先次序。 每天把要做的事列出一張清單。 執(zhí)行工作應(yīng)照已訂之優(yōu)先次序。 自思“現(xiàn)在做什么事最能有效地利用時間”，然后立即去做。 把不必要的事丟開。 每次只做一件事。 做事力求完成。 立即行動，不可等待、拖延。,善用時間的良好習(xí)慣,1、做事有計劃-明白自己將要做什么 2、真正把時間看得很寶貴-時間是財富 3、懂得處理事情的輕重緩急-懂得做先做的事 4、凡事不能拖拉-今天能做的事今天做-并讓您的下屬也知道您的習(xí)慣。 5、重點的事重點對待-懂得關(guān)門做事 6、要為下屬形成一些習(xí)慣和程序-讓他們知道什么時候該做什么和不做的后果，根本不需要您的催促。 7、懂得分工授權(quán)-實際上下屬可以幫您處理許多煩瑣事務(wù)，花很多時間處理小事情是非常不明智的。,8、不要貪大求全和拘泥形式-做事情看效果，而不一定看是否所有的程序都走到。 9、不要去處理重復(fù)出現(xiàn)的事情-這樣的事您應(yīng)該總結(jié)一下，看看能不能程序化，或者把引起這種事情的原因杜絕掉。 10、善于利用零星時間-一個人難免會有等人、等車、買菜等的時候，利用這些時間來整理思路或看書等。 11、有的事情可以一心幾用-如邊看電視邊整理內(nèi)務(wù)。 12、學(xué)會說“不”-無謂的應(yīng)酬可能浪費您大量的時間。 13、學(xué)會利用工具-利用電腦可以使您高效得到所需的信息、或減少重復(fù)的文字工作，利用記事本、通訊錄、臺歷等有助于您有計劃地利用時間。,怎樣開會,會議稅 美電影屆元老德里克羅森改行后做網(wǎng)頁設(shè)計師。他為客戶設(shè)計項目每小時收費125美元，但如果要他參加一次會議，價錢就要加倍。,站著開會,密蘇里大學(xué)研究表明：坐著開會比站著開會時間長34。 西爾斯公司規(guī)定：員工必須站著開會。,借用技術(shù),微軟公司 會前員工發(fā)出大量電子郵件作準備，這樣可以加快速度。 利用NetMeeting軟件（用攝像機向電腦屏幕播放圖像）使整改工作區(qū)的員工不離開辦公桌就能開會虛擬會議。,創(chuàng)造時間第六招： 與拖延決戰(zhàn), 成功是一種習(xí)慣，賺錢是一種義務(wù)， 快樂是一種權(quán)利。成功、富有、快 樂的微笑最好！ 成功者有成功者的習(xí)慣，失敗者有失敗者的習(xí)慣。 成功很難，不成功更難！,培養(yǎng)良好的習(xí)慣,與拖延決戰(zhàn) 拖延 - 時間的最大殺手！ 拖延 - 一種惡習(xí)！,凈是處理無關(guān)緊要的事，而非必須優(yōu)先解決的問題； 你必須著手一篇重要的報告，你卻在整理桌上的東西； 不替一位大客戶準備簡報， 卻打電話給一個小客戶； 延誤了和孩子共度的時光， 等到他們快長大成人為時已晚。,什么是拖延？,浪費了今天 每天都是一個遺憾的生活 逃避積極的人生 長期在壓力下工作的憂慮 待處理問題的不斷增多 健康不良 暗淡的前途 優(yōu)柔寡斷的生活,拖延的代價,結(jié)束語: 享受生活 Dont take home your work 不把工作帶回家！ A life value of “all-rounded success” “全方位成功”的人生觀,一、做好規(guī)劃,每天都計劃并寫下當天要做的事情。 有比較長遠的理想（五年）。 每周都安排一些時間去計劃未來。 對現(xiàn)時如何使用時間有清楚的了解。 按目標去計劃如何使用時間。 為自己手頭的工作找生趣。 對自己的工作感興趣。 找些時間去定立目標，不要每天都把自己弄得忙得喘不過氣來。,二、定下優(yōu)先順序,知道每件工作的輕重緩急。 將每天的工作依輕重緩急來分類。 在適當?shù)臅r候委任他人去執(zhí)行任務(wù)。 在明知沒有時間去承擔更多工作時，就斷然拒絕新的工作。 技巧地處理，不要因為情面